Consultation, modification et duplication des documents d'achat et de vente (détail et négoce)
Consulter des documents ou des tickets
Accès depuis le Back-Office |
Type de consultation |
Achats ou Ventes négoce > Consultation > Par document |
Par document La consultation des documents peut se faire document par document. Dans ce cas, 1 ligne = 1 document. Un double clic sur une ligne permet d'accéder en consultation au document concerné (pour réédition par exemple). |
Achats ou Ventes négoce > Consultation > Par ligne de document |
Consultation par ligne de document La consultation des documents peut se faire par ligne de document. Dans ce cas, 1 ligne = 1 ligne dans un document. Un double clic sur une ligne permet d'accéder en consultation au document concerné (pour réédition par exemple). |
Achats ou Ventes négoce > Consultation > Par document |
Consultation des documents annulés L'option Document supprimé, disponible dans l'onglet Statut, permet de consulter uniquement les documents supprimés. Cette option n'est pas cochée par défaut. |
Ventes > Ventes détail > Consultation > Tickets |
Consultation des tickets La consultation des tickets peut se faire ticket par ticket. Dans ce cas, 1 ligne = 1 ticket. Un double clic sur une ligne permet d'accéder en consultation au document concerné (pour réédition par exemple). |
Ventes > Ventes détail > Consultation > Lignes de tickets |
Consultation des lignes de ticket La consultation des tickets peut également se faire ligne par ligne. Dans ce cas, 1 ligne = 1 ligne dans un ticket. Un double clic sur une ligne permet d'accéder en consultation au document concerné (pour réédition par exemple). |
Ventes > Ventes détail > Consultation > Tickets ou Lignes de tickets |
Consultation des tickets annulés L'option Ticket annulé, disponible dans l'onglet Compléments, permet de consulter uniquement les tickets annulés. Cette option n'est pas cochée par défaut. |
Achats ou Ventes négoce > Consultation > Par document archivé ou Par ligne de document archivé Ventes > Ventes détail > Consultation > Tickets archivés ou Lignes de tickets archivés |
Consultation des documents/tickets archivés Une fois les documents ou les tickets archivés, utilisez cette commande pour effectuer vos consultations (par document/ticket ou par ligne). Rappel sur la fonction d'archivage (Administration > Épuration > Archivage/Archivage des documents) : L'archivage permet de réduire la taille des tables de documents, optimisant ainsi la gestion des documents vivants. Le traitement est conditionné par la date d'épuration (elle doit être d'au moins trois ans antérieure à la date du jour) et par l'existence d'un arrêté de stock (postérieur à la date d'archivage afin de pouvoir recalculer le stock). Le journal des événements contient la trace des archivages effectués. Le tableau de bord des remises (disponible dans les Ventes > Analyses > Tableau de bord/Remises), prend en compte les mouvements archivés dans le Back-Office. |
Modifier des documents ou des tickets
Accès depuis le Back-Office |
Type de modification |
Achats ou Ventes négoce > Modification |
Modification des documents Permet de modifier le contenu d'un document. Une fois validé en saisie, le contenu d'un document ne peut être modifié que par cette commande. Une fois le document ouvert en modification, on retrouve les mêmes fonctionnalités que celles de la saisie grâce à la barre d'outils. Certaines informations d'en-tête ne sont cependant plus modifiables. |
Achats ou Ventes (négoce et détail) > Modification en série |
Modification en série des documents/tickets Permet de modifier les propriétés suivantes des documents/tickets sélectionnés : Accusé de réception, Document comptabilisé, Document exporté, État de l'envoi par mail, Mailing associé au document. Cette modification en série peut se faire par document ou par ligne de document. |
Ventes > Ventes détail > Modification tickets |
Modification d'un ticket Cette commande permet de modifier le contenu d'un ticket. Une fois validé en saisie, le contenu d'un ticket ne peut être modifié que par cette commande.
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Ventes > Ventes détail > Modification règlements |
Modification d'un règlement Cette commande permet de modifier le règlement d'un ticket. Une fois validé en saisie, le règlement d'un ticket ne peut être modifié que par cette commande. |
Ventes > Ventes détail > Rattachement à un client |
Modification d'un client Cette commande permet de modifier le client d'un ticket. Pour rechercher les tickets, l'écran propose de nombreux critères de sélection, et notamment le champ Établissement dans l'onglet Standard. Une fois la liste des tickets affichée à l'écran, effectuez un double-clic sur la ligne de votre choix. Dans la liste des clients qui vient de s'afficher, sélectionnez celui à affecter au ticket. Après validation, un traitement est lancé permettant le rattachement du ticket au nouveau client, avec prise en compte de la fidélité. Cette opération est tracée dans le journal des événements, permettant de pister l'origine du rattachement. |
Ce bouton, disponible dans la barre d'outils, permet de modifier
uniquement les tables libres documents, tant qu'elles ne sont
pas comptabilisées. Cette fonction dépend de l'activation du concept
Dupliquer des documents d'achat et de vente négoce
Notez que la fonction Duplication ne concerne pas les ventes détail du Back-Office.
Pour pouvoir dupliquer un document, vous devez tout d'abord indiquer les natures de duplication pour chaque type de document, depuis les Paramètres > Documents > Documents/Natures.
Ouvrez l'onglet Gestion, et dans le champ Natures duplication, indiquez les natures de duplication pour chaque type de document.
Dupliquer un document
Back-Office > modules Achats ou Ventes négoce
Cette fonctionnalité est utile pour saisir rapidement un nouveau document, en cas de lignes quasi-identiques, en changeant seulement une des données de l'en-tête, par exemple le client ou l'établissement.
La duplication de document est une fonctionnalité qui ne crée aucun lien entre le document d'origine et le document dupliqué.
Effectuez un double-clic sur le document à dupliquer. Une fois ouvert, effectuez les modifications puis validez.
En duplication de document,
le bouton [Menu Zoom, option Documents liés] affiche dans un multicritère
simplifié la liste des documents liés ainsi que le type de liaison.
Le document dupliqué est complété d'une information signalant qu'il a été dupliqué. Cette information est ajoutée dans le multicritère de duplication, afin de pouvoir sélectionner les documents non dupliqués.
Notez que les fonctionnalités usuelles de saisie sont disponibles dans la barre d'outils.
Bloquer la modification ou la duplication d'un document/ticket
Si cette fonctionnalité est activée, un utilisateur qui tentera de modifier un document/ticket déclaré non modifiable, ou de dupliquer un document déclaré non duplicable, verra s'afficher un message lui indiquant que l'opération n'est pas autorisée.
Rappel : la fonction Duplication ne concerne pas les ventes détail du Back-Office.
Étape 1 : définir les actions qui rendent un document non modifiable ou non duplicable
Back-Office > Paramètres > Documents > Documents / Natures
Pour la nature de votre choix (FFO pour les tickets), ouvrez l'onglet Gestion, et dans le champ Doc. non modifiable après ou dans le champ Doc. non duplicable après, indiquez les actions qui doivent rendre la nature de document non modifiable ou non duplicable (création, visa, etc.).
Étape 2 : activer les droits utilisateurs
Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès
Sélectionnez le menu Concepts (26), et ouvrez la branche Gestion commerciale > Saisie documents.
Les concepts Modification d'un document non modifiable et Duplication d'un document non duplicable doivent être positionnés à rouge pour interdire la modification d'un document/ticket non modifiable, ou la duplication d'un document non duplicable.