Collaborateurs magasins

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Back-Office > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès

Front-Office > Paramètres > Administration > Utilisateurs et accès > Gestion des droits d'accès

Ce module permet de gérer les problématiques liées à la gestion des ressources en magasin, telles que l’organisation des plannings ou bien le pointage des temps de présence. Pour être utilisé, le module Collaborateurs magasins doit avoir été préalablement sérialisé et activé depuis les paramètres société.

Accès aux contrats des commerciaux

Depuis la saisie des plannings ou depuis la saisie d’activité, il est possible de visualiser les contrats des commerciaux.

Objectif : Autoriser ou interdire l’utilisateur de voir cette information.
Accès	Depuis la commande Saisie de planning ou Saisie d’activité, cliquez sur le bouton [Ajouter un commercial] pour visualiser la liste des commerciaux. Sélectionnez celui de votre choix, puis cliquez sur le bouton [Voir la fiche] : la fiche du commercial s’ouvre, et l’onglet Contrat affiche la liste des contrats du commercial.
	Si l’utilisateur y est autorisé, il accède à la fiche Commercial dans sa globalité, et accède librement à l’onglet Contrat.
	Si le droit lui est refusé, l’utilisateur accède à la fiche Commercial, mais l’onglet Contrat est rendu invisible.

Autoriser la modification des plannings

Le module Collaborateurs magasin permet de planifier les ressources des boutiques, notamment via la commande Planning.

Objectif : Autoriser ou interdire l’utilisateur de créer et modifier les plannings des collaborateurs du ou des magasins.
Accès	La saisie des plannings se fait depuis le Back-Office > Collaborateurs magasins > Saisie > Planning.
	Si l’utilisateur y est autorisé, il peut apporter des modifications au planning.
	Si le droit est refusé, le clic droit sur le planning n’est pas actif et ne permet donc ni de créer ni de modifier une plage.

Appliquer les heures prévues sur les heures réalisées

En saisie d’activité, afin de faciliter la saisie des heures, il est possible d’appliquer les heures prévues sur les heures réalisées.

Objectif : Autoriser ou interdire l’utilisation de cette aide à la saisie.
Accès	Depuis la commande Saisie d’activité, le bouton [Appliquer automatiquement les heures] permet la récupération des heures prévues.
	Si l’utilisateur y est autorisé, le bouton [Appliquer automatiquement les heures] est disponible lui permettant de répercuter les heures prévues sur les heures réalisées.
	Si le droit est refusé, le bouton [Appliquer automatiquement les heures] est rendu invisible, obligeant l’utilisateur à saisir les heures réalisées.

Visualisation de l'objectif sur le planning

Il est possible de paramétrer le type d’information que l’on souhaite afficher sur le planning : des objectifs journaliers, des commentaires, le CA, la fréquentation.

Objectif : Autoriser ou interdire l’utilisateur de visualiser l’objectif, si celui-ci a été paramétré pour être affiché sur le planning.
Prérequis	Les objectifs journaliers doivent avoir été activés depuis les paramètres société > Gestion commerciale > Paramètres par défaut.
Accès	Le paramétrage des objectifs se fait depuis le Front-Office > Encaissement > Ventes > Objectifs journaliers. Le paramétrage permettant de visualiser l’objectif sur le planning se fait depuis le Back-Office > Collaborateurs magasins > Paramétrages > Modèles (onglet Informations analytiques de la fiche Planning). La visualisation de l’objectif sur le planning se fait depuis le Back-Office > Collaborateurs magasins > Saisie > Planning.
	Si le droit est octroyé, l’objectif journalier est affiché sur le planning.
	Si le droit est refusé, l’information est rendue invisible.

Visualisation du CA sur le planning

Il est possible de paramétrer le type d’information que l’on souhaite afficher sur le planning : des objectifs journaliers, des commentaires, le CA, la fréquentation.

Objectif : Autoriser ou interdire l’utilisateur de visualiser le CA, si celui-ci a été paramétré pour être affiché sur le planning.
Accès	Le paramétrage permettant de visualiser le CA sur le planning se fait depuis le Back-Office > Collaborateurs magasins > Paramétrages > Modèles > onglet Informations analytiques de la fiche Planning. La visualisation du CA sur le planning se fait depuis le Back-Office > Collaborateurs magasins > Saisie > Planning.
	Si le droit est octroyé, le CA est affiché sur le planning.
	Si le droit est refusé, l’information est rendue invisible.

Autoriser la modification des plages après exportation

Si besoin, les plannings saisis dans Cegid Retail Y2 peuvent être exportés.

Objectif : Autoriser ou interdire l’utilisateur de pouvoir modifier les plannings une fois exportés.
Accès	La saisie et/ou modification des plannings se fait depuis le Back-Office > Collaborateurs magasins > Saisie > Planning (clic droit sur la plage). L’export des plannings se fait depuis le Back-Office > Échange de données > Exportation de données > Exportation des plannings.
	S’il y est autorisé, après avoir exporté les plannings, l’utilisateur peut revenir les modifier, en effectuant un clic droit sur la plage à modifier.
	Si le droit est refusé, le clic droit permettant de modifier la plage du planning est inopérant.

Imprimer le planning

Pour des raisons pratiques, le planning peut être imprimé.

Objectif : Autoriser ou interdire l’utilisateur d’imprimer le planning.
Accès	L’export du planning se fait depuis le Back-Office > Collaborateurs magasins > Saisie > Planning – bouton [Imprimer].
	Si le droit lui est octroyé, l’utilisateur peut utiliser le bouton [Imprimer] pour imprimer le planning.
	Si le droit lui est refusé, l’utilisateur qui tente d’imprimer le planning verra un message s’afficher lui indiquant qu’il n’est pas autorisé à utiliser cette fonction.

Exporter le planning vers Excel

Pour des raisons pratiques, le planning peut être exporté vers Excel.

Objectif : Autoriser ou interdire l’utilisateur d’exporter le planning vers Excel.
Accès	L’export du planning se fait depuis le Back-Office > Collaborateurs magasins > Saisie > Planning > bouton [Excel].
	Si le droit lui est octroyé, l’utilisateur peut utiliser le bouton [Excel] pour exporter le planning.
	Si le droit lui est refusé, l’utilisateur qui tente d’exporter le planning verra un message s’afficher lui indiquant qu’il n’est pas autorisé à utiliser cette fonction.

Forcer le pointage

Dans les boutiques, la gestion du pointage permet de gérer les temps d’activité des vendeurs. Le responsable de magasin peut parfois être amené à forcer ce pointage, dans le cas par exemple d’un oubli de pointage d’entrée ou de sortie de l’un de ses vendeurs.

Objectif : Autoriser ou interdire l’utilisateur de forcer le pointage.
Prérequis	Pour être utilisé, le pointage doit avoir été activé depuis les paramètres société > Liaison modules .Next > HR Optimisation, ainsi que depuis la fiche Établissement > onglet Collaborateurs magasins. Pour en savoir plus sur le paramétrage et l’utilisation de cette fonctionnalité, veuillez consulter la rubrique Pointage des vendeurs.
Accès	Le pointage peut être forcé depuis le Front-Office > Encaissement > Pointage > Forcer le pointage.
	Si l’utilisateur y est autorisé, il peut utiliser la fonction sans restrictions.
	Si le droit lui est refusé, l’utilisateur qui tente de forcer le pointage verra un message s’afficher lui indiquant qu’il n’est pas autorisé à utiliser cette fonction.

Initialisation des mots de passe

Objectif : Autoriser ou interdire l’utilisateur de créer un mot de passe dans la fiche Commercial. Attention ! Il s’agit ici de création d’un mot de passe et non pas de son changement.
Prérequis	Le commercial ne doit pas avoir eu de mot de passe au préalable.
Accès	Le bouton [Données complémentaires - Initialiser le mot de passe] disponible depuis la fiche Commercial, permet d’accéder à la fenêtre Initialisation du mot de passe.
	Si l’utilisateur y est autorisé, le bouton ci-dessus est disponible permettant d’initialiser le mot de passe du commercial.
	Si le droit est refusé, l’option Initialiser le mot de passe est rendue invisible ne permettant pas la création du mot de passe.

Autoriser la modification des plannings après visa

Si besoin, les plannings peuvent être soumis à validation, opération qui se fait via l’attribution d’un visa.

Objectif : Autoriser ou interdire l’utilisateur de modifier les plannings, une fois le visa attribué.
Accès	Le visa se donne depuis le Back-Office > Collaborateurs magasins > Saisie > Visas. La modification des plannings se fait depuis le Back-Office > Collaborateurs magasins > Saisie > Planning (clic droit sur la plage).
	Si le droit est octroyé, les plannings peuvent être modifiés via un clic droit sur la plage, même si le visa a été accordé.
	Si le droit est refusé, le clic droit sur la plage est inopérant et par conséquent, il est impossible de modifier la plage.