Un Tracking Number correspond à un numéro attribué par un transporteur au moment de la prise en charge des marchandises permettant d’identifier et donc de retrouver les marchandises jusqu’à leurs destinations.
Ce numéro est ensuite utilisé par le transporteur pour l’envoi d’informations sur l’avancement de son expédition. Ce Tracking Number est attribué au colis pris en charge. Un colis n’a qu’un seul Tracking Number mais le même Tracking Number peut concerner plusieurs colis, plusieurs BL, plusieurs BE, plusieurs bons de chargement (voire plusieurs factures de plusieurs clients).
Un Tracking Number est unique par transporteur mais plusieurs transporteurs peuvent identifier leur colis avec le même numéro. C’est pourquoi dans Cegid Orli, lors de l’attribution de ce numéro, il y aura obligatoirement une relation avec le transporteur.
Le but est de pouvoir affecter les N° Tracking des transporteurs à tous les niveaux d’expédition possibles dans Cegid Orli, donc dans les chaînes suivantes :
- Expédition de produits finis vendus (Fin de chaîne LI avec restitution en chaîne CD)
- Expédition de matières vendues (fin de chaîne LM)
- Expédition des matières pour fabrication (fin de chaîne LM)
- Expédition des transferts de marchandises
Le Tracking Number étant attribué au(x) coli(s), il est nécessaire que la saisie du colisage soit effectuée pour utiliser ce module.
Il est également possible d’affecter un tracking number à un colis avant même que celui-ci soit expédié et/ou facturé. Cette possibilité est soumise à une option de LI080W01 ou de la passerelle.
Le module permet :
- L’affectation du Tracking Number du transporteur à chaque colis ou toute autre pièce expédiée (ou non) dans Cegid Orli :
- Attribution manuelle via un écran de saisie
- Attribution par EDI en provenance du transporteur
- Le suivi de ce Tracking Number pour visualisation de l’avancement de l’expédition :
- Consultation interne Cegid Orli
- Consultation via site internet du transporteur en question
- La restitution de ce numéro dans les consultations et dans les différentes étapes suivant l’expédition (Facturation*, Retour marchandises…).
*le N° de Tracking est une information que l'on a au niveau du colis. Il est visualisable dans les factures via FA002 (Facture - Onglet Liste des colis). Il n'est pas imprimé sur les documents. Dans certains cas, il peut d'ailleurs être attribué après édition.
Le Tracking Number est ainsi affecté à chaque colis ou autres pièces ayant été expédiés ou non dans Cegid Orli. Ce N° de Tracking est sauvegardé au niveau du colis, la table des colis étant commune à toutes les chaînes d’expédition (Expédition de PF vendus, expédition de matières vendues, expédition des transferts de marchandises).
Il y a 2 manières de gérer le Tracking Number :
- Gérer le Tracking Number du colis attribué par le transporteur dans Cegid Orli afin d’avoir la possibilité de suivre les étapes en ouvrant automatiquement la page du site web transporteur et en passant automatiquement les informations demandées par le site web (N° de Tracking Number, ...).
- Gérer les étapes de suivi du colis dans Cegid Orli pour pouvoir les restituer dans la consultation de commande.
Si le transporteur dispose d’un site Web qui permet de consulter les étapes d’un colis, il faut privilégier la Solution N° 1, car l’information sera donnée directement par le site web du transporteur sans être obligé de faire des EDI.
La solution N° 2 peut être utilisée si le transporteur n’a pas de site Web, mais nécessite de faire des EDI réguliers avec le transporteur pour intégrer l’évolution des étapes de suivi des colis.
Fonctions standard : LI080 (Affectation Tracking Number) + LI901/W02/W03 (Consultation Tracking Number/Étapes Tracking Number/Suivi Tracking Number).
Ces fonctions ne sont pas nécessaires pour aller vers le site du transporteur car on peut aller soit vers le site, soit vers le suivi ; pour aller vers le site du transporteur, il suffit d’avoir renseigné l’adresse URL du site du transporteur dans sa fiche TA133 (Transporteur et tarif).
En parallèle, dans Cegid Orli, il existe une passerelle liée au Tracking Number :
- P3248STN = Passerelle Cegid Orli Intégration Suivi Tracking Number
(ne contient QUE la passerelle XC428 = Intégration Suivi Tracking Number)
N.B. :
pour ceux qui gèrent un WMS, cette passerelle d’intégration Suivi Tracking Number PAS-NTR (P3248STN) n’étant pas dans le module « interface WMS », il faut l’acquérir spécialement si besoin.
Cette passerelle permet de gérer ces 2 messages :
- Associer le Tracking Number à chaque colis
- Intégrer les étapes de suivi des colis
Méthode d’utilisation :
- Gestion du Tracking Number du colis
Cegid Orli expédie les colis au transporteur avec étiquette code-barres GS1-128 (car c’est un standard exploitable par le système informatique du transporteur)
- Le transporteur renvoie un fichier EDI pour faire l’affectation des Tracking Number aux colis, en renvoyant les données suivantes :
- son code EAN (référencé dans la zone code barre de la fiche transporteur (TA133 -Transporteur et tarif)
- le code-barres du colis (GS1-128) et son N° de Tracking Number.
- Ceci alimente le N° de Tracking Number dans la table des colis.
- Puis ensuite, dans la consultation de commandes, partout où on a le N° de colis, on peut suivre les étapes en ouvrant automatiquement la page du site Web transporteur et en passant automatiquement les informations demandées par le site Web (N° de Tracking Number, ..).
Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’acquérir le module « Tracking Number »,
mais seulement la passerelle d’Intégration Suivi Tracking Number
« PAS-NTR » (P3248STN).
- Gérer les étapes de suivi du colis dans Cegid Orli
Dans ce cas, il faut acquérir le module « Tracking Number » et la passerelle intégration suivi Tracking Number P3248STN.
Avec cette passerelle, il est possible de suivre l’avancement des colis dans LI901/W02/W03 (Consultation Tracking Number/Étapes Tracking Number/Suivi Tracking Number) avec le détail des différents statuts d’avancement de livraison.
Enfin, le n° de Tracking existe en tant que champ disponible dans le kit « Kit ligne pièce non libre » présent dans CD902-Situation commerciale client.
Donc s’il est renseigné d’une façon standard dans Cegid Orli, on l’aura dans le suivi CD902
(Situation commerciale client).
Certains transporteurs proposent sur leur site internet la consultation de l’avancement des Tracking Number.
Code barre :
C’est le code EAN du transporteur auprès de GENCOD. Ce code barre est nécessaire dans le fichier d’intégration des Tracking Number, où il permet d’identifier le transporteur qui transmet le message par EDI.
Sa saisie n’est pas contrôlée.
Site internet :
Cette zone permet de renseigner l’adresse du site internet (URL) du transporteur permettant le suivi d’un colis associé à un Tracking Number.
Il est nécessaire de saisir cette adresse pour permettre l’accès direct à ce site depuis une consultation Cegid Orli possédant un N° Tracking afin de suivre l’avancement de l’expédition.
Cette adresse URL doit contenir l’ensemble des informations nécessaires
(depuis http://www… Jusqu’au caractère précédant le N° Tracking à accoler).
exemple :
Il faut renseigner ici les onglets « colisage/éclatement des lignes » et « liste des colis ».
N.B. :
La somme des caractères du numéro de BP et des caractères du numéro de colis doit être inférieure à 10 (ex. : BP n° 1745 et Colis n° 0001 => (1745 =) 4 + (0001 =) 4 => 8) afin d’éviter des codes-barres identiques.
LI080 : Attribution du Tracking Number
LI080W01
Attribution du Tracking Number aux colis destinés aux clients et connus dans Cegid Orli
L’attribution du Tracking Number aux colis s’effectue ici.
Le numéro de Tracking peut être identique pour deux transporteurs différents, c’est pourquoi l’identifiant pour la recherche des données se fait toujours par le couple transporteur / N° de Tracking.
L’option GDA_ETAT_COLIS permet de définir si on a accès uniquement aux colis expédiés et/ou facturés, ou à tous les colis.
On saisit obligatoirement le transporteur et le No de Tracking à affecter. Ce dernier peut être saisi soit manuellement soit par lecture code barre.
L’attribution du transporteur et du numéro de Tracking aux colis peut s’effectuer soit colis par colis, soit pour un ensemble de colis correspondant à des critères.
La distinction s’effectue par l’intermédiaire d’un critère fonctionnel qui donne accès soit à la saisie des colis, soit à la saisie des critères sélectifs.
Attribution du N° de Tracking aux colis
Avec ce choix, le No de Tracking peut être attribué aux différents colis :
- soit par lecture code barre : dans ce cas-là, la lecture du code barre colis affiche automatiquement le No de BP et le No de colis Cegid Orli correspondant.
- soit manuellement en saisissant le couple No de BP / No de colis. Un même No de colis peut être attribué pour des BP différents tout en étant des colis différents. Là aussi, il y a recherche et affichage automatique du code barre colis correspondant s’il en existe.
La saisie de colis ne doit pas être possible ou bien ne sera pas prise en compte dès l’instant où des critères sélectifs seront renseignés.
Attribution en Masse du N° de Tracking
Dans le cas d’une attribution en masse, le filtre s’effectue par les critères standards des onglets « Standards », « Libres » et « Avancés ». Dans ce cas, il n’est pas possible de saisir un code-barre, un BP ou un colis dans le premier onglet. On ne peut saisir que dans les autres onglets, pour une attribution en masse.
Une procédure permet de réaliser les mises à jour et une trace est éditée en fin de traitement ou on retrouve la liste des BP / Colis impactés par ce No de Tracking.
Dans l’onglet ‘Standards’, les critères ‘BP PF Facturé’ et ‘BP Matière facturé’ permettent d’affiner encore la sélection en indiquant si on ne souhaite affecter que les BP (matière ou PF) facturés. Dans ce cas, il faut saisir X dans le paramètre.
Même si l’option GDA_ETAT_COLIS=0 (tous colis), seuls les colis expédiés ET facturés seront pris en compte.
Si au contraire, on saisit dans ce critère la valeur ‘Vide’ (opérateur = ‘Est vide’) tous les colis SAUF ceux qui sont déjà facturés seront pris en charge, selon la valeur de l’option GDA_ETAT_COLIS.
Résumé :
| Valeur GDA_ETAT_COLIS | Valeur critère ‘BP PF Facturé’ ou ‘BP Matière facturé’ | Colis pris en charge pour affectation n° tracking |
|
0 |
X |
BP facturé uniquement |
|
1 |
X |
BP facturé uniquement |
|
0 |
Opérateur ‘Est vide’ |
BP non expédié |
|
1 |
Opérateur ‘Est vide’ |
BP expédié |
|
0 |
Nul |
BP non expédié |
|
1 |
Nul |
BP expédié |
Création et attribution des critères fonctionnels
L’écran se divise en 2 parties :
En haut de l’écran :
- Le code transporteur est obligatoire et reprend les données renseignées
dans TA133 (Transporteur et Tarif) - N° de Tracking peut être renseigné manuellement ou avec un lecteur.
Il est obligatoire. - Critère « Mode d’attribution » :
-
- Attribution aux colis
- Attribution en masse
-
- Critère « Domaine » :
-
- Expédition PF
- Expédition Matière
-
En bas de l’écran :
Le code barre du colis qui peut être renseigné manuellement ou par lecture en bipant ;
le numéro du BP et le numéro du colis sont alors, restitués automatiquement.
Après avoir renseigné tous les codes-barres liés à ce n° de Tracking, il suffit de valider.
Une édition permet de visualiser la liste des BP et n° de colis rattachés au n° de Tracking et au transporteur.
CD902 : Situation commerciale client
Il est possible d’effectuer une recherche par le numéro de Tracking par l’onglet des critères Libres.
Le N° de Tracking existe en critère de recherche et en visualisation au niveau des colis.
Dans CD902W09 (Liste lignes bon ou pièces client) exclusivement, il est également possible d’afficher l’url du colis et d’avoir l’url colis en critère de sélection.
Le bouton de circularité ou en double cliquant sur le No de Tracking permet l’accès à la consultation de l’avancement d’un Tracking Number.
L’accès au suivi du Tracking Number peut s’effectuer de 2 manières :
- soit on a défini un paramétrage au niveau du transporteur via une URL :
dans ce cas, on a la possibilité de se débrancher sur le site du transporteur en lui passant comment argument le No de Tracking
(afin d’afficher les étapes d’avancement de l’expédition) - soit rien n'est paramétré dans la fiche transporteur :
dans ce cas, on se débranche sur la fonction LI901 de consultation de l’état d’avancement d’un Tracking Number.
LI901 : Consultation des Tracking Number
LI901W01
Consultation et suivi des Tracking Number
Cette fonction sous forme de MUL permet d'effectuer un suivi "Cegid Orli" de l'avancement du Tracking Number en fonction des renseignements fournis par les transporteurs et intégrés par XC20B.
On ne visualise ici que le statut en cours pour un N° de Tracking. Un double clic sur l'enregistrement obtenu permet d'afficher le détail de l'avancement de l'expédition correspondant à ce N° de Tracking.
Via circularité, selon l’option ACCES_SUPP_TRAC, il est possible de supprimer un enregistrement. Cela supprime le numéro de Tracking affecté à un colis, sans supprimer le colis.
LI901W02 : Détail des Tracking Number
LI901W02
Permet la consultation des étapes d’un Tracking Number
Cette fonction est accessible via la circularité dans LI901
C’est une fonction de consultation UNIQUEMENT permettant l’affichage du détail des étapes du Tracking Number, et est utilisée quand on ne gère pas de site internet pour un transporteur.
LI901W03 : Suivi des Tracking Number
LI901W03
Permet la consultation du suivi d’un Tracking Number : Site Transporteur ou LI901
On y accède par le bouton de circularité dans CD902W09 en se positionnant sur une ligne.
Elle permet en fonction du Transporteur d’appeler
- soit le site internet défini dans l’adresse URL (TA133)
- soit la fonction Cegid Orli de consultation du suivi (LI901)
C’est le même principe que pour les produits finis (LM011)
Il faut renseigner les onglets « colisage/éclatement des lignes » et « liste des colis ».
N.B. :
la somme des caractères du numéro de BP et des caractères du numéro de colis doit être inférieure à 10 (ex. : BP n° 1745 et Colis n° 0001 => (1745 =) 4 + (0001 =) 4 => 8) afin d’éviter des codes-barres identiques.
CM902 : Situation commerciale client
Le principe est identique à celui de CD902 (CM902)
Il est possible d’effectuer une recherche par le numéro de Tracking par l’onglet des critères Libres.
Le bouton de circularité (ou double-clic sur le No de Tracking) permet l’accès à la consultation de l’avancement d’un Tracking Number.
L’accès au suivi du Tracking Number peut s’effectuer à partir de LI901 dans le cas où le transporteur fournit l’avancement via un fichier envoyé par EDI et intégré par XC20B.
Edition des informations de Tracking
Selon l’option EDI_TRACKING, il est possible d’éditer le n° de Tracking et/ou l’url du Tracking dans les fonctions suivantes :
- LI007 (bon de livraison)
- LI008 (étiquette colis en PDF et fichier)
- LI038 (Edition bon de colisage)
- FA005 (Facture)
- FA014 (Liste de colisage)
- LM007 + LM0081 (Editions matière)
- Idem pour toutes les éditions dans JP518
L’option EDI_TRACKING peut prendre les valeurs suivantes :
- 0 = Pas d'édition du N° et de l'URL de tracking (valeur par défaut)
- 1 = Edition du N° et de l'URL de tracking
- 2 = Edition uniquement du N° de tracking
- 3 = Edition uniquement de l'URL de tracking
Dans la matrice des différentes éditions (JP518), le critère s’appelle ‘Edition Tracking’