Service Après-Vente (SAV)

(After Sales Services)

Généralités

 

Objectif et valorisation

Ce module intègre l’ensemble des fonctions utiles à la gestion du Service Après-Vente (SAV) de produits finis dans Cegid Orli.

 

La gestion du SAV dans Cegid Orli permet un gain de temps pour les utilisateurs lors de la gestion en atelier des réparations et une amélioration de la gestion de la charge de travail et du suivi de l’activité.

En effet, à partir d’un seul appel au portail Cegid Orli (Fonction MUL RC903), l’utilisateur peut accéder à différentes fonctionnalités SAV par les actions de circularité et d’enchaînement des éditions.

Le SAV permet de suivre les différentes étapes depuis la demande d’intervention (réparation) jusqu’à la livraison de la marchandise réparée au point de vente.

N.B. :
dans Cegid Orli, on ne gère pas la partie point de vente ni la gestion de la réparation dans l’atelier. Uniquement les flux depuis le SAV jusqu’à l’atelier et inversement.

 

 

Les atouts du SAV Cegid Orli :

• Simplification et amélioration du suivi des différentes étapes SAV
  ‎(consommateur ↔ fabricant/atelier)
• Gain de temps pour les utilisateurs en centralisant les différentes informations dans Cegid Orli*
• Estimation précise de la charge de travail, du suivi de l’activité et des coûts de réparation (devis)
• Traçabilité (produits, ateliers, fabricants, …), gestion des matricules
• Analyse de la performance des fabricants

 

 

Pré requis et descriptif technique

Module :

• Intégré à l’ERP Cegid Orli
• Soumis à sérialisation

Pré requis : licence Cegid Orli Gestion commerciale P32006

N.B. :
pas de lien avec le module SAV de Cegid Retail Y2

‎ 

 

Principes - enchaînement

Lorsque le client souhaite réaliser un retour pour réparation, il peut auparavant demander un accord au service commercial, celui-ci enregistre la demande (RC001). Lors de l’enregistrement de la demande par la boutique, l’utilisateur saisit tous les articles et les quantités qui vont être retournées par le client ou sur le stock boutique pour réparation. A ce stade, il est possible de demander un devis.

A l’arrivée du produit au service SAV, le service « diagnostic » enregistre les articles réceptionnés (RC003). Une édition reprenant les articles reçus est envoyée à l’atelier de réparation (Edition demande réparation RC012 type ‘Demande de réparation’).

 

Le SAV regroupe ensuite les produits par atelier de réparation afin de procéder à l’expédition vers l’atelier (RC010 - Saisie des expéditions réparateur). Il est possible d’éditer pour cela un bon de préparation et un bon d’expédition au Réparateur (RC013).

Colisage via RC014 (Bon de colisage réparateur).

 

Après intervention de l’atelier de réparation, le SAV réceptionne les produits via RC011 pour intervention par la personne en charge du contrôle qualité. On pourra éditer un compte-rendu des réparations (RC012 type ‘Client’) pour contrôler les commentaires de l’atelier avant la réexpédition au client.

 

Une fois le contrôle qualité réalisé, on retourne les produits au client (point de vente) par une commande client générée automatiquement lors de la réception des produits.

Pour l’expédition à la boutique on utilise la procédure standard d’expédition Cegid Orli (du fait justement qu’on a généré une commande expédiable par la chaîne standard) : Validation bon (LI011), Bon de colisage (LI038), Edition étiquette (LI008).

N.B. :
une fois le bon de retour validé avec la date de clôture renseignée, celui-ci est considéré comme ‘fermé’, et ne peut plus être modifié. Si l’utilisateur rappelle un bon soldé, celui-ci n’aura accès qu’aux informations d’entête, et aura le message suivant « BON FERME »

 

L’utilisateur peut cependant venir consulter son bon SAV sans solder son bon.
‎

 

Schéma global du SAV

 

Glossaire

• Bon Retour
  ‎N° pour Autorisation et Réception des PF retournés dans Cegid Orli

   

• Bon Réparation
  ‎N° pour Envoi à l’atelier de réparation

   

• Référence Retour
  ‎N° saisi à gauche de l’entête du Bon Retour
  ‎(restituable en tant que « Votre réf. » sur document facture/avoir)

   

• RGA
  ‎N° interne saisi à droite de l’entête du Bon Retour
  ‎(restituable en tant que « Réf. ext. » sur document facture/avoir)

‎ 

 

Différentes fonctions utilisées

Sérialisation des fonctions rattachées au module SAV et fonctions liées

• • Fonctions de paramétrage
    • TA131 : Type de commande client
    • TA180 : Type de document
    • TA376 : Attribution famille de défaut
    • TA378 : Responsable suivi
    • TA363 : Valeur douanière des pro forma
    • TA379 : Coûts forfaitaires des réparations

       

  • Fonctions de gestion
    • RC001 : Autorisation Validation retour /SAV
    • RC003 : Réception retour /SAV produit fini
    • RC010 : Saisie des expéditions réparateur
    • RC011 : Réception des réparations
    • CD001 : Commande client pour réexpédition des articles aux clients (points de vente)
    • LI903 : Expédition client
    • LI066 : Génération bons de chargement/BE à destination des points de vente
    • FA002 : Facture et avoir à destination du point de vente
    • FA007 : Mise à jour en sortie de facturation (transfert vers la comptabilité)

       

  • Fonctions d’édition
    • RC012 : Edition de la demande de réparation et édition du compte-rendu de réparation
    • RC013 : Edition du bon de préparation (pour effectuer le picking) et édition du bon d’expédition réparateur
    • RC014 : Edition bon de colisage réparateur
    • LI007 : Edition du bon de préparation clients et bon de livraison  clients (points de vente)
    • LI056 : Edition bons de chargement à destination des clients (points de vente)
    • LI019 : Transfert Livraison/facture
    • FA005 : Edition facture à destination des clients (points de vente)

       

  • Fonctions de consultation/Suivi/Préparation
    • RC903 : Liste lignes SAV
    • LI903 : Préparation en masse des réparations

 

‎ 

Paramétrage

 

Options et paramètres

Options

 

• RC001W01
  Autorisation Validation retour /SAV

   

  RESP_DIAG_OBL 

  Cette option (valable uniquement en ligne de bon) permet d'indiquer, dans le cadre du module SAV, si le responsable diagnostic doit obligatoirement être renseigné.

  0 = Responsable diagnostic facultatif

  1 = Responsable diagnostic obligatoire

   

  RESP_CQ_OBL 

  Cette option (valable uniquement en ligne de bon) permet d'indiquer, dans le cadre du module SAV, si le responsable contrôle qualité doit obligatoirement être renseigné.

  Les valeurs possibles pour cette option sont :

  0 = Responsable contrôle qualité facultatif

  1 = Responsable contrôle qualité obligatoire

   

  MODE_GESTION 

  Cette option n’est utilisée que dans le cas du module SAV et permet de définir le mode de saisie par défaut lors de l'ouverture de la fonction.

  0 = Saisie de retour

  1 = Saisie de retour en SAV

  N.B. : cette option n’a d’impact que sur acquisition du module SAV ; sans le module SAV, RC001 utilise toujours le mode "Retour" quelle que soit la valeur de cette option.

   

  EDI_LIAI_BOU

  (variable/utilisateur et valeur par défaut = 1) : Il est possible d'éditer, sur le compte-rendu de réparation, les textes de liaison "Demandeur/Boutique" (fonctionnalité 28) saisis au niveau des lignes de bon SAV.

  Cette option permet d'indiquer si le flag permettant l'édition doit être pré-coché ou pas.

  0 = pas pré-coché

  1 = pré-coché (valeur par défaut)

   

   

  EDI_LIAI_DEV

  (variable/utilisateur et valeur par défaut = 1). Il est possible d'éditer, sur le compte-rendu de réparation, les textes de liaison "Devis" (fonctionnalité 25) saisis au niveau des lignes de bon SAV.

  Cette option permet d'indiquer si le flag permettant l'édition doit être pré-coché ou pas.

  0 = pas pré-coché

  1 = pré-coché (valeur par défaut)

   

  EDI_LIAI_REP

  (variable/utilisateur et valeur par défaut = 1). Il est possible d'éditer, sur la demande de réparation, les textes de liaison "Réparateur" (fonctionnalité 27) saisis au niveau des lignes de bon SAV. Cette option permet d'indiquer si le flag permettant l'édition doit être pré-coché ou pas.

  0 = pas pré-coché

  1 = pré-coché (valeur par défaut)

   

  AFF_LIB_FORM

  Uniquement dans le cadre du module SAV, si la valeur de cette option est 1, le libellé de la forme de l'article est affiché à la place de la désignation.

  0 ou null=Libellé forme masqué

  1=Libellé forme affiché

   

  CODE_CANA

  Valable uniquement pour des bons de type SAV, cette option permet d'affecter une division commerciale lors de la saisie du retour.

   

  TYP_SAV

  Type de retour qui sera proposé lors de la création d'un bon de retour SAV.

   

  POS_AVOIR

  Dans le cadre du SAV, position par défaut de l’avoir généré. Si non renseigné, la valeur de la position est égale à 20 (à éditer).

  exemple :
  le fait de renseigner une position à 10 permet de réaliser une vérification et contrôle des avoirs générés.

   

  TYP_CDE_AVO_SAV

  Type de commande qui sera proposé lors de la création de l’avoir à l’issu du retour SAV.

   

  NAT_CDE_AVO_SAV

  Nature de commande qui sera proposée lors de la création de l’avoir à l’issu du retour SAV.

   

  MOT_AVO_SAV

  Motif qui sera proposée lors de la création de l’avoir à l’issu du retour SAV.

   

  MAG_AVO_OBL

  Permet d'indiquer si le magasin lié à l'avoir doit être saisi ou non.

  0 = saisie facultative (valeur par défaut)
  1 = saisie obligatoire

  N.B. :
  dans le cas où la saisie est facultative et que le magasin n'est pas saisi, alors aucun mouvement de stock n'est effectué.

  Cette option est prise en compte UNIQUEMENT dans le cas d'un retour SAV.

   

  MAG_CPT

  Permet d'indiquer le magasin comptable pour lequel le stock est à mettre à jour dans le cas du choix de la résolution BON ERRONE. Cette option est prise en compte UNIQUEMENT dans le cas d'un retour SAV.

   

  CODE_LIAI_LIV

  Cette option permet de préciser le code liaison à utiliser en cas de présence d’adresse de Livraison Retour SAV (fonctionnalité = ‘39’) pour la génération de l’adresse de Livraison
  ‎(fonctionnalité = ‘09’) de la commande SAV. Dans le cas où cette option n’est pas renseignée et qu’il s’avère nécessaire de générer une adresse de livraison pour la commande, la liaison prise en compte sera la première liaison de fonctionnalité ‘09’ trouvée (par ordre alphabétique).

   

   

• RC003W01
  Réception retour

   

  FIN_RECEP

  Cette option permet, dans le cadre du SAV mais aussi des retours standard, de pré-cocher la zone "Réception terminée" au niveau de l'onglet "Pied", lors de la validation de la réception.

  1 = zone non pré-cochée

  2 = zone pré-cochée

   

  MODE_GESTION

  Cette option n'a d'intérêt que dans le cas du module SAV et permet de définir le mode de saisie par défaut à l'ouverture.

  0 = Saisie de retour

  1 = Saisie de retour en SAV

  N.B. :
  cette option ne sera considérée que sur acquisition du module SAV ; sans le module SAV, RC001 utilisera toujours le mode "Retour" quelle que soit la valeur de cette option.

   

  RESP_DIAG_OBL

  Cette option permet d'indiquer, dans le cadre du module SAV, si le responsable diagnostic doit obligatoirement être renseigné.

  0 = Responsable diagnostic facultatif

  1 = Responsable diagnostic obligatoire

   

  CODE_CANA

  Valable uniquement pour des bons de type SAV, cette option permet d'affecter une division commerciale lors de la saisie du retour.

   

  TYP_SAV

  Type de retour qui sera proposé lors de la création d'un bon de retour SAV.

   

   

• RC010W01
  Saisie des expéditions réparateur

   

  EMB_PAR_DEF

  Code emballage par défaut

   

  LIEU_SAV_DEF

  Cette option permet d'initialiser la valeur du code lieu du magasin de réception SAV au niveau du RC010.

   

  MAGP_SAV_DEF

  Cette option permet d'initialiser la valeur du code magasin de réception SAV au niveau du RC010.

   

  POID_BRUT_OBL

  Cette option permet, si elle est à 1, d'obliger l'utilisateur à saisir le poids brut lors de la saisie du colisage, au cas où il serait resté nul (pas de calcul automatique).

  0 = poids brut facultatif

  1 = poids brut obligatoire

  N.B. :
  cette option n'est pas valide lorsque l'option SAIS_NET_BRUT=2.

   

  REPA_AV_COLI
  0=Définition colisage puis affectation 1= Répartition des réparations d'abord

  
  0
  L'utilisateur définira en premier lieu son colisage et affectera ensuite les colis créés aux différentes réparations affectées au bon de livraison.

  1
  L'utilisateur effectuera en premier lieu la répartition des réparations par colis. Les colis affectes seront automatiquement pré-générées dans la page du colisage. L'utilisateur devra cependant ensuite en définir les caractéristiques.‎ 

   

  SAIS_NET_BRUT

  Cette option permet de gérer l'accès aux zones de poids.

  0 = accès au poids brut seulement
  (mode de calcul fonction du paramètre CALC_POIDS_COLI)

  1 = accès au poids brut et au poids net
  (mode de calcul fonction du paramètre CALC_POIDS_COLI)

  2 = pas d'accès aux poids
  (valable seulement dans le cas du nouveau calcul, puisque dans le cas standard, il est nécessaire de saisir le poids brut pour calculer le poids net).

   

   

• RC011W01
  Réception des réparations

   

  SELECT_AUTO 

  Cette option permet de préciser si les lignes à réceptionner doivent être automatiquement sélectionnées ou non et si la coche de sélection des lignes doit être accessible ou non.

  0 : accès à la coche, mais coche non pré-cochée
  dans ce cas l'utilisateur aura accès et cochera la ou les lignes à réceptionner. (Valeur par défaut pour l'option)

  1 : accès à la coche et coche pré-cochée par défaut
  toutes les lignes attendues seront pré-remplies, l'utilisateur pourra toutefois modifier les quantités voire décocher si besoin.

  2 : pas d'accès à la coche mais pré-cochage des cases
  dans ce cas toutes les lignes attendues ont leurs quantités renseignées. L'utilisateur peut modifier les quantités, mais la saisie d'au moins 1 unité est obligatoire. La case ne peut pas être décochée puisqu'inaccessible.

  N.B. : dans ce dernier cas, les boutons "Sélectionner Tout", "Inverser la sélection" et "Rien sélectionner" sont invisibles puisqu'inactifs.

   

  WARNING_RECEP

  Affichage d'une alerte lors de la validation d'une réception si aucune ligne ou quantité réceptionnée n'a été renseignée.

  Positionner cette option à 1 pour activer l'alerte (0 sinon).

   

   

• RC012W01
  Demande et Compte-rendu de réparation

 

AFF_LIB_RESP

Pour gérer l’édition ou non du libellé responsable.

0=pas d’édition

1=édition :

• du Responsable diagnostic si édition de la Demande de réparation
• du Responsable qualité si édition du Compte-rendu de réparation

 

EDI_CATEG_ART

Pour gérer l’affichage ou non de la ligne de produit.

0=pas d’édition

1=édition de la ligne de produit

 

EDI_DESI_ART

Pour gérer la gestion de la description de produit.

0=édition de la désignation article à la place du libellé article

1=pas d'édition de la désignation article

 

EDI_LIB_ART

Permet d'éditer ou non le libellé article.

0=édition du libellé article

1=pas d'édition du libellé article

 

EDI_LIB_FORM

Permet de définir l'information à éditer au niveau de la zone "Description du produit".

0=pas d'édition du libellé forme

1=édition du libellé forme à la place du libellé article, cette option prend le pas sur l'option EDI_LIB_ART

 

EDI_MONT_MAX

Pour indiquer si le montant maximum nécessitant l'accord du client pour la réparation, doit être édité ou non (sur la demande de réparation).

0 = pas d'édition du montant maximum

1 = édition du montant maximum (valeur par défaut)

‎

TYP_PRES

Pour définir quel type de présentation utiliser en compte-rendu de réparation.

Cette option n'est valable que pour le compte-rendu de réparation.

1 = Toutes tailles (édition des 20 quantités et de la grille de tailles)

2 = Edition taille par taille

 

 

 

• RC013W01
  Bon d’expédition réparateur

   

  EDI_CATEG_ART

  Cette option permet de définir si la ligne de produit doit être éditée ou non.

  0 = pas d'édition

  1 = édition de la ligne de produit

   

  EDI_DESI_ART

  0=édition de la désignation article

  1=pas d'édition de la désignation article

   

  EDI_LIB_ART

  Cette option permet de définir l'information à éditer au niveau de la zone "Description du produit".

  0 ou null = Edition du libellé article

  1 = Pas d'édition du libellé article

   

  EDI_LIB_FORM

  Cette option permet de définir l'information à éditer au niveau de la zone "Description du produit".

  0 ou null = Pas d'édition du libellé forme

  1 = Edition du libellé forme à la place du libellé article

  N.B. :
  cette option prend le pas sur les options EDI_LIB_ART et EDI_DESI_ART

  
  ‎ 

   

• RC014W01
  Edition bon de colisage réparateur

   

  EDI_DESI_ART 

  0 = édition de la désignation article à la place du libellé article

  1 = pas d'édition de la désignation article

   

  EDI_LIB_ART 

  0 = édition du libellé article

  1 = pas d'édition du libellé article

   

  EDI_LIB_FORM 

  0 = pas d'édition du libellé forme

  1 = édition du libellé forme à la place du libellé article, cette option prend le pas sur les options EDI_LIB_ART et EDI_DESI_ART

  N.B. : pour ces 3 options, la valeur par défaut est ‘0’

   

  AFF_COL 

  0 = édition du code coloris seulement

  1 = édition du code et du libellé coloris (valeur par défaut)

  2 = édition du libellé coloris seulement

   

   

• LI011W01
  Validation bon

   

  EDIT_IMED_PROFO

  Cette option permet de gérer l'accès et le pré-cochage du flag de génération et édition de la facture pro forma.

  Cette coche est accessible UNIQUEMENT dans le cadre du module SAV et pour les BP issus du SAV.

  ‎ 

   

• LI044W01
  Livraison gérée en CB poste fixe

   

  EDI_PROFO

  Cette option permet gérer l'accès et le pré-cochage du flag de génération et édition de la facture pro-forma.

  Cette coche est accessible UNIQUEMENT dans le cadre du module SAV et pour les BP issus du SAV.

   

   

• TA376W02
  Liste des réparations

   

  AFF_TRI_CODE

  Dans le cadre du SAV, cette option peut prendre les valeurs 0 et 1.

  Si AFF_TRI_CODE=0, les listes des familles, défauts et réparations ne contiennent que les libellés de chaque information. Elles sont triées par libellé.

  Si AFF_TRI_CODE=1, les listes des familles, défauts et réparations contiennent les codes et libellés de chaque information. Elles sont triées par code.

  
  ‎ 

   

• FA058W01
  Summary Recap Invoice

 

PRO_FORMA_SAV

X= Prise en compte des factures pro-forma douanières (valorisées) liées aux commandes SAV pour la génération de la SRI.

Nul = On ne tient pas compte des factures pro-forma.

 

 

 

JP014 : Paramètres

Dans le cas de la gestion des articles CITES (Convention sur le commerce international des espèces de faune et de flore sauvages menacées d’extinction), il faut renseigner les paramètres suivants :

• STAT_ART_CITES
  Indique le numéro du statistique article indiquant si l'article est déclaré CITES.
  exemple :
  Si vous utilisez la statistique article libre 5 pour indiquer si l'article est déclaré CITES, vous devez renseigner 05.
• VAL_ART_CITES
  Indique la valeur de la statistique article indiquant si l'article est déclaré CITES.

  exemple :
  Si vous utilisez la valeur de la statistique article libre 'CIT' pour indiquer les articles qui sont déclarés CITES, vous devez saisir CIT.

   

Dans le cas de la gestion des articles génériques

• SAIS_ART_GEN
  Renseigner la valeur de la saison qui identifiera les articles génériques qui seront réceptionnés et utilisés dans le cadre du module SAV.
  Le pré-requis de rigueur pour cette saison est qu'elle ne doit être ni permanente, ni de contexte "saison commerciale".

 

 

JP020 : Gestion numérotation automatique

Il faut créer un compteur pour l’indicatif N° séquentiel : NO_BL_REPA (longueur N° = 8).

 

 

TA131 : Type de commande client

Cette fonction permet de référencer par la coche SAV le type de retour et de commande client issue du SAV.

 

Ce type de commande est utilisé dans RC001, en création de bon de retour SAV et lors de la génération de la commande client produit fini lors de réexpédition du produit après réparation.

 

Le type de commande SAV permet de distinguer les commandes client SAV des autres commandes clients. Le type de commande généré dans CD001 est repris de RC001.

 

Remarques concernant la gestion des représentants :

Pour ne pas impacter les commissions des représentants, en ce qui concerne les retours et commandes clients de type SAV, il faut cocher ‘direct’ afin de définir le représentant par défaut qui sera généré sur la pièce et donc, ne pas impacter les commissions des représentants.

N.B. :
L’accès à cette coche n’est possible que si le module ‘SAV’ est activé. Hors module SAV, la zone est grisée et inaccessible.

 

TA180 : Type de document expédition produit

Le SAV implique 3 types de documents pour gérer les factures, facture pro forma et les avoirs de type SAV.

Particularités :

 

• Création de type 01 (livraison/facturation) afin de générer au passage dans LI019 la facture et facture pro forma.
  • Si vous gérez la déclaration d’échange de service : Coche ‘Facture de service’ : pour pouvoir générer la Déclaration d’Échanges de Services (pour l’Union Européenne) à transmettre aux Douanes. Un tri lors de l’extraction du fichier D.E.S. permet de sélectionner uniquement les pièces intracommunautaires. Les pièces non liées à l’U.E. ne sont pas prises en compte dans l’extraction de la D.E.S.

 

Pour la facture : type = 01, nature =01 et création = 01 (type de document déjà existant pour la facturation standard).

Pour la facture pro forma : type = 01, nature =02 et création = 01

Pour avoir type SAV : type = 02, nature =01 et création = 02

 

 

TA376 : Attribution familles de défaut

TA376W01
Cette fonction permet de créer et maintenir les défauts

 

Elle se divise en plusieurs onglets pour définir :

• Les ‘familles de défaut’
• Les ‘défauts’
• Les différents ‘défauts possibles par famille’ (la coche permettant de répertorier les différents défauts rattachés à une famille)
• Les ‘Natures de réparation’ (utilisées en ligne du bon SAV dans RC001 et visibles dans les fonctions liées au SAV). Les natures de réparation sont associées à des ensembles d'articles
• Natures par défaut
• Attribution famille de défaut (famille, défaut, réparations : possibilité de restreindre leur saisie en fonction de critères articles. Il est possible d'associer un défaut et/ou une réparation à un ensemble d'articles.

 

Aucun contrôle n’est effectué en cas de modification/suppression d’enregistrement.

 

N.B. :
il est possible de traduire les données par JP044, comme toute traduction de table annexe de base.

Pour pouvoir traduire vos données, vous devez renseigner directement le nom des tables concernées dont voici les informations :

• Défauts possibles => SAV_DEF
• Familles de défaut => SAV_FAMI
• Natures de réparations => SAV_NATREPA

‎ 

 

TA378 : Responsable suivi

TA378W01
Cette fonction permet de gérer les responsables qui interviennent dans les processus de réceptions et contrôles des produits, dans le contexte du Service Après Vente

 

On associe 2 responsables  à une demande de réparation :

• • Responsable diagnostic
  • Responsable qualité

‎Le responsable peut être soit une personne physique, soit un service dédié, ceci reste fonction de votre organisation.

‎Un 'Utilisateur Cegid Orli' peut être renseigné. Il permet, dans ce cas, de faire le lien entre un responsable et un utilisateur Cegid Orli.

‎Ce lien est ensuite exploité lors des créations et mises à jour du bon de réparation.

‎Deux types de responsables peuvent être déterminés :

• Responsable 'Diagnostic' : il a en charge la réception du produit retourné par le client et valide les demandes de réparations.
• Responsables 'Contrôle qualité' : il a en charge la réception du produit en retour de réparation, le contrôle et la validation des différentes réparations effectuées avant le retour du produit à la boutique.

 

N.B. :
Un même responsable peut aussi bien être responsable diagnostic et responsable contrôle qualité.

 

Les champs responsables diagnostic et CQ sont obligatoires.

La modification est également possible en cours de vie du bon. Un historique des modifications est conservé pour tracer les maintenances réalisées dans cette fonction.

‎ 

 

TA034 : Lieu – Magasin – Atelier

Il faut déterminer dans cette fonction, les magasins de réception (dédiés au SAV) et les ateliers réparateurs.

 

Particularités :

Magasin de réception : magasin qui réceptionne les produits finis avant l’envoi à l’atelier.
‎Dans l’onglet ‘Magasins produits finis’, la coche ‘Gestion du magasin de besoin’ ne doit pas être coché car il n’y a pas de calcul de besoin à réaliser sur ce magasin.

 

Atelier réparateur : atelier qui se charge de l’intervention sur le produit fini. Dans l’onglet ‘Atelier/Fabrication Négoce’, vous devez renseigner :

• dans le cas où vous souhaitez tracer vos produits, chaque atelier doit être rattaché dans l’onglet ‘Adresse atelier’ à un magasin réparateur. Magasin où les articles seront expédiés pour réparation. Le fait de saisir un magasin réparateur permet de déclencher des historiques de stock (mouvements +/-) donc un meilleur suivi des produits.

  Dans TA037 (Type de mouvement), des mouvements réservés au SAV permettent d’identifier les historiques de stock dans SP039 – Historique stock PF global :

  870 : Entrée stock SAV (RC003)

  871 : Sortie stock SAV (RC010)

  872 : Entrée stock Réparateur (RC010)

  873 : Sortie stock Réparateur (RC011)

  874 : Entrée stock SAV réparé (RC011)

  875 : Annulation sortie SAV (RC010)

  876 : Sortie stock SAV (cas Avoir) (RC001)

  877 : Entrée autre stock (cas Avoir) (RC001)

  878 : Sortie stock SAV (cas Bon erroné) (RC001)

  879 : Entrée stock cpt (cas Bon erroné) (RC001)
  ‎880 : Sortie stock comptable suite bon erroné SAV (RC001)

  
  ‎ 

• dans le cas où vous ne renseignez pas de magasin réparateur, les articles seront toujours positionnés sur le magasin SAV quel que soit leur statut et leur avancement en réparation.
  ‎Il n’y aura pas de mouvement de stock (donc pas d’historique).

 

Pour les produits qui sont traités par un atelier réparateur situé dans un autre pays, une facture pro forma sera nécessaire pour le passage en douane lors de l’envoi. Il faut donc renseigner un client par atelier. Ce client ‘fictif’ sera utilisé et édité sur la facture pro forma.

 

Cas de l’atelier réparateur interne :

L’atelier réparateur peut être de type ‘interne’. Dans ce cas, il est possible comme pour un atelier externe de réaliser une demande de devis.

Mais si l’atelier réparateur est interne, il n’est pas possible de réaliser des envois ‘Saisies des expéditions réparateur’ (RC010) et Réceptions des réparations (RC011).

 

 

TA363 : Valeur douanière des PRO FORMA

TA363W01
Cette fonction permet de gérer les valeurs douanières par unité-produit nécessaires à la génération de facture pro forma pour le dédouanement (SAV)

 

Il s'agit de la valeur unitaire du produit référencé sur la ligne de réparation.

Pour rappel, la facture PRO FORMA a pour but de déclarer la valeur pécuniaire de l'objet lors du passage aux douanes de certains pays, elle doit porter la valeur de l'objet ; elle peut être nécessaire aussi bien pour les envois réparateur que pour les expéditions client.

Elle n'est pas obligatoirement demandée pour tous les pays,
‎aussi on laisse la possibilité à l'utilisateur de l'éditer ou non.

 

Pour les envois aux réparateurs, le pro forma sera générée et éditée à partir de la fonction de saisie des expéditions (RC010) en cochant ‘Pro forma ?’.

Pour les envois au clients/boutiques, le pro forma sera générée à partir de LI011.

 

Les valeurs douanières sont paramétrées au niveau de cette fonction par catégorie d'articles et par critères statistiques.

N.B. :
Pour que la Facture Pro forma se génère, il faut que l’atelier réparateur soit dans un pays différent et qu’un client soit renseigné au niveau de TA034 pour cet atelier.

 

 

TA379 : Coûts forfaitaires des réparations

TA379W01
Cette fonction permet de gérer les coûts forfaitaires des réparations (SAV) lors de la facturation de réparations au client

 

Afin de fiabiliser l’application des forfaits lors de la facturation, le but était de pouvoir anticiper le coût des réparations les plus courantes afin de donner de la visibilité au client final sans attendre le devis du réparateur.

Cette fonction permet d’alimenter l’onglet de facturation de Autorisation validation retour PF (RC001) en fonction du type de forfait.

 

Au niveau de la fonction Coûts forfaitaires des réparations :

Différenciation des paramétrages des forfaits ATELIER et CLIENT dans deux onglets distincts :

• Forfaits ATELIER
• Forfaits CLIENT

 

Avec

• Sur la partie fixe à gauche de l’écran : Monnaie, Coût, Date d’effet
• Sur la partie droite de l’écran : critères articles :
  • Que ce soit pour, les onglets forfaits ATELIER et CLIENT,  critères de paramétrage :

• Les critères de classification article (société, réseau, marque, activité, ligne de produit, forme, famille d’antériorité et nature de produit 
• Les 20 critères statistiques
• Les critères Modèle et Matière commerciale
• Saison article, code article, coloris et finition spéciale
• Famille de défaut, Défaut, Réparation, Atelier
  • Pour l’onglet forfaits CLIENT : critères clients : Société client, Origine, Pays, Secteur géographique, Catégorie, Famille, Liaison de regroupement, Client de regroupement, Client. L’ordre d’affichage du critère est le plus large (à gauche) au critère le plus fin (à droite).

 

 

Au niveau de la fonction Autorisation validation retour PF (RC001) :

• Alimentation de l’onglet ‘Facturé par l’atelier réparateur’
  • Alimentation automatique au niveau des ‘Montants’ si un forfait de type ‘Atelier’ est renseigné dans Coûts forfaitaires des réparations (onglet ‘Forfaits ATELIER’).
  • Si aucun forfait n’a été paramétré, les ‘Montants’ sont laissés à vide et l’utilisateur pourra les renseigner manuellement.

     

• Alimentation de l’onglet  ‘Facturé au client’
  • Alimentation automatique au niveau des ‘Montants’ si un forfait de type ‘Client’ a été renseigné dans Coûts forfaitaires des réparations (onglet ‘Forfaits CLIENT’).
  • Si aucun forfait ‘Client’ n’a été renseigné dans Coûts forfaitaires des réparations, alors le fonctionnement actuel est conservé (Montants alimentés à partir des Montants présents dans l’onglet ‘Facturé par l’atelier réparateur’).

 

 

La fonction RC001 (ligne de réparation) se base sur ce paramétrage pour proposer le coût de chaque prestation au niveau des lignes des réparations.

‎ 

Lors de la saisie du ‘Montant du devis’ et application des ‘coûts forfaitaires des réparations’ :

Les coûts forfaitaires renseignés dans TA379 qui s’appliquent lors de la génération de la facture au client (point de vente), ne s’appliquent pas de façon automatique au niveau du devis. S’il existe un coût forfaitaire à appliquer, il faut l’intégrer manuellement au montant du devis.

La gestion des devis est manuelle, donc il faut prendre en compte de façon manuelle les coûts forfaitaires au niveau du devis en les incluant, si besoin, au montant des réparations estimé par l’atelier réparateur. Le devis étant indépendant de la facturation, le montant du devis peut donc être différent du montant facturé au point de vente après réparation et donc dépasser le montant maximum des réparations accepté par le client.

 

 

TA347 : Profil utilisateur SAV

TA347W01
Cette fonction permet de définir les profils à affecter aux utilisateurs SAV

 

‎Le profil défini au niveau de l'onglet "Particularités" et affecté au niveau de l'onglet "Affectation" permet d'interdire ou d'autoriser la gestion de certaines fonctionnalités/actions dans les différentes fonctions SAV.

‎Cette fonction gère les autorisations/interdictions suivantes:

 

Entête retour SAV

• Suppression d’un retour SAV
• Accès retour SAV
• Gestion retour SAV Client
• Gestion retour SAV sur stock

 

 

Facturation

• Génération facture client SAV
• Génération d’avoir client SAV

 

Devis SAV

• Accès au Montant seuil d’acceptation du devis
• Accès à la date réponse du réparateur
• Accès à la date réponse du client
• Accès à la date répondu au réparateur

 

Produit

• Accès au libellé indicatif

 

Réparations

• Accès au code réparation

‎

 

Saisie/Maintenance/Validation d’un SAV

 

La réception de produits dédiés au SAV s’effectue :

• soit à partir d’une autorisation de retour issue de RC001
  ‎(Autorisation Validation retour/SAV)
• soit directement dans RC003 (Réception retour produit fini)

   

  Un bouton radio permet de distinguer un simple retour d’un retour pour réparation.

  Le fait de saisir en mode SAV implique la désactivation de zones existantes dans le cadre d’un retour (bouton « Sélectionner », motif, finition spéciale, statut, CB colis, N° tracking, coche « MAJ qtés »).

   

  L'option RC001W01/MODE_GESTION permet d’indiquer le mode de saisie par défaut lors de l’ouverture de la fonction.

  La valeur 1 permet de se positionner directement sur le mode SAV.

• MODE_GESTION : Cette option n’est utilisée que dans le cas du module SAV et permet de définir le mode de saisie par défaut lors de l'ouverture de la fonction.

  • 0 = Saisie de retour
  • 1 = Saisie de retour en SAV

 

N.B. :
cette option n’a d’impact que sur acquisition du module SAV ; sans le module SAV, RC001 utilise toujours le mode "Retour" quelle que soit la valeur de cette option.

 

‎ 

 

RC001 : Autorisation Validation retour /SAV

Entête

 

• Retour / SAV

  Dans le cas où le module SAV n’est pas actif, la coche SAV n’est pas accessible et la zone est ombrée.

  Le client correspond au point de vente.

  Rappel : il est possible de présélectionner la coche ‘SAV’ ou ‘Retour’ à l’aide de l’option RC001W01/MODE_GESTION. Il est conseillé de déclarer tous les users SAV et ainsi précocher SAV dans RC001.

   

• Client/Sur stock

  Permet de renseigner s’il s’agit d’une demande de réparation sur : Retour client (consommateur) / Retour sur stock.

   

• Numéro de bon retour

  Identifiant unique dans Cegid Orli du bon de demande de réparation, créé par incrémentation.

  Champ non modifiable.

   

• N° externe

  Champ alphanumérique, (alimenté par une interface ou saisie manuelle).

  Correspond au numéro externe du bon (exemple : gestion en Asie).

   

• Référence retour
  Ce numéro peut correspondre :
  • soit au numéro délivré (lors de création par passerelle)
  • soit saisie manuelle de la référence (exemple : au numéro du talon papier joint par le point de vente à l’article )

    Dans le cas de fiches créées dans un logiciel externe, ce code peut correspondre à un code barre qui est d’ores et déjà généré par le logiciel externe.

    De la même façon, pour les fiches créées manuellement dans Cegid Orli un code peut être saisi et est visualisable en édition sous forme de code barre afin de pouvoir traiter les réceptions de la même façon (lecture douchette) que les fiches créées dans le logiciel externe. En d’autres termes, le code barre n’est pas généré par RC001, mais si une référence est saisie sous forme de chiffre, dans le cas du SAV, la référence pourra être bipée.

     

• Date bon 

Il s’agit de la date de création du bon :

• Si le bon est créé par interface (intégration par passerelle) : égale à la date du jour de création du bon, par l’interface, dans Cegid Orli.
• Si le bon est créé dans le service SAV : saisie manuelle par l’utilisateur (information présente sur le coupon papier transmis par le point de vente)

 

 

• Client

  Il s’agit du code et adresse du point de vente à l’origine de la demande de réparation.

  Alimentée par interface ou saisie manuelle. Un contrôle de cohérence est appliqué dans les deux cas pour garantir l'existence dans Cegid Orli des données client (seules les données client existantes dans Cegid Orli sont autorisées / aucune saisie libre acceptée).

   

• Consommateur 

  Les nom et prénom du consommateur dans le cas d'un SAV Client. La saisie à ce niveau impacte le sous onglet ‘Consommateur’.

   

• Saison de vente

La saisie de la saison de vente en en-tête est facultative lors de la création de l’en-tête car elle peut être renseignée en fonction des articles retournés, mais elle doit obligatoirement être renseignée lors de la validation en ‘Pied’ du retour. Si non renseigné en en-tête, à la saisie de la première ligne, elle se génère automatiquement sur l’en-tête (si article saisonnier).

N.B. :
les articles peuvent appartenir à des saisons différentes. Il n’y a pas de contrôle entre la saison de vente saisie en en-tête et la (les) saison(s) article des lignes du bon) car un article retourné peut appartenir à une saison différente de la saison de vente actuelle.

 

Cas des articles permanents :

• Cas de la création/maintenance du bon de retour SAV par RC001 :

  La saisie de la saison de vente en entête est facultative. C’est lors de la validation dans RC001 dans l’onglet ‘Pied’ qu’un contrôle* est réalisé et que sa saisie devient obligatoire.

• Cas de la création du bon de retour SAV par RC003- Réception retour produit fini :
  ‎la saison de vente est facultative quelle que soit la nature de l’article (permanent ou saisonnier) car la personne qui crée le bon ne sait pas toujours à quelle saison de vente rattacher la demande.

Dans le cas d’un article permanent, si elle n’est pas renseignée lors de la création par RC003 elle ne s’initialise pas en fonction de la saison article. A la validation dans RC003, elle reste nulle. C’est lors de la validation dans RC001 dans l’onglet ‘Pied’ qu’un contrôle* est réalisé et que sa saisie devient obligatoire.

* Contrôle effectué : un article est considéré comme permanent dès lors que la saison article est cochée permanent dans TA073 (pas de contrôle au niveau de la fiche client).

 

• Diagnostic

  Renseigné manuellement (nom et prénom de la personne ou service qui prend en charge la demande).

  Champ modifiable (création d’un historique si modification du responsable apportée).

  La saisie d’un responsable diagnostic n’est pas obligatoire en entête, même si l’option le stipule. L’option RESP_DIAG_OBL est valable uniquement en lignes.

• Qualité

  Le responsable qualité permet de préciser la personne ou le service en charge du contrôle qualité du produit après intervention de l’atelier de réparation.

  Champ modifiable (création d’un historique si modification du responsable apportée).

   

  Condition de livraison

   

• Mode d’expédition

  A la saisie du client et la société, cette zone se met automatiquement à jour.

   

• Transporteur

  A la saisie du client et la société, cette zone se met automatiquement à jour.

   

• Condition de port 

  A la saisie du client et la société, cette zone se met automatiquement à jour.

   

• Position  OUVERTE/FERMEE

  Cette zone permet de connaître l'état du retour SAV.

  Si la position est FERMEE, le bon devient non modifiable.

  Exemple : un bon est fermé lorsqu’une résolution est apportée.

   

  La fermeture de la fiche peut être :

• soit manuelle mais à condition que toutes les lignes du retour aient une résolution.
  Il n’existe pas d’automatisme dans RC001 pour fermer le bon en en-tête si toutes les lignes sont résolues (sans passage par FA007) : Fermeture par intervention manuelle.
• soit automatiquement via FA007 lorsque toutes les lignes de retour ont une résolution (statut :'17','15','16','13'), le passage par FA007 solde le retour : Position = FERMEE.

   

  Condition de vente

  Diverses informations reprises du bon client (idem Commande client CD001).

   

  Situation - en tête

  Ces dates permettent de connaître l'avancement du retour pour SAV. Ces dates ne sont pas modifiables.
  ‎Elles sont renseignées avec les valeurs de la ligne de retour dans le cas d'un retour mono-ligne. En revanche, dans le cas d'un retour portant sur plusieurs lignes, ces dates sont nulles et il faut aller visualiser ces informations au détail pour chacune des lignes.

   

  Lignes

  Saisir le ou les produits retournés dans la partie haute de l'écran. Les informations relatives à la réparation sont renseignées dans les divers onglets, notamment la liste des réparations à effectuer, le réparateur, les éventuels devis demandés...

   

  Indications présentes sur chaque ligne :

   

• Division commerciale

  Non modifiable après création

  Plusieurs Divisions commerciales peuvent être saisies sur un même bon.

   

• Nature du retour

  Non modifiable après création.

  Plusieurs natures de retour peuvent être saisies sur un même bon (une nature de retour par ligne).

   

• Type de retour

  Non modifiable après création

  Plusieurs types de retour peuvent être saisis sur un même bon (un type de retour par ligne).

   

• Saison/Article/Coloris/Finition spéciale

   

  • CITES (Convention sur le commerce international des espèces de faune et de flore sauvages menacées d’extinction). On identifie les articles CITES pour le passage aux douanes.

 

 

Paramétrage permettant l’identification d’un article/produit CITES :

Paramètre JP014 :

 

• • STAT_ART_CITES

    Indiquer le numéro de la statistique article indiquant si l'article est déclaré CITES.

    Exemple : Si vous utilisez la statistique article libre 5 pour indiquer si l'article est déclaré CITES, vous devez renseigner 05.

     

  • VAL_ART_CITES

    Indiquer la valeur de la statistique article indiquant si l'article est déclaré CITES.

    Exemple : Si vous utilisez la valeur de la statistique article libre 'CIT' pour indiquer les articles qui sont déclarés CITES, vous devez saisir CIT.

     

  • TA050 : Libellé statistique produit : définir un code statistique permettant de définir les articles CITES

     

  • AR001 : Fiche article, onglet ‘Statistiques article/produits’ (AR001W04)

Indiquer l’article CITES au niveau de la statistique selon paramétrage JP014.

Dans notre exemple : sur la statistique article libre 5, vous renseignez ‘CIT’.

 

Cas des articles non générique :

Coche générée automatiquement (non accessible) et indiquant si le produit est de type CITES

Cas des articles générique :

Coche accessible et sa saisie est libre.

 

 

• Statut de la ligne

  Ce champ permet de connaître le statut de la ligne (comprenant 1 ou plusieurs articles) afin de répondre au besoin de traçabilité (Attente envoi réparation, attente devis, etc...)

  Un statut est composé d’un code alphanumérique et d’un libellé.

  Les actions réalisées sur la ligne impactent les statuts.

   

  Le statut de la ligne représente l'avancement des réparations, en partant de la création du bon de réparation, jusqu'à sa fermeture. Les seules modifications manuelles permises dans cette fonction sont :

• passage de 1, 13 ou 15 à 17, sans contrôle
• passage de 17 à 1, si et seulement s'il n'existe pas de quantité reçue

 

Le statut est mis à jour au fur et à mesure de l’avancement des réparations
‎(voir aussi ‘Tableau des évènements déclencheurs des statuts mise à jour’).

• la saisie de la date de prise en charge par le SAV passe le statut à 3
• la saisie de la date de réception du devis du réparateur passe le statut à 5
• la saisie de la date d'envoi du devis au client passe le statut à 7
• l'acceptation du devis par le client passe le statut à 8
• le refus du devis par le client passe le statut à 1 si aucune quantité reçue,
  ‎à 2 si le responsable diagnostic n'est pas renseigné, ou à 3 sinon
• si l'atelier réparateur est interne, la saisie de la date d'envoi au réparateur passe le statut à 9
• si l'atelier réparateur est interne, la saisie de la date de retour de réparation passe le statut à 12
• les non réparations du produit "échange, devis refusé ou produit conforme" passe le statut à 14 (Pour assurer la cohérence des données, il est interdit de passer au statut 14 si la ligne de retour n’est pas en statut 12)
• les non réparations du produit "irréparable ou contrefaçon" passe le statut à 13

‎ 

 

Liste des statuts :

1 = Bon créé (ligne)

2 = Article reçu, attente prise en charge

3 = Diagnostic réalisé, demande prise en compte

4= Envoyé au réparateur, attente du devis

5 = Réception réponse devis du réparateur

6 = Décision de prise en charge

7 = Attente acceptation du devis

8 = Devis accepté

9 = Envoyé au réparateur

10 = Reçu par réparateur, réparation en cours (Inactif dans cette version)

11 = Réexpédié par le réparateur (Inactif dans cette version)

12 = Réceptionné après réparation

13 = Résolution apportée

14 = Résolution apportée, en attente de réexpédition

15 = Réexpédié au client (point de vente)

16 = Reçu par le demandeur, fermeture du bon

17 = Fermeture ligne/ ou bon

 

 

 

Attendu

Reçu

Détail des quantités attendues et/ou reçues.

 

 

• Circularité 

  Depuis les lignes (RC001W20), il est possible d’accéder par circularité à YB010 : Ligne de commande client afin d’avoir les informations de la commande  associée à la ligne de réparation.

   

• Actions complémentaires possibles

‎ 

 

• Accès à RC001W26 : Remplacement de l’article

  Jusqu’au statut 3 inclus, il est possible de remplacer, en ligne de bon, un article par un autre article à la suite de l’identification ou à une erreur de saisie de l’article retourné.

  Pour cela, il suffit d’accéder par le bouton ‘Actions complémentaires’ à RC001W26 et de saisir l’article de remplacement.

  Il est possible de saisir des tailles différentes par rapport aux tailles de la ligne ‘Produit remplacé’.

  A la validation, la ligne initiale est modifiée par les nouvelles informations.

   

  Contrôles lors de la validation du (des) produit(s) remplaçant(s) dans RC001W26 :

  Sont concernés tous les articles génériques ou non.

  La somme des quantités saisies dans ‘Produit remplaçant’ doit être égale à la somme des quantités ‘Produit remplacé’

  Rappel : Si le statut est supérieur à 3, il n’est pas possible de modifier l’article.

   

  
  ‎ 

   

• Accès à RC001W25 : Matricules

 

Remarques sur les quantités :

Compléments d’informations sur les quantités si réceptions partielles après réparation Dans le cas d’une réception partielle par RC011, la ligne initiale est éclatée, les quantités attendues sont différentes selon le mode de création du bon.

 

 

• Cas 1 : Création du bon de retour SAV puis réception directement via RC003 – Réception retour PF

 

 

 

• Cas 2 : Création du bon de retour SAV via RC001 puis Réception via RC003

 

 

 

 

Dans cette fonction, le bouton de duplication d'un enregistrement n'a pas le fonctionnement habituel. Il permet l'initialisation d'une nouvelle ligne de réparation contenant le produit de la ligne d'origine.

 

Remarques :

Après réception par RC003, il n’est plus possible de modifier des quantités réceptionnées ou d’éclater des quantités réceptionnées dans RC001.

Néanmoins, il est possible d’ajouter sur un bon une ligne à réceptionner via RC001.

 

 

• • Sous onglet ‘Produit’

     

    Les données à ce niveau sont facultatives. Elles permettent d’identifier un article grâce à  différentes dates (‘Acheté’, ‘Déjà réparé’, ‘Fin de garantie’). Il est possible de visualiser le produit grâce à son image (selon paramétrage). On retrouve à cet endroit sa désignation, son coloris et sa finition spéciale.

     

  • Sous onglet ‘Situation’ 

Sont mentionnées à ce niveau les dates des diverses étapes liées à la réparation afin de permettre le suivi du bon, ce qui permet un suivi rapide de la réparation ; le suivi est aussi possible via RC903 (Liste lignes SAV- consultation)

L'ordre d'affichage et de saisie des dates est l'ordre chronologique.

Ces dates sont toutes facultatives, le seul contrôle effectué est le respect de l'ordre chronologique. Autrement dit, une date doit dépasser la date précédente.

Vous pouvez renseigner dans cet onglet les dates des diverses étapes liées à la réparation, ce qui permet un suivi rapide de la réparation.

 

L'ordre d'affichage et de saisie des dates est l'ordre chronologique sous conditions :

• • Date de prise en charge par le client (point de vente)
  • Date de prise en charge par le SAV : est accessible si, et seulement si la date de réception SAV est renseignée
  • Date d’envoi du produit au service SAV
  • Date de retour souhaitée par le consommateur
  • Date de réparation estimée
  • Date d’envoi au réparateur : accessible si, et seulement si la date de prise en charge par le SAV est renseignée et l'atelier réparateur est interne,
  • Date de retour estimée : accessible si, et seulement si la date d'envoi au réparateur est renseignée,
  • Date de retour de réparation : accessible si, et seulement si la date d'envoi au réparateur est renseignée et l'atelier réparateur est interne,
  • Date à laquelle est effectué le contrôle qualité : accessible si, et seulement si la date de retour de réparation est renseignée,
  • Dates de réception du produit dans point de vente ou par le consommateur : accessibles si, et seulement si la date de réexpédition est renseignée.

    
    ‎Si l'atelier est externe, les dates "Envoi au réparateur" et "Retour de réparation" ne sont pas accessibles, elles sont respectivement mises à jour par les fonctions :

  • RC010W10 (Saisie des expéditions réparateur)
  • RC011 (Réception des réparations)

    
    ‎
    ‎Les dates "Réception SAV" et "Réexpédition" ne sont pas accessibles, elles sont respectivement mises à jour par les fonctions :

  • RC003 (Réception retour PF)
  • LI011W04 (Expédition/facturation de BP), LI056 (Edition bon de chargement) et LI069 (Valid. BC)

     

  • Date de réponse au client : Lorsque l'utilisateur indique le devis accepté, et lorsque la date de transmission du devis au client est renseignée, la fonction positionne automatiquement la date de réponse au client à la date du jour.

 

Le fonctionnement des dates au niveau ‘Devis’ est identique à l’onglet "Devis"(RC001W24).

 

 

 

• Accès et Mise à jour des Dates

 

Client

 

SAV

 

‎ 

 

Réparation

 

Devis

 

Client

‎ 

‎ 

 

TA477 : Délai retour réparateur → Retour estimé

Pour pouvoir calculer la date de retour estimée, on se base sur la date d’envoi au réparateur auquel on ajoute un nombre de jours issu de TA477 :

Date de "Retour estimée" = Date d' "Envoi au réparateur" + Nombre de jours (issu de TA477).

 

Cette fonction est de type "Règle de gestion" (paramétrage JP517)

Cette fonction permet de renseigner, pour chaque atelier réparateur, le délai moyen de réparation en nombre de jours.

Grâce à ces données, la fonction d’expédition au réparateur (RC010) peut calculer automatiquement la date de retour estimée (affichée au niveau de l’onglet « Situation » de RC001).

Les critères exploités lors d’un SAV sont les suivants :

• Atelier réparateur
• Critères article :
  saison article, ligne de produit, forme
• Garantie

 

Cette fonction est composée de 3 parties :

1. à gauche : le Nombre de jours (Nb jours), avec ascenseur vertical
2. à droite : les critères ateliers (kit atelier) et articles (dans l’ordre Société article / Réseau / Marque / Activité produit / Ligne de produit / Forme / Nature de produit / Saison article / Code article / Coloris / Finition spéciale ainsi que Produit sous garantie*) sont disponibles pour pouvoir affiner la saisie, avec ascenseur horizontal
3. partie basse : les libellés, avec ascenseur vertical

* Le délai de réparation étant généralement plus long pour les produits qui ne sont plus sous garantie.

 

La saisie du ‘Nombre de jours’ et d’un critère minimum sont obligatoires. Pour le délai, le nombre de jours doit être strictement supérieur à 0.

Chaque enregistrement doit être unique.

 

Lors de la recherche dans la table de paramétrage, si aucun délai n’est trouvé, alors la date de retour estimée n’est pas calculée.

Sinon, ce nombre de jours est ajouté à la date du jour et mis à jour au niveau du bon de retour.

 

Après calcul et mise à jour de la date de retour estimée, celle-ci reste modifiable par l’utilisateur comme auparavant au niveau de RC001.

 

 

 

Sous onglet ‘Réparations’

Cet onglet permet de renseigner le responsable diagnostic et les réparations liées à la ligne.

La modification du responsable diagnostic est possible en cours de vie du bon.

 

 

‘Produit sous garantie’ : Cochée automatiquement si la date d'achat + date de fin de garantie sont renseignées dans l’onglet ‘Produit’.

Attention : il est également possible de renseigner cette coche manuellement.

‘Dommage lié à l’usage du consommateur’ : Cette coche est visible et modifiable au niveau de cet onglet.

Elle peut être modifiée librement par l’utilisateur.

Attention : Voir impact dans onglet ‘Facturation’

 

 

Si l’on souhaite réaliser une demande de devis, il faut cocher ‘Demande de devis’ afin d’avoir accès à l’onglet ‘Devis’ (après avoir saisi l’onglet ‘Réparateur’). La coche ‘Demande de devis’ signale que le client souhaite obtenir un devis avant que la réparation soit lancée. Ces informations sont visibles sur la demande de réparation.

 

Cet onglet permet de lister la(es) réparation(s) demandées par le client. Le diagnostic de l’atelier SAV peut aboutir à la modification / précision de la ou des réparations demandées. Une ou plusieurs réparations peuvent être demandées.

 

Fonctionnement de la demande de réparation : En fonction des critères préalablement renseignés dans TA376, les choix possibles pour la Famille de défaut, le Défaut(s) détaillé(s) et la Réparation (Intervention) demandée varient.

Ceci afin de permettre une gestion de liste contextuelle afin de faciliter la sélection des valeurs par l'utilisateur. A partir d'une ligne de produit donnée, seules les familles de défaut de cette ligne de produit sont affichées, puis à partir de la famille de défaut sélectionnée, seuls les défauts correspondants à cette famille sont proposés dans la liste de valeurs, puis à partir du défaut sélectionné, seules les réparations correspondant à ce défaut sont proposées (arbre décisionnel à plusieurs niveaux).

 

‎La coche "Demande de devis " et la liste des différentes réparations à effectuer sont accessibles si, et seulement si la date de prise en charge par le SAV et/ou le responsable diagnostic sont renseignés.
‎
‎Si le produit a été reçu par le SAV :

• la saisie du responsable diagnostic provoque la mise à jour automatique de la date "Prise en charge SAV" et l'avancement du statut de 2 à 3
• inversement, si aucune réparation n'est encore prévue, l'effacement du responsable diagnostic provoque l'effacement de la date "Prise en charge SAV" et le recul du statut de 3 à 2.

‎
‎Il n'est pas possible :

• d'ajouter une réparation sur une ligne de bon déjà résolue
• de supprimer une réparation déjà effectuée.

 

Sous onglet ‘Réparateur’

Sont présents dans cet onglet : le magasin de réception SAV, l’atelier fabricant (facultatif) et l’atelier réparateur (l’atelier qui va traiter la réparation) qui est obligatoire.

 

Magasin de réception SAV :

Magasin proposé par défaut

Il correspond au magasin prévu dans TA496 ("Attribution magasins"), ou, si un tel magasin n'existe pas, celui renseigné dans la fiche produit.

Accessible si statut de la ligne = 1.

 

L'atelier fabricant proposé par défaut est le « meilleur » circuit (et non pas le plus prévu) pour le produit dans la société. Ce circuit est trouvé en prenant celui qui a le plus petit rang pour les critères de recherche (saison, article, société, coloris, magasin, etc…)

 

Comme la recherche de cette valeur par défaut dépend du magasin de réception de la ligne de réparation, l'atelier est proposé par défaut après la saisie du magasin. L'atelier fabricant est ensuite modifiable sans contrainte particulière.

 

Si vous gérez les numéros de série, le fabricant exact du produit est généré (code atelier correspondant dans AR031).

‎L'atelier réparateur est renseigné manuellement par l’utilisateur.

Si l’atelier réparateur se situe à l'étranger ou si la réparation donne lieu à une facture pro forma, l'atelier réparateur doit être associé à un client. Ce client sera celui de la facture présentée à la douane.
‎
‎Pour pouvoir demander un devis au réparateur, il faut cocher "Demande de devis" dans l'onglet "Réparations" et renseigner l'atelier réparateur à cet endroit.

‎La modification de l'atelier réparateur dans cet onglet est répercutée sur le devis en attente (s'il existe). Il est possible de modifier l’atelier réparateur si le statut de la ligne est 1 (Bon créé), 2 (Bon réceptionné), 3 (Diagnostic réalisé).

Le changement d'atelier est interdit à partir du moment où les produits ont été reçus par le réparateur.

‎Pour tracer le mouvement de stock (et donc l'historique) entre le magasin de réception du produit à réparer et l'atelier réparateur, vous devez associer un magasin réparateur via TA034, à l'atelier réparateur.

 

 

Si le l’atelier est de type ‘interne’ - fonctionnalité 01 (TA034 – Lieu Atelier Magasin), si le statut de la ligne est 3 : Diagnostic réalisé, demande de prise en compte, le fait de renseigner ce type d’atelier va modifier le passage au statut supérieur :

Le statut passe de 3 (Diagnostic réalisé, demande prise en compte) à 9 (Envoyé au réparateur), puis de 9 à 12 (Réceptionné après réparation).

• Passage de 3 à 9 en saisissant la date d'envoi au réparateur
• Passage de 9 à 12 en saisissant la date de retour de réparation.

 

 

A ce stade, il est possible d’expédier les produits à l’atelier réparateur via RC010.

 

Seules les lignes de réparations réceptionnées par RC003 et prises en charge par le responsable diagnostic sont visibles et peuvent donc être envoyées.

Seules les lignes ayant le statut égal à 3 (= Diagnostic réalisé, demande prise en compte) sont visibles.

 

‎ 

 

Sous onglet ‘Devis’

Ce sous-onglet permet d'associer un ou plusieurs devis à une ligne de réparation.

 

Il devient accessible après avoir coché ‘Devis’ dans le sous onglet ‘Réparations’ et après avoir renseigné le sous-onglet ‘Réparateur’.

 

 

Descriptif :

‘Réparations acceptées jusqu’à’ : permet à l’utilisateur de saisir un montant maximum pour lequel le client/consommateur accepte de payer les réparations.

Champ non obligatoire, modifiable selon GDA. Il s'agit du seuil du montant de réparation en-deçà duquel le client donne son accord pour engager les travaux de réparation. Cette information est imprimée sur la demande de réparation. « Le montant maximum ne nécessitant pas l’accord du client est de : » : montant seuil.

 

Atelier réparateur : champ non accessible, uniquement à titre d’information

 

Montant du devis : saisie libre par le responsable diagnostic en fonction des éléments saisis au niveau du détail par réparation. La monnaie du montant du devis proposée par défaut est celle du fournisseur de l'atelier réparateur.

Pas de contrôle par rapport aux différents montants détaillées dans le sous onglet ‘Détail par réparation’. Pour avoir accès à ‘Détail par réparation’, un montant de devis doit être renseigné.

 

Différentes Dates à renseigner par le responsable diagnostic suivant l’avancement de la demande de devis : Transmis au réparateur, Réponse du réparateur, Transmis au client, Réponse du client, Répondu au réparateur.

Les dates liées au devis  apparaissent également dans l’onglet ‘Situation’. L’onglet ‘Situation’ se mettant à jour automatiquement.

Pendant la saisie, il n'est pas possible d'effacer une information, si l'information suivante est renseignée.
exemple :
il n'est pas possible d'effacer la date de transmission du devis au réparateur si la date de réception de ce devis est renseignée.

‎ 

 

Lors de sa création, un devis est classé ‘En attente’.

 

Il devient ‘Accepté’ (par le client) ou ‘Refusé’ (par le client ou par le réparateur).

Si un devis est refusé, et seulement dans ce cas, il est possible de demander un nouveau devis, éventuellement à destination du même réparateur. Autrement dit :

• il n'est pas possible d'avoir deux devis actifs, c'est à dire notés ‘En attente’ en même temps.
• il n'est pas possible non plus de demander un nouveau devis, si le dernier devis a été accepté.

‎Lorsque plusieurs devis ont été demandés, seul le devis le plus récent est modifiable.

 

Les autres devis (forcément tous refusés) sont "historisés".

Une fois un devis ‘Accepté’, la création d'un devis devient interdite.

 

 

Le sous onglet ‘Détail par réparation’ devient accessible dès lors que vous avez saisi la devise dans ‘Montant du devis’ (les montants détaillées seront dans cette devise).

Aucun contrôle de cohérence n’est réalisé concernant le devis (ex. case « devis » cochée mais aucune information renseignée).

 

 

Dans le cas où le devis est ‘Refusé’, le fait de coché ‘Refusé’ alors que le produit a été envoyé à l’atelier de réparation provoque la remise du statut de la ligne à 4 : Envoyé au réparateur-en attente de devis.

A ce stade, le SAV peut

• demander un nouveau devis sur le même atelier ou
• demander le retour du produit au SAV pour
  • soit retourné le produit au point de vente
  • soit réaliser une nouvelle demande de devis sur un autre atelier réparateur.

 

En cochant ‘Refusé’, la ligne de bon redevient visible dans RC011 afin que le produit puisse être réceptionné par le SAV en cas d’un retour SAV.

 

Au passage par RC011, le statut de la ligne passe à 3 : Diagnostic réalisé, demande de prise en compte.

‎ 

Lors de la saisie du ‘Montant du devis’ et application des ‘coûts forfaitaires des réparations’ :

Les coûts forfaitaires renseignés dans TA379 qui s’appliquent lors de la génération de la facture au client (point de vente), ne s’appliquent pas de façon automatique au niveau du devis. S’il existe un coût forfaitaire à appliquer, il faut l’intégrer manuellement au montant du devis.

La gestion des devis est manuelle, donc il faut prendre en compte de façon manuelle les coûts forfaitaires au niveau du devis en les incluant, si besoin, au montant des réparations estimé par l’atelier réparateur. Le devis étant indépendant de la facturation, le montant du devis peut donc être différent du montant facturé au point de vente après réparation et donc dépasser le montant maximum des réparations accepté par le client.

 

 

 

Sous onglet ‘Textes’

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer un texte associé à un retour SAV.

Vous avez trois possibilités:

• Utiliser un texte standard (défini dans TA137) sans le modifier
• Utiliser un texte standard et le modifier.
  exemple :
  vous pouvez associer au retour un texte standard "nominatif" dans lequel vous changez le nom du client
• Associer un nouveau texte, spécifique au retour en cours

Dans ce cas, le texte, une fois créé, n'est pas enregistré dans la table des textes. Autrement dit, il n'est pas visible dans TA137.

Dans le premier cas, vous renseignez les trois zones liaison, numéro d'ordre et texte. Vous pouvez bien sûr consulter le texte concerné en cliquant sur la coche "visu.".

Dans le second cas, vous procédez de la même façon, mais vous cochez "mod.". Le texte standard apparaît alors, et vous pouvez le modifier à votre guise.

Dans le dernier cas, vous ne remplissez pas la zone texte, vous allez directement sur les lignes de texte pour les compléter.

• 06 = Facturation client
• 22 = Textes sur retours clients
• 34 = Texte multi-édition permet de définir sur quels documents un texte doit apparaître :
  • CDE (commande),
  • LIV (livraison),
  • EXP (expédition),
  • FAC (facture),
  • PIC (picking),
  • COLI (liste de colisage)
• 27 = Textes des liaisons Réparateurs
• 28 = Textes des liaisons Clients (Boutiques)
• 29 = Textes des liaisons SAV
• 25 = Textes des liaisons Devis

Les textes sont utilisés afin que l’atelier puisse, en saisissant un texte libre, informer le SAV (idem communication SAV vers le point de vente).

 

Options  pour RC001W01

• EDI_LIAI_BOU (variable/utilisateur et valeur par défaut = 1)

  Il est possible d'éditer, sur le compte-rendu de réparation, les textes de liaison "Demandeur/Boutique" (fonctionnalité 28) saisis au niveau des lignes de bon SAV.

  Cette option permet d'indiquer si le flag permettant l'édition doit être pré-coché ou pas.

  0 = pas pré-coché

  1 = pré-coché (valeur par défaut)

   

• EDI_LIAI_DEV (variable/utilisateur et valeur par défaut = 1)

  Il est possible d'éditer, sur le compte-rendu de réparation, les textes de liaison "Devis" (fonctionnalité 25) saisis au niveau des lignes de bon SAV.

  Cette option permet d'indiquer si le flag permettant l'édition doit être pré-coché ou pas.

  0 = pas pré-coché

  1 = pré-coché (valeur par défaut)

   

• EDI_LIAI_REP (variable/utilisateur et valeur par défaut = 1)
  Il est possible d'éditer, sur la demande de réparation, les textes de liaison "Réparateur" (fonctionnalité 27) saisis au niveau des lignes de bon SAV.
  Cette option permet d'indiquer si le flag permettant l'édition doit être pré-coché ou pas.
  • 0 = pas pré-coché
  • 1 = pré-coché (valeur par défaut)

 

‎ 

Sous onglet ‘Résolution’

On retrouve ici les natures de réparations indiquées dans l’onglet ‘Réparation’. Il n’est pas possible de les modifier ou de les supprimer. Cet onglet est utilisé par le Responsable Qualité lors du retour du produit après réparation au service SAV.

• le responsable qualité coche les réparations terminées,
• le responsable qualité indique la résolution apportée.

Coches ‘Produit sous garantie’ et ‘Dommage lié à l’usage du consommateur’ visibles au niveau de cet onglet mais non modifiable (consultation uniquement).

Il est possible de passer du statut 3 à :

• Statut 17 sans résolution dans le cas où le bon est erroné.
• Statut 13 dans le cas d’une contrefaçon
• Statut 14 dans le cas d’un échange

   

  Cet onglet permet de renseigner la ou les résolutions apportées (réparations, émission d’avoir, etc.).

   

  Choix possibles :

  Toutes les coches « réparé » sont cochées  (= Article(s) réparé(s) en totalité), la liste Produit non réparé disparaît.

   

  Article(s) réparé(s) partiellement :

  Si le produit n’est pas réparé, vous devez préciser la raison de ce choix, parmi :

• Produit échangé,
• Produit irréparable,
• Devis refusé par le client,
• Fiche erronée,
• Contrefaçon,
• Produit conforme
• Réparation non satisfaisante
• Irréparable faute de pièces

 

Vous pouvez créer un avoir en cochant la zone prévue à cet effet dans les cas où l’article est irréparable.

‎ 

 

Détail

En attente

 

• Échangé : IMPORTANT : Dans le cas d’un échange, la commande client PF dans CD001 ne se déclenche pas de façon automatique. Il faut saisir manuellement une commande dans CD001 pour relancer la livraison d’un nouveau produit au client.

   

• Irréparable (avec possibilité de cocher dans ce cas : ‘Avec avoir’).
  ‎Dans ce cas, on peut ensuite accéder à l’onglet Facturation/ Avoir au client.

   

  • Avec avoir car sous garantie ou accord commercial

    Dans le cas "produit irréparable" qu’il soit sous garantie ou non, vous pouvez créer un avoir en cochant la zone prévue à cet effet (‘Dommage lié à l’usage du consommateur’ ne doit pas être coché).

    Cocher "Avec avoir" engendre la recherche immédiate des périodes de tarif, tarif et/ou prix spéciaux à utiliser pour valoriser l'avoir, informations provenant en priorité du paramétrage TA301 (Règles d'application des tarifs), ou à défaut de l'en-tête du bon.

     

    Le fait de demander un ‘Avoir’ pré génère les données de l’onglet «‘Facturation- Avoir au client’ » en terme de tarification.

    Inversement, décocher "Avec avoir" entraine l'effacement des informations précédemment citées.

    Si un tarif est trouvé, l’utilisateur n’a pas besoin d’aller dans l’onglet «‘Facturation- Avoir au client’ », la génération de l’avoir s’effectue après validation en ‘Pied’ de RC001. L’utilisateur est averti qu’un avoir a été généré, son N° est affiché.

    Lors du passage par FA007 (Mise à jour en sortie de facturation), le N° de l’avoir devient visible dans l’onglet ‘Facturation- Avoir au client’ et non pas dans l’onglet ‘Résolution’ du RC001.

    Il est possible d’utiliser l’option RC001W01/POS_AVOIR afin de forcer à ‘10’ (à modifier) la position de l’avoir pour pouvoir intervenir sur l’avoir avant qu’il soit définitivement transmis en comptabilité.

    POS_AVOIR : Cette option permet de préciser une position particulière pour l'avoir généré à l'issue du retour SAV. Si aucune valeur n'est renseignée pour cette option, l'avoir sera généré en position '20'.

    N.B. : cette option est prise en compte uniquement dans le module SAV.

    exemple :
    renseigner une position à 10 permet de réaliser une vérification et contrôle des avoirs générés.

  • Sans avoir car hors période garantie  Produit réexpédié soit au point de vente soit à un service interne différent du SAV (magasin spécifique).
  • Sans avoir car lié à l’usage de la cliente  Produit réexpédié soit au point de vente soit à un service interne différent du SAV (magasin spécifique).

     

• Devis refusé par le client : Accessible seulement si le devis a été refusé alors que le produit était déjà envoyé à l’atelier réparateur.

  Il faut donc réceptionner en retour atelier (RC011) le produit non réparé et le Contrôle qualité coche ici ‘Devis refusé par le client’

   

• Bon erroné : Accessible seulement si le devis a été refusé alors que le produit était déjà envoyé à l’atelier réparateur.

  Il faut donc réceptionner en retour atelier (RC011) le produit non réparé et le Contrôle qualité coche ici ‘Devis refusé par le client’

   

• Contrefaçon : le produit est expédié dans un service interne (juridique). Expédition non gérée dans Cegid Orli. Le bon est alors fermé.

   

• Produit conforme

   

• Réparation non satisfaisante : la ligne de bon est fermée automatiquement.
  ‎Par le biais du bouton ‘Actions complémentaires’ en choisissant : ‘JP999 - Nouvel envoi réparation’.

Option RC001W01/TEXT_ENVOI contenant le code texte à attribuer lors de la duplication de lignes en statut 17 - Fermeture ligne et/ou bon avec motif « réparation non satisfaisante » pour un nouvel envoi au réparateur.

Ce code texte est à référencer dans TA137 : Texte sur document et traduction.

Au niveau des « Lignes de réparation », le bouton des « Actions complémentaires » : ‘JP999 - Nouvel envoi réparation’ permet la duplication de la ligne en statut 17 - Fermeture ligne et/ou bon avec motif « réparation non satisfaisante » pour un nouvel envoi au réparateur. Il s’agit donc du deuxième envoi au réparateur.

Ce bouton de duplication réalise au niveau de la Numérotation de la nouvelle ligne dupliquée la même action que les boutons F6 (insertion) + F7 (duplication), ceci étant nécessaire pour conserver ensuite visuellement la ligne dupliquée en dessous de sa ligne « d’origine ».

Cette action de duplication des lignes en statut 17 - Fermeture ligne et/ou bon si et seulement si le motif est ‘réparation non satisfaisante’ a pour but de créer une nouvelle ligne par duplication de la ligne en-cours.

Cette nouvelle ligne est positionnée en statut :

• • 3 - Diagnostic réalisé, dem prise en compte ou
  • 4 - Envoyé au réparateur - Attente du devis ou
  • 8 - Devis accepté selon la gestion ou non des devis

La nouvelle ligne est identifiée comme étant un nouvel envoi au réparateur. Coche ‘Nouvel envoi’ visible mais non modifiable dans l’onglet « Réparateur » de RC001.

La nouvelle ligne bénéficie d’un texte avec une liaison de fonctionnalité 27 (Textes des liaisons Réparateurs) numéro d’ordre égal à 1 et un code texte égal à la valeur de l'option TEXT_ENVOI.

 

Il n’est plus possible de dupliquer manuellement une ligne en statut 17 - Fermeture ligne et/ou bon si le motif de la ligne est « réparation non satisfaisante ».

Il n’est pas possible d’apporter deux fois la résolution « Réparation non satisfaisante »   à une ligne de retour SAV. En fait, cette résolution ne peut être affectée à une ligne de retour que si la nouvelle coche « Nouvel envoi » n’est pas positionnée pour la ligne concernée.

 

Restitution de l’information ‘Nouvel envoi réparateur’ 

RC903 : Liste lignes SAV : Consultation de cette information dans la liste des lignes en SAV avec un critère sélectif « Nouvel envoi réparateur » permettant de sélectionner les lignes de SAV qui sont de nouveaux envoyés au réparateur et permettant de faire le lien avec les lignes d’origines. Ce critère n’est pas présent dans la présentation par défaut.

Cette information est présente en Edition de Demande de réparation- RC012 -textes de fonctionnalité 27 (Textes des liaisons Réparateurs) au niveau des Commentaires.

‎ 

 

• Irréparable faute de pièces

Pour permettre d’informer une boutique lorsqu’un produit n’a pas été réparé faute de disponibilité en stock des pièces nécessaires à sa réparation :

Cette valeur fonctionne de la même façon que la valeur ‘Irréparable’.

Ce motif apparaît sur l’état de réparation de la fonction Compte-rendu de réparation (RC012).

 

• Coche ‘Produit sous garantie’ :

Plusieurs cas peuvent se présenter :

• Si le produit est encore sous garantie au moment de son dépôt dans le point de vente, la zone "Produit sous garantie" est cochée et inaccessible.
• Inversement, si le produit n'est plus sous garantie, la zone est décochée et inaccessible.
• S'il n'est pas possible de savoir si le produit est ou n'est pas sous garantie (date de fin de période de garantie ou de dépôt du produit dans le point de vente non renseignée), la zone est accessible et sa saisie est libre.

Son accès dépend des dates de fin de garantie du produit et de prise en charge du produit dans le point de vente.

 

• ‘Dommage lié à l’usage du consommateur’ :

• But : uniquement à titre informatif.
• Remarques :
  • Ne bloque pas l’accès à certaines résolutions.
  • Possibilité par la suite de réaliser un avoir ou non.
  • Ne provoque pas le passage à un autre statut

‎ 

Sous onglet ‘Facturation’

Cet onglet comprend 3 sous-onglets permettant de renseigner respectivement :

 

• Facturé par l’atelier réparateur : la facture que vous a faite l'atelier réparateur. Cet onglet est accessible dès que l'atelier réparateur est précisé. Les informations renseignées par défaut proviennent soit du devis accepté (s'il en existe un), soit de la fonction de paramétrage des coûts facturés: TA379.

   

• Facturé au client : la facture destinée au client. Cet onglet est accessible dès que toutes les réparations sont effectuées ou lorsque le produit est irréparable, sans demande d'avoir. Les informations renseignées par défaut proviennent du sous-onglet précédent.

La devise dans le libellé varie en fonction de la devise du client,  si le client a une devise en USD, on a « Montant de la facture destinée au client en USD », fonctionnement identique aux autres fonctions Cegid Orli.

La facture se génère après la réexpédition au point de vente, lors du passage par LI019 : Transfert-Livraison facturation.

Le N° de la facture est affiché dans cet onglet à titre indicatif après le passage par LI019.

 

Impact sur la facturation des coches ‘Produit sous garantie’ et ‘Dommage lié à l’usage du consommateur’ :

Dans la fonction Autorisation validation retour PF (RC001), il existe une coche ‘Génération de la facture au client’ qui conditionne la facturation de la réparation au client.

Les coches de ‘Produit sous garantie’ et ‘Dommage lié à l’usage du consommateur’ de l’onglet ‘Réparations’ et ‘Résolutions’ vont impacter la notion de ‘Génération de la facture au client’ : Ce pré-cochage ne s’effectue qu’au moment de la saisie de la « Résolution » lors du cochage de « Réparé » ou du motif de « non réparation ».

 

La règle mise en place pour le pré-cochage de cette zone est la suivante :

 

Remarques

Les forfaits clients s’appliquent quand même dans Autorisation validation retour PF (RC001) et le prix facturé au niveau de la ligne est toujours alimenté.

Les prix spéciaux ne sont alimentées dans les lignes de retour et de commande que si la coche « Génération de la facture au client » est activée.

Le champ ‘Génération de facture’, bien qu’alimenté en automatique dans tous les cas métiers, est toujours accessible dans l’onglet « Facturé au client » (pour modification de dernière minute).

 

Option GEN_COCHE_FAC définie pour RC001 :

Permet d'avoir la pré-génération de la coche "Génération de la facture client", selon les valeurs de coches "Produit sous garantie" et "Dommage lié à l'usage du consommateur" :

Valeurs possibles : Pré-génération coche "Génération de la facture client" : 0=Non (valeur par défaut), 1=Oui

 

‎- ou Avoir au client : l’avoir destiné au client. Cet onglet est accessible dans le seul cas d'un produit irréparable, avec demande d'avoir. Le couple période / tarif ou les prix spéciaux renseignés par défaut sont issus du paramétrage fait dans TA301, ou si un tel paramétrage n'existe pas, de l'en-tête du bon. L’onglet ‘Avoir au client’ permet de modifier les tarifs pour la génération de l’avoir. Tarif ou prix spéciaux sont obligatoires pour pouvoir pré générer l’avoir.

‎Toutes ces informations par défaut présentes dans ces sous-onglets sont modifiables sans contrainte particulière.

Il n'est plus possible de saisir un avoir lorsque une facture à destination du client est saisie et inversement.

Il est possible de facturer une réparation partielle.

‎ 

 

Mise à jour des stocks en fonction de la résolution apportée

- cas "Irréparable" + "Avec avoir" coché : si le magasin à mettre à jour saisi au niveau de l'onglet "Avoir au client" (magasin obligatoire ou pas en fonction de l'option MAG_AVO_OBL), alors diminution du stock SAV et augmentation stock saisi.

- cas "Bon erroné" : si le magasin comptable indiqué est celui saisi au niveau de l'option MAG_CPT, alors diminution stock SAV et augmentation stock comptable.

Pour cela, 2 options :

MAG_AVO_OBL
permet d'indiquer si le magasin lié à l'avoir doit être saisi ou non.

0 = saisie facultative (valeur par défaut) ou 1 = saisie obligatoire. Remarque: dans le cas où la saisie est facultative et que le magasin n'est pas saisi, alors aucun mouvement de stock n'est effectué.

Cette option est prise en compte UNIQUEMENT dans le cas d'un retour SAV.

MAG_CPT
permet d'indiquer le magasin comptable pour lequel le stock est à mettre à jour dans le cas du choix de la résolution BON ERRONE. Cette option est prise en compte UNIQUEMENT dans le cas d'un retour SAV.

 

 

• Choix de la résolution AVOIR

   

  Le choix de la résolution AVOIR permet d’accéder à l’onglet « Avoir » (accessible à partir de l’onglet « Facturation »).

   

  C’est au niveau de cet onglet que sont définies toutes les informations nécessaires à la génération de l’avoir. C’est ici qu’on saisit le magasin d’entrée à mettre à jour.

  L’utilisateur est libre de saisir le magasin de son choix (liste de valeurs disponible). Cependant, il est possible de limiter les magasins possibles via l’utilisation des GDA.

  La saisie de ce magasin est obligatoire ou non sur option.
  Dans le cas où la saisie est facultative et que l’utilisateur laisse la zone vide, alors aucun mouvement de stock n’est effectué.

   

  L’avoir est généré en validation de bon, à condition que la zone « Génération de l’avoir pour le client » ait été cochée. Après création de l’avoir, les mouvements de stock suivants ont lieu :

  Mouvement de sortie (-) à partir du magasin SAV

  Mouvement d’entrée (+) vers le magasin choisi par l’utilisateur

   

   

• Choix de la résolution BON ERRONE

  L'atelier constate que la ligne de produit sélectionnée par la boutique est erronée. La boutique doit créer une nouvelle demande à destination de l'atelier. Le bon erroné ne sera pas traité.

  Ce choix BON ERRONE déclenche les mises à jour suivantes lors de la validation du bon :

  • Mouvement de sortie (-) à partir du magasin SAV
  • Mouvement d’entrée (+) vers un magasin comptable SAV

 

Ici, l’utilisateur n’a pas le choix du magasin. Celui-ci est définit dans l’option MAG_CPT. La fonction contrôle qu’elle est renseignée et que le magasin saisi existe dans la base.

 

Dans les 2 cas, ces mouvements sont identifiés via les types de mouvements (TA037).

• Type 876 : Sortie du stock SAV suite avoir SAV
• Type 877 : Entrée vers stock autre magasin suite avoir SAV
• Type 878 : Sortie du stock SAV suite bon erroné SAV
• Type 879 : Entrée stock comptable suite bon erroné SAV
• Type 880 : Sortie stock comptable suite bon erroné SAV

 

 

Éclatement des lignes

Il est possible d’éclater une ligne de retour SAV (statut de la ligne 2, 3 ou 12).

Causes liées à l’éclatement d’une ligne de retour SAV :

• Une différence de réparation ou d’atelier de réparation
• Une différence de résolution

N.B. :
la ligne créée possède le même statut que la ligne d’origine.

 

L’éclatement s’effectue par circularité via le bouton ‘Actions complémentaires’, choix RC001W26 : Éclatement de la ligne.

L’éclatement ne peut être réalisé que sur une ligne dont la quantité totale réceptionnée est supérieure à 1 pièce.

‎

L’utilisateur accède via la circularité dans la pop-up en mode « Eclatement ligne » :

• La partie « Ligne d'origine » est chargée avec les valeurs initiales de la ligne à éclater.

  Les zones de quantités ne sont pas modifiables.

• La partie « Nouvelle ligne » est chargée partiellement. Seules les informations concernant l’Article – Coloris – FS sont renseignées à partir des données de la lignes d’origine.

Les quantités sont à saisir et correspondent aux quantités de la nouvelle ligne.

La modification ne peut néanmoins consister qu’en une diminution de la quantité initialement réceptionnée par taille.

 

Au niveau de la quantité totale, la ligne d'origine ne peut pas être mise à zéro.

 

 

exemple :

Ligne d'origine avant éclatement

Nouvelle ligne

Au niveau des tailles 34, 38 et 42, la même quantité a été saisie.

Pour la taille 36, la quantité a été diminuée. Au niveau du total, la quantité ne peut que diminuer.

Au final, la somme des quantités de ces 2 lignes correspond à la quantité totale de la ligne d’origine.

Autrement dit, l’éclatement consiste à créer une nouvelle ligne, mais uniquement avec le reliquat de ce qui ne correspond pas à la ligne d’origine.

Résultat :

La ligne d'origine devient :

La nouvelle ligne a les quantités suivantes :

Soit au TOTAL :

Ce total correspond à la ligne de départ, suite à la réception des pièces.

Lors de la validation, la ligne d’origine est défalquée des quantités de la nouvelle ligne.

La somme des quantités (ligne d’origine + nouvelle ligne) est égale à la somme des quantités de la ligne d’origine.

Les quantités attendues sont conservées sur la ligne d’origine.

 

Les éléments de la ligne d’origine reportés sur la nouvelle ligne sont les suivants :

• Situation
• Réparation
• Réparateur
• Textes

 

Il n’y a pas d’impact sur la mise à jour des stocks étant donné que toutes les pièces ont déjà été réceptionnées et que la somme des quantités est identique.

 

Selon le statut de la ligne d’origine, s’il existe une commande miroir, celle-ci est modifiée à l’identique de l’éclatement.

Si on souhaite éclater 1 ligne d'origine en 3 lignes, on peut éclater la ligne d'origine une première fois puis répéter l'opération.

 

On ne duplique pas les éléments du devis pour éviter le risque de facturer deux fois la réparation des n pièces (l'onglet ‘Devis’ alimentant par défaut l'onglet ‘Facturation’).

 

 

N.B. :
Le ‘Responsable CQ’ et ‘Date d’envoi SAV’ deviennent facultatifs dans le cas du choix de résolution ‘Réparation non satisfaisante’ (statut 17). Si on duplique la ligne pour réaliser un second envoi vers un atelier réparateur. La nouvelle ligne passe du statut 1 à 3 et le ‘Responsable CQ’ et ‘Date d’envoi SAV’ deviennent facultatifs.

 

 

• Sous onglet ‘En-tête’
  Utilisé pour accéder à l’en–tête.

   

• Sous onglet ‘Pied’
  Pour accéder au pied du Bon de retour SAV.

 

Consommateur

 

Sont indiquées ici les coordonnées du consommateur où devront être retournés le(s) article(s) après intervention SAV.

Les informations relatives au client final ne sont visibles qu'à ce niveau. Aucune autre fonction dans Cegid Orli ne mentionne ces informations.

Les éventuelles modifications au niveau du Nom-Prénom sont mises à jour au niveau de l’onglet en-tête (en dessous du pavé ‘Adresse client’) lors de la Validation en ‘Pied’ de RC001.

 

Pied

 

En pied de bon de retour SAV, il est possible d’éditer via la coche + le bouton ‘Impression’ :

• Le bon de réparation lors d’une demande de réparation
• Le compte-rendu de réparation après réparation

 

Éléments de tarification

 

Remarque : cet onglet utilisé dans le cadre des retours PF n’est pas accessible dans le cas du SAV. Il n’y a pas d’éléments de tarification dans le cas du SAV.

 

Adresses retour

 

On retrouve plusieurs adresses :

Adresse ‘A enlever à’ : adresse client (point de vente) où se trouve(nt) le(s) produit(s) à récupérer avec la possibilité d’accéder via ‘Adresses clients’ à CL001W14 (Liaisons d’un client) pour visualiser et éventuellement sélectionner via une coche une adresse différente. Les adresses visualisables sont les adresses de liaison livraison renseignées dans CL001W04 pour ce client.

‎ 

 

Adresse ‘A déposer à’ : magasin de réception (magasin SAV) où les produits doivent être déposés.

Les adresses de cet onglet se génèrent automatiquement à la création du bon lorsque vous saisissez le code ‘Client’ et le code ‘Magasin de réception’.

 

‘Adresse différente’ :

Cette adresse est utilisée dans le cas où l'adresse de livraison des colis SAV diffère de celle utilisée pour les livraisons standards.
exemple : cas où la boutique possède deux entrepôts de livraison :

• un pour les livraisons de collection (adresse standard)
• un pour les livraisons de SAV (adresse retours SAV)

Dans ce cas : il faut créer dans TA014 une liaison ‘LIVRAISON RETOUR SAV’ (fonctionnalité = 39). Cette liaison est uniquement saisie dans CL001. Une seule liaison de cette fonctionnalité possible par fiche client.

Lors de la génération de l’image de la commande « miroir », l’adresse de livraison est initialisée comme suit :

• L'adresse LIVRAISON RETOUR SAV (de la fiche client) prise en compte par défaut
• Puis si aucune adresse LIVRAISON RETOUR SAV n’est renseignée pour le client, la recherche s’effectuera pour l’adresse de livraison standard.

Concernant les adresses de LIVRAISON, l’ordre de priorité est :

• Adresse de LIVRAISON (fonctionnalité = 09) renseignée pour le retour (dans le nouvel onglet).
• Adresse de LIVRAISON RETOUR SAV (fonctionnalité = 39) du client du retour
• Adresse de LIVRAISON classique (fonctionnalité = 09) du client du retour

Lors de l’insertion de l’adresse ‘LIVRAISON RETOUR SAV’ dans la commande, celle-ci est générée comme adresse de ‘LIVRAISON’ classique (liaison de fonctionnalité ‘09’).

 

L’option RC001W01/CODE_LIAI_LIV permet de préciser le code liaison à utiliser en cas de présence d’adresse de Livraison Retour SAV (fonctionnalité = ‘39’) pour la génération de l’adresse de Livraison (fonctionnalité = ‘09’) de la commande SAV.

N.B. :
Dans le cas où cette option n’est pas renseignée et qu’il s’avère nécessaire de générer une adresse de livraison pour la commande, la liaison prise en compte est la première liaison de fonctionnalité ‘09’ trouvée (par ordre alphabétique).

Ces données saisies dans CL001 donne la possibilité à l’utilisateur à ce niveau, lors du contrôle qualité (étape de résolution), de demander une expédition à un autre client (boutique, service interne, …) avec impact de l’adresse sur la commande dans CD001.

 

‎ 

 

Remarque :

Cas de réexpédition à un autre client que le client demandeur initiateur de la demande

Exemple : Un consommateur dépose un article à réparer dans un point de vente A à Paris mais souhaite le récupérer dans un autre point de vente B à Hong Kong. L'adresse de réexpédition après traitement SAV n'est donc pas celle du client demandeur.

Principe pour traiter ce cas :

• la commande client générée en automatique doit rester limitée à une seule quantité
• il faut maintenir la commande client (à partir du numéro du N° de bon de retour) et y modifier l'adresse de livraison.

Dans le bon de retour SAV, le client n'est pas modifié (il l'est uniquement dans la commande client CD001).

La facturation reste à la charge du client initiateur de la demande.

Si besoin (comme dans notre exemple) on peut saisir une pro forma manuelle pour une réexpédition vers un client hors du pays de la demande.

Textes

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer un texte associé à un retour SAV.

Vous avez trois possibilités:

Utiliser un texte standard (défini dans TA137) sans le modifier

Utiliser un texte standard et le modifier.
exemple : associer au retour un texte standard "nominatif" dans lequel vous changez le nom du client

 

Associer un nouveau texte, spécifique au retour en cours

Dans ce cas, le texte, une fois créé, n'est pas enregistré dans la table des textes. Autrement dit, il n'est pas visible dans TA137.

Dans le premier cas, vous renseignez les trois zones liaison, numéro d'ordre et texte. Vous pouvez bien sûr consulter le texte concerné en cliquant sur la coche "visu.".

Dans le second cas, vous procédez de la même façon, mais vous cochez "mod.". Le texte standard apparaît alors, et vous pouvez le modifier à votre guise.

 

Dans le dernier cas, vous ne remplissez pas la zone texte, vous allez directement sur les lignes de texte pour les compléter.

• 06 = Facturation client
• 22 = Textes sur retours clients
• 34 = Texte multi-édition permet de définir sur quels documents un texte doit apparaître :
  • CDE (commande),
  • LIV (livraison),
  • EXP (expédition),
  • FAC (facture),
  • PIC (picking),
  • COLI (liste de colisage)
• 27 = Textes des liaisons Réparateurs
• 28 = Textes des liaisons Clients (Boutiques)
• 29 = Textes des liaisons SAV
• 25 = Textes des liaisons Devis

 

Les textes des liaisons de fonctionnalité ‘25’, ‘27’ et ‘28’ peuvent être édités sur la demande de réparation ou sur le compte-rendu de réparation (RC012). Pour cela, une coche apparaît pour indiquer si le texte doit être édité ou non. Elle peut être pré-cochée en fonction d’options.

 

 

Fermeture du bon

Le bon est fermé lorsque l'atelier SAV n'a plus à intervenir sur ce bon.

La fermeture du bon n'entraîne pas de changement de statut du bon.

‎En revanche, un bon ne peut être fermé que si toutes les lignes ont une résolution.

Lorsque toutes les lignes de retour ont une résolution, soit statut dans '17','15','16','13',
‎FA007 solde le retour  Position = FERMÉE

 

Ainsi 4 événements peuvent déclencher la fermeture du bon (toujours automatique) :

• Saisie manuelle du statut 17 dans les lignes (fiche erronée ou contrefaçon sans expédition) – Ligne en statut 17 (Fermeture manuelle ligne et/ou bon)
• Fermeture suite à l'expédition client (toutes les résolutions avec expédition) – Ligne en statut 15 (Réexpédition au client - point de vente)
• Fermeture suite au renseignement de la référence de l'avoir (résolution avoir) – Ligne en statut 13 (Résolution apportée)
• Fermeture suite au passage au statut 16 (Reçu par le demandeur, fermeture du bon).

Remarque : Le fait que FA007 entraîne la fermeture du bon est donc tout à fait pertinent pour les statuts 13 et 15 puisqu'il y a émission d'une facture si refacturation client, d'une pro forma à zéro si pas de refacturation client ou d'un avoir.

 

 

Options  RC001W01

• EDI_LIAI_BOU (variable/utilisateur et valeur par défaut = 1)

  Il est possible d'éditer, sur le compte-rendu de réparation, les textes de liaison "Demandeur/Boutique" (fonctionnalité 28) saisis au niveau des lignes de bon SAV.

  Cette option permet d'indiquer si le flag permettant l'édition doit être pré-coché ou pas.

  0 = pas pré-coché

  1 = pré-coché (valeur par défaut)

   

• EDI_LIAI_DEV (variable/utilisateur et valeur par défaut = 1)

  Il est possible d'éditer, sur le compte-rendu de réparation, les textes de liaison "Devis" (fonctionnalité 25) saisis au niveau des lignes de bon SAV.

  Cette option permet d'indiquer si le flag permettant l'édition doit être pré-coché ou pas.

  0 = pas pré-coché

  1 = pré-coché (valeur par défaut)

   

• EDI_LIAI_REP (variable/utilisateur et valeur par défaut = 1)

Il est possible d'éditer, sur la demande de réparation, les textes de liaison "Réparateur" (fonctionnalité 27) saisis au niveau des lignes de bon SAV.

Cette option permet d'indiquer si le flag permettant l'édition doit être pré-coché ou pas.

0 = pas pré-coché

1 = pré-coché (valeur par défaut)

Les textes des liaisons de fonctionnalité ‘29’ ne sont jamais édités.

Remarques

Il n’est pas possible de créer un bon de retour par duplication de bon existant.

 

 

‎ 

 

RC003 : Réception retour produit fini

Cette fonction permet de réceptionner les produits retournés par le client pour réparation :

• soit après la création de la demande de retour type SAV dans RC001,
• soit directement en mode création dans cette fonction. Dans ce cas, il faut ensuite compléter la réception via RC001.

 

Cas de la création du bon dans RC003

 

Lors de la saisie d’un retour SAV :

• l’utilisateur doit préciser la nature du retour, c'est-à-dire la provenance des produits : ‘Client’ ou ‘Sur stock’. En effet, les produits peuvent provenir d’un client (déjà vendus), mais aussi d’une boutique (exemple : pas encore vendus suite constatation d’un défaut). Il est possible de maintenir (modifier) la nature par la suite.

   

• la saisie de la saison de vente est facultative lors de la création de l’en-tête car elle peut être renseignée en fonction des articles retournés, elle reste facultative lors de la validation du retour. Pour les articles saisonniers, si non renseignée en en-tête, à la saisie de la première ligne, elle se génère automatiquement sur l’en-tête.

N.B. : les articles peuvent appartenir à des saisons différentes. Il n’y a pas de contrôle entre la saison de vente saisie en en-tête et la (les) saison(s) article des lignes du bon) car un article retourné peut appartenir à une saison différente de la saison de vente actuelle). Pour les articles permanents, si la saison de vente n’est pas renseignée en entête dans RC003. La zone reste à nulle lors de la validation mais devient obligatoire lors du passage dans RC001, à la validation dans l’onglet ‘Pied’. * Contrôle effectué : un article est considéré comme permanent dès lors que la saison article est cochée permanent dans TA073. Il n’y a pas de contrôle au niveau de la fiche client.

 

• l’obligation de saisie du responsable diagnostic (code issu de TA378) est fonction de l’option RESP_DIAG_OBL.
• au niveau de l’onglet « Réception par CB », si paramètre lié à la gestion des matricules GEST_MATR=1, possibilité de biper le N° de série (= matricule) ‎à la place du Gencod. Dans ce cas, la quantité, initialisée à 1 par défaut, n’est pas modifiable.

 

Globalement, dans la majorité des cas le fonctionnement est le suivant :

• Si le bon de retour SAV est de type ‘sur stock’ (article non encore vendu, stocké dans le point de vente)  la réception des quantités s’effectue par bipage du code barre portant la Réf. Retour ou par saisie du produit. Les quantités attendues sont renseignées ainsi que celles reçues qui par défaut sont égales à celles attendues. L'utilisateur peut corriger et / ou valider.
• Si le bon de retour SAV est de type ‘client’ (suite retour consommateur)  (le code barre de l'article n’existe plus) la réception s’effectue en saisissant le N° bon de retour SAV, ou le produit ou éventuellement la réf. Retour si elle existe et les quantités.

 

Lors de l’interrogation des retours SAV, on ne visualise que ceux qui sont en position Bon « Ouvert» (info gérée dans RC001).

 

Fonctionnement détaillé

En saisissant le numéro de bon de retour, la fonction affiche automatiquement l'entête.
‎Il est possible d'enregistrer un bon de retour, même si le client n'a pas fait la demande d'autorisation de retour (Aucune saisie dans RC001). Dans ce cas, l’utilisateur est alors obligé de saisir toutes les informations d'entête nécessaires.

L'utilisateur peut soit enregistrer le produit par lecture du code barre, soit en saisissant manuellement la saison article, code article, coloris, finition spéciale, taille et quantité. Il a la possibilité de saisir un commentaire au niveau de chaque ligne dans l’onglet ‘Textes’.

Lors de cette saisie, seul un contrôle d'existence des données est réalisé. Ainsi, l'utilisateur peut saisir des articles qui n'ont pas été enregistrés sur le bon par le commercial.

‎Dans l'onglet ‘Réception par CB’, on renseigne les quantités par taille, s'il y a plusieurs article/coloris/finition spéciale/taille/stock. Au moment de la validation de la réception, la fonction regroupe les lignes afin de n'en visualiser qu'une seule au niveau du bon de retour (RC001).

‎Il faut savoir que la mise à jour du stock est faite pour la réception si elle est demandée par l'utilisateur dans l'onglet PIED.

Dans RC003, l'utilisateur a encore la possibilité d'éditer un document afin de prévenir le commercial du retour des articles. Cette édition se lance directement par le bouton IMPRIMER dans la barre d'outils. L'utilisateur peut donc envoyer l'état par mail. Cet état indique tous les articles réceptionnés. Le fait de cliquer sur le bouton IMPRIMANTE simule la validation de la réception mais ne provoque ni mise à jour du stock, ni génération de l'avoir.

On applique la tolérance des dates en en-tête et en ligne de retour. Cette tolérance est appliquée en fonction des données saisies dans TA526. Vous devez saisir soit les dates butoir entre lesquelles la saisie est acceptée, soit la durée à partir de laquelle on calcule un intervalle de dates. En en-tête, on l'applique sur la date de réception uniquement.

Pied (particularités par rapport à une réception Retour PF) :

Lors de la validation d’un retour SAV (onglet « Pied ») :

• la coche « Génération Avoir » n’est pas accessible
• si la réception est terminée, alors le stock est mis à jour (flag « MAJ stock » coché)
• dès que le flag « Réception terminée » est coché, alors les lignes de retour passent en statut ‘2’ et la date de réception SAV est mise à jour avec la date du jour
• si le responsable diagnostic est saisi en en-tête, alors les lignes de retour passent en statut ‘3’ et la date de prise en charge SAV est mise à jour avec la date du jour

 

Dans l’onglet ‘Pied’ : les champs "Réception terminée" et "MAJ stock" sont cochés par défaut.

 

CD001 : Génération de la commande client

 

La commande client de type SAV utilisée pour retourner le produit au point de vente après intervention du service SAV (suite à la réparation ou non) est générée lors du passage du bon au statut 3. Elle est le "miroir" du bon de retour SAV.

La commande est générée mais seulement à partir de RC001. Rien n’est généré via RC003 même si le responsable diagnostic est renseigné. C’est le passage par RC001 qui génère cette commande (avec statut 3).

À ce stade, elle ne comporte pas de prix. Elle est suspendue en affectation et donc en préparation. Il n’est pas possible d’agir sur celle-ci (préparation, expédition, facturation…).

Lors de la génération, les lignes de la commande ne sont pas visibles.

La commande devient ‘visible’ dans CD902WXX dès lors de sa génération et valorisée lors de la réception des réparations dans RC011.

 

Attention :

Si le bon de retour SAV comporte plusieurs lignes, la commande client étant le miroir du bon de retour, elle comportera le même nombre de lignes.

Le passage à l’état 12 (Réceptionné après réparation) d’une des lignes du bon de retour SAV entraine le déblocage de la commande et la ligne réceptionnée (état 12) peut être réexpédiée au client (point de vente).

‎À ce stade la ligne de commande n’est pas valorisée.

Il n'est donc pas possible à ce stade de valoriser la commande.

 

La valorisation de la commande s’effectue lorsque l'utilisateur du SAV valide la refacturation ou la non facturation (montant à 0 €) à la boutique.

‎En effet, même si le réparateur facture ses prestations, l'atelier SAV ne refacture pas nécessairement les réparations au client. Pour rappel, il n'y a pas refacturation au client dans le cas d'un retour sur stock (retour qui peut comporter plusieurs lignes), dans ce cas on génère seulement une pro forma à zéro (automatiquement au statut éditée).

 

‎

Remarques :

Différents cas de suppression de la commande ’miroir’ :

• Choix d’une non résolution : soit bon erroné, soit réparation non satisfaisante.
• Choix de la génération d’un avoir.
• Le fait de cocher l’un de ces choix entraîne la suppression de la commande ‘miroir’ et le passage du statut à 17.
• La commande supprimée n’est plus consultable dans CD902WXX.
• Elle est supprimée du système.

 

 

RC010 : Saisie des expéditions réparateur

RC010W01
Cette fonction permet de saisir les réparations à envoyer aux réparateurs après que celles-ci leurs aient été attribuées via RC001

 

Seules les lignes de réparations réceptionnées par RC003 et prises en charge par le responsable diagnostic sont visibles et peuvent donc être envoyées.

Seules les lignes ayant le statut égal à 3 (= Diagnostic réalisé, demande prise en compte) sont visibles.

 

L'expédition au réparateur comporte deux phases :

• une phase de préparation puis
• une phase d'expédition qui s'enchaîne pour un atelier donné.

Une fois la préparation et l'expédition achevées pour un atelier donné, l'utilisateur accède à une fenêtre de saisie vierge pour saisir un autre atelier et préparer une nouvelle expédition.

 

Généralement, le service SAV regroupe sur un même bon d’expédition tous les articles à destination d’un même lieu de réparation.

RC010 permet l'émission d’un bon d’expédition réparateur. Celui-ci accompagne les demandes de réparation à traiter par l’atelier réparateur.

En cas de fabricants étrangers, cette fonction permet aussi de générer et d’éditer une facture pro forma à destination des douanes (FA005). Le montant de cette facture pro forma est recherché au niveau du paramétrage par catégorie de produit – TA363.

 

Il n’est pas possible d’expédier une ligne partiellement.

Cette fonction ne gère pas l'éclatement : 1 ligne de réparation est par conséquent expédiée à un unique réparateur et en intégralité. L'éclatement des lignes est géré en RC001 si besoin.  

 

En phase de préparation : L'aide en ligne de la coche "Edition du bon?" affiche "Cochez pour éditer le bon de préparation" En phase d'expédition, l'aide en ligne de la coche "Edition du bon?" affiche "Cochez pour éditer le bon d''expédition"

N.B. :
l'aide en ligne des coches PREP et EXP se personnalisent également selon la phase préparation/expédition:
Phase PREP
==>Cochez pour intégrer la demande de réparation à la préparation
Phase EXP
==>Cochez pour intégrer la demande de réparation à l''expédition

 

Fonctionnalités principales

• Sélection des lignes de réparation à préparer
• Saisie du colisage et expédition des pièces aux réparateurs
• Génération d'un bon de préparation et d'expédition réparateur (NOTE: N° Bon de préparation = N° bon d’expédition)
• Edition d’un bon de préparation (picking list) indiquant les quantités à préparer
• Edition Demande de réparation RC012
• Bon d’expédition réparateur RC013 (la valeur du type de présentation est par défaut à 3 –Avancée.
  Il est possible de changer le paramétrage dans JP517-GDA sur critères : autres choix possibles d’édition : 1- Simplifié et 2 – Rupture par colis).
• Edition du colisage réparateur RC014
• Génération et édition d’une facture pro forma (enchaînement FA005) si le pays atelier réparateur est différent du pays du point de vente/SAV.
• Mise à jour du stock (-) du magasin SAV et magasin réparateur (si le magasin réparateur est renseigné au niveau de TA034 onglet ‘Adresse atelier’)
• Mise à jour du stock (+) magasin réparateur (si le magasin réparateur est renseigné au niveau de TA034 onglet ‘Adresse atelier’)
• Mise à jour du statut de la réparation (selon demande de devis) :
  • Statut 3 à statut 4 : Envoyé au réparateur - Attente du devis (cas avec devis)
  • Statut 3 à statut 9 : Envoyé au réparateur (cas sans devis)

 

Processus d’expédition

 

• Étape de préparation

 

1. Pour créer un nouveau bon, il faut se positionner en mode insertion.

   Si l’atelier de réparation est lié à une fiche client, les données Transporteur, Mode d'expédition, Conditions de port sont initialisées avec celles de la fiche client. Ces données sont obligatoires pour un réparateur situé à l’étranger et l’atelier doit obligatoirement être relié à une fiche client au niveau de TA034 - Lieu Magasin Atelier si on souhaite la génération d’une PRO FORMA douanière. Dans le cas général d’un réparateur du site, seul l’atelier de réparation est obligatoire au niveau des données de l’en-tête.

   N.B. :
   les réparateurs internes ne sont pas traités par cette fonction. En effet, les lignes de réparation traitées par des réparateurs internes passent automatiquement à un statut déjà expédié après réception de la marchandise.

    

2. Affichage des lignes des bons de retour SAV.

   Après validation ou sur touche « block suivant » ou sur touche « champ suivant » sur le magasin SAV, la fonction propose ensuite les différentes lignes de réparations du réparateur en statut 3 (Diagnostic de la ligne de réparation réalisé /demande prise en compte) à intégrer au bon.

   Tous les champs ramenés dans la liste sont interrogeables
   ‎(N° réparation/Claim/Client/saison/article/coloris/Finition spéciale/article à CITES)
   ‎de sorte à pouvoir limiter les lignes de réparations à intégrer au bon.

    

3. L'utilisateur coche la case "Prép" (Préparation") qui se situe à droite de la coche CITES et qui permet de cocher les lignes supposées être mises en colis. Pour insérer une ligne de réparation dans le Bon, l’utilisateur doit cocher la zone « PREP ». L’utilisateur peut choisir d’envoyer toutes les lignes de réparation en attente d’envoi proposées (à l’aide de la touche CTRL-D).
4. Un bon de préparation (picking liste facilitant la mise en colis) peut être édité à ce moment (proche du bon d’expédition mais sans information de colisage) à partir des lignes cochées : à la validation par le bouton « validation » un N° de bon est généré (génération du N° de bon à partir de la numérotation NO_BL_REPA de JP020). L’utilisateur peut choisir d’enchaîner l’édition du bon de préparation (picking list).
5. L'utilisateur peut alors cocher/décocher certaines lignes à préparer et rééditer un bon de préparation (picking liste) .
   exemple : si son colis est trop petit pour conditionner toutes les lignes précédemment sélectionnées

 

• Étape d’expédition

 

1. La fonction propose automatiquement les lignes précédemment préparées pour le bon (en mode interrogation sur le N° de bon généré) en vue de la saisie du colisage. Pour insérer une ligne de réparation dans le bon, l’utilisateur doit cocher la zone « EXP». On peut choisir d’envoyer toutes les lignes de réparation en attente d’expédition proposées (à l’aide de la touche CTRL-D).

   Dans ce cas si tout a été mis dans le même colis (cas N° de colis unique saisi en entête) celui-ci est proposé automatiquement sur chaque ligne sélectionnée néanmoins il reste modifiable.

   Chaque ligne de réparation peut être mise dans un ou plusieurs colis (cas d’un éclatement et saisie du détail des quantités par taille).

   Pour l'éclatement, on effectue une insertion: une nouvelle ligne est alors créée avec les quantités n'ayant pas été mises précédemment dans le colis. On lui affecte donc un autre colis.

   Si le paramètre NUM_COLI_PF_UNI=1, alors le N° de colis est attribué automatiquement à partir d'un compteur. Ce numéro est unique dans Cegid Orli.

    

2. Une fois le colisage réalisé et définitif (colis rempli, pesé, etc.) : l'utilisateur renseigne les informations de colisage (saisie du poids brut  calcul automatique du poids net).
3. La case "Prép" n’est plus visible. L'utilisateur coche la case "Exp" des lignes souhaitées (à priori les mêmes que celles cochées dans la colonne "Préparation") et valide.
4. A la validation par le bouton « validation » seules les lignes sélectionnées sont intégrées dans le bon. L’utilisateur peut choisir d’enchaîner l’édition du bon d’expédition et du bon de colisage.

 

 

• Rappel et particularités / fonctionnement

   

  Le mode Interrogation sur l’atelier réparateur/magasin SAV permet de récupérer tous les bons de retour SAV prêts à être expédiés (case ‘Exp’) pour l’atelier réparateur /magasin SAV.

  
  ‎Si l'atelier de réparation est lié à une fiche client, les données transporteur, mode d'expédition, conditions de port sont initialisées avec celles du bon client.

  
  ‎Ces données sont obligatoires pour un atelier réparateur situé à l'étranger et l'atelier doit obligatoirement être relié à une fiche client au niveau de TA034 si on souhaite la génération d'une pro forma pour le passage en douanes.

  
  ‎Dans le cas général d'un réparateur sur site, seul l'atelier de réparation est obligatoire au niveau des données de l'en-tête.

  
  ‎En création : après validation ou sur touche « block suivant » ou sur touche « champ suivant » sur N° de colis, la fonction effectue une validation automatique pour la génération du N° d'expédition réparateur (Numérotation NO_BL_REPA), de la date de création et propose ensuite les différentes lignes de réparations du réparateur en statut 3 (Diagnostic de la ligne de réparation réalisé /demande prise en compte) à intégrer au bon.

  
  ‎Tous les champs ramenés dans la liste sont interrogeables de sorte à pouvoir limiter les lignes de réparations à intégrer au bon.

  
  ‎Pour insérer une ligne de réparation dans le bon d’expédition, l'utilisateur doit cocher la zone « Exp ».
  ‎L'utilisateur peut choisir d'envoyer toutes les lignes de réparation en attente d'envoi proposées par la fonction (à l'aide de la touche CTRL-D).

   

  • Détail du colisage des lignes

    
    ‎Chaque ligne de réparation peut être mise dans un ou plusieurs colis (cas d'un éclatement et saisie du détail des quantités par taille).

    Pour l'éclatement, on effectue une insertion : une nouvelle ligne est alors créée avec les quantités n'ayant pas été mises précédemment dans le colis. On lui affecte un autre colis.
    ‎Si le paramètre NUM_COLI_PF_UNI=1, le N° de colis est attribué automatiquement à partir d'un compteur.
    Ce numéro est unique dans Cegid Orli.

     

  • Définition du colisage avant affectation

    
    ‎Si l’option REPA_AV_COLI n’est pas positionnée, on définit d'abord la gestion du colisage de l'expédition en cours accessible via le bouton « Liste des colis ».

     

  • Répartition avant la définition du colisage

    
    ‎Si l’option REPA_AV_COLI est positionnée, l'utilisateur effectue en premier lieu la répartition des lignes de réparations par colis. Les colis affectés seront automatiquement pré-générés dans la page du colisage. L'utilisateur devra par contre ensuite en définir les caractéristiques au niveau de la liste des colis.

     

  • Gestion de la liste des colis

‎Cette page accessible via le bouton « Liste des colis » permet la saisie et la maintenance des colis d'un bon d'expédition.

N.B. :
la suppression d'un colis d'un bon n'est possible que s'il ne contient aucune ligne de réparation.

‎Le paramètre NUM_COLI_PF_UNI=1 permet l'attribution automatique d'un N° de colis, unique quelque soit le bon de d'expédition.

N.B. :
Lors du formatage du CB colis à destination de l'atelier réparateur on se base sur la société du client associé à l'atelier. La génération n'est possible que si un client a été associé à l'atelier réparateur au niveau de l'onglet Atelier fabrication de TA034.

‎

RC012 : Demande / Compte-rendu de réparation

RC012W01
Cette fonction est utilisée par le service SAV dans 2 cas

 

• Soit pour demande de réparation, qui est envoyée au réparateur mentionnant les actions à mener sur ces articles.
• Soit pour compte-rendu de réparation, envoyé au point de vente, pour décrire toutes les actions qui ont été réalisées par l’atelier réparateur.

 

Le critère sélectif « Statut SAV (en ligne) » permet de restreindre l’édition à certains statuts.

Cette édition peut être enchaînée dans l’onglet ‘Pied’ de RC001 en cochant ‘Bon de réparation’ et/ou ‘Compte–rendu’. Dans ce cas, il n’y a pas de contrôle du statut.

 

En ce qui concerne l’édition du Compte-rendu de réparation :

• le statut SAV de la ligne doit être supérieur ou égal à 13
• l'atelier réparateur n’est pas obligatoirement renseigné (par contre, il doit toujours l'être pour éditer la Demande de réparation)

Dans le cas de l’édition du Compte-rendu de réparation, on affiche le montant facturé au client (point de vente) et non pas le coût de réparation du devis.

L’intitulé concernant le consommateur (client du point de vente) n’est pas affiché si l’utilisateur n’en a pas saisi au niveau du bon de retour.

 

Pré-requis pour obtenir une édition :

Uniquement retour de type SAV

La position du bon de retour de type SAV doit être ‘Ouverte’ (cf onglet Condition de livraison de RC001)

L’atelier de réparation doit être renseigné (cf onglet Réparateur de RC001)

Le statut du bon doit être différent de 1 dans le cas de la Demande de réparation

Le statut du bon doit être supérieur ou égal à ‘13’ dans le cas du Compte-rendu de réparation

Ne pas avoir de GDA ‘client’ et ‘division commerciale’

 

Pré-requis pour éditer un logo, il faut paramétrer TA179 :

• entité = 125 (société)
• fonction = RC012W01
• E/P = 01
• indiquer le nom du fichier comportant l'image (cf aide champ pour plus d'informations)

 

Condition pour génération du CB : la référence retour doit comporter uniquement des chiffres. Si la référence retour comporte d’autres caractères que des chiffres, il est impossible de générer un CB. Néanmoins, le CB se génère si la référence comporte moins de 13 chiffres.

 

Compte rendu de réparation :

Mention ‘Devis réalisé : oui’ correspond aux informations du champ date "Réponse du réparateur".

Si une date existe dans RC001 dans "Réponse du réparateur", on affiche le libellé "Devis réalisé : oui" sur le Compte rendu de réparation. Si aucune date n’est renseignée à ce niveau,
‎cette mention n’est pas visible dans RC012 sur le Compte rendu de réparation.

Si plusieurs devis existent, la recherche est faite sur la date du dernier devis enregistré (actif).

 

Mention ‘Article réparé : oui/non’ correspond aux informations saisies au niveau de RC001, onglet ‘Résolution’.

Toujours visible en édition.

• Article réparé : oui : si au moins une réparation est cochée ‘Réparé’
• Article réparé : non : si aucune réparation n’est cochée ‘Réparé’

 

Pour permettre d’informer une boutique lorsqu’un produit n’a pas été réparé faute de disponibilité en stock des pièces nécessaires à sa réparation : Le motif irréparable faute de pièces’ au niveau des motifs de non réparation du sous onglet ‘Résolutions’ de la fonction Autorisation Validation retour PF-Lignes RC001W20 apparaît sur l’état de réparation de la fonction Compte-rendu de réparation (RC012).

 

Options pour RC012W01

Pour gérer l’édition ou non du libellé du responsable :

AFF_LIB_RESP :

• 0=pas d’édition
• 1=édition

 

Pour gérer l’affichage ou non de la ligne de produit :

EDI_CATEG_ART :

• 0=pas d’édition
• 1=édition de la ligne de produit

 

Pour gérer la gestion de la description de produit :

EDI_DESI_ART :

• 0=édition de la désignation article à la place du libellé article
• 1=pas d'édition de la désignation article

 

EDI_LIB_ART :

• 0=édition du libellé article
• 1=pas d'édition du libellé article

 

EDI_LIB_FORM :

• 0=pas d'édition du libellé forme
• 1=édition du libellé forme à la place du libellé article

N.B. :
cette option prend le pas sur les options EDI_LIB_ART et EDI_DESI_ART.

 

Pour indiquer si le montant maximum nécessitant l'accord du client pour la réparation, doit être édité ou non (sur la demande de réparation).

EDI_MONT_MAX :

• 0 = pas d'édition du montant maximum
• 1 = édition du montant maximum (valeur par défaut)

 

Pour définir quel type de présentation utiliser en compte-rendu de réparation.

TYP_PRES :

Cette option n'est valable que pour le compte-rendu de réparation.

• 1 = Toutes tailles (édition des 20 quantités et de la grille de tailles)
• 2 = Edition taille par taille

 

 

RC013 : Edition bon d’expédition réparateur/Client

RC013W01
Cette fonction permet d’éditer les Bons de préparation pour faire le picking à destination de l’atelier réparateur et les Bons d’expédition au réparateur

Dans la fonction de saisie des expéditions réparateur, on procède en 2 étapes :

1. Dans un premier temps on sélectionne les lignes de réparation à préparer. A la validation un N° de bon est attribué. A ce stade, la fonction peut enchaîner le "Bon de préparation Réparateur" ; cet état contient la liste des lignes de réparations avec les quantités préparées (donc sans aucune notion de colisage).
2. Dans un second temps on rappelle le Bon de préparation pour expédition (on gère donc qu'un seul No de bon pour les deux étapes N° bon de préparation=N° de bon d'expédition), on saisit le colisage et on procède à la répartition des colis sur les lignes de réparations ou inversement (selon l'option fonction REPA_AV_COLI) l'utilisateur effectue en premier lieu la répartition des réparations par colis. Dans ce cas les colis affectés seront automatiquement pré-générés dans la liste du colisage.

 

L'utilisateur devra ensuite en définir les caractéristiques.

‎Ces deux états sont similaires à la différence que le Bon d'expédition réparateur fait apparaître la notion de colisage.

Les lignes de bon d'expédition sont triées par N° de colis, puis par N° de bon retour et Sais/Art/Col/FS.

Les Bons de préparation (picking list) et bons d'expédition peuvent être édités selon trois types de présentations:

1. Edition simplifiée
2. Edition par rupture colis
3. Edition avancée (similaire au standard LI007)

 

N.B. :
‎Par défaut la fonction de saisie des expéditions réparateur (RC010) enchaîne les bons en présentation "Edition avancée". Cette valeur par défaut est modifiable au niveau de JP517.

 

Il est possible d'éditer des logos en en-têtes de document : traitement recherche les logos dans TA179 pour l'entité 125 (société).

 

Les critères de restriction 

No bon réparateur

lieu/code atelier réparateur

Transporteur

Mode d'expédition

Condition de port

Lieu/code magasin de réception SAV

Kit atelier réparateur

 

Les règles d'utilisation

Le lanceur n'effectue aucun contrôle lors de la saisie des critères. Il est donc possible d'effectuer des demandes erronées. Ces demandes erronées ne peuvent pas aboutir à une édition, elles donneront lieu à un message d'erreur.

Vous pourrez utiliser la fonction "dernière demande" du lanceur afin de corriger votre demande.

 

Options pour RC013W01

 

EDI_CATEG_ART

Cette option permet de définir si la ligne de produit doit être éditée ou non.

• 0 = pas d'édition
• 1 = édition de la ligne de produit

 

EDI_DESI_ART

• 0=édition de la désignation article
• 1=pas d'édition de la désignation article

 

EDI_LIB_ART

Cette option permet de définir l'information à éditer au niveau de la zone "Description du produit".

• 0 ou null = Edition du libellé article
• 1 = Pas d'édition du libellé article

 

EDI_LIB_FORM

Cette option permet de définir l'information à éditer au niveau de la zone "Description du produit".

• 0 ou null = Pas d'édition du libellé forme
• 1 = Edition du libellé forme à la place du libellé article

REMARQUE: cette option prend le pas sur les options EDI_LIB_ART et EDI_DESI_ART.

 

RC014 : Edition bon de colisage réparateur

RC014W01
Cette fonction permet d'éditer, par numéro de colis, les bons de colisage réparateur issus de RC010

 

Les critères de présentation

Type de bon à éditer :

• null = que les bons de colisage jamais édités
• 1 = que les bons de colisage déjà édités
• 2 = tous les bons de colisage

 

Les critères de restriction 

• Atelier réparateur
• Magasin SAV
• Numéro BE réparateur
• Transporteur
• Mode d'expédition
• Condition de port
• Numéro de colis

 

Les règles d'utilisation

L'utilisateur doit avoir accès aux magasins saisis.

Il est possible d'éditer des logos en en-têtes de document : traitement recherche les logos dans TA179 pour l'entité 125 (société).

 

Options pour RC014W01

EDI_DESI_ART :

• 0 = édition de la désignation article à la place du libellé article
• 1 = pas d'édition de la désignation article

 

EDI_LIB_ART :

• 0 = édition du libellé article
• 1 = pas d'édition du libellé article

 

EDI_LIB_FORM :

• 0 = pas d'édition du libellé forme
• 1 = édition du libellé forme à la place du libellé article, cette option prend le pas sur les options EDI_LIB_ART et EDI_DESI_ART

 

N.B. :
pour ces 3 options, la valeur par défaut est ‘0’.

 

AFF_COL :

• 0 = édition du code coloris seulement
• 1 = édition du code et du libellé coloris (valeur par défaut)
• 2 = édition du libellé coloris seulement

 

RC011 : Réception des réparations

RC011W01
Cette fonction permet de référencer les produits réceptionnés après réparations

 

Cette étape de réception se situe après l’intervention de l’atelier réparateur lorsque le produit est retourné au SAV pour contrôle.

La réception se fait ligne par ligne donc maximum un bon de retour SAV à la fois. Il est possible de saisir la réception en bipant le code barre dans le champ "No de bon de retour".

Dans la plupart des cas, il n'y a qu'une ligne à réceptionner. Il n'y a pas d'enchaînement d'édition mais un mouvement de stock (-X quantité dans le magasin réparateur concerné, +X quantité dans le magasin SAV).

‎En cas de réception partielle de la ligne, la ligne est éclatée automatiquement dans RC001.

‎De même la commande relative au bon de retour SAV est éclatée en une commande par ligne de bon.

 

L’option SELECT_AUTO permet de préciser si les lignes à réceptionner doivent être automatiquement sélectionnées ou non et si la coche de sélection des lignes doit être accessible ou non.

Les différentes valeurs possibles pour cette option sont les suivantes :

• 0 : accès à la coche, mais coche non pré-cochée : dans ce cas l'utilisateur a accès et coche la ou les lignes à réceptionner. (Valeur par défaut pour l'option)
• 1 : accès à la coche et coche pré-cochée par défaut toutes les lignes attendues sont pré-remplies, l'utilisateur peut toutefois modifier les quantités voire décocher si besoin.
• 2 : pas d'accès à la coche mais pré-cochage des cases : dans ce cas toutes les lignes attendues ont leurs quantités renseignées. L'utilisateur peut modifier les quantités, mais la saisie d'au moins 1 unité est obligatoire. La case ne peut pas être décochée puisqu'inaccessible.

N.B. :
dans ce dernier cas, les boutons "Sélectionner Tout", "Inverser la sélection" et "Rien sélectionner" sont invisibles puisqu'inactifs.

 

L’option WARNING_RECEP permet de faire afficher une alerte lors de la validation d'une réception si aucune ligne ou quantité réceptionnée n'a été renseignée. Positionner cette option à 1 pour activer l'alerte (0 sinon).

 

 

• Description

La partie supérieure est composée de critères permettant de retrouver les produits envoyés en réparation.
‎
‎Suite à la saisie des critères, les lignes restituées sont celles pour lesquelles il est possible d'effectuer une réception après réparation.

Donc avec un statut correspondant à :

• 4 (Envoyé au réparateur et attente de devis) ,
• 9 (Envoyé au réparateur) ,
• 10 (Reçu par le réparateur, réparation en cours) ou
• 11 (Réexpédié par le réparateur).

 

Seules les lignes pour lesquelles la case est cochée peuvent être réceptionnées.

L'action de cocher cette case permet d'initialiser les quantités réceptionnées avec le total des quantités expédiées au réparateur pour la ligne de retour.

N.B. :
il est impossible de saisir plus de quantités que ce qui a été expédié au réparateur ; seul le bouton [Validation] enregistre définitivement la réception après réparation.

 

La commande est débloquée et les lignes reçues sont alors affectées automatiquement. La commande peut alors retourner dans le cursus de préparation, expédition.

N.B. :
il n’est pas conseillé d’utiliser les fonctions standards pour éventuellement affecter, préparer… des ré-expéditions aux points de vente de type SAV. Comme les statuts ne sont pas gérés au niveau de CD001, dès lors qu’une commande PF client est débloquée, elle devient affectable et il est possible d’affecter des quantités quelque soient leurs statuts.

Pour ne pas traiter les commandes de type SAV dans les livraisons standards : il est conseillé de créer des filtres excluant les types de commandes SAV afin de ne pas affecter par erreur des lignes de commandes de type SAV débloquées*.
‎

* RAPPEL : une commande est débloquée donc affectable dès qu’une quantité est reçue en retour de réparation (au passage par RC011).

 

• Cas d'une réception partielle

  
  ‎La ligne de retour d'origine est éclatée, les quantités attendues et quantités reçues sont mises à jour à partir des quantités réceptionnées après réparation ; autrement dit avec les quantités saisies ici. La réception mettra à jour le statut de la ligne de retour à 12 - Réceptionné après réparation ainsi que la date de retour de réparation.

  
  ‎Une nouvelle ligne de retour est alors créée avec les quantités restantes à recevoir. Cette nouvelle ligne est créée dans les mêmes conditions que la ligne d'origine avant réception. Tous les éléments liés à la ligne d'origine sont repris : devis, réparations, textes...

   

• Impact de la réception partielle sur la commande associée à la ligne de retour

  La ligne de commande associée à la ligne de retour sera mise à jour en fonction des quantités reçues suite à la réparation. Dans le cas d'une réception partielle, l'éclatement de la ligne de retour donnera lieu à l'éclatement de la ligne de commande.

   

• Impact sur les mises à jour de stock

La réception de la réparation alimentera systématiquement en '+' le stock du magasin SAV (= magasin de réception).
‎La mise à jour en '-' pour le magasin réparateur sera effectuée uniquement si l'atelier de réparation est lié à un magasin réparateur (TA034).

 

LI007 : Edition bon de livraison

Les informations suivantes concernant le SAV sont prises en compte dans cette fonction d’édition à la ligne de bon :

• No bon de retour
• Référence retour
• No externe

 

 

LI044 : Livraison gérée en CB poste fixe

Dans le cadre du module SAV, il est possible de générer et éditer au moment de la validation du BP la facture pro-forma, pour cela, il faut avoir coché la case réservée à cet effet qui permet de la générer et de l'éditer (Accessible selon EDI_PROFO).

 

Option LI044W01/EDI_PROFO

Cette option permet gérer l'accès et le pré-cochage du flag de génération et édition de la facture pro-forma.

Cette coche est accessible UNIQUEMENT dans le cadre du module SAV et pour les BP issus du SAV.

 

 

LI011 : Validation bon

‎LI044 : Livraison gérée en CB poste fixe

‎LI903 : Expéditions client

LI011 : Validation bon

 

Il est possible de générer et d’éditer par cette fonction la facture pro forma utilisée pour le passage en douane lors de la réexpédition du produit au point de vente.

La facture pro forma générée entraîne la création d’une commande sans ligne dans CD001 à l’image de la facture pro forma.

 

Selon option : EDIT_IMED_PROFO

Cette option permet de gérer l'accès et le pré-cochage du flag de génération et édition de la facture pro forma.

Cette coche est accessible UNIQUEMENT dans le cadre du module SAV et pour les BP issus du SAV.

 

La coche ‘Génération et édition facture pro forma’ est accessible si le module SAV est actif et si le BP est de type SAV.

 

Il est possible de paramétrer dans JP017, l’enchaînement de l’édition de la facture (FA005) à LI011.

 

LI903 : Expéditions client

LI903W01
Cette fonction permet d’affecter en masse des commandes clients

 

N.B. :
LI903 ne permet pas la modification du transporteur ; ceci se fait au niveau du LI011 une fois la Picking List générée (Bon de préparation généré par LI903).

 

L’utilisateur accède à LI903 pour la préparation des fiches en position Résolution apportée.

Une large variété de critères boutiques est disponible pour cibler les réparations à préparer :

Sélection des lignes de commandes à l’aide des critères type de commande (« SAV »), Réf commande client=Référence Bon retour réparation, articles CITES ou non …etc.

Sélection des lignes de réparation (i.e. de commandes) à préparer pour un client donné :

Critères client/non abrégé/Code postal (KIT client).

 

Le critère fonctionnel BP multi commande permet la création d’un BP contenant l’ensemble des réparations à expédier vers une boutique.

N.B. :
la valeur par défaut du critère fonctionnel peut être positionnée au niveau du paramétrage JP051.

Selon paramétrage dans TA511 : Paramétrage regroupement BP multi-commandes, la coche ‘Différentes saisons de vente’ : permet de gérer les BP multi-saisons de vente.

(Cette coche est prise en compte dans toutes les fonctions de génération de BP).

 

A la validation des lignes sélectionnées il y a génération et édition du bon de Préparation LI007 « Picking List »

L’utilisateur appel ensuite LI011 pour la saisie du colisage, l’édition du bon de colisage, l’édition des étiquette colis et l’édition du bon de Livraison Client.

C’est à ce niveau qu’il est possible de modifier le transporteur.

 

BP MULTI-COMMANDES

N.B. :
le critère fonctionnel BP multi-commandes prend le pas sur le paramètre général BP_MULTI_CDE variable par utilisateur.

Ainsi dans un environnement sans gestion des BP multi-commande (BP_MULTI_CDE=0), si le critère fonctionnel BP multi-commandes est positionné, la fonction LI903 permettra de regrouper plusieurs commandes sur un même BP (tout comme si BP_MULTI_CDE=1), ceci en tenant compte de la table de paramétrage TA511 et des critères obligatoires pour le regroupement

(Pour plus de précisions, Cf. aide paramètre général BP_MULTI_CDE)

Si une adresse SAV est particulière (i.e. différente de celle du bon de retour SAV), la modification s’effectue via CD001 ou CD902 (Adresse de livraison dans la commande).

 

LI038 : Edition bon de colisage

Les informations SAV sont reprises à la ligne de BP.

 

LI019 : Transfert livraison-facturation

Le passage par cette fonction entraîne la génération de la facturation client (point de vente) selon renseignements pris dans RC001. Le passage par cette étape, génère les informations (N° de facture) dans RC001, onglet ‘Facturation’.

• Dans le cas où la réparation n’est pas facturée, la fonction génère une facture type pro forma à 0 € au client.
• Dans le cas où les réparations sont facturées, la fonction génère une facture ‘normale’ client.
• Et éventuellement, si le pays de réexpédition se situe à l’étranger, une autre facture pro forma est générée selon paramétrage dans TA363 (Valeur douanière des pro forma) pour passage en douane.

 

Ceci selon paramétrage TA180 (Type de document expédition produit).

 

Remarques :

Dans le cas d’un avoir client, c’est le passage en pied (Validation) dans RC001 qui génère l’avoir pour ligne sélectionnées et pas par LI019.

Le message ‘Indicateur Numero Inexistant NUM_FAC’ au lancement de LI019 vous indique que vous devez prévoir une numérotation pour vos pièces issues du SAV. Pour cela vous devez définir un indicateur dans JP020 (Gestion numérotation automatique) et TA194 (Numérotation facture) en fonction de votre type de document, en prenant garde de ne pas prendre une séquence déjà existante.

 

 

FA002 : Facture, facture pro forma et avoir

La référence est modifiable mais elle contient la référence retour. Donc, il n’est pas conseillé de modifier cette dernière, car si modification, on perd le lien avec le retour SAV.

 

 

FA005 : Edition facture et avoir

La référence du bon de retour type SAV est affichée sur le document.

 

 

FA007 : Mise à jour en sortie de facturation (transfert vers la comptabilité)

Le passage par cette fonction entraîne :

• la fermeture de la ligne (passage en statut 17) : Lorsque toutes les lignes de retour ont une résolution, soit statut dans '17','15','16','13', FA007  solde le retour : Position = FERMEE.
• la visualisation des N° d’avoir dans l’onglet Facturation-Avoir au client dans RC001

‎ 

 

Déclaration d’Échanges de Services (DES) ‎/ Déclaration d’Échanges de Biens (DEB)

Seule la facture SAV facturée au client est prise en compte dans la DES.

L’avoir client sort sur la DEB.

La facture pro forma  n’est pas prise en compte dans la DES ni dans la DEB.

 

FA058 : Summary Recap Invoice

L’édition de la SRI part des factures normales liées à l’expédition des marchandises, les factures pro-forma ne sont pas prises en compte. Dans le cadre du SAV, c’est les factures de type pro-forma qui suivent les marchandises. L’option FA058W01/PRO_FORMA_SAV permet de prendre en compte ces factures pro-forma dans le cadre du SAV uniquement.

 

PRO_FORMA_SAV

• X= Prise en compte des factures pro-forma douanières (valorisées) liées aux commandes SAV pour la génération de la SRI.
• Nul = On ne tient pas compte des factures pro-forma.

‎ 

Suivi du SAV

 

RC903W01 : Liste lignes SAV

Il est possible de consulter les bons de retour SAV par le biais d’une fonction de type MUL.

Une colonne ‘Image’ peut être paramétrée au  niveau de ce MUL afin de visualiser le produit lié à la ligne.

‎Circularités possibles depuis ce MUL vers :

• RC001 : Autorisation/Validation retour
• RC001W20 : Lignes de bons retour SAV
• RC001W24 : Devis

 

Compléments d’informations sur les quantités si réceptions partielles après réparation Dans le cas d’une réception partielle par RC011, la ligne initiale est éclatée, les quantités attendues sont différentes selon le mode de création du bon.

 

Cas 1 : Création du bon de retour SAV puis réception directement via RC003

 

 

Cas 2 : Création du bon de retour SAV via RC001 puis Réception via RC003– Réception retour PF

 

 

CD902W0x : Liste lignes SAV

Il est possible de consulter les commandes PF clients générées pour le réacheminement des produits aux clients (points de vente) par le biais d’une fonction de type MUL.

Le critère ‘Référence commande client’ correspond aux données saisies au niveau de la ‘Référence retour’ si elle a été renseignée dans RC001/RC003. Si aucune donnée n’a été saisie dans ‘Référence retour’, on affiche le ‘No Bon de retour’.

Le ‘N° externe’, éventuellement renseigné lors d’un retour, n’est pas consultable dans CD902W0X.

 

 

SP039 : Historique de stock PF global

En plus des autres mouvements existants en standards dans TA037 (Type de mouvement), des mouvements réservés au SAV permettent d’identifier les historiques de stock dans SP039 :

• 870 : Entrée stock SAV
• 871 : Sortie stock SAV
• 874 : Entrée stock SAV réparé
• 875 : Annulation sortie SAV
• 876 : Sortie du stock SAV suite avoir SAV
• 877 : Entrée vers stock autre magasin suite avoir SAV
• 878 : Sortie du stock SAV suite bon erroné SAV
• 879 : Entrée vers stock comptable suite bon erroné SAV
• 880 : Sortie stock comptable suite bon erroné SAV

‎ 

Informations complémentaires

 

Tableau des évènements déclencheurs des statuts mise à jour

Voir document MODULE_SAV_Tableau des évènements déclencheurs des statuts mise à jour

 

La fermeture du bon est possible après un contrôle que toutes les lignes du bon ont l'un des statuts suivants :

• statut 17 : Fermeture manuelle / forcée du bon et pas d'expédition.
• statut 15 : Réexpédié au client
• statut 13 : Résolution apportée et référence de l'avoir renseignée.

 

Le statut 13 est un peu particulier, en effet il ne signifie pas toujours que la ligne est à fermer.

En effet, au le statut 13 " Résolution apportée" peuvent succéder :

Soit une expédition (cas de la contrefaçon avec expédition) et donc une fin de vie de la ligne lors du un passage au statut 15 " Réexpédié au client".

Soit une fermeture manuelle (passage manuel au statut 17 : " Fermeture manuelle de la ligne et/ou du bon") dans le cas d'une contrefaçon sans expédition.

Le statut 13 entraîne donc la fermeture de la ligne uniquement si la résolution choisie est avoir et une fois que la référence de l'avoir est renseignée.

Langue

Par défaut dans Cegid Orli, plusieurs langues sont disponibles.

Pour les éditions des documents dédiés au SAV : ‘Demande de réparation’, ‘Compte-rendu de réparation’, ‘Bon de préparation (avant colisage)’ et ‘Bon expédition réparateur’, ‘Bon de livraison client’, … on peut imprimer en anglais ou en français ou en italien (si la table est renseignée).

Le changement de langue concerne uniquement les éditions (pas les écrans RCxxx) et se fait non pas en fonction du profil culturel du user mais du destinataire (réparateur ou client).

Si la table de traduction de la langue du destinataire n'est pas renseignée, c'est, par défaut l'anglais ou sur option le français qui est utilisé.

 

Gestion des Droits d’Accès (GDA)

Des GDA sur ‘Client’  ‘Division commerciale’ et ‘Stock’ permet d’interdire la visualisation de certaines informations pour un user donné.

 

Article permanent - Rappel

 

Cas de la création du bon de retour SAV par RC003- Réception retour produit fini :

Dans RC003, la saison de vente est facultative quelle que soit la nature de l’article (permanent ou saisonnier) car la personne qui crée le bon ne sait pas toujours à quelle saison de vente rattacher la demande.

Dans le cas d’un article permanent, si elle n’est pas renseignée lors de la création par RC003 ne s’initialise pas en fonction de la saison article. A la validation dans RC003, elle reste nulle. C’est lors de la validation dans RC001 dans l’onglet ‘Pied’ qu’un contrôle* est réalisé et que sa saisie devient obligatoire.

 

Cas de la création/maintenance du bon de retour SAV par RC001- Autorisation Validation retour /SAV :

La saisie de la saison de vente en entête est facultative. C’est lors de la validation dans RC001 dans l’onglet ‘Pied’ qu’un contrôle* est réalisé et que sa saisie devient obligatoire.

* Contrôle effectué : un article est considéré comme permanent dès lors que la saison article est cochée permanent dans TA073. Il n’y a pas de contrôle au niveau de la fiche client.

‎ 

Article générique

L’article générique a pour but d’identifier un article qui n’est pas renseigné dans Cegid Orli, ou dont la codification n’est plus existante ou indiscernable (Exemple : article trop ancien).

Cet article générique n’est utilisé que dans le cas de retour SAV : dans la saisie du retour SAV d’une part, puis dans le cursus de réexpédition du produit au point de vente d’autre part.

Plusieurs articles génériques peuvent être gérés (exemple : 1 article par forme). Les articles génériques sont identifiés par leur saison article.

Cette saison article doit être renseignée dans le paramètre SAIS_ART_GEN.

En résumé, le paramètre SAIS_ART_GEN permet de définir la saison qui identifie les articles génériques. Ainsi tout article créé dans cette saison est générique.

 

Cette saison ne doit pas être ‘Permanente’, ni de contexte « Saison commerciale » dans TA073.

Il est ensuite possible de saisir et d’identifier dans RC001 et RC003 un article générique.

 

Impacts au niveau des logiciels compagnons

Les exclusions doivent être effectuées manuellement.

Pour les envois vers Cegid Retail Y2 :
si l’article générique n’a pas de code-barres, celui-ci n’est pas présent dans le fichier de transfert donc pas de paramétrage supplémentaire. Par contre, s’il existe des codes-barres pour les articles génériques, dans ce cas, il faut exclure la saison définie pour les articles génériques via le paramétrage prévu pour les exports vers Cegid Retail Y2.

Il en est de même pour les envois

• vers Prise d'Ordres Portable
• vers Cegid SCM (XC522).

 

Il est possible de définir des GDA sur cette saison article générique.

N.B. :
pas de GDA article en saisie de commande.

‎ 

Impacts dans Cegid Orli

 

Au niveau des statistiques

Si vous utilisez déjà des filtres dans vos statistiquesn et que vous ne souhaitez pas intégrer les commandes PF client de type SAV dans les statistiques, il faut penser à les exclure des filtres.

 

Au niveau des PDA

RC003 existe dans les PDA mais à ce jour, il n’est pas possible de réceptionner un retour de type SAV par ce biais.

 

Au niveau des retours

Il n’est pas possible de saisir un retour sur des produits issus d’une commande PF client générée par retour de type SAV.