Dans le cadre des échanges de commandes via EDI, il se peut que le partenaire EDI demande la génération d’un fichier contenant les différents produits susceptibles d’être livrés avec, pour chacun d’eux, le prix auquel il sera facturé.
C’est le but du message PRICAT.
N.B. :
Il n’existe pas de format standard, car les échanges d’article se définissent à chaque mise en place entre les 2 partenaires, selon les besoins du client d’une part, et selon les données propres au fournisseur (exemple : codes statistiques…) issues de sa base Cegid Orli.
La nécessité de générer un fichier d’articles est gérée par la fonction TA471 qui décrit les différentes modalités d’échange avec les différents partenaires EDI.
Pour la génération du message PRICAT, le module standard d’extraction de fichiers XC300 est utilisé.
Le principe adopté est le suivant :
Mise en place par Cegid d’un trigger sur l’ensemble des tables assurant la gestion des articles/produits. Cette mise en place conditionne l’utilisation des passerelles assurant la génération du message PRICAT. Les actions prises en compte par ce trigger sont les suivantes :
- Création d’article via AR001
- Maintenance d’un article via AR001 (modification des données de base article ou des informations « Tailles », « Poids », « Composition »)
- Création d’une référence Article via CL005
- Maintenance d’une référence Article via CL005
- Création d’un produit via AR001
- Modification d’un produit via AR001 (modification des données de base produit ou des informations « Tailles », « Poids », « Composition »)
- Suppression d’un produit via AR001 (modification du code état du produit)
- Création d’une référence Produit via CL005
- Maintenance d’une référence Article via CL005
- Maintenance d’un tarif via PR022
Chacune de ces actions déclenche l’insertion automatique d’un enregistrement dans la table XC_FIC (table standard utilisée lors des extractions de données). Cette table sert ensuite de base à la génération du fichier contenant les articles.
Conditions d’utilisation du module d’extraction XC300
Il faut créer pour chaque société (si vous souhaitez obtenir un fichier par société), des passerelles d’extraction différentes qui correspondent aux différents langages gérés (EANCOM 93A, EANCOM 96A, EDI-SPORT, EFOVAD).
La création de ces passerelles s’effectue au niveau de la fonction TA450.
Chaque passerelle est caractérisée par un code provenance et un code origine particuliers.
Le code origine doit toujours être PRI.
Le code provenance est libre. Cependant, afin d’obtenir une « normalisation », il est conseillé d’utiliser la norme suivante
Provenance = XXXXXX_Code société (ou XXXXXX indique la norme utilisée à savoir 96A, 93A, EDISPO, EFOVAD, …).
Le nom du fichier généré est formaté de la façon suivante :
- PC. (valeur en dur)
- Code EDI du destinataire
- Saison de vente
- Division commerciale
- Catalogue EDI
- .asc. (valeur en dur)
- N° demande
exemple :
Si le fichier généré concerne le partenaire EDI « GALERIE », la saison de vente « 00P », la division commerciale « CHA », le catalogue EDI « GAL » et la demande « 999 »,
le fichier généré s’appelle :
PC.GALERIE00PCHAGAL.asc.999
Ce fichier est placé dans un répertoire UNIX paramétrable au niveau de la fonction TA450.
La récupération de ce fichier et la mise à disposition de ce dernier dans la boite aux lettres du partenaire est à la charge du client.
Description des fonctions du module
Avant la première utilisation de ce module, une phase de paramétrage est indispensable.
Celle-ci est réalisée EXCLUSIVEMENT par Cegid. Elle permet l’installation des différents triggers sur table indispensables pour le bon fonctionnement du module.
Remarque :
Le descriptif du fichier généré est évolutif et peut être amené à être modifié en fonction de vos demandes et des contraintes imposées par vos partenaires. La description de votre fichier doit être cependant étudiée et peut nécessiter la création de fonctions annexes pour l’initialisation de certaines données. A l’issue de cette étude, un paramétrage sous forme d’INTERD et éventuellement la réalisation de fonctions sous forme d’aménagement seront nécessaires.
Les fonctions du module peuvent être scindées en plusieurs parties :
PARAMETRAGE AVANT EXTRACTION
‚ LANCEMENT DE L’EXTRACTION
Avant d’utiliser ce module, un certain nombre de données doit être renseigné dans Cegid Orli.
Vous devez renseigner les informations suivantes :
PARAMETRES GENERAUX
EDI_ORLI_SIT
(indispensable pour l’utilisation du module d’extraction XC300.
OPTIONS
XC300W01/SOUS_REP
TA440 : RÉFÉRENCEMENT GENERAL DES CODES EDI
Cette fonction permet à l’utilisateur de définir les différents codes EDI pour lesquels un fichier des accusés de réception doit être généré.
- Onglet « Code EDI »
L’utilisateur peut renseigner
- Soit un code EDI par partenaire (-> Génération d’un fichier par partenaire)
- Soit un code EDI générique qui regroupera tous les partenaires
(-> Génération d’un fichier multi partenaires).
Cet onglet permet également de suspendre toutes les passerelles d’extraction / intégration pour un destinataire donné (code EDI)
TA450 : PARAMÉTRAGE EXTRACTIONS DE FICHIERS
Onglet « Paramétrage des Extractions »
Cette fonction permet à l’utilisateur de définir les différentes passerelles d’extraction pouvant être lancées.
Imaginons que l’utilisateur souhaite générer un fichier ORDRSP à la norme EFOVAD pour la société 1 -> Il obtiendra le paramétrage suivant :
Provenance Origine Indicatif Fonction
PRICAT PRI PRI XC960
N.B. :
Le répertoire n’est indiqué qu’à titre indicatif. Il est modifiable par l’utilisateur sans aucune contrainte particulière. Par défaut il dépose le fichier sous $ODIS/XC300.
Onglet « Liste des Extractions par code EDI »
Cette fonction permet à l’utilisateur de définir, pour chaque code EDI renseigné dans TA440, les différentes passerelles d’extraction pouvant être lancées.
On reportera donc ici les Provenance/Origine précédemment définies dans l’onglet « Paramétrage des extractions ».
Onglet « Association code EDI Cegid Orli – Entité Externe »
Cette fonction permet à l’utilisateur d’associer chaque partenaire EDI à un code EDI particulier. C’est au niveau de cette fonction qu’il est possible de choisir de générer un fichier des pièces par partenaire (un code EDI ne doit être associé à un seul partenaire) ou un fichier des pièces multi partenaires (il faut alors définir pour chaque code EDI, l’ensemble des partenaires qui lui sont rattachés au niveau des zones « Société client » et « Code client »).
AR072 : GESTION DES CATALOGUES PRODUITS
Il faut dans un premier temps définir un catalogue contenant les différents produits pouvant être envoyés au partenaire EDI. La création de ce catalogue doit s’effectuer au niveau de la fonction AR072.
Le catalogue doit être défini dans un contexte « EDI ».
TA476 : PARAMETRAGE DES FORMATS DES MESSAGES EDI
Afin de s’affranchir le plus possible des langages et des traducteurs, il a été décidé de laisser à l’utilisateur la possibilité de définir lui-même la structure du fichier qu’il souhaite générer. Pour ce faire, il dispose d’une bibliothèque de données recensant les différentes informations susceptibles d’apparaître dans le message PRICAT (informations articles, coloris, statistiques etc.). Il n’a alors plus qu’à les positionner comme il le désire en utilisant la fonction TA476.
Lors de la constitution du fichier, les règles de gestions suivantes doivent cependant être respectées :
Types d’enregistrement autorisés
Le fichier généré peut contenir les types d’enregistrements suivants :
Enregistrement « Début de catalogue » (1 seule occurrence)
Niveau 00
Enregistrement « Article » (X occurrences)
Niveau 01
Enregistrement « Produits » (X occurrences)
Niveau 02
Enregistrement « Taille » (1 à 20 occurrences)
Niveau 03
Enregistrement « Fin de catalogue » (1 seule occurrence)
Niveau 04
Chaque enregistrement est caractérisé par un niveau (00 à 04) et un sous niveau (de 00 à 99) afin de pouvoir gérer le cas éventuel de plusieurs enregistrements de même niveau.
Structure de l’enregistrement
L’utilisateur peut définir, pour chaque enregistrement, les informations qui le constituent (en appelant une liste de valeur qui lui propose les différentes données disponibles). Pour chaque donnée sélectionnée, il peut renseigner la position de début et de fin de cette dernière, le type de la donnée, le format date éventuel. Il peut également indiquer si la zone est obligatoire lors de la génération du message PRICAT.
N.B. :
Afin d’ouvrir au maximum le paramétrage, l’utilisateur peut également saisir du texte libre.
exemple :
TA471 : GESTION DES PARTENAIRES EDI
Cette fonction permet à l’utilisateur de définir les différents partenaires avec lesquels la société souhaite effectuer des échanges EDI.
Elle permet ainsi de définir, pour chaque partenaire, chaque langage et chaque version, les différents échanges gérés (réception de commandes, envoi d’accusés de réception (complets, partiels, avec modification), envoi des avis d’expédition, des pièces, des catalogues de prix, des catalogues articles).
Elle permet également, via l’onglet « Message PRICAT », d’associer à chaque partenaire EDI le catalogue qui sert de base à la génération du message PRICAT (catalogue défini au niveau de la fonction AR072), les éléments indispensables aux valorisations (3 possibles) des articles associés à ce dernier (Tarif et période de tarification) et le format EDI qui est utilisé lors de la génération du message (format paramétré au niveau de TA476).
Remarques
- Niveau d’ANNULE-REMPLACE
Le message PRICAT fonctionne en ANNULE–REMPLACE.
Le mode d’ANNULE-REMPLACE est paramétrable par partenaire. Il peut ainsi être défini au niveau ARTICLE ou PRODUIT.
ANNULE-REMPLACE au niveau ARTICLE
Dès qu’un coloris d’un article est créé, modifié ou supprimé, l’article est automatiquement renvoyé. Par contre, tous les coloris de l’article sont présents dans le fichier généré (qu’ils aient été modifiés ou non)
ANNULE-REMPLACE au niveau PRODUIT
Dès qu’un coloris d’un article est créé, modifié ou supprimé, l’article est automatiquement renvoyé au partenaire. Par contre, seul le coloris crée, modifié ou supprimé est présent dans le fichier généré.
- Envoi des Création/Modification/Suppression
L’utilisateur peut définir, par partenaire, les types d’actions susceptibles de déclencher l’envoi d’un article ou d’un produit.
4 possibilités sont offertes :
Envoi uniquement des entités (articles ou produits) créées
Envoi des entités créées ou modifiées
Envoi des entités créés ou supprimées
Envoi des entités créées, modifiées ou supprimées
- Contrôle d’unicité
Lors de la génération du message PRICAT, l’identifiant est le partenaire EDI associé à la saison commerciale et à la division commerciale. En conséquence, il est procédé, pour chaque partenaire EDI, à la création d’autant de fichiers PRICAT que de saisons/divisions commerciales actives (Une association saison/division commerciale est considérée comme active si la date de génération du message PRICAT est comprise entre la date de début et de fin d’envoi du catalogue).
COMPLEMENT
Pour chaque association « Partenaire EDI/Saison commerciale/Division commerciale », l’utilisateur peut visualiser l’ensemble des articles ayant déjà été envoyés au partenaire, avec, pour chacun d’eux, le prix envoyé, la date du dernier envoi et la date éventuelle de suppression.
XC300 : Lancement de l’extraction
L’utilisateur doit indiquer le code provenance et le code origine renseignés en TA450 pour les passerelles d’extraction des articles (origine PRI).
Un moteur est alors automatiquement lancé et assure la génération du fichier PRICAT attendu.
Mode de récupération des produits à envoyer
La récupération des produits à envoyer s’exécute ; les produits traités sont les ceux répondant aux conditions suivantes :
Le produit appartient au catalogue EDI associé au partenaire.
Le produit est en état 0.
La date d’arrêt commercial du produit n’est pas inférieure à la date de génération du message.
Pour chaque produit récupéré, deux cas de figures distincts peuvent se présenter selon que le message PRICAT a ou n’a pas déjà été envoyé au partenaire EDI
a) Cas du premier envoi du PRICAT
Dans ce cas, le produit est automatiquement inséré dans le fichier PRICAT.
b) Le message PRICAT a déjà été généré
Dans ce cas, pour chaque produit susceptible d’être envoyé, les cas de figures suivants peuvent se présenter :
Le produit n’a jamais été envoyé
Le produit est inséré dans le fichier PRICAT
Le produit a été modifié depuis le dernier transfert
Il est inséré dans le fichier PRICAT si le partenaire accepte de gérer par EDI les maintenances de produit.
Le produit a été supprimé depuis le dernier transfert
Il est inséré dans le fichier PRICAT si le partenaire accepte de gérer par EDI les suppressions de produits.
N.B. :
Il se peut très bien que, suite à la modification d’un catalogue EDI ayant déjà donné lieu à génération d’un PRICAT, certains articles déjà envoyés aux partenaires EDI ne fassent plus partie du nouveau catalogue. Si tel est le cas, deux cas de figure peuvent se présenter :
a) Le partenaire gère les suppressions d’articles via EDI
Dans ce cas, tous les articles concernés sont insérés dans le message PRICAT avec un type d’enregistrement « Suppression ».
b) Le partenaire ne gère les suppressions d’articles via EDI
Dans ce cas, l’envoi des articles supprimés au partenaire doit se faire en manuel.
Notion de finition spéciale
Au niveau Cegid Orli, il est possible de définir, pour chaque article, les finitions spéciales dans lesquelles l’article peut être commercialisé.
Si l’utilisateur a renseigné la donnée « Finition Spéciale » dans un enregistrement de niveau 01, 02 ou 03 du format EDI, cela signifie qu’il souhaite transmettre au partenaire EDI les différentes finitions spéciales de ces produits.
Une boucle sur la fonction AR040 est alors ajoutée au traitement afin d’obtenir, selon le niveau de l’enregistrement pour lequel la finition spéciale est demandé, le fichier PRICAT suivant :
1er Cas : Finition spéciale au niveau Article (Niveau 01)
Soit un article A1 défini pour les finitions spéciales F1 et F2 et dans le coloris C1, C2 et C3.
On obtient alors la structure suivante :
Enregistrement de niveau 01 pour A1 dans la finition F1
Enregistrement de niveau 02 pour A1 C1 et F1
1 à X F1 enregistrements de niveau 03 pour A1 C1 et F1
Enregistrement de niveau 02 pour A1 C2 et F1
1 à X F1 enregistrements de niveau 03 pour A1 C2 et F1
Enregistrement de niveau 01 pour A1 dans la finition F2
Enregistrement de niveau 02 pour A1 C1 et F2
1 à X F1 enregistrements de niveau 03 pour A1 C1 et F2
Enregistrement de niveau 02 pour A1 C2 et F2
1 à X F1 enregistrements de niveau 03 pour A1 C2 et F2
2ème Cas : Finition spéciale au niveau Produit/Taille (Niveau 02 ou 03)
Soit un article A1 défini pour les finitions spéciales F1 et F2 et dans le coloris C1, C2 et C3.
On obtient alors la structure suivante :
Enregistrement de niveau 01 pour A1
Enregistrement de niveau 02 pour A1 C1 et F1
1 à X F1 enregistrements de niveau 03 pour A1 C1 et F1
Enregistrement de niveau 02 pour A1 C1 et F2
1 à X F1 enregistrements de niveau 03 pour A1 C1 et F2
Enregistrement de niveau 02 pour A1 C2 et F1
1 à X F1 enregistrements de niveau 03 pour A1 C2 et F1
Enregistrement de niveau 02 pour A1 C2 et F2
1 à X F1 enregistrements de niveau 03 pour A1 C2 et F2
Contrôles effectués
L’insertion d’un article dans le fichier n’est effectuée que si les conditions suivantes sont respectées :
- Un des coloris de l’article a des prix de vente renseignés pour le tarif et la période de tarif de valorisation renseignés en TA471.
- La date d’arrêt de commercialisation de l’article est supérieure à la date de génération du message PRICAT (date du jour).
- Tous les champs obligatoires (Cf TA476) sont renseignés pour au moins un des coloris de l’article.
L’insertion d’un produit dans le fichier n’est effectuée que si les conditions suivantes sont respectées :
- Le produit a des prix de vente renseignés pour le tarif et la période de tarif de valorisation (renseignés en TA471).
- La date d’arrêt de commercialisation du produit est supérieure à la date de génération du message PRICAT (date du jour).
- Tous les champs obligatoires (Cf TA476) sont renseignés pour le coloris concerné.
En cas d’absence d’une zone obligatoire, la fonction réagit de la façon suivante :
- ANNULE-REMPLACE au niveau ARTICLE
Si la zone manquante concerne un enregistrement de niveau « ARTICLE », l’article concerné n’est pas inséré dans le fichier généré.
Par contre, si la zone manquante concerne un enregistrement de niveau « PRODUIT », l’article concerné est tout de même envoyé au partenaire EDI. En fait, tous les autres coloris sont insérés dans le fichier. Le coloris manquant est transféré lors du prochain envoi du PRICAT (sous réserve que la donnée obligatoire ait été renseignée par l’utilisateur).
- ANNULE-REMPLACE au niveau PRODUIT
Toute zone manquante concernant un enregistrement de niveau ARTICLE ou PRODUIT bloque l’envoi du produit concerné.
- Que faire en cas de perte du fichier ?
Dans ce cas, Cegid Orli doit le renvoyer, mais lors de la relance d’une extraction du PRICAT, Cegid Orli ne va extraire QUE les données comprises entre la date de la dernière extraction (Date envoi indiquée dans TA471 ) et la date du jour de l’extraction.
- il est possible dans TA471 de remettre à nul la date envoi.
- le message suivant s’affiche :
Voulez-vous effectuer une ré-initialisation du catalogue ?
- en répondant Oui, cela permet d’effacer la date pour pouvoir envoyer le fichier perdu.
- Traces « ERREUR »
XC300 génère des traces type
Traitement PRICAT EDI xxxxxxxxxxxx Saison Cde xxxxx Division xxx Catalogue xxxx
- ces traces sont considérées comme des erreurs
mais il ne faut pas les interpréter en tant que tel - fonctionnement identique aux exports comptables (XC600).