Retour client

 

Généralités

 

Principe

 

Ce module permet la gestion des retours clients, et entre autres :

• de générer un avoir
• de mettre à jour le stock physique (lors de la validation du bon de retour)

 

Lorsque le client veut faire un retour, il peut auparavant demander un accord au service commercial, qui enregistre la demande (RC001). Lors de l’enregistrement de la demande, l’utilisateur saisit tous les articles et les quantités qui vont être retournées par le client.
‎Une fois ceci effectué, l’autorisation de retour étant envoyée au client (RC002),
‎celui-ci peut enfin retourner la marchandise.

À l’arrivée de la marchandise, le magasinier enregistre les articles réceptionnés (RC003).
‎Ensuite, une édition reprenant les articles reçus est envoyée au commercial (RC004).
‎Celui-ci peut alors solder le bon de retour, générer l’avoir et mettre à jour le stock (RC001) ; à ce moment, le commercial a encore la possibilité de modifier le prix sur le bon de retour, mais au niveau des lignes de retours elles-mêmes, aucune ligne ne peut être ajoutée ou modifiée.
‎Lors de la validation du bon de retour par le commercial, si les coches « mise à jour du stock » et « génération de l’avoir » sont cochées, alors le stock physique sera mis à jour et l’avoir sera généré avec édition du FA005.

Une édition sera lancée afin de prévenir le magasinier qu’il peut mettre la marchandise en stock.

Si le commercial solde le bon de retour sans cocher les coches de mise à jour du stock et de génération d’avoir, cela ne pourra plus se faire plus tard (cependant la fonction AS359 permet de dé-solder un retour). Car une fois le bon validé avec la date de clôture renseignée, celui-ci est considéré comme soldé, et ne peut plus être modifié. Si l’utilisateur rappelle un bon soldé, celui-ci n’aura accès qu’aux informations d’entête, et aura le message suivant « BON DE RETOUR SOLDE ».

L’utilisateur peut cependant venir consulter son bon de retour sans solder son bon.

 

‎ 

Enchaînement

Paramétrage

 

Options

 

• RC001W01

 

AFF_COND_LIV
Si valeur=1, alors la fonction affichera automatiquement les données de la fiche client
‎(Données bancaires, Transporteur, Mode expédition). Sinon ces données seront à saisir par l’utilisateur.

 

CODE_LIEU
Permet de définir un code lieu du magasin de réception par défaut.

 

CODE_MAGP
Permet de définir un code magasin de réception par défaut.

 

CODE_TRANS
Permet de définir un code transporteur par défaut.

 

COLM_SUIV_DUP
Permet en duplication de ligne de proposer automatiquement pour un article le coloris suivant.

 

NAT_RET
Permet de définir une nature de retour par défaut.

 

NUM_BON_AUT_MON
Si valeur=1, alors la fonction générera automatiquement le numéro de bon de retour.
‎Sinon, l’utilisateur devra le saisir, et Cegid Orli vérifiera que le numéro saisi n’est pas déjà utilisé.

 

PER_TAR
Si valeur=1, alors le code de la période de tarif est obligatoire, même si le client peut avoir des prix spéciaux.

 

SAIS_RET
Permet de définir une saison de retour par défaut.

 

TYP_RET
Permet de définir un type de retour par défaut.

 

AVOIR_SOLD
Permet de décider si la ligne de commande passe en reste à affecter après un retour ou si elle est automatiquement soldée.

 

GEN_CDE_AVOIR (0 / 1 / 2 / 3 / 4)
Permet d’indiquer si mise à jour de la commande d’origine lors de la génération de l’avoir, avec ou sans question écran.

 

• si valeur 3, option AVOIR_SOLD non prise en compte
  > commande d’origine jamais mise à jour (qui ne passe donc pas en reste à affecter).
• Le rattachement d’un bon de retour à une commande via une nature « échange » ne sera possible que si commande d’origine jamais mise à jour (valeurs 0, 1, 3), sinon la nature de commande est attribuée au bon de retour sans possibilité de la changer.

 

MULT_AVOIR
Permet d’autoriser ou non des avoirs multi-nature et multi-type.

‎ 

NAT_TYP_LIGNE
Permet de saisir à la ligne la nature et le type du retour.

 

NAT_TYP_NULL
Permet de pré-générer en en-tête les informations de l’en-tête ‎(conditions de vente, conditions de livraison, nature et type du retour).

 

NAT_TYP_LIGNE et NAT_TYP_NULL sont à paramétrer ensemble, leur interaction étant la suivante :

 

 

RAZ_ZONES (de FA002)
Utilisée pour la génération de l’avoir, et permet de ne pas affecter de conditions de règlement.

 

SELECT_OBL
Permet de rendre obligatoire le passage dans le bouton de sélection d'un N° de facture ou de commande pour la génération du bon de retour.

• X : Passage obligatoire dans le bouton de sélection
• NULL : Saisie libre sans obligation de passage par le bouton de sélection (valeur par défaut).

Dans ce dernier cas, le passage par cette fenêtre sera obligatoire uniquement si la fonctionnalité du motif saisi est égale à celle renseignée dans l’option SELECT_OBL_FCTN ci-dessous.

 

SELECT_OBL_FCTN
Permet de renseigner LA valeur de la fonctionnalité du motif permettant de rendre obligatoire le passage dans le bouton de sélection du N° de facture ou de commande pour la génération du bon de retour. Cette option n'admet qu'une seule valeur possible.

Cette option vient en combinaison avec l'option SELECT_OBL ci-dessus :

 

• RC002W01

 

EDI_LIGN_RET
Permet d’éditer ou non la ligne contenant les libellés du type de retour, de la nature de retour et de la saison de retour.

 

EDI_SAIS_ART
Permet d’éditer ou non la saison de l’article.

 

VALORISE
Permet de valoriser ou non l’édition d’autorisation de retour.

• 0 : aucune valorisation
• 1 : édition prix/tailles
• 2 : édition des éléments au niveau des lignes et des totaux
• 3 : édition des prix/tailles et des éléments au niveau des lignes et des totaux

‎

• RC003W01

 

CODE_LIEU

CODE_MAGP
Lieu/Magasin de réception proposé par défaut à la création d'un bon de retour ‎(non pris en compte dans le cadre d’un retour sur commande, le magasin par défaut étant celui de la commande, modifiable à la ligne si le retour s’effectue dans un magasin différent).

 

CODE_TRANS
Permet de définir un code transporteur par défaut.

 

GEN_AVOIR
Permet de donner accès ou non aux coches de mise à jour du stock et de génération de l’avoir.

 

NAT_RET
Permet de définir une nature de retour par défaut.

 

QTE_SUP
Permet d'autoriser ou non la saisie de quantités supérieures aux quantités attendues ou la saisie de quantités dans des tailles qui n'ont pas de quantités attendues.

 

SAIS_RET
Permet de définir une saison de retour par défaut.

 

TYP_RET
Permet de définir un type de retour par défaut.

 

 

• FA005W01

 

COMPAC_TAIL
Doit obligatoirement être positionnée à 1 afin de pouvoir éditer des tailles qui ne sont plus à la vente mais pour lesquelles il y a un retour.

‎ 

 

• RC004W01

 

EDI_LIGN_RET
Permet d’éditer ou non la ligne contenant les libellés du type de retour, de la nature de retour et de la saison de retour.

 

EDI_SAIS_ART
Permet d’éditer ou non la saison de l’article.

 

VALORISE
Permet de valoriser ou non l’édition d’autorisation de retour.

• 0 : aucune valorisation
• 1 : valorisée

 

TA161 : Délai d’acheminement

• Il est possible de saisir un délai d’acheminement en fonction du magasin de départ/retour (société, type, nature, pôle).

‎ 

Traçabilité

La notion de traçabilité dans Cegid Orli consiste à mémoriser différentes informations
‎(N° lot et/ou MADE IN) concernant les PF destinés aux clients. On peut ainsi :

• retrouver les N° lot et MADE IN livrés aux clients, au titre d'une commande fournisseur PF
• vérifier les N° lot et MADE IN retournés par les clients

 

Si ces informations sont définies par le fournisseur PF, elles peuvent alors être incluses dans le Code-barres de chaque article, qu'il suffit de relire en livraison et en retour. Sinon, il est possible de saisir manuellement ces informations, à condition qu'elles soient repérables visuellement sur l'article à traiter en livraison et en retour.

 

Le choix de la traçabilité (AUCUNE / LIBRE / OBLIGATOIRE) est paramétrable selon l'article et le magasin concernés.

 

 

N° LOT :

• N° libre
• Aucun référencement ni unicité en base

 

MADE IN :

• traçabilité exclusivement pour les PF (inexistant en vente matière)
• application de contraintes possible par TA382
• stockable en base via le code pays Cegid Orli (3 cars)
• stockable en Code-Barres GS1-128 via le code pays ISO 3166-1 (2 cars alpha)

 

 

TA383 : Application traçabilité

Paramétrage de la traçabilité (AUCUNE / LIBRE / OBLIGATOIRE) pour les PF livrés aux clients,
‎ selon profil magasin / profil article, avec mémorisation des informations N° lot et/ou MADE IN.
> contexte retour client

‎ 

Saisie/Maintenance/Validation d’un retour

 

RC001 – Autorisation/Validation retour PF

RC001W01
Cette fonction permet l’enregistrement et la maintenance de l’autorisation de retour 

 

‎Elle est utilisée à 2 moments :

1. Lors de la demande de retour, il y a enregistrement de la demande.
   Cette étape est facultative.
2. Après réception de la marchandise, pour valider cette réception, mettre à jour le stock et générer l’avoir.
   Mais ces actions peuvent également se faire via RC003.

 

En en-tête on trouve les informations suivantes :

• Le numéro de bon de retour qui peut être soit saisi par l’utilisateur soit généré automatiquement suivant l’option RC001W01/NUM_BON_AUT_MAN :
  • 0 = N° de bon de retour à saisir par l'utilisateur
  • 1 = N° de bon de retour généré automatiquement selon séquence adéquate (JP020) :
    • NUM_BON_XX avec XX = fonctionnalité nature retour
    • NUM_BON sinon
• La nature du retour qui permet d’identifier les avoirs correspondants et donc de faire des statistiques en fonction de ce critère (voir options pour la pré-génération)
• Le motif du retour : le motif peut être différent au niveau de chaque ligne, mais il est initialisé par défaut avec celui de l’en-tête. Le motif doit avoir une fonctionnalité égale à 01, 02, 03, 05 ou pas de fonctionnalité et il doit être associé au contexte retours clients.
• En cas de saisie directe depuis RC001, le lieu de réception est une donnée obligatoire et le magasin de réception une donnée facultative ; en cas de maintenance d’un bon saisi en RC003, le lieu de réception et le magasin s’il est renseigné sont automatiquement ramenés.
• Les informations concernant le client (code client, raison sociale, adresse, société), la division commerciale, la saison de vente, le type de retour, les représentants et la secrétaire commerciale, qui sont recherchées selon les informations saisies. S’il n’est pas possible d’initialiser les représentants, l’utilisateur doit les saisir. Ce sont des zones obligatoires.

N.B. :
la secrétaire commerciale est obligatoire si l’option SEC_COM_OBL=X, mais elle est facultative par défaut.

• Date  « accepté jusqu’au » permet d’autoriser la réception du retour jusqu’à une date précise. Après cette date, le retour ne peut plus être réceptionné et aucun avoir ne sera alors généré.
• « Date  de clôture » : date à laquelle le retour est soldé. Cette date peut être saisie manuellement ou se met à jour automatiquement après le solde de la dernière ligne de retour. Elle n’est accessible que dans les cas de figure suivants :
  • aucune ligne du bon n'a été commencée en réception
  • option ACC_DAT_CLOT=X et une réception au moins a été effectuée (et terminée) par RC003

La référence du retour saisie ici apparaîtra sur l’édition de l’avoir au niveau de la référence.

En plus, le numéro de bon de retour et le numéro de réception sont édités dans le pavé des références à rappeler.

 

Autorisation de retour sur une facture ou une commande

L’autorisation de retour peut être entièrement saisie ou pré-générée.

Pour la pré-générer, il suffit, après avoir saisi le motif (saisie obligatoire) et éventuellement une référence de retour, de cliquer sur le bouton ‘Sélectionner’.

Une fenêtre de sélection permet de saisir au choix, le numéro de la facture ou le numéro de la commande à l’origine du retour.

N.B. :
La facture doit être historisée. La commande doit avoir été facturée, même partiellement.

La coche ‘Total’ permet d’indiquer si toutes les lignes de la facture ou de la commande doivent être incluses dans le retour. Dans le cas contraire, après avoir renseigné les champs nécessaires et selon les options, lors du clic sur l’onglet ‘Lignes’, la fenêtre de sélection des lignes de commande ou de facture s’ouvre. Sont listées toutes les lignes de la commande ou de la facture. Via la coche V en bout de ligne, vous sélectionnez les lignes désirées puis cliquez sur l’onglet Génération.

La fonction génère alors les lignes que vous avez sélectionnées dans l’onglet Lignes.

Vous pouvez modifier les quantités, le code motif et d’autres informations.

Si la coche Total est cochée, toutes les lignes de la commande ou de la facture sont générées dans l’onglet Lignes.

 

Le passage dans cette fenêtre de sélection peut être rendu obligatoire ;
‎ceci dépend des options SELECT_OBL et SELECT_OBL_FCTN qui se combinent de la façon suivante :

 

Pour résumer ceci, le passage par cette fenêtre est obligatoire dès que SELECT_OBL=X.

Et lorsque SELECT_OBL est vide, il est obligatoire seulement lorsque la fonctionnalité du motif saisi est égale à la fonctionnalité saisie dans l’option SELECT_OBL_FCTN.

Autrement dit, SELECT_OBL_FCTN contient la fonctionnalité du motif qui nécessitera la passage par la fenêtre de sélection.

 

Un retour peut être saisi sur un magasin logique, si vous travaillez en stock par emplacements
‎(voir doc « Stock par emplacement 2_Mouvement »). Dans ce cas, un emplacement de type 8 doit exister. C’est sur cet emplacement que le retour sera automatiquement généré, avec la possibilité de modifier l’emplacement.

Le magasin de réception saisi en en-tête n’est pas pris en compte dans le cadre d’un retour sur commande, le magasin mis à jour étant systématiquement celui de la commande.

‎ 

Mise à jour de la commande

Lors de la saisie d’un retour sur une facture ou une commande, le message « Voulez-vous modifier la commande d’origine ? » apparaîtra selon la valeur de l’option GEN_CDE_AVOIR.

Cette option agit en fonction de l'autre option AVOIR_SOLD, avec 5 valeurs :

1. Mise à jour selon question écran (avec par défaut Modifier=OUI)
2. Mise à jour selon question écran (avec par défaut Modifier=NON)
3. Mise à jour systématique comme suit :
   Commandé inchangé
   ‎ Facturé diminué
   ‎ Reste À Expédier augmenté si commande non soldée
   ‎(comme pour les valeurs 0 et 1)
4. PAS de mise à jour (même si AVOIR_SOLD=1) : elle ne peut donc pas supporter l’avoir
   Création systématique d'une nouvelle commande manuelle (soldée) avec les quantités retournées, pour supporter l’avoir (règle Cegid Orli : toute pièce est rattachée à une commande)

   N.B. :
   les quantités commandées se retrouvent alors plusieurs fois en statistique

5. Mise à jour avec Annulation des quantités retournées (nouvelle commande à venir) :
   ‎ Commandé diminué
   ‎ Facturé diminué
   ‎ Reste À Expédier inchangé

N.B. :
les quantités commandées seront dans ce cas correctes en statistique

 

La mise à jour de la commande d’origine consiste :

• soit à remettre les pièces en reste à affecter pour pouvoir les livrer à nouveau au client
• soit à les solder, selon l’option AVOIR_SOLD et selon la coche Solde, pour ne pas les re-livrer.

 

En cas de retour sur un emplacement d’un magasin logique (si gestion Stock par emplacement), la mise en stock s’effectue dans le stock global mais également dans le stock détail.

‎ 

onglet « Condition de livraison »

Il regroupe les informations mode d’expédition, transporteur, conditions de port, renseignées automatiquement si l’option AFF_COND_LIV=1 à partir des informations clients.

L’utilisateur doit renseigner la date ou la tranche de départ. Cette date obligatoire permet de calculer le délai d’arrivée au niveau des lignes de retour en fonction du délai d’acheminement.

 

• Statut
  4 statuts différents :

0 ou ‘pas d’avoir’
Seule la mise à jour en stock est possible lors de la réception du retour.
‎Il n’y aura pas de génération d’avoir.

1 ou ‘Avoir’ (par défaut)
Un avoir sera généré. La mise à jour en stock est possible.

2 ou ‘En attente’
Il n’y aura pas d’avoir généré ni de mise à jour en stock mais la ligne en statut 2 sera automatiquement affectée à un autre numéro de réception lors de la demande d’une génération d’avoir.

exemple :
le retour n° 123 a 2 lignes, la première en statut 1, la seconde en statut 2.
‎Lors de la première réception de ce retour via RC003 (N° de réception = 1 par défaut), seule la première ligne sera facturée pour le retour 123/1 (n° retour/n° réception)

La seconde ligne est toujours en attente. Dans RC003 elle est alors proposée sur le numéro de réception 2 du bon de retour 123. Si vous décidez de générer un avoir pour cette ligne, il vous faut passer son statut à 1 puis demander la génération d’un avoir. Celui-ci sera lié au retour 123/2.

3 ou ‘Refus’
Vous refusez de générer un avoir pour ce retour. La mise à jour en stock n’est pas possible. La ligne reste toutefois modifiable (même fonctionnement que pour le statut 2).

 

onglet « Condition de vente »

Il regroupe les références bancaires du client, la période de tarif, ‎le code tarif et la monnaie dans laquelle le bon de retour est effectué.

Comme l’onglet précédent, si l’option AFF_COND_LIV=1, ces données sont renseignées automatiquement à partir des informations clients.

• Commande conditionnelle
  Il est possible de dire si votre retour est conditionnel ou non : la coche « Cde Conditionnelle » est cochée ou non par défaut, et modifiable ou non, et ceci est fonction du client (conditionnel ou non dans la Fiche Client) ainsi que de la nature de retour (définie comme conditionnelle ou non dans TA130 Nature commande client).

Le principe en est le suivant :

• Si le client n’est pas conditionnel

  non cochée par défaut (quelle que soit la nature de retour) : impossible de cocher si paramètre GEST_PART_COND=1 ou 4.

• Si le client est conditionnel

  Plusieurs cas de figure peuvent se présenter selon la valeur du paramètre GEST_PAR_COND :

1. GEST_PAR_COND=0 ou null :
   coché mais modifiable
2. GEST_PAR_COND=1 :
   coché et non modifiable
3. GEST_PAR_COND=2 :
   non coché et modifiable

N.B. :
Pour ces valeurs du paramètre GEST_PART_COND, seule la fiche client est prise en compte.

 

Cependant, si le paramètre GEST_PAR_COND>2, alors la nature de commande entre en jeu :

• Si la nature de retour est conditionnelle
  1. GEST_PAR_COND=3 :
     coché mais modifiable
  2. GEST_PAR_COND=4 :
     coché et non modifiable
  3. GEST_PAR_COND=5 :
     non coché et modifiable
• Si non
  non cochée par défaut : impossible de cocher si paramètre GEST_PART_COND=4

 

Lorsqu’on traite un retour conditionnel, le fait de cocher «MAJ stock» en pied de RC001 (ou RC003) :

• diminue le stock associé au client, à condition que le type de document saisi soit identique
  ‎ (on met à jour le magasin associé au client en CL045)
• augmente le stock central
   (on met à jour le magasin présent dans la ligne du bon de retour).

 

• Échéance
  Le code échéance est initialisé en priorité avec la valeur de l’option CODE_ECHE.
  Dans ce cas, les dates d’échéances sont calculées en fonction de la date de l’avoir et des fonctionnalités définies dans TA010 pour le code échéance de l’option.
• Date de facture
  Elle est initialisée par défaut avec la date du jour. Elle n’est accessible et modifiable que si l’option ACC_DAT_FAC=X, ce qui est le cas par défaut.

 

onglet « Lignes »

Il permet d’accéder à l’écran de saisie des articles retournés par le client.

Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir des demandes de retour pour des articles arrêtés commercialement. Il est ici possible d’ajouter des éléments de tarification ainsi que des textes au niveau de chaque ligne de retour.

L’accès à l’onglet des prix spéciaux n’est possible que si le client peut en avoir (coche prix spéciaux active au niveau de la fiche client CL001).

Un décrochage vers les conditions de vente déjà appliquées pour le client ainsi que vers les conditions de vente par défaut (CL080) est possible par l’intermédiaire des boutons prévus à cet effet.

Il est possible de saisir un retour sans ligne, il sera tout de même éditable par RC002.

N.B. :
Le flag "EC" (Ecart) en début de chaque ligne indique que les quantités prévues sont différente des quantités reçues.

 

 

onglet « Élément de tarification »

Il permet de saisir des éléments de tarification au niveau du bon de retour.

 

onglet « Adresse retour »

Il permet d’indiquer une adresse correspondant au lieu où le transporteur doit aller chercher les marchandises et une adresse correspondant au lieu où il doit la déposer.

• Par défaut, l’adresse « à enlever à » correspond à l’adresse du client.
• Par défaut, l’adresse « à déposer à » correspond à l’adresse du lieu de magasin de réception.

 

onglet « Textes »

Il permet de mettre un commentaire au niveau du bon de retour (en plus de ceux éventuellement saisis en ligne).

 

onglet « Pied »

Vous pouvez supprimer le bon de retour si aucune réception n’a été effectuée, mais vous n’aurez accès au bouton de suppression que si l’option ACC_BTN_SUPPR=X, ce qui est le cas par défaut.

Vous pouvez également saisir le nombre d’exemplaire voulu pour l’édition de l’autorisation de retour (RC002) qui sera envoyée au client.

Ce nombre d’exemplaire n’est pris en compte que si l’édition est lancée par RC001 à partir du bouton imprimer.

Les coches «MAJ stock» et «Génération avoir» restent grisées tant que le retour n’a pas été réceptionné.

Elles sont de plus accessibles seulement si les options ACC_MAJ_STOCK=X et ACC_GEN_AVOIR=X.

 

 

Éditions

Vous avez le choix entre éditer l’autorisation de retour immédiatement après la saisie du bon de retour par RC001 ou éditer plusieurs autorisations de retour en différé par RC002.

Le fait de cliquer sur le bouton imprimer provoque automatiquement la validation du bon.

Quand l’édition est terminée, un écran vierge de RC001 est ramené.

Si vous cliquez sur le bouton valider en premier, vous serez obligé de rappeler le bon de retour afin de pouvoir l’imprimer par RC001.

 

 

Maintenance/validation du retour

La validation d’un bon de retour peut se faire via RC001.

Si la marchandise a déjà été réceptionnée c’est-à-dire que le magasinier a indiqué le nombre de pièces retournées (par RC003), le bon de retour ne peut plus être supprimé (le bouton est inactif).

Il est seulement possible de modifier certaines informations renseignées au moment de la réception : magasin de réception, emplacement, motif, statut.

Les prix de vente sont également modifiables après réception.

Vous pouvez choisir de générer l’avoir et/ou de mettre à jour le stock.

Les coches peuvent être pré-remplies en fonction de l’option COCHE_STK_AVO.

 

La génération de l’avoir vous indique un numéro d’avoir qu’il est possible d’éditer par FA005.

Il est ensuite possible d’appeler cet avoir pour maintenance et/ou consultation par FA002.

Le type de document de l’avoir généré est fonction du client. Si le client est interne ou conditionnel, les types de document seront de type interne ou de type conditionnel. Si, toutefois, aucun type de document n’est créé (TA180) avec une nature interne ou conditionnel, l’avoir ne pourra être généré et un message d’avertissement apparaîtra.

De même la fonctionnalité de création doit être égale à 02 (manuelle) ou nulle.

 

Gestion des dépôts conditionnels si un magasin est saisi pour le client dans CL045

Pour plus de précisions, Cf. Onglet CONDITIONS DE VENTE et commandes conditionnelles

 

En fonction de l’option SOLDE_AUTO, il est possible de solder automatiquement un bon de retour même si toutes les lignes n’ont pas été réceptionnées. Cela signifie que ces lignes ne seront jamais réceptionnées. Si cette option n’est pas positionnée, vous devrez réaliser le solde manuellement en indiquant une date de clôture en entête du bon de retour pour solder un bon incomplet.

 

 

RC002 : Edition autorisation de retour PF

RC002W01
Cette fonction permet d’éditer le document qui sera envoyé au client pour l’envoi des marchandises 

 

Ce document peut être édité de 2 façons :

• soit directement par la fonction de Saisie/Maintenance des retours RC001
  ‎(grâce au bouton imprimer depuis l’onglet pied)
• soit par CHOPE.

 

Valorisation : en fonction de la valeur de l’option RC002W01/VALORISE

 

Si cet état est appelé par RC001, alors prise en compte le nombre d’exemplaires saisi en pied de retour, sinon c’est le nombre d’exemplaire saisi dans les critères qui fait foi.

Cette fonction n’édite que les quantités prévues, ce sont uniquement celles saisies au niveau de RC001 qui sont éditées (et non celles issues de RC003).

Les textes édités sont ceux correspondant à la liaison de fonctionnalité ‘22’ et peuvent être saisis, au niveau du bon lui-même, mais aussi dans la fiche client ou bien encore dans la règle de gestion d’application des textes TA478.
‎

 

RC003 : Réception de retour PF

RC003W01
Cette fonction permet d’enregistrer les produits retournés par le client (et donc de réceptionner le retour)

 

Différents cas de saisie

Les produits peuvent être enregistrés de deux façons : par code barre (onglet ‘Réception par CB’) ou par produits (onglet ‘Réception par produits’).

Lorsque l’une de ces deux saisies est choisie, vous ne pouvez plus en changer. Ainsi un retour que l’on commence à réceptionner en code barre, ne pourra plus être réceptionné par produits lors des éventuelles réceptions suivantes.

Selon le mode de réception, l’un ou l’autre mode de saisie peut ne pas être proposé.

 

Cette réception peut se faire de 3 manières :

1. selon le numéro du bon de retour préalablement saisi en RC001
2. directement d’après une facture historisée ou une commande, c’est-à-dire sans passer par l’étape RC001.
3. saisie manuelle.

 

1^er cas : saisie selon numéro du bon de retour

Après avoir sélectionné le numéro de bon de retour saisi dans RC001, la fonction affiche automatiquement l’en-tête (information client, division commerciale, motif du retour, le lieu).

La saisie du magasin est facultative en entête mais obligatoire en ligne.

Le choix de type 1 est toujours proposé par défaut.

Les deux modes de saisie, par code barre ou par produits, sont possibles. Mais dès qu’une quantité est saisie dans l’un ou l’autre de ces onglets, l’autre onglet deviendra automatiquement inaccessible.

 

2^ème cas : d’après une facture historisée ou une commande

Comme dans RC001, le bouton ‘Sélectionner’ permet de déterminer si le retour se fait selon une facture ou une commande, sur la totalité ou non des lignes.

Le passage dans cette fenêtre de sélection peut être rendu obligatoire : ceci dépend des options RC003W01/SELECT_OBL et RC003W01/SELECT_OBL_FCTN ainsi que de la fonctionnalité du motif saisi. Le fonctionnement est le même que pour RC001 (voir 0).

• SELECT_OBL=X
  ous pourrez uniquement presser le bouton Sélection (aucune autre action ne sera possible).
• SELECT_OBL est vide
  il faudra saisir le motif du retour puis soit sa fonctionnalité est égale à SELECT_OBL_FCTN et la fenêtre de sélection s’ouvre, soit elle est différente et le passage par la fenêtre ne sera pas obligatoire.

Dans le cas d’une réception d’après une pièce, la saisie par code barre n’est pas possible.
‎Après avoir renseigné tous les champs nécessaires en en-tête, la fonction se positionne directement dans l’onglet Lignes. Toutefois, si lors de la sélection de la pièce, vous n’avez pas coché ‘Total’, une fenêtre de sélection des lignes de la pièce s’ouvre pour vous permettre de sélectionner les lignes désirées.

Le magasin de réception saisi en en-tête n’est pas pris en compte dans le cadre d’un retour sur commande, le magasin mis à jour étant celui de la commande systématiquement.

 

3^ème cas : saisie manuelle

Il est possible d’enregistrer un bon de retour, même si le client n’a pas fait la demande d’autorisation de retour (Aucune saisie dans RC001) et sans référence à un numéro de pièce.

Le magasinier est alors obligé de saisir toutes les informations d’en-tête nécessaires.

Dans ce cas, les informations Client et Nature de retour sont utilisées pour déterminer si le retour est conditionnel, ceci permet de pré-générer, en fonction du paramètre GEST_PAR_COND une valeur par défaut pour cette coche lors du rappel du bon dans RC001. Puis dans RC001, cette coche sera modifiable ou non selon ce même paramètre
(Même principe de fonctionnement que pour une saisie initiale depuis RC001).

La saisie par produits n’est alors pas possible. Seule la saisie par code barre est autorisée.

Une zone statut en entête vous permet de typer vos lignes de retour. Elle peut prendre pour valeurs :

1. entrer en stock les quantités mais ne pas générer d’avoir sur cette ligne de retour
2. entrer en stock les quantités et générer un avoir correspondant pour cette ligne de retour
3. ne pas prendre de décision immédiatement (exemple : pièce en attente de contrôle qualité)
4. on refuse les pièces, on ne rentre donc rien en stock et on ne génère pas d’avoir.

‎ 

onglet « Réception par Code-Barres »

Cet onglet, accessible dans le 1^er et 3^ème cas de saisie, permet de biper un code barre produit
‎(ou de le saisir). Il est également possible de saisir le code article, le code coloris, la finition spéciale et la taille si le code barre n’est pas connu.

Le motif est pré-généré avec celui saisi en en-tête mais il peut être modifié à chaque ligne.

Le code choix est proposé en 1^er choix par défaut, mais peut également être modifié à chaque ligne.

Le statut (voir RC001) est toujours celui indiqué en entête. Si vous le modifiez, ‎il sera valable pour toutes les lignes de la réception.

Il peut de plus être modifié dans RC001.

 

onglet « Réception par produits »

Cet onglet est accessible en cas de saisie d’une réception d’après un bon de retour (1^er cas) ou d’après un numéro de pièce (facture ou commande, 2^ème cas).

Les lignes sélectionnées apparaissent.

Description d’une ligne :

Pour chaque ligne, les informations suivantes sont affichées en rappel (donc non modifiables): division commerciale, nature et type de retour, saison, code article, code coloris, F.S.

D’autres informations sont modifiables : type de choix, magasin, emplacement, motif, statut.

La coche ‘Solde’ n’est accessible que si le retour est basé sur une pièce. Elle permet de solder la ligne de commande. Dans le cas contraire, la ligne passe en reste à affecter.

En bout de ligne, les champs ‘Code barre’ et ‘N° de tracking’ permettent de saisir des codes libres sur lesquels aucun contrôle n’est encore fait. Ces champs peuvent être pré-générés en en-tête pour toutes les lignes, ou saisis et modifiés à chaque ligne.

La grille de taille et les quantités prévues apparaissent au-dessus du bloc des lignes.

Dans le cas d’une réception sur un retour saisi dans RC001 (1^er cas),
‎les quantités prévues sont celles saisies dans RC001.

Dans l’autre cas (réception directement d’après un numéro de pièce),
‎les quantités prévues sont celles de la ligne de commande.

 

Dans le cas où la réception se fait selon un retour saisi en RC001 : selon l’option QTE_SUP, ‎vous pouvez ou non saisir une quantité réceptionnée supérieure à celle prévue.

Vous pouvez également saisir des quantités pour une taille sans quantité prévue.

Dans les autres cas, quelle que soit la valeur de l’option, il n’est pas possible de saisir plus que la quantité prévue.

‎ 

onglet « Textes »

Il est possible de saisir des textes à la ligne, et en en-tête de retour.

 

Texte à la ligne :

Dans chacun des onglets ‘Réception par CB’ et ‘Réception par produits’, et pour chaque ligne, un onglet ‘Textes’ en bas de l’écran vous permet de saisir un texte à la ligne.

 

Texte en en-tête :

L’onglet ‘Textes’ en milieu d’écran permet de saisir un texte en en-tête de retour.

 

 

onglet « Pied »

L’onglet Pied propose 3 coches et 2 boutons.

 

Réception terminée : permet de déclarer que la réception est terminée mais qu’il peut y avoir d’autres réceptions sur ce retour. Par l’intermédiaire de l’option DEVALIDER_RECEP, ‎il est possible de revenir en maintenance sur une réception qui aurait préalablement été déclarée comme étant terminée.

Cette dernière réception ne doit faire l’objet, ni d’une mise à jour en stock, ni d’un avoir.

 

MAJ stock : permet de remettre les pièces retournées en stock. Ainsi, la coche ‘Réception terminée’ est automatiquement activée si l’on coche ‘MAJ stock’ et ne peut pas être décochée.

 

Génération Avoir : Permet de générer l’avoir correspondant au retour.
‎Pour cela, la réception doit être impérativement terminée. Ainsi, la coche ‘Réception terminée’ est automatiquement activée si l’on coche ‘Génération Avoir’ et ne peut pas être décochée.

 

Bouton VALIDER

Permet de valider la saisie, quelles que soient les coches cochées ou non cochées.

Si Génération Avoir a été cochée, lors du clic sur le bouton VALIDER, un message indique le numéro de l’avoir généré.

 

Bouton SUPPRIMER

Permet de supprimer la réception en cours mais pas le bon de retour sauf s’il a été créé directement dans RC003 sans être passé par RC001.

 

Différents cas :

• L’avoir peut être généré via RC001. Pour cela, il suffit de cocher ‘Réception terminée’ sans cocher ‘Génération Avoir’. Dans RC001, vous pourrez alors, de la même façon procéder à la mise en stock et/ou la génération de l’avoir.
• Si aucune ligne de la réception n’est en statut 1 (avoir), il ne sera pas possible de générer un avoir. Lors du clic sur le bouton VALIDER, la fonction vérifie qu’il y ait au moins une ligne en statut 1 et vous informe, le cas échéant en bloquant la validation.
• Si aucune ligne de la réception n’est en statut 1 (avoir) ou 0 (pas d’avoir), il ne sera pas possible de mettre à jour le stock. Lors du clic sur le bouton VALIDER, la fonction vérifie qu’il y ait au moins une ligne en statut 1 ou en statut 0 et vous informe, le cas échéant, en bloquant la validation.
• En conclusion :
  Si dans un bon de retour, aucune ligne n’est à statut 1, on ne peut que cocher ‘réception terminée’.
  Si votre réception ne comprend que des lignes en statut 2 (en attente), après avoir coché ‘réception terminée’, il faut donc obligatoirement passer par RC001 pour changer leur statut. En effet, le passage sur une autre réception de ces lignes en statut 2 ne se fait que lors de la génération d’un avoir. Or, la réception ne contenant que des lignes en statut 2, il n’a pas été possible de générer un avoir.

   

• Lors de la génération d’un avoir, les lignes en statut 2 et 3 sont basculées sur une nouvelle réception non validée afin de pouvoir être modifiées par RC001 et/ou RC003.
  ‎Les actions réalisées lors de la génération d’un avoir et de la mise à jour du stock produit fini sont :
  • Si statut = 0
    mise à jour du stock produit fini mais pas de génération d’avoir
  • Si statut = 1
    mise à jour du stock produit fini et génération d’avoir
  • Si statut = 2 ou 3
    transfert de la ligne sur un nouveau numéro de réception

     

• Un retour peut être saisi sur un magasin logique, si vous travaillez en stock par emplacements
  ‎(voir doc « Stock par emplacement (2_Mouvement) »). Dans ce cas, un emplacement de type 8 doit exister.
  C’est sur cet emplacement que le retour sera automatiquement généré, avec la possibilité de modifier l’emplacement.

‎ 

 

RC004 - Edition Réception Retour PF

RC004W01
Cette fonction édite les quantités effectivement retournées (issues de RC003) 

 

Lancement : directement depuis le Portail, ou par la fonction d’entrée en stock (RC003).

Valorisation : en fonction de la valeur de l’option RC004W01/VALORISE

Rupture : sur les codes motifs.

 

Les éléments de tarification saisis dans RC001 sont édités et dans l’ordre suivant :

• Après chaque ligne, les éléments de tarification en ligne qui lui sont appliqués sont imprimés, avec le coût correspondant
• Puis le TOTAL BRUT qui comprend la somme des montants par ligne après application de leurs éléments
• Puis les éléments de tarification en pied qui s’appliquent sur ce TOTAL BRUT
• Et enfin le TOTAL HT NET qui est la somme du TOTAL BRUT et des coûts des éléments en pied.‎

 

 

RC006 – Édition détail stock PF

RC006W01
Cette fonction édite les articles retournés pour chaque bon de retour, permettant ainsi au magasinier de ranger les articles dans le magasin indiqué 

 

Lancement : à partir de RC001, si les articles retournés ont été réceptionnés.

 

Détail : quantités retournées pour chaque taille et pour chaque coloris.

 

Critère Edition des pièces :

• 0 : uniquement les pièces « à ranger »
• 1 : uniquement les pièces « à retourner »
• 2 : à la fois les pièces « à ranger » et « à retourner »

 

Remarques

Une pièce est dite « à retourner »
‎si le bon correspondant est soldé sans génération d’avoir et sans mise à jour du stock.

Une pièce est dite « à ranger »
‎si le bon correspondant a été soldé avec :

• soit un avoir généré et le stock mis à jour
• soit aucun avoir généré et mise à jour du stock

 

 

RC007 : Validation/sélection en masse des retours

RC007W01
Cette fonction permet de traiter en masse des retours et des réceptions 

 

Elle permet de choisir 2 actions possibles, dans l’onglet ‘Fonctionnels’ :

• MAJ stock
• Génération avoir

 

Le principe est le même que celui fait en pied de retour dans RC001.

 

Il est impossible de lancer deux RC007 simultanément.

La sélection des retours à valider se fait dans l’onglet ‘Libres’.

Sont listés tous les retours dont la réception est terminée.

La coche ‘Validation globale’ permet de sélectionner tous les retours de la liste.

Pour une sélection partielle, il suffit de cocher la coche de sélection de chaque ligne désirée.

 

Après la validation, un état des avoirs générés est édité en fin de traitement ainsi que les éventuelles anomalies.

Pour chaque bon, deux lignes peuvent être créées, selon les actions demandées :
‎la première avec la mention « MAJ STOCK » et la seconde avec le numéro de l’avoir généré.

Les anomalies rencontrées sont également listées dans ce rapport
(exemple : manque la nature de retour).

 

 

RC008 : Validation en masse des retours

RC008W01
Cette fonction permet de valider en masse des retours 

 

Le fonctionnement est le même que RC007, ainsi que l’état généré ; seule diffère la sélection des retours à valider, non listés dans un onglet : il faut saisir des critères sélectifs dans les onglets ‘Standards’ et ‘Libres’, comme dans une fonction d’édition classique, pour filtrer les retours à valider.

Cette fonction peut être planifiée via JP532 planificateur de tâches.

‎ 

Suivi des retours

 

RC902 : Consultation des retours clients

RC902W01
Cette fonction sous forme MUL permet de lister les retours pour suivre leur évolution 

 

Différents kits pour personnaliser la liste : article, client, retour

Via le bouton ‘Actions complémentaires’ (ou un double-clic sur la ligne), vous pouvez ouvrir le retour dans RC001 et y apporter des modifications.

 

Critères

 

Date de clôture

permet de savoir si un retour est soldé ou non.

 

Code personne

permet de retrouver les retours au titre d’une personne précise
‎(dans le cadre du module Sur-mesure Nominatif)

 

Liaison de regroupement

Client de regroupement

exemple : conformément aux possibilités offertes dans CD902, ‎permet de rechercher les retours liés à tous les magasins d’une centrale

 

 

Critères restrictifs (onglets "Libres" et "Avancés", tout comme dans CD902W04) :

• restriction seulement  données pas disponibles en colonne
• restriction native d’après la date du bon par rapport à la période d’appartenance définie

 

 

Colonnes

 

Position ligne retour
Elle permet de visualiser l’état d’avancement de la ligne de retour :

• 1 = Non reçue : le retour est saisi dans RC001 uniquement.
  ‎(pas encore réceptionné dans RC003)
• 2 = En cours réception : la réception est saisie dans RC003
  ‎(mais n’est pas cochée « terminée »)
• 3 = Réception terminée : la réception est saisie dans RC003
  ‎(et cochée « terminée »)

 

Cette position est également disponible en critères de filtre des lignes de retour.

exemple : on peut ainsi ne visualiser que les lignes de retour dont la réception n’est pas terminée.

 

Quantités
Il est possible d’afficher 3 types de quantités, affichables en totalité et/ou pour les 20 tailles :

• Qté prévue (champs « Qté prévue totale (Ligne ret) » et « Qté prévue (Ligne ret) X ») :
  C’est la quantité prévue d’être retournée, saisie initialement dans RC001.
• Qté reçue (champs « Qté reçue totale (Ligne ret) » et « Qté reçue (Ligne ret) X ») :
  C’est la quantité réceptionnée, donc qui a été saisie dans RC003.
  Elle n’est pas mise à jour dans le cas suivant :
  • Réception par code barre non terminée pour la ligne de retour (réception globale non cochée terminée avant validation)
  • Par contre dans ce cas, la quantité retour est quand même mise à jour avec le reçu.
• Quantités retour (champs « Qté retour totale (Ligne ret) » et « Qté retour (Ligne ret) X ») :
  Pour rappel, dans une quantité de retour, il y a :
  • La quantité prévue tant qu’aucune réception n’a été commencée
  • La quantité reçue dès lors qu’une réception a été commencée
    ‎(même dans le cas d’une réception par code barre non terminée)

 

Récapitulatif de la position et de la mise à jour des quantités reçues en fonction du type de réception

• la position 1 (« Non reçue ») n’est active que tant qu’aucune réception n’a été commencée par RC003.
• Dès lors qu’une réception a été commencée par RC003 elle passe à 2 (« en cours réception »), et ce même lors d’une saisie par CB incomplète.
• Le seul cas où une réception ne met pas à jour la qté reçue est le cas d’une saisie par CB sans cochage « Terminé ».

 

 

RC005 : Suivi bon de retour PF

RC005W01
Cette fonction permet de connaître la situation des bons de retours 

 

L'état reprend les informations client, le numéro de bon de retour, la quantité totale,
‎le montant du retour et l'état du retour, avec chaque situation :

• Autorisation de retour éditée ou non
• Marchandises Réceptionnées ou non
• Bon de retour validé ou non
• Avoir généré ou non
• Mise à jour du stock physique ou non

 

2 états sont possibles :

 

1. Edition détaillée

   Pour chaque ligne de retour, un tableau par taille indique les différentes positions :
   ‎reçu, en attente, refusé, facturé, etc…

   Un total par bon est édité également sous forme de tableau, par taille, pour les positions désirées.

   Dans l’onglet ‘Fonctionnels’, plusieurs critères permettent de demander ou non l’édition des différentes positions.

    

2. Edition simplifiée

L’édition simplifiée édite, pour chaque bon, et chaque ligne de bon, le total et le montant des quantités prévues et quantités reçues. Les autres positions (en attente, refus etc…) ne sont pas comprises dans cet état.

Le numéro de l’avoir correspondant est également indiqué.

Des coches indiquent si l’autorisation (RC002) a été éditée, si le retour est soldé et si une mise à jour en stock a eu lieu.

‎ 

ST010 : Analyse des retours

ST010W01
Cette fonction statistique permet d’établir des statistiques sur les retours et d’analyser le volume concerné par les retours selon différents critères 

 

Cette analyse est basée sur les saisons de vente. On peut choisir jusqu’à trois saisons de vente.
‎Pour avoir accès à la troisième saison, il faut sélectionner, dans l’onglet ‘Fonctionnels’, la valeur « Sans pourcentage d’évolution » pour le critère « Type d’état ».

Si ce critère a la valeur « Avec pourcentage d’évolution », et si deux saisons de vente sont renseignées, Cegid Orli calculera des pourcentages d’évolution entre les données de chaque saison (quantité et chiffre d’affaire).

 

Les données éditées sont les quantités et/ou le chiffre d’affaire (pas de marge).

Comme pour une statistique sur commandes (voir doc « Statistiques sur commandes et factures » pour plus de détails sur la construction d’une statistique), il est possible de choisir différents critères.

 

En plus des critères articles et critères clients, des critères relatifs aux retours permettent d’affiner l’analyse. Il s’agit des critères du kit « en-tête de retour » (saison, représentant, date du bon, référence du retour, etc.), des critères du kit « ligne de retour » (magasin, n° bon de retour, n° réception, date réception, type de choix etc.), et des critères d’analyse.

 

Critères

• 8
  motif de retour (kit ligne)
• 149
  type de choix (kit ligne)
  Les lignes de retours saisies dans RC001 et non encore réceptionnés dans RC003 (même partiellement) n’ont pas encore de type de choix.
• 83
  N° bon de retour (kit ligne)
• 74
  position ligne retour (aucun kit). Ce critère peut prendre 3 valeurs :

1 – Non reçu : le retour est saisi dans RC001 uniquement. Pas encore réceptionné dans RC003.

2 – En cours réception : la réception est saisie dans RC003 mais n’est pas cochée « terminée ».

3 – Réception terminée : la réception est saisie dans RC003 et cochée « terminée ».

 

• 85
  N° réception du retour (kit ligne)
• 86
  date fin réception retour (kit ligne) (lorsque la réception est terminée)
• 29
  date clôture retour (kit entête) (lorsque la réception est terminée et que l’avoir a été généré)
• 190
  statut ligne de retour : (kit ligne) ce critère peut prendre les valeurs suivantes :

0 : Pas de génération de l’avoir

1 : Génération de l’avoir

2 : En attente

3 : Refus

 

Valorisation des retours :

Les retours peuvent être valorisés dans cette analyse selon différents tarifs, à choisir dans le critère « Type de tarif ».

Cas de valorisation au tarif réel :

• Retour prévu non reçu :
  ‎saisi dans RC001 donc valorisation possible sur tarif et période saisis
• Retour en cours de saisie dans RC003 (cas de réception en plusieurs fois)
  • Par produit, sur la base d’un retour prévu, donc également valorisable puisque saisis dans RC001
  • Par produit, sur la base d’une commande, valorisation possible sur tarif et période auto générés dans RC001
  • Par CB : RC001 pas encore généré, mais recherche tarif et période à l’identique de ce qui existe dans RC001

 

Dans tous les cas, pas d’écart entre « réel net » et « réel brut » pour le non reçu.

 

 

Critères retour dans le tableau de bord statistique (ST008)

 

Ce tableau de bord propose de nouvelles positions permettant de connaitre les quantités
‎(et chiffre d’affaire) concernées par les retours, qu’ils soient en cours ou clos.

Il s’agit des positions suivantes :

• 101
  retour non reçu : le retour est saisi dans RC001 uniquement, pas encore réceptionné dans RC003.
• 102
  retour réception en cours : la réception est saisie dans RC003 mais n’est pas cochée « terminée ».
• 103
  retour Réception terminée : la réception est saisie dans RC003 et cochée « terminée ».
• 100
  retour toutes positions : cumul des trois positions précédentes.
• 104
  retour prévu : retour saisi dans RC001, réceptionné ou non dans RC003.
• 105
  retour Reste à recevoir : retour prévu (retour saisi dans RC001 : position 104) moins la réception saisie dans RC003.

‎ 

Documentations annexes

Formations connexes :

• Pour plus de précisions, Cf. Traçabilité Produits Finis