| ORIGINE | FONCTION |
| INV |
XC965 |
Dans le cadre des échanges de commandes via EDI, il se peut que le partenaire EDI demande la génération d’un fichier régulier contenant les pièces relatives aux commandes qu'il a envoyées.
Cette génération est déclenchée par TA471 (qui décrit les différentes modalités d’échange avec les différents partenaires EDI).
La génération du message INVOIC utilise le module standard d’extraction de fichiers XC300.
Le principe adopté est le suivant :
Il faut en premier lieu mettre en place le trigger HFENT sur la table d'historisation des pièces HIST_FAC_ENT. La mise en place de ce trigger doit être effectuée par Cegid.
L'action prise en compte par ce trigger est la mise à jour des pièces par FA007 ; elle déclenche l’insertion automatique d’un enregistrement dans la table XC_FIC (table standard utilisée lors des extractions de données). Cette table sert ensuite de base à la génération du fichier contenant les pièces.
Conditions d’utilisation du module d’extraction XC300
Il faut créer pour chaque société (si vous souhaitez obtenir un fichier par société), des passerelles d’extraction différentes qui correspondent aux différents langages gérés (EANCOM 93A, EANCOM 96A, EDI-SPORT, EFOVAD).
La création de ces passerelles s’effectue au niveau de la forme TA450.
Chaque passerelle est caractérisée par un code provenance et un code origine particuliers.
Le code origine doit toujours être INV
Le code provenance est libre (exemple : "PIECE")
Le nom du fichier généré est paramétré dans TA450
Ce fichier est placé dans un répertoire UNIX paramétrable au niveau de la forme TA450.
La récupération de ce fichier et la mise à disposition de ce dernier dans la boite aux lettres du partenaire est à la charge du client.
Description des fonctions du module
Avant la première utilisation de ce module, une phase de paramétrage est indispensable.
Celle-ci est réalisée EXCLUSIVEMENT par Cegid. Elle permet l’installation des différents triggers sur table indispensables pour le bon fonctionnement du module.
N.B. :
Le descriptif du fichier généré est évolutif et peut être amené à être modifié en fonction de vos demandes et des contraintes imposées par vos partenaires. La description de votre fichier doit être cependant étudiée et peut nécessiter la création de fonctions annexes pour l’initialisation de certaines données. A l’issue de cette étude, un paramétrage sous forme d’INTERD et éventuellement la réalisation de fonctions sous forme d’aménagement seront nécessaires.
Les fonctions du module peuvent être scindées en plusieurs parties :
- PARAMETRAGE AVANT EXTRACTION
- LANCEMENT DE L’EXTRACTION
Avant d’utiliser ce module, un certain nombre de données doit être renseigné dans Cegid Orli.
Vous devez renseigner les informations suivantes :
PARAMÈTRES GÉNÉRAUX
EDI_ORLI_SIT
(indispensable pour l’utilisation du module d’extraction XC300).
OPTIONS
XC300W01/SOUS_REP
JP020: Compteur de message INVOIC
Chaque envoi (lot) est numéroté à l'aide du compteur « INVOICE » sur 8 chiffres
JP562 : PARAMÉTRAGE DES FORMATS DES MESSAGES EDI
Afin de s’affranchir le plus possible des langages et des traducteurs, il a été décidé de laisser à l’utilisateur la possibilité de définir lui-même la structure du fichier qu’il souhaite générer. Pour ce faire, il dispose d’une bibliothèque de données recensant les différentes informations susceptibles d’apparaître dans le message INVOIC (informations client, pièces, commandes, produits etc ...). Il n’a alors plus qu’à les positionner comme il le désire en utilisant JP562. En fait, JP562 permet à l’utilisateur de paramétrer le format de fichier attendu par le partenaire EDI.
Lors de la constitution du fichier, les règles de gestions suivantes doivent cependant être respectées :
Types d’enregistrement autorisés
Le fichier généré peut contenir les types d’enregistrements suivants :
- Enregistrement « Début de message » (1 seule occurrence)
Niveau 00 - Enregistrement « Entête de pièce » (X occurrences)
Niveau 01 - Enregistrement « Adresses de pièce » (X occurrences)
Niveau 02 - Enregistrement « Lignes de pièce » (X occurrences)
Niveau 03 - Enregistrement « Textes sur lignes de pièce » (X occurrences)
Niveau 04 - Enregistrement « Textes sur pièce » (X occurrences)
Niveau 05 - Enregistrement « Éléments de facturation » (X occurrences)
Niveau 06 - Enregistrement « Fin de catalogue » (1 seule occurrence)
Niveau 07
Structure de l’enregistrement
L’utilisateur peut définir, pour chaque enregistrement, les informations qui le constituent
(en appelant une liste de valeur qui lui propose les différentes données disponibles). Pour chaque donnée sélectionnée, il peut renseigner la position de début et de fin de cette dernière, le type de la donnée, le format date éventuel.
Afin d’ouvrir au maximum le paramétrage, l’utilisateur peut également saisir du texte libre.
N.B. : Une fois le format créé, il faut le rattacher au partenaire EDI (via TA450).
TA440: RÉFÉRENCEMENT GENERAL DES CODES EDI
Cette fonction permet à l’utilisateur de définir les différents codes EDI pour lesquels un fichier des avis d’expédition doit être généré.
- Onglet « Code EDI »
L’utilisateur peut soit renseigner un code EDI par partenaire (-> Génération d’un fichier par partenaire), soit un code EDI générique qui regroupera tous les partenaires (-> Génération d’un fichier multi partenaires).
Cet onglet permet également à l’utilisateur de suspendre les passerelles d’extraction / intégration pour un destinataire donné (code EDI)
TA450: PARAMÉTRAGE EXTRACTIONS DE FICHIERS
1) Onglet Paramétrage des Extractions
Cette fonction permet à l’utilisateur de définir les différentes passerelles d’extraction pouvant être lancées.
Il faudra renseigner ici :
Provenance Origine Indicatif Fonction
PIECE INV INV XC965W01
Au niveau des paramètres d’extraction, vous pouvez renseigner (si besoin) :
Paramètre Libellé Valeur
- RECUPTEXTETA478 Récupération des textes TA478 X (= Oui)
- VALOFA005 Valorisation au prix FA005W01 X (= Oui)
N.B. :
Le répertoire est modifiable par l’utilisateur sans aucune contrainte particulière.
2) Onglet « Extractions par code EDI »
Cette fonction permet à l’utilisateur de définir, pour chaque code EDI renseigné dans TA440, les différentes passerelles d’extraction pouvant être lancées.
On reportera donc ici les Provenance/Origine précédemment définies dans l’onglet « Paramétrage des extractions ».
Les zones « Format extraction » et « Type format » correspondent au Format/Type définis au niveau de JP562.
3) Onglet « Association code EDI Cegid Orli – Entité Externe »
Cette fonction permet à l’utilisateur d’associer chaque partenaire EDI à un code EDI particulier. C’est au niveau de cette forme qu’il est possible de choisir de générer un fichier des pièces par partenaire (un code EDI ne doit être associé à un seul partenaire) ou un fichier des pièces multi partenaires (il faut alors définir pour chaque code EDI, l’ensemble des partenaires qui lui sont rattachés au niveau des zones « Société client » et « Code client »).
TA471 : GESTION DES PARTENAIRES EDI
Cette fonction définit les différents partenaires avec lesquels la société souhaite effectuer des échanges EDI, avec, pour chaque partenaire, chaque langage et chaque version, les différents échanges gérés (réception de commandes, envoi d’accusés de réception
(complets, partiels, avec modification), envoi des avis d’expédition, des pièces, des catalogues de prix, des catalogues articles).
Elle permet également de définir les correspondances entre certaines entités pouvant apparaître dans le message INVOIC (types de document, mode de règlement, code échéance, élément de facturation, etc…)
XC300 : Lancement de l’extraction
L’utilisateur doit indiquer le code provenance et le code origine renseignés en TA450 pour les passerelles d’extraction des articles (origine INV).
Le moteur est alors automatiquement lancé et assure la génération du fichier pièce attendu.
Remarques :
- factures et avoirs libres ne peuvent pas être traités par l’EDI,
même si on les a paramétrées dans TA471 :
- En revanche, factures et avoirs manuels peuvent être traités
(même sur des commandes qui n’ont pas été importées par EDI)
AS368 (Contrôle saisie tracking sur INVOIC)
- permet de « trapper » les factures éligibles à INVOIC n'ayant pas de numéro de tracking,
en les replaçant en position 10 « à modifier » pour les rendre non-éligibles. - traite les factures :
- en position 40
- dont le client est rattaché à un partenaire EDI
(liaison de fonctionnalité 59) - dont le type de document est défini comme à traiter dans les messages INVOIC
(TA471) - dont le numéro de tracking n'est pas renseigné sur au moins un de ses colis