Écarts de chèques lors du contrôle de caisse ou de coffre
Les contrôles de la caisse et du coffre se font généralement sur des montants en espèces, la saisie d’un écart lors de ces contrôles se traduisant par une ligne de la différence entre le montant théorique et le montant compté.
Cegid Retail Y2 offre la possibilité de saisir des écarts sur les règlements effectués par chèques (ex. un chèque retrouvé ultérieurement).
Paramétrages préalables
Modes de règlement
Back-Office > Paramètres > Gestion > Modes de règlement
Ouvrez l'onglet Fonds de caisse, et cochez l'option Remis au coffre pour les règlements de type Chèque.
Caisses
Back-Office > Paramètres > Gestion > Front-Office
Pour la caisse concernée, ouvrez l'onglet Fonds de caisse, et cochez l'option Gestion du coffre.
Droits d'accès
Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès
Ouvrez le menu Encaissement (107), et pour les groupes utilisateurs de votre choix, activez les droits suivants :
Journées > Coffre > Consultation du coffre.
Journées > Coffre > Contrôle du coffre.
Droits d'accès > Ouverture-Fermeture de journée > Voir le détail des tickets en contrôle caisse : activé, ce droit d'accès permet au caissier de visualiser et pointer les montants des chèques lors du contrôle de caisse. Si ce droit n'est pas activé, les chèques ne sont pas affichés dans la grille de détail, et un mot de passe sera demandé pour permettre à une personne habilitée d'effectuer l'opération de pointage.
Fonctionnement en caisse
Front-Office > Encaissement > Journées > Fermeture
Présentation de l'écran de contrôle des modes de paiement
Pour rappel, cet écran est divisé en deux parties :
La grille d'en tête (partie supérieure de l'écran) permet d'indiquer le montant global compté en caisse pour chaque mode de paiement.
La grille de détail (partie basse de l'écran) affiche pour chaque mode de paiement sélectionné dans la grille d'en-tête, le détail des montants.
Procédure de pointage des chèques
Lors du contrôle de caisse effectué en fermeture de journée, deux options sont possibles concernant le mode de paiement de type Chèques :
Gestion par saisie du montant total : si le montant global des chèques est égal au montant théorique, le caissier indique ce montant dans la colonne Total compté. Dans ce cas, tous les chèques sont pointés d’office et sont remis au coffre.
Gestion par pointage des chèques : le caissier pointe un à un les chèques dans la grille de détail à l'aide des boutons décrits ci-après, puis ramène le montant (cumul des montants des chèques pointés) sur la grille d’en-tête. Le déplacement dans la grille est bloqué jusqu’à ce que le caissier ait pointé tous les chèques et/ou supprimé les chèques manquants.
Ce bouton permet de pointer le chèque. Il est alors compté dans le cumul
des montants pointés.
Ce bouton fonctionne différemment
selon qu'on est en contrôle de caisse ou en contrôle de coffre :
Pour le contrôle de caisse : La modification du montant d’un chèque entraîne la création de deux tickets de type Écart de caisse (l’un négatif, qui correspond au montant erroné ; le second positif). Ces écarts seront affichés sur les tickets de fermeture de journée (tickets d'écarts de caisse, et liste des règlements). Sur un plan fiscal, cette méthode a l'avantage de conserver le ticket dans son état d’origine, sans modification du règlement.
Exemple : chèque libellé avec un montant de 70 €, alors qu'en réalité il est de 60 €. Cela génère un ticket avec écart négatif de -70 et positif de 60.
Pour le contrôle de coffre : La modification du montant d’un chèque entraîne la création d’un seul ticket de type Écart de coffre d’un montant de la différence entre le montant erroné et celui retenu.
Exemple : avec un montant de 70 €, alors qu'en réalité il est de 60 €. Cela génère un seul ticket avec écart négatif de -10.
Ce bouton permet d'ajouter
un règlement, au cas où un chèque provenant d’une journée précédente serait
retrouvé. Une fois saisi, il apparaît dans la grille de détail sans numéro
de ticket. Un ticket d'écart est généré.
Ce bouton permet de supprimer un règlement lorsque celui-ci a été enregistré,
mais que le chèque correspondant reste introuvable. Le montant du chèque
manquant doit être retranché du total afin que l’état de la ligne passe
à l’orange. Cette opération génère un ticket d'écart.
Ce bouton permet de valider,
puis de reporter dans la grille d'en-tête les montants pointés dans la
grille de détail.
Messages possibles
"Vous devez pointer tous les chèques ou supprimer les chèques manquants" : ce message est affiché en cas de différence entre le montant saisi et le montant théorique.
"Le montant saisi est différent de la somme des chèques pointés" : ce message est affiché en cas de saisie d’un chèque au montant négatif. Par exemple, un client annonce qu'il règle son achat par chèque. Le caissier édite le ticket, mais le client s'aperçoit qu'il n’est pas en mesure de faire le chèque. Le caissier effectue alors un retour d’article par chèque. Lors de la fermeture, le chèque apparaît dans le détail, et son montant dans le cumul. L’état est au rouge.
"Confirmez-vous la suppression de cette ligne ?" et "Avez-vous déjà saisi un ticket pour annuler ce chèque d'un montant de XX ?" : ces messages sont affichés lorsqu'il est nécessaire de supprimer le montant d'un chèque enregistré mais resté introuvable.
Cas particuliers
Les chèques remis au coffre durant la journée n'apparaissent pas dans la grille de détail.
Un chèque enregistré puis annulé alors que la caisse est en mode autonome, n'apparaît pas dans le contrôle lorsque la caisse repasse en mode connecté.
Les chèques dont le montant est négatif ne sont ni affichés dans la liste des chèques, ni comptabilisés dans le montant théorique. De plus, ils peuvent bloquer le processus de contrôle de caisse, et donc de fermeture de journée.