Routages

 

 

 

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‎Routage

Routage par mail

Routage automatique fonctionnel

 

 

 

Routage

Un routage indique la destination et le format des fichiers générés par une demande d’édition.

Cegid Orli permet de générer plusieurs types de fichier, dans différents formats, sous un nom donné, et pouvant être routés de différentes façons à destination de tiers :

• externes
  (exemple : facture)
• interne
  (exemple : compte-rendu).

 

Définitions

Il faut bien distinguer 

• le routage principal
  (édition)
• les routages supplémentaires
  (édition, page de garde, journal)
• le routage par entité
  (aussi appelé « routage automatique fonctionnel »).

 

Choix du périphérique ("CHOPE")

• Écran
  (par défaut, alimentation de la liste des Dernières Demandes)
• Imprimante
  (envoi vers un device physique, ou une imprimante virtuelle type PDF)
• Mail
  (envoi en tant que Pièce Jointe vers un destinataire)
• Répertoire
  (envoi vers un Répertoire Externe paramétré dans JP015)
• Document lié
  (envoi vers un stockage binaire "blob" en base de données)
• SANS PDF
  (permet de réaliser un traitement sans générer de fichier PDF)

 

Types de fichier (destinataire)

Ils s’adressent à des populations bien distinctes :

• Édition :
  le fichier principal
  (destinataire final)
• Page de garde :
  la liste des critères de la demande
  (administrateur)
• Journal :
  la liste des erreurs / traces de la demande / routages fonctionnels / passerelles
  (administrateur)

 

Format de fichier (suffixe)

• .PDF / Portable Document File
  (format natif)
• .XLSX / Excel
  (Export au format tableur Excel)

  Vous pouvez choisir ce format en routage principal, mais aussi le sélectionner également en routage supplémentaire (dans le cas où vous souhaiteriez l’obtenir avec un format différent du premier ; ce dernier sera alors visible dans JP530.)

N.B. : si vous souhaitez obtenir un format PDF et un format XLSX, il convient de le faire dans cet ordre, à savoir routage principal PDF + routage supplémentaire XLSX (l'ordre inverse ne fonctionne pas, car le format PDF en routage supplémentaire va écraser le format XLSX en routage principal)

• .TXT / Text
  (Export au format texte)

 

Nommage du fichier

F_<fonction>_<base>'<num_dem>

Le nom du fichier peut être renommé dans le cadre du routage Répertoire, en le composant à l'aide des éléments suivants :

• texte libre
  (nom fichier, nom répertoire)
• séparateur répertoire
  ( / )
• numéro de demande
• (code) fonction
• date du traitement avec choix du caractère séparateur entre DD, MM, YYYY
  • Année sur 4 - Mois - Jour :
    YYYYMMDD
  • Année sur 2 - Mois - Jour :
    YYMMDD
  • Jour - Mois - Année sur 4 :
    DDMMYYYY
  • Jour - Mois - Année sur 2 :
    DDMMYY
  • Mois - Jour - Année sur 4 :
    MMDDYYYY
  • Mois - Jour - Année sur 2 :
    MMDDYY
  • Année sur 4 - Mois :
    YYYYMM
  • Année sur 2 - Mois :
    YYMM
  • Mois - Année sur 4 :
    MMYYYY
  • Mois - Année sur 2 :
    MMYY
  • Jour - Mois :
    DDMM

 

N.B. :
il faut considérer que, dès que l'on renomme le fichier généré, le dernier composant du nommage DOIT être le nom complet du fichier avec suffixe (et en aucun cas un sous-répertoire)

niv1/2025
génère un fichier nommé "2025" sous le répertoire "niv1/"

niv1/2025/facture.pdf
génère un fichier nommé "facture.pdf" sous le répertoire "niv1/2025/"

 

Une édition peut être, soit immédiate, soit traitée en différé :

 

 

Il est possible d’associer plusieurs routages aux éditions :

• On peut donc envoyer l’édition par mail, à l’écran et sur l’imprimante en même temps.
• On peut également l’éditer sur plusieurs imprimantes.

Pour cela, il faut utiliser la partie de l’écran « Routages supplémentaires » :

Les champs « Objet » et « Bloc-notes » permettent de rajouter un objet et un texte au(x) mail(s) que vous allez envoyer et ce, que le mail ait été choisi en routage principal (en haut de l’écran) ou en routage supplémentaire.

Le bouton [Filtre] permet d'enregistrer toutes les données de routage en plus des filtres fonctionnels.

	associé au raccourci-clavier F3, ce bouton permet d'appliquer (= mémoriser + lancer) le filtre
	associé au raccourci-clavier F10, ce bouton permet de mémoriser les routages dans le filtre

 

 

 

Routage principal

La liste des routages disponibles dépend des droits donnés dans JP017.

Selon le routage sélectionné, des champs supplémentaires seront affichés.

• Écran
  ‎aucune donnée supplémentaire n’est à renseigner
• Imprimante
  ‎Il faut sélectionner le nom de l’imprimante et le nombre de copies (1 par défaut)
• Mail
  ‎Il faut renseigner l’adresse mail du destinataire (ou des destinataires, séparés par le symbole virgule ou point-virgule), et, éventuellement, l’objet et le texte du mail.
  Le paramètre WEB_MAIL_ZIP permet de zipper automatiquement un fichier (dès lors qu’il atteint la taille définie par le paramètre)
• Répertoire
  ‎‎Il faut sélectionner le répertoire (parmi ceux définis dans JP015 / onglet « Répertoires externes ») ; un second champ permet éventuellement de renommer le fichier.
• Document lié
  ‎Il faut renseigner l'entité et l'emplacement dans lequel le document sera placé.

N.B. : paramétrage préalable nécessaire du type MIME pour le format à stocker (PDF, XLS, XLSX)

• le mode SANS PDF permet de réaliser un traitement sans générer de fichier PDF.

 

Routages supplémentaires

La saisie de routages supplémentaires se fait dans la partie basse de l’écran.

Double-cliquer ou faire Entrée sur une ligne ; une fenêtre s’ouvre pour choisir parmi les 3 types de fichier à router :

• Edition
  ‎ (fichier PDF / XLS / TXT)

F_<fonction>_<base>'<num_dem>

• Page de garde
  ‎ (débrayable par la coche dans la partie haute de l’écran)

criteres_<fonction>_<base>'<num_dem>

• Journal
  ‎ (pour les alertes, non débrayable)

<fonction>_<base>'<num_dem>_E-99999_O-999

 

Chaque type de données sélectionné ici sera retiré du routage "édition" principal ; on peut ainsi retirer les informations de journal du PDF principal.

Après avoir sélectionné le type de fichier, une page supplémentaire s’ouvre pour choisir le routage ; la sélection se fait comme décrit pour le routage principal.

Après validation, une ligne récapitulative s’inscrit comportant le type de fichier et sa destination ainsi que le détail
(nom imprimante / adresse mail / nom du répertoire et du fichier).

 

Export

Selon le paramétrage de JP017, vous pouvez exporter votre édition. Après avoir coché ‘Export’, il faut sélectionner le type d’export (Excel ou  Texte), puis sélectionner le format souhaité (préalablement créé par JP561) et enfin choisir le type de format. Celui-ci sera renseigné par défaut, s’il s’agit du format standard, soit « _0 ».

 

Désynchronisation

Les pages d’alertes (également appelées « journal ») et pages de garde peuvent être routées ailleurs pour ne pas perturber le destinataire.

Cette désynchronisation peut être pré-paramétrée pour être plus systématique, tout en restant bien sûr modifiable.

Ce pré-paramétrage se fait dans l'onglet « Multi-routage » de JP017.

Vous avez alors le choix entre deux périphériques (mail ou imprimante) et vous devez renseigner le nom de l’imprimante, ou l’adresse e-mail sur laquelle vous souhaitez envoyer votre édition de journal ou votre page de garde.

exemple :

édition à l’écran en routage principal, avec « Journal » en routage supplémentaire par mail

• Écran: aucun message d’avertissement (ex : prix inexistant pour l’article…)
• Mail : le fichier PDF obtenu ne comprendra que les messages d’avertissement

 

 

Routage par entité

Pour certaines éditions (bons de commande, factures…), une coche ‘routage par entité’ permet de définir un routage particulier
(hors mode SANS PDF)

 

(Voir Routage automatique fonctionnel)

 

 

Mémorisation du routage

Pour mémoriser votre routage, il faut tout d’abord avoir enregistré votre édition dans un filtre

Dans le cas inverse, le bouton Filtre permettant la mémorisation du routage ne sera pas activé.

Après avoir sélectionné votre routage, il suffit de cliquer sur le bouton FILTRE en bas à droite de l’écran. Une fenêtre s’ouvre avec le nom du filtre de votre édition. En validant, cela permet d'associer ce filtre de routage à votre filtre d’édition.

Ainsi lorsque vous rappellerez votre filtre, votre routage sera proposé à l’identique.

Lorsque votre filtre de routage est mémorisé, le signe (X) apparaît sur le bouton Filtre.
Ce (X) vous permet de savoir si vous avez bien enregistré un filtre de routage (important pour le planificateur de tâches).

Après la mémorisation du filtre de routage, il n’est pas nécessaire de lancer l’édition. En effet, même si vous sortez par le bouton « Annuler », le filtre de routage restera mémorisé.

Ce fonctionnement est le même si, à l’inverse, vous venez de supprimer votre filtre de routage.

‎ 

Routage par mail

Dans JP015, l’onglet ‘SERVEURS MESSAGERIES’ permet de paramétrer les routages par mail.

On peut avoir un seul serveur de messagerie (renseigné dans le champ ‘Nom physique’) mais plusieurs noms logiques afin de personnaliser les routages par mail.

exemple : les envois par mail de facturation seront envoyés à partir du nom logique FACTURE avec l’adresse expéditrice facturation@ et les routages relatifs aux commandes seront envoyés à partir du nom logique COMMERCIAL avec l’adresse expéditrice client@.

• Nom logique : identifiant personnalisé du serveur de messagerie
• Nom physique : nom réel du serveur de messagerie
• Port : numéro du port du serveur de messagerie (par défaut 25)
• TLS : sécurité de la couche de transport. Paramètre technique propre au serveur de messagerie. A renseigner lors du paramétrage du serveur.
• Accepter tous certificats : pour accepter tous les certificats du serveur. Paramètre technique propre au serveur de messagerie. A renseigner lors du paramétrage du serveur.
• Utilisateur : utilisateur de connexion au serveur de messagerie
• Mot de passe : mot de passe de connexion
• Expéditeur : adresse mail expéditrice. Si vide, adresse de l’utilisateur courant.
• Zip : taille limite (en Mo) du fichier joint avant compression. Si non renseigné, le fichier n’est pas compressé.

 

Il faut ensuite sélectionner dans JP017 le serveur de messagerie souhaité.

Lors de la saisie du premier serveur dans JP015 un paramétrage par défaut dans JP017 (sans fonction ni utilisateur) est automatiquement créé avec le code serveur.

Dans l’onglet ‘Routage’, cocher ‘Messagerie’ et sélectionner le serveur (si plusieurs sont créés dans JP015).

Le choix du serveur peut être modifié en fonction de la fonction lancée, de l’utilisateur, etc...

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Routage automatique fonctionnel

 

Principe et saisie du routage automatique fonctionnel

exemple :
permet d’envoyer directement à chaque client, individuellement, ses propres documents.

 

Paramétrage dans JP017

Pour plus de précisions, Cf. Environnement Évolué

 

exemple : pour PF002, Edition proposition plan de paiement, on lance une édition de toutes les propositions de plan de paiement de la nouvelle saison. Chaque client recevra automatiquement sa propre proposition par mail.

 

Plusieurs entités existent, l’entité représentant le destinataire du routage :

CLIENT : pour les fonctions relatives aux plans de paiement
‎(PF002, PF005, PF008)

FOURNISSEUR : pour les fonctions relatives aux éditions de bons de commande PF ou matière (CO031 et NE004)

ATELIER : idem fournisseurs.

:

Ensuite, dans les fonctions concernées CL001, FO001 et TA034/onglet Atelier), le bouton de circularité ‘actions complémentaires’ permet d’accéder à la saisie des données éventuellement spécifiques de routage.

On peut ainsi spécifier pour chaque client/fournisseur/atelier, la ou les fonctions concernées, puis choisir le routage particulier (mail, imprimante, répertoire ou écran).

On a la possibilité de remplacer le routage automatique par un routage spécifique saisi dans la demande (mail, imprimante, répertoire ou écran) :

• Dans ce cas, le découpage par entité est réalisé de la même manière (1 fichier PDF par entité),
  mais le routage automatique est remplacé par le routage indiqué ici.
  exemple : Au lieu d’envoyer chaque fichier PDF vers les mails de chaque atelier correspondant, il les envoie sur mon mail.
• Si on sélectionne ‘Écran’, on aura la liste des entités traitées en PDF
  exemple : si l’entité est ‘atelier’, on aura la liste des ateliers traités) sachant que les contenus des PDF créés seront visualisables dans JP530 (Consultation traitement).

 

N.B. : L'ordre de prise en compte des adresses mail est le suivant :
mail spécifique de la demande,
sinon (si vide), mail spécifique du routage par entité,
sinon (si pas de routage par entité), mail de la fiche du tiers concerné

 

En parallèle les PDF créés par entité sont visualisables dans JP530.

Par défaut, le routage s’effectue selon l’adresse mail spécifiée dans la fiche de l’entité.

 

Exemple

Vous souhaitez envoyer par mail les propositions de plan de paiement à un client à l’adresse de la personne responsable de la comptabilité, différente de celle de la fiche.

Dans CL001, pour ce client payant par plan de paiement, via le bouton circularité, il faudra saisir les données suivantes :

• Fonction : PF002
• Routage : Mail
• Adresse mail : saisir l’adresse du responsable de la comptabilité.

 

Si vous souhaitez que toutes les fonctions de plan de paiement soient routées par mail directement à cette adresse, il faut sélectionner ‘toutes’ lors du choix des fonctions.

N.B. :
Le routage principal ne concerne que la page de garde, le journal et le compte rendu du routage par entité qui permet de voir le routage effectué par client.

Dans le cas où on paramètre un routage sur imprimante et un routage par entité par mail, si le client n’a pas de mail saisi dans sa fiche, la fonction n’envoie pas à l’imprimante principale.
On retrouve les PDF non envoyés uniquement dans JP530.

 

Anomalies de routage

Les anomalies sont visualisables dans JP530 - Consultation traitement.

 

N.B. :
on ne peut pas faire une même demande avec 2 routages distincts, tels que :
1 PDF par facture dans un répertoire
1 routage mail client par facture

Il faut, dans ce cas, faire 2 demandes séparées.

‎

JP117 : Routages par entité

JP117W01
Cette fonction permet de lister les routages par entité et fonction, saisis spécifiquement pour un identifiant (clé de l'entité) et un type de routage.

 

L’identifiant de l'entité représente le code du client, du fournisseur ou de l’atelier.

Un double-clic (ou Entrée) sur une ligne permet de la maintenir ou de la supprimer.

Liste des entités éligibles :

Entité	Clé	Fonction gestion	Fonction édition
002	saison / code Article	AR001	AR303 / tableau de mesure
006	société / code Client	CL001	CD005 / CD007 / FA005 / FA006 / FA014 / FM005 / LI007 / LI016 / LI056 / LM007 / LM016 / PF002 / PF005 / PF008 / PR041 / RC002 / RC004 / RC012 / RC013 / RC014 / XC070W02 XC943 / Export facture (CSV)
007	n° commande client PF	CD001	CD005 / confirmation cde client PF
008	code Fournisseur	FO001	CO031 / bon achat MAT CO032 / bon réservation MAT
009	code Représentant	RE001	FA009 / commission représentant
011	n° Facture client PF	FA002	FA005 ??????????? FM005 / facture MAT XC943 / Export facture (CSV)
014	n° BP	LI011	LI007 / bon de livraison client PF
016	n° BE	LI014	LI016 / bon d'expédition client PF
019	code Magasin matière	TA034	LM007 / bon de livraison MAT
021	n° Commande fournisseur PF	LA001	NE004 / bon cde fournisseur PF
022	n° Commande fournisseur MAT	CO211	CO031 / bon achat
049	code Atelier	TA034	CO014 / besoin MAT cde four MAT LA011 / besoin MAT cde four PF LA604 / reste à faire /atelier NE007 / retour négoce NE031 / cde fourn pré-aff. cde cli
138	code Transporteur	TA133	LI056 / bon de chargement XC006 / fichier transporteur
139	code Secrétaire commerciale	TA455	CD62B / Validation cde externe CD630 / Validation cde externe

 

JP117 permet de créer un routage pour tous les identifiants d’une même entité.

Par contre, JP117 ne permet pas de créer un routage pour un identifiant particulier : pour cela, il faut passer par la fonction de gestion (exemple : CL001, FO001, TA034) et circuler vers JP117W02 (routage entité).

 

Cas concret :
Pour CL001, le routage par mail est défini par défaut pour tous les clients ayant une adresse mail. Mais certains n’ont pas d’adresse mail et on souhaite les diriger vers l’imprimante du service commercial.

Dans JP117, il suffit de cliquer sur le bouton ‘Insérer un enregistrement’.

Il faut ensuite choisir l’entité, Client dans notre exemple, puis la fonction concernée.

Un enregistrement sera créé dans JP117 avec un « . » (point) dans la colonne Identifiant pour lequel vous spécifierez un routage imprimante sur celle du service commercial.

Particularité pour l’édition des factures (FA005/FM005) : possibilité d’avoir un PDF par facture, et de les stocker dans des sous-répertoires choisis. « Facturation client (1 PDF par facture) »

 

Par cette fonction, il est possible de créer un routage automatique par « En-tête de BP » (routage 014) pour les BP et les BL ou par client. Ainsi, dans LI007 (Edition des Bons), il est possible de sélection à la validation Routage par entité « En-tête de BP » ou « Client ». Ceci permet de pouvoir réaliser des éditions recto-verso selon le paramétrage de l’imprimante. À la création du nom du fichier, dans l’écran adéquat, la coche ‘Extraire’ permet de ne sélectionner qu’une partie de l’identifiant choisi.

 

exemple : on souhaite router toutes les factures, mais en les classant dans des répertoires différents selon le département du client. Le n° de facture est composé du code département + le code client. On peut alors définir le nom du fichier généré en extrayant les deux premiers chiffres du code client, on ajoute un séparateur, et on sélectionne ensuite le code client en entier.

Lors de l’extraction, deux champs apparaissent permettant de sélectionner la position de départ de l’extraction, et le nombre de caractères à prendre à partir de cette position.