Alertes interactives

Les alertes interactives ont pour objectif de déclencher un message lorsqu'un certain type d'événement se produit.

Création des alertes

Back-Office > Administration > Indicateurs et alertes > Alertes interactives > Gestion des alertes

Cette commande permet de créer et modifier des alertes. Chaque alerte se présente sous la forme d'un écran permettant de renseigner plusieurs options au sein des onglets proposés.

Pour créer une alerte, appuyez sur le bouton [Nouveau], et renseignez les champs suivants.

Onglet Caractéristiques

Champs	Description
Alerte sur	Ce champ permet de spécifier sur quel type d'élément sera basée l'alerte : articles, documents, clients/fournisseurs, contacts, etc. Dans la copie écran ci-dessus, l'alerte se déclenche sur les documents (Alerte sur : Pièces).
Gestion des événements	Ce pavé permet de spécifier quand l'alerte doit se déclencher : à l'ouverture de la fiche, lors de l'utilisation d'un mode de règlement, à la date anniversaire, etc. Dans la copie écran ci-dessus, l'alerte se déclenche sur chaque ligne de document, en fonction d'un client.
Établissements et utilisateurs	Les alertes peuvent être limitées à certains utilisateurs et/ou établissements. Dans la copie écran ci-dessus, l'alerte se déclenche sur les établissements de type Corner et Franchisés (CORN, FRAN), et pour les utilisateurs appartenant au groupe Vendeurs (VEN).
Affichage d'un mémo	Le pavé Notification de l'alerte permet de choisir de quelle manière sera notifié le message saisi dans l'onglet Mémo. Si cette option est cochée, l'alerte s'affichera sous forme d'un message.
Envoi d'un e-mail	Le pavé Notification de l'alerte permet de choisir de quelle manière sera notifié le message saisi dans l'onglet Mémo. Si cette option est cochée, l'alerte sera envoyée par e-mail. Après avoir coché l'option, cliquez sur le bouton associé à la zone. Saisissez l'adresse mail dans la zone prévue à cet effet, puis cliquez sur le bouton [Ajouter l'adresse].
Génération d'une action	Si la gestion des événements concerne un tiers, la génération d'une action est également possible. Exemple : lors de l'affichage de l'alerte en saisie de document, on peut automatiser l'ouverture de la fiche client, évitant ainsi à l'utilisateur une manipulation supplémentaire. Les deux actions proposées sont : ouvrir la fiche client, et/ou passer l'adresse en NPAI.
Type de validation	Lors de l'affichage de l'alerte, l'utilisateur devra en confirmer la lecture. Deux options sont proposées : OK : il suffira de valider le message pour continuer la saisie. J'ai lu + OK : il faudra cocher la case "J'ai lu" et valider pour continuer la saisie.

Onglet Conditions

Cet onglet permet de restreindre le déclenchement de l'alerte sur des critères concernant les documents, les tiers et les articles. Ces critères seront affichés en fonction des options sélectionnées sur l'onglet Caractéristiques.

Exemple d'une alerte conditionnée par les deux sélections suivantes (pièces et tiers) :

Nature de document : dans l'exemple ci-contre, l'alerte se déclenchera sur les tickets (FFO).
Chèque impayé : dans l'exemple ci-contre, l'alerte se déclenchera sur les clients pour lesquels l'option Chèque impayé est cochée. Cette option correspond à la décision libre tiers, disponible dans l'onglet Informations de la fiche Client (copie ci-dessous).

Onglet Mémo

Cet onglet permet de saisir le message qui sera affiché en cas de déclenchement de l'alerte (Exemple : refuser le paiement par chèque, si des impayés existent).

Notification par mémo et/ou par mail

Quel que soit le mode de notification, le message envoyé sera celui saisi dans l'onglet Mémo.

Notification par mémo

Lorsque toutes les conditions de l'alerte sont réunies, l'alerte s'affiche sous la forme d'un message (Exemple : lors de la saisie de document avec tiers identifié, le message est affiché sur le document en cours de saisie).

Notification par mail

Dès saisie des éléments qui génèrent l'alerte, le mail est envoyé à l'adresse définie dans l'onglet Caractéristiques (champ Envoi d'un e-mail).