| ORIGINE | FONCTION |
|
PRP |
XC218 XC201 XC362 -------- XC471 |
N.B. : Mise en place d’un trigger sur table indispensable
Dans le cadre des échanges de commandes via EDI, il se peut que le partenaire EDI demande la génération préalable d’une proposition de commande, qu’il pourra modifier et valider. La gestion des propositions de commandes est assurée par TA471 qui décrit les différentes modalités d’échange avec les différents partenaires EDI.
Ce module se divise en 2 parties distinctes :
- Envoi de la proposition initiale saisie dans Cegid Orli
Il faudra saisir dans Cegid Orli des propositions de commandes. Les propositions de commandes seront en fait des commandes créées dans CD001 mais avec un Type de commande particulier, permettant de les identifier comme étant à envoyer au partenaire EDI.
La référence de commande doit être renseignée et UNIQUE car c’est cette référence qui sera la clé lors de la modification/validation de cette proposition par le partenaire EDI.
Ces propositions seront donc ensuite envoyées au partenaire EDI via l’utilisation du module d’extraction standard XC300 et la fonction XC471
(provenance PORDERS, origine PRP)
Le principe adopté est le suivant :
Il faut en premier lieu mettre en place un trigger sur la table des entêtes de Commande. La mise en place de ce trigger doit être effectuée par Cegid. Elle conditionne l’utilisation des passerelles assurant la génération des envois de propositions de commandes.
Ce trigger se déclenche lors de chaque création d’une nouvelle Commande.
Il teste le Type de commande renseigné au niveau de l’entête de Commande.
Si ce dernier est paramétré comme « Proposition de commandes EDI » dans TA471 et si la commande concernée est de type EDI (client de la commande lié à un partenaire EDI), il insère un enregistrement dans la table XC_FIC (table standard utilisée lors des extractions de données). Cette table sert ensuite de base à la génération du fichier contenant les propositions de commandes.
Conditions d’utilisation du module d’extraction XC300
Il faut créer pour chaque société (si vous souhaitez obtenir un fichier par société), des passerelles d’extraction différentes qui correspondent aux différents langages gérés (EANCOM 93A, EANCOM 96A, EDI-SPORT, EFOVAD).
La création de ces passerelles s’effectue au niveau de la fonction TA450.
Chaque passerelle est caractérisée par un code provenance et un code origine particuliers.
Le code origine doit toujours être PRP.
Le code provenance est libre (exemple : "PORDER")
Le nom du fichier généré est paramétré dans TA450
Ce fichier est placé dans un répertoire UNIX paramétrable au niveau de la fonction TA450. La récupération de ce fichier et la mise à disposition de ce dernier dans la boite aux lettres ou un serveur du partenaire est à la charge du client.
Le partenaire EDI devra alors valider les propositions reçues et effectuer les modifications éventuelles (ajout de nouvelles lignes, modification de quantités, délais, etc …).
- Intégration des propositions ajustées et validées par le partenaire EDI
Les propositions ajustées seront ensuite renvoyées à Cegid Orli pour intégration définitive dans le portefeuille de commandes (utilisation du module d’intégration standard XC20B). Une fois les propositions ajustées intégrées et les commandes définitives créées, les propositions d’origine seront annulées (afin de ne pas multiplier les besoins).
Pour ce faire, le partenaire EDI doit mettre à notre disposition un fichier séquentiel contenant les différentes propositions ajustées à intégrer. La description et la structure du fichier sont imposées et fournies par Cegid. Ces fichiers doivent ensuite être mis à disposition dans un répertoire paramétrable au niveau de la fonction TA350.
Le module d’accueil de propositions de commandes a pour but d’extraire les données de ces fichiers, de les contrôler puis de les insérer dans les tables Cegid Orli correspondantes.
Cette intégration reprendra le module d’intégration des commandes EDI ORDERS, au niveau de la structure du fichier échangé (se référer à la documentation du message ORDERS pour tout ce qui concerne les tests, anomalies référencées, etc …).
Il faudra toutefois qu’au niveau de l’enregistrement RFE, le partenaire nous renseigne bien la Référence de commande initiale envoyée lors de la création de la proposition dans Cegid Orli.
Cette information sera à positionner dans un enregistrement de Code = X38.
Le fonctionnement général du module peut être décrit en plusieurs points :
1) Récupération des fichiers séquentiels :
Les fichiers présents sous le compte paramétrable au niveau de la fonction TA350 sont automatiquement renommés afin de conserver intact les fichiers d’origine. Ils sont archivés dans le répertoire « répertoire du TA350/arc » sous le nom YYMMDDHHMMSS. « nom du fichier à intégrer ». Un numéro de lot leur est ensuite affecté. Ce numéro de lot est un numéro séquentiel attribué à chaque fichier traité pour un même numéro de demande et permettant d’effectuer un suivi des transactions.
2) Lancement de l’intégration :
Le lancement de l’intégration s’effectue par l’appel de la fonction XC20B. L’utilisateur doit saisir le code provenance et le code origine correspondant à l’intégration des commandes EDI (exemple : PORDER/PRP)
Ces deux données permettent de déterminer la source émettrice des fichiers.
3) Intégration des fichiers dans les tables réceptacles Cegid Orli :
A ce niveau, seuls des tests de structure des enregistrements sont effectués :
- Enregistrement obligatoire ou non
- Type d’enregistrement erroné
- Champ obligatoire ou non
- Test sur le type de champ : numérique, caractère, date.
4) Contrôles spécifiques liés à la provenance des fichiers reçus :
Tous les contrôles et initialisations de données éventuelles sont effectués dans cette phase.
5) Contrôle de cohérence des différentes propositions de commandes :
On contrôlera que la proposition envoyée dans le fichier du partenaire EDI existe bien dans Cegid Orli, et qu’elle est bien de Type « Proposition de commande EDI ».
On vérifiera également que la proposition n’a pas déjà fait l’objet d’une validation préalable. Dans le cas où la proposition reçue aurait déjà été validée dans un précédent échange EDI, la proposition sera mise dans le SAS des commandes CD360 et un message d’alerte sera édité en fin de XC20B afin de prévenir l’utilisateur. Charge à lui ensuite de « confirmer » avec le partenaire EDI que cette nouvelle validation (avec les modifications éventuelles réalisées) est cohérente, et intégrer définitivement cette proposition via CD620.
A ce niveau, l’ensemble des contrôles effectués par Cegid Orli lors de la saisie normale des commandes par la fonction CD001 sont appliqués aux propositions de commandes à intégrer.
Intégration des commandes :
Seules les propositions de commandes qui ont passé avec succès tous les contrôles cités ci-dessus peuvent être intégrées dans les tables définitives. Dans le cas contraire, une fonction permet de réaliser les corrections nécessaires. (CD360).
Une fois l’intégration terminée, plusieurs états de contrôles sont édités :
- Liste des anomalies au niveau de la lecture du fichier
- Liste totale des commandes reçues
- Liste des commandes traitées et intégrées
- Liste des commandes traitées et intégrées avec warnings
- Liste des commandes traitées et rejetées en anomalie
- Liste des commandes traitées et définitivement rejetées en anomalie
Historisation des commandes :
Toute commande EDI traitée est automatiquement historisée. Ce système permet de conserver l’état initial de la commande reçue afin d’avoir l’historique des quantités initialement commandées par le partenaire (puisque l’utilisateur peut supprimer certaines tailles commandées via la fonction de maintenance des commandes EDI CD360W02)
Schéma fonctionnel du module d’extraction
- Envoi de la proposition de commande issue de Cegid Orli
Schéma fonctionnel du module d’intégration
Description des fonctions du module
Avant la première utilisation de ce module, une phase de paramétrage est indispensable. Celle-ci est réalisée EXCLUSIVEMENT par Cegid. Elle permet de décrire la structure du fichier et de vous affecter un code provenance et un code origine pour le lancement de l’intégration.
Ce paramétrage est standard et correspond au format de fichier géré par Cegid (voir Structure du fichier à intégrer).
N.B. :
Le descriptif du fichier est évolutif et peut être amené à être modifié en fonction de vos demandes. La description de votre fichier doit être cependant étudiée et peut nécessiter la création de fonctions annexes pour l’initialisation de certaines données. A l’issue de cette étude, un paramétrage (facturable) et éventuellement la réalisation de fonctions sous forme d’aménagement seront nécessaires.
Les fonctions du module peuvent être scindées en plusieurs parties :
- PARAMETRAGE AVANT INTEGRATION / EXTRACTION
- LANCEMENT DE L’EXTRACTION
- XC300 EXTRACTION DE FICHIERS SEQUENTIELS
- LANCEMENT DE L’INTEGRATION
- XC20B INTEGRATION DE FICHIERS SEQUENTIELS
- CONTROLES EFFECTUES
- MODIFICATION DES DONNES A INTEGRER
- CD360W02 MODIFICATION DES COMMANDES EDI
- VALIDATION DES DONNEES A INTEGRER
- CD620 RELANCE ET VALIDATION DES COMMANDES EDI
PARAMETRAGE AVANT INTEGRATION / EXTRACTION
TA471 : GESTION DES PARTENAIRES EDI
Cette fonction permet à l’utilisateur de définir les différents partenaires avec lesquels la société souhaite effectuer des échanges EDI.
Il permet ainsi de définir, pour chaque partenaire, chaque langage et chaque version, les différents échanges gérés (réception de commandes, envoi d’accusés de réception (complets, partiels, avec modification), envoi des avis d’expédition, des factures, des catalogues de prix, des catalogues articles, etc…).
Il permet également d’indiquer les spécificités de traitement des commandes selon le partenaire (mode de gestion des commandes prévisionnelles (automatique, manuelle, non gérée), seuil de tolérance lors du contrôle des prix par rapport au PR022, modification des délais autorisée O/N etc...).
Il permet également à l’utilisateur de définir les notions indispensables à la création des commandes dans Cegid Orli (données ne pouvant pas être initialisées à partir des informations présentes dans les fichiers reçus des partenaires (notamment la saison de commande, la nature de commande, le type de commande, la période de prix, etc...).
En dernier lieu, il permet à l’utilisateur de définir, par langage et version, les correspondances nécessaires aux dialogues entre les correspondants (EAN transporteur, mode d’expédition, code emballage ...).
Premier onglet :
Cet onglet permet de définir pour chaque partenaire, chaque langage et chaque version, les différents Envois gérés (ainsi que les spécificités de traitement des données reçues du partenaire).
Pour gérer le nouveau message PORDERS, il faudra donc cocher le message « Proposition Commande », et indiquer le Langage utilisé par le traducteur concernant ce message.
Autre onglet disponible « Message PORDERS » :
Cet onglet permet de spécifier quels sont les Types de commandes client associés aux Propositions de commandes, qui sont à envoyer au Partenaire EDI.
Pour ce qui est du paramétrage de l’extraction, et avant d’utiliser ce module, un certain nombre de données doit être renseigné dans Cegid Orli.
Vous devez renseigner les informations suivantes :
PARAMETRES GENERAUX
EDI_ORLI_SIT
(indispensable pour l’utilisation du module d’extraction XC300.
OPTIONS
XC300W01/SOUS_REP
JP562 : PARAMÉTRAGE DES FORMATS D’EXTRACTION
Afin de s’affranchir le plus possible des langages et des traducteurs, l’utilisateur a la possibilité de définir lui-même la structure du fichier qu’il souhaite générer. Pour ce faire, il dispose d’une bibliothèque de données recensant les différentes informations susceptibles d’apparaître dans le message PORDERS (informations client, commandes, produits, etc ...). Il n’a alors plus qu’à les positionner en utilisant JP562 qui permet à l’utilisateur de paramétrer le format de fichier attendu par le partenaire EDI.
Lors de la constitution du fichier, les règles de gestions suivantes doivent cependant être respectées :
Types d’enregistrement autorisés
Le fichier généré peut contenir les types d’enregistrements suivants :
- Enregistrement « Début de message » (1 seule occurrence)
Niveau 00 - Enregistrement « Entête de proposition » (X occurrences)
Niveau 01 - Enregistrement « Adresses de Proposition » (X occurrences)
Niveau 02 - Enregistrement « Lignes de Proposition » (X occurrences)
Niveau 03 - Enregistrement « Fin de proposition » (X occurrences)
Niveau 04
Structure de l’enregistrement
L’utilisateur peut définir, pour chaque enregistrement, les informations qui le constituent (en appelant une liste de valeur qui lui propose les différentes données disponibles). Pour chaque donnée sélectionnée, il peut renseigner la position de début et de fin de cette dernière, le type de la donnée, le format date éventuel.
Afin d’ouvrir au maximum le paramétrage, l’utilisateur peut également saisir du texte libre.
N.B. :
Une fois le format créé, il faut le rattacher au partenaire EDI (TA450).
TA440 : RÉFÉRENCEMENT GENERAL DES CODES EDI
Cette fonction permet à l’utilisateur de définir les différents codes EDI pour lesquels un fichier des accusés de réception doit être généré.
- Onglet « Code EDI »
L’utilisateur peut renseigner
- Soit un code EDI par partenaire (-> Génération d’un fichier par partenaire)
- Soit un code EDI générique qui regroupera tous les partenaires
(-> Génération d’un fichier multi partenaires).
Cet onglet permet également à l’utilisateur de suspendre toutes les passerelles d’extraction / intégration pour un destinataire donné (code EDI)
TA450 : PARAMÉTRAGE EXTRACTIONS DE FICHIERS
1) Onglet « Paramétrage des Extractions »
Cette fonction permet de définir les différentes passerelles d’extraction pouvant être lancées, avec le paramétrage suivant :
Provenance Origine Indicatif Fonction extraction
PORDERS PRP PRP XC971W01
N.B. :
Le répertoire n’est indiqué qu’à titre indicatif. Il est modifiable par l’utilisateur sans aucune contrainte particulière. Par défaut il dépose le fichier sous $ODIS/XC300.
2) Onglet «Liste des Extractions par code EDI »
Cette fonction permet de définir, pour chaque code EDI renseigné dans TA440, les différentes passerelles d’extraction pouvant être lancées.
On reportera donc ici les Provenance/Origine précédemment définies dans l’onglet « Paramétrage des extractions ».
Les zones « Format extraction » et « Type format » correspondent au Format/Type définis au niveau de JP562.
3) Onglet « Association code EDI Cegid Orli – Entité Externe »
Cette fonction permet d’associer chaque partenaire EDI à un code EDI particulier. C’est au niveau de cette fonction qu’il est possible de choisir de générer un fichier des pièces par partenaire (un code EDI ne doit être associé à un seul partenaire) ou un fichier des pièces multi partenaires (il faut alors définir pour chaque code EDI, l’ensemble des partenaires qui lui sont rattachés au niveau des zones « Société client » et « Code client »).
LANCEMENT DE L’EXTRACTION
XC300 : Lancement de l’extraction
L’utilisateur doit indiquer le code provenance et le code origine renseignés en TA450 pour les passerelles d’extraction des Propositions de commandes (origine PRP), afin d'exécuter XC471.
Une procédure est alors automatiquement lancée et assure la génération du fichier facture attendu.
LANCEMENT DE L’INTEGRATION
Pour ce qui est du paramétrage avant intégration de la proposition de commande modifiée et validée par le partenaire EDI, se rapprocher des prérequis et diverses remarques pour l’intégration du message ORDERS, cette intégration se calquant sur ce message.
XC20B : Lancement de l’intégration
Le 1er onglet permet d’indiquer le code provenance et le code origine fournis par Cegid et correspondant à un paramétrage particulier (EDI/96A) dans le cas des commandes EDI et PORDERS/96A dans notre cas.
Le second onglet permet de renseigner les différents paramètres utilisés pour l’intégration. L’accès à cet onglet est conditionné par la définition ou non de paramètres lors du paramétrage réalisé par Cegid.
exemple :
pour les commandes, un paramètre consiste à demander à l’utilisateur s’il souhaite renuméroter ses commandes ou au contraire, conserver le numéro indiqué dans le fichier.