La notion de traçabilité dans Cegid Orli consiste à mémoriser différentes informations (N° lot et/ou MADE IN) concernant les PF destinés aux clients.
On peut ainsi :
- retrouver ultérieurement l’origine (MADE IN) des PF livrés aux clients
- retrouver ultérieurement les lots livrés, associés à leur commande
- obtenir des statistiques sur lots/fournisseurs, associés aux motifs de retour
Si ces informations sont définies par le fournisseur PF, elles peuvent alors être incluses dans le Code à Barres de chaque article, qu'il suffit de relire en livraison et en retour. Sinon, il est possible de saisir manuellement ces informations, à condition qu'elles soient repérables visuellement sur l'article à traiter en livraison et en retour.
Le choix de la traçabilité (AUCUNE / LIBRE / OBLIGATOIRE) est paramétrable selon l'article et le magasin concernés.
Expression des besoins en Traçabilité :
Flux de la traçabilité par fonctionnalité :
Flux physique de la traçabilité :
- N° libre, alphanumérique, sur 22 caractères
- Aucun référencement ni unicité en base
- Valeur définie par le fournisseur, à chaque expédition de marchandises
soit le fournisseur intègre lui-même le Lot dans l’étiquette Code à Barres
soit on ressaisit cette valeur dans Cegid Orli, au moment de la livraison client.
N.B. :
le chiffre 0 est NON significatif ; on peut donc théoriquement obtenir un N° lot = 0000000000000000000001 à partir d'un Code-Barres, mais dans ce cas, on ne mémorise que la valeur 1 dans Cegid Orli.
- traçabilité exclusivement pour les PF (inexistant en vente matière)
- application de contraintes possible par TA382
- stockable en base via le code pays Cegid Orli (3 cars)
- stockable en Code à Barres via le code pays ISO 3166-1 (2 cars alpha)
La traçabilité peut être stockée dans le Code-Barres de chaque article.
Ce terme "Code-Barres" générique désigne :
- un contenu d'informations sur 44 caractères,
répartis comme suit (avec paramètre CB_SPE_TYP=2) :EEEEEEEEEEEEEPPPPPCCCCCCCCUUUUUUUULLLLLLLLMM
avec :
- EEEEEEEEEEEEE
= EAN13 - PPPPP
= PCB - CCCCCCCC
= N°commande fournisseur PF - UUUUUUUU
= N°UM/colis - LLLLLLLL
= N°Lot - MM
= MADE IN
- EEEEEEEEEEEEE
- une restitution de ces informations,
possible via plusieurs normes :- Code-Barres à 1 dimension (largeur importante).
exemple : GS1-128
- Code-Barres à 2 dimensions (surface réduite).
exemple : DataMatrix
- Code-Barres à 1 dimension (largeur importante).
Mise en place de la traçabilité
La traçabilité intervient dans des contextes distincts :
- la livraison des PF à destination des clients
- par la chaine de livraison Cegid Orli
- par la passerelle de colisage en provenance d'un WMS externe
- par les ventes au comptoir
- le retour des PF en provenance des clients
- par la chaine de retours Cegid Orli
- par la passerelle des retours en provenance d'une boutique externe
Cette traçabilité est paramétrable, avec 3 modes interdit / obligatoire / facultatif.
Pour que les contrôles de traçabilité soient pleinement utiles et opérationnels, il faut respecter les contraintes suivantes entre les étapes de livraisons et de retours :
| traçabilité retours traçabilité livraisons |
interdite | obligatoire | facultative |
|
interdite |
-
|
-
|
-
|
|
obligatoire |
-
|
configuration "croisière" |
configuration "démarrage" |
|
facultative |
-
|
- |
- |
La configuration "démarrage" permet de gérer la mise en place de la traçabilité pendant une période donnée
(exemple : une saison) : tous les articles retournés ne disposent pas forcément des informations de traçabilité.
Les configurations "croisière" permettent ensuite de gérer la traçabilité complète : on considère que tous les articles retournés doivent disposer des informations de traçabilité, en mode obligatoire ou facultatif.
En résumé, il ne sert à rien de contrôler une traçabilité sur des PF pour lesquels cette traçabilité n'a pas été mémorisée à la livraison.
Restitution de la traçabilité dans les documents
L'information MADE IN est restituée :
- en livraison
(LI007/BP) - dans les documents douaniers
(FA058/S.R.I. & FA060/CO) - en facturation
(FA005/Facture client PF)
recherche du code M.ID en plus du MADE IN :
en priorité, au niveau de l’onglet « adresses », fonctionnalité 43
(commande fournisseur / LA001)
ou au niveau de l’onglet « adresses », fonctionnalité 43
(fournisseur de la commande / FO001)
ou au niveau fournisseur de l’OF
(LA001)
à défaut, au niveau produit
(AR001)
N.B. :
L'information N° Lot n'est restituée dans aucun document.
TA383 : Application traçabilité
TA383W01
Paramétrage de la traçabilité Produits finis en Livraison et Retours Client
Paramétrage de la traçabilité (AUCUNE / LIBRE / OBLIGATOIRE) pour les PF livrés aux clients, selon profil magasin / profil article, avec mémorisation des informations N° lot et/ou MADE IN.
Indication du contexte de mémorisation de la traçabilité ; Plusieurs contextes sont possibles:
- livraisons client interne
(fonctions Cegid Orli) - livraisons client externe
(passerelle depuis un système WMS) - ventes au comptoir
(fonctions Cegid Orli) - retours client interne
(fonctions Cegid Orli) - retours client externe
(passerelle)
N.B. En Retour Client : dans ce contexte précis, la mémorisation obligatoire (voir ci-dessous) n'est pas pertinente, du fait, et de la mise en place de la traçabilité à un instant T (les livraisons antérieures n'étant donc pas encore concernées), et des informations réellement remontées par le client : il ne faut pas que le manque d'informations devienne un frein à cette saisie.
Pour l’information Made In et Lot, il est possible de choisir le niveau de contrôle :
- 0 = Aucune : Pas de mémorisation de cette information
- 1 = Obligatoire : Saisie obligatoire de cette information
- 2 = Libre : Saisie libre de cette information
Les traçabilités manquantes détectées par Cegid Orli sont indiquées sous forme de message bloquant ou sous forme visuelle (affichage d'un drapeau à la ligne).
TA382 : Gestion des contraintes Made in
TA382W01
Définition des contraintes Made In (pose, changement) en livraison PF
La gestion des contraintes MADE IN permet de définir si, lors de la préparation, on doit ou pas faire la pose du MADE IN sur l’étiquette produit. Elle permet aussi de définir le pays MADE IN à faire apparaître sur les étiquettes des vêtements et sur les différents documents (bons de livraison, factures et documents douaniers).
Cette fonction est de type "Règle de gestion" (paramétrage JP517)
Cette fonction permet d'affiner les critères de made in et de pose made in, selon des critères commande, articles, client…
D’autres fonctionnalités sont possibles :
- Interdit : Un Made In peut être interdit dans certains pays : dans ce cas, si la livraison répond aux critères et que le produit a ce made in, la livraison ne sera pas possible.
- Le pays de remplacement : permet d’indiquer quel pays faire apparaître sur le produit livré au client si la livraison répond aux critères. Permet de remplacer le pays interdit OU de forcer ce made in si le pays interdit n’est pas renseigné.
- Le pays de départ : est un critère sélectif, non obligatoire. Indique que la règle doit s’appliquer quand le magasin de départ de la livraison est ce pays.
- Le pays de livraison : est un critère sélectif, non obligatoire. Indique que la règle doit s’appliquer quand le pays de livraison est ce pays.
La préparation des PF à livrer aux clients permet d'initialiser la notion de MADE IN dans chaque ligne de BP. La traçabilité complète intervient au colisage des PF : elle est déduite de la lecture Code à Barres des PF à livrer.
LI044 : Livraison gérée en CB poste fixe
- colisage par lecture Code à Barres avec traçabilité
- vérification de la présence de toutes les informations de traçabilité obligatoires
circularité vers la traçabilité à la ligne (fenêtre POP UP) - à la validation du BP :
génération de la traçabilité complète pour le BP
Possibilité de paramétrer une navigation plus fluide pour les utilisateurs travaillant à la douchette, loin du poste de travail : LI044W01/MSG_ANO_TRACA=0 et LI044W01/VALID_TRACA=1
On peut alors successivement biper (SANS utilisation du clavier) :
- code-barres article/coloris/F.S./taille
- code-barres N° de lot
Ceci inhibe le message d’erreur « Lot (ou Made in) obligatoire »,
message suivi à sa validation de l’écran de saisie de la traçabilité (qu’il faut également valider)
N.B. :
il faut alors bien respecter l’ordre des bipages : EAN article, n° lot, EAN article, n° lot, EAN article…
sans quoi des EAN lus par erreur s’enregistreraient en tant que n° lot (saisie libre)
- avant validation de l'entête du BP :
Circularité vers la Mémorisation de la traçabilité, et génération de valeurs par défaut (MADE IN) si aucune traçabilité (voir FONCTIONS COMPLÉMENTAIRES)
Possibilité de modifier les informations de traçabilité - à la validation du BP :
vérification de la présence de toutes les informations de traçabilité obligatoires
La passerelle de colisage récupère toutes les informations de préparation réalisées par un WMS (Warehouse Management System) externe.
Cette passerelle peut également valider les BP reçus; ce principe devra être privilégié dans le cadre de la traçabilité, afin de ne pas rappeler les BP dans Cegid Orli, ce qui (en fonction des paramétrages) pourrait avoir pour conséquence de perdre la traçabilité reçue par la passerelle.
XC220 : Intg. Colisage/Expédition Code-Barres
- principe identique à la mémorisation de la traçabilité par LI044
- erreurs consultables dans JP031 (exemple : MADE IN incorrect)
N.B. :
contrairement aux saisies LI011/LI044, cette passerelle PAS-BON ne propose pas par défaut les données de traçabilité de la fiche article ; si une de ces données est manquante dans le fichier, il y aura donc blocage.
La saisie d'une vente au comptoir permet d'enchaîner toutes les étapes, de la prise de commande jusqu'à l'expédition.
La traçabilité complète intervient dès la saisie de commande :
elle est déduite de la lecture Code à Barres des PF à livrer.
- saisie des lignes de vente par lecture Code à Barres avec traçabilité
affichage de la traçabilité à la ligne dans l'onglet "Particularité"
circularité vers la traçabilité à la ligne
(voir FONCTIONS COMPLÉMENTAIRES) - Les traçabilités manquantes détectées par Cegid Orli sont indiquées sous forme visuelle
(affichage d'un drapeau à la ligne) - avant validation en pied de commande :
circularité vers la Mémorisation de la traçabilité
(voir FONCTIONS COMPLÉMENTAIRES)
La saisie des PF retournés par les clients peut donner lieu à une Autorisation/Validation préalable (RC001), après quoi la réception des PF est enregistrée.
La traçabilité n'intervient qu'à la réception des PF : elle est déduite de la lecture Code à Barres des PF retournés.
N.B. : Dans certains cas, Cegid Orli peut vérifier la relation entre les informations de traçabilité retournées et les informations de traçabilité effectivement livrées au client
Sur option CTRL_TRAC, avertissement, et éventuellement blocage du retour d'un produit fini non tracé en livraison, pour les 3 informations : N° commande fournisseur / MADE IN / N° lot
(voir MISE EN PLACE DE LA TRAÇABILITÉ)
- réception sur commande ou facture : pas de lecture Code à Barres
sélection manuelle des lignes & quantités retournées
circularité vers la Mémorisation de la traçabilité
(voir FONCTIONS COMPLÉMENTAIRES) - réception manuelle : lecture Code à Barres avec traçabilité
affichage de la traçabilité à la ligne dans l'onglet "Particularité"
circularité vers la traçabilité à la ligne
(voir FONCTIONS COMPLÉMENTAIRES) - à la validation de la réception :
vérification de la présence de toutes les informations de traçabilité obligatoires
La passerelle de retour client récupère les informations nécessaires :
- soit pour enregistrer une demande d'autorisation
(équivalent RC001) - soit pour enregistrer la liste des PF retournés, avec leur colisage
(équivalent RC003, soit en direct, soit à partir d'une demande d'autorisation)
- principe identique à la mémorisation de la traçabilité par RC003
- erreurs consultables dans JP031 (exemple : MADE IN incorrect)
LI130W01
Liste des Traçabilités Produits finis en Livraison et Retours Client
(exemple : connaitre le client destinataire pour un n° de lot)
Restitution de toutes les traçabilités enregistrées dans Cegid Orli.
On y distingue les différents contextes de traçabilité :
- livraisons client et ventes au comptoir
- conservation du N°Commande et du N°BP associé
- quantités restituées en POSITIF
- on peut retrouver ultérieurement l’origine des PF livrés aux clients
- on peut retrouver ultérieurement les lots livrés,
associés à leur commande
- retours client
- conservation du N° commande et du N° retour associé
- quantités restituées en NÉGATIF
- on peut connaître la situation complète d'un client,
par le cumul des quantités livrées, déduites des quantités retournées - on peut obtenir des statistiques sur lots/fournisseurs,
associés aux motifs de retour
Information PURGE :
La mémorisation de la traçabilité est associée à l'entité CLIENT.
Les informations au titre d'un client seront donc purgées en même temps que toutes les informations de ce client.
Il n'est pas prévu de purger partiellement les traçabilités jusqu'à une date butoir.
LI129 : Mémorisation de la traçabilité
LI129W01
Saisie de la traçabilité PF en ligne en Livraison et Retours Client
Fonction accessible exclusivement par circularité (Actions Complémentaires),
avec contenu contextuel :
- Si aucune circularité mémorisée, recherche de la circularité par défaut (MADE IN)
- Quantité, par article / coloris / F.S. / taille
modification possible seulement en diminution,
avec création automatique d'une nouvelle ligne avec le reliquat
(le but étant de tout répartir, sur un ou plusieurs MADE IN / N°lot) - Informations de traçabilité MADE IN et N° Lot
(accessibles ou non selon le paramétrage d'application de la traçabilité) - Information complémentaire N° Commande fournisseur
(accessible pour en déduire le MADE IN par défaut via le circuit de cette commande) - Affichage informations complémentaires N° Commande client et N° Colis
(si éclatement)
LI129W02 : Mémorisation de la traçabilité (ligne)
LI129W02
Saisie de la traçabilité PF à la taille en Livraison et Retours Client
Fonction "pop up" accessible exclusivement par circularité (Actions Complémentaires),
dans le cadre d'une saisie par Code à Barres à la taille :
- (re)Saisie possible du Code à Barres
- Informations de traçabilité MADE IN et N° Lot
(accessibles si Code à Barres non lu, et selon le paramétrage d'application de la traçabilité) - Information complémentaire N°Commande fournisseur
(accessible si Code à Barres non lu, pour en déduire le MADE IN par défaut via le circuit de cette commande)
N.B. :
Fonction "pop up" spécifique dans LI044, dans le cas où il manque des informations de traçabilité :
SP101 : Édition étiquette GS1-128
Édition Code-Barres :
- à 1 dimension (GS1-128)
édition standard Cegid Orli
- à 2 dimensions (DataMatrix)
édition via CodeSoft
Écran de relecture Code-Barres pour décryptage de son contenu, selon le paramètre CB_SPE_TYP.
Compatibilité pour la lecture Code-Barres avec traçabilité (mais aucune prise en compte de celle-ci pendant le stockage des PF).