Un plan de paiement est défini par l’entreprise pour proposer à ses clients des modalités de règlements particulières pour une (ou plusieurs) saison(s) de commande donnée(s).
Le but de cette fonction est d’aider un client à gérer sa trésorerie en prévoyant à l’avance ses sorties financières vis à vis de son fournisseur.
Un plan de paiement permet d’établir un échéancier de paiement par rapport à un montant global de commande, étalé sur la saison, indépendant des livraisons, et accepté par le client.
Cet échéancier s’appuie sur des paramètres spécifiques à chaque plan de paiement, définis par l’entreprise.
Ces paramètres sont :
- Un nombre d’échéances
- Une date de paiement par échéance
- Un pourcentage du montant du plan par échéance
Un plan de paiement se gère :
- Par saison de commande (une ou plusieurs).
- Par client.
- À partir d’une commande initiale sur la saison de commande
Son mode de règlement peut être par traite ou par chèque.
Un PLAN est caractérisé par un NUMERO que lui attribue l’application et est rattaché à un CODE PLAN indiquant sa formule de calcul.
Un plan de paiement peut à la fois être multi commandes, multi divisions commerciales, multi saisons de commande et multi natures de commandes sachant que seules des commandes ayant une NATURE et un MODE DE RÈGLEMENT utilisables en plans de paiement peuvent y être intégrées.
Par contre, un plan de paiement est forcément mono client, mono monnaie, mono mode de règlement, mono profil de facturation et mono société juridique.
Un client peut très bien posséder simultanément plusieurs numéros de plans.
- XC603W01/PF_EFFET_PART
Cette option n'est utilisée que pour le transfert des traites sur plans de paiement. Elle permet à l'utilisateur d'indiquer le mode de fonctionnement qu'il souhaite adopter lors du transfert des différentes traites en comptabilité.- 0
les traites ne sont transmises en comptabilité que lorsqu'elles sont entièrement couvertes par la facturation. - 1
le transfert des traites en comptabilité est entièrement basé sur la facturation. Elles sont donc transmises partiellement si le montant de la facturation ne permet pas de les couvrir. - 2
les traites sont transférées en comptabilité sans aucun contrôle sur la facturation.
- 0
- PF004W01/PF_INFOS_CPTA
Si la valeur de cette option est à 1, alors les montants transférés en comptabilité sont affichés dans toutes les fonctions de la chaîne assurant la visualisation des plans de paiement. - PF004W01/ACCES_MONT_ECH
- 1
cela indique que l’utilisateur souhaite pouvoir accéder et donc modifier les montants des échéances des plans de paiement. - 0
l'utilisateur n'accède pas aux montants des échéances. Il ne peut donc modifier ces derniers qu'en modifiant le montant global du plan ou le pourcentage des échéances.
- 1
- PF004W01/PF_MODIF_MONT
Cette option permet à l'utilisateur d'indiquer le mode de fonctionnement qu'il souhaite adopter lors de la modification du montant global de paiement. En fait les deux possibilités suivantes sont offertes à l'utilisateur : L'utilisateur peut décider de répercuter toute modification du montant du plan sur toutes les échéances du plan en cours de maintenance. Pour ce faire, il lui suffit de positionner l'option PF_MODIF_MONT=0. Il peut décider de ne répercuter les modifications du montant du plan que sur la dernière échéance de ce dernier. Pour ce faire, il lui suffit de positionner l'option PF_MODIF_MONT=1.
- Le paramètre PF_TYPE_ARRO utilisé dans PF003, PF004 et PF011 :
Lors du calcul des échéances du plan de paiement, l’utilisateur peut décider du type d’arrondi à effectuer en jouant sur la valeur de ce paramètre. - Le paramètre PF_GEST_CLI_FAC est utilisé dans PF003, PF004 et PF011
Il permet de générer les plans sur le client de facturation et ainsi de regrouper les commandes ayant un même client de facturation mais un client de livraison différent.
2 valeurs possibles :- 0
on ne gère pas le regroupement par client de facturation, - 1
on gère le regroupement.
- 0
- Le paramètre PF_VALI_PAR_ECH est utilisé dans toute la chaîne des plans de paiement.
Il permet de valider le plan au niveau des échéances.
2 valeurs possibles :- 0
validation classique au niveau entête - 1
validation au niveau échéance
- 0
N.B. :
Si PF_VALI_PAR_ECH=1, le transfert compta ne se fera pas tant que les échéances ne sont pas validées.
Cette phase de paramétrage, préalable à la mise en exploitation du module de gestion des plans de paiement, est indispensable car elle prend en charge la définition des indicateurs permettant de connaître les entités concernées par la gestion des plans de paiement.
La définition des CLIENTS utilisant la fonction de plan de paiement est réalisée par l’intermédiaire de la notion de mode de règlement. En général, les plans de paiement correspondent à des modes de règlement de type traite (mais ceci est informatiquement indépendant). De plus, dans certaines entreprises, seules certaines natures de commande peuvent faire l’objet de Plans de Paiement
(exemple : la prise d’ordre de base mais pas le réassort).
Il faut donc définir ceci au niveau de la gestion des natures de commande.
Cette notion de plan de paiement est ensuite déterminante dans la chaîne facturation : en effet, bien que le client travaille en plan de paiement, on émet les factures de la même manière que s’il travaillait normalement. Par contre, cette notion étant plutôt liée à la partie règlement, on n’édite pas les dates d’échéance sur les factures issues d’un plan, ni les traites qui seraient éventuellement liées à la facture (ceci est en effet défini dans le plan).
Cette partie permet de définir les Formules de Plans de Paiements proposables par l’entreprise à ses clients et leurs modalités. Chaque formule doit être codifiée indépendamment et peut comprendre un libellé la caractérisant. Les modalités consistent en la répartition des règlements par pourcentage en différentes dates d’échéance. Ces formules sont en général définies chaque saison du fait qu’elles comprennent les dates d’échéance.
Dans cette partie, on édite également les propositions de plans aux clients sous la forme d’un document qui leur est adressé afin qu’ils en prennent connaissance et acceptent ou négocient les modalités.
Le client ayant choisi sa Formule de Plan de Paiement (en principe après discussion avec le représentant lors de sa visite), il faut donc l’attribuer à chaque commande concernée. Cette étape correspond donc à l’ouverture des plans de paiement pour les clients concernés.
Suite à cette ouverture, une confirmation du plan (décrivant les termes et conditions du plan avec le nombre d’échéances, la date et le montant de chaque échéance) est envoyée au client. Celui-ci doit alors la parapher et la retourner pour valider son accord.
Le retour des confirmations acceptées par les clients permet de déclencher la gestion proprement dite des plans de paiements.
Elle permet de valider chaque plan de paiement après retour de la confirmation acceptée par le client et d’en modifier les modalités si nécessaire (cas de maintenance).
Lorsque le plan a été validé, on peut alors éditer les traites (pour les modes de règlement concernés) afin de remettre celles-ci à la comptabilité. Il faut noter que selon les cas ces effets peuvent être :
- Soit générés automatiquement en comptabilité (utilisation d’une des comptabilités standard proposées par Cegid Orli ou interfaçage spécifique avec une autre comptabilité)
- Soit saisis manuellement dans la comptabilité indépendamment de ce module.
En fin de plan, une opération de clôture est nécessaire afin de faire un bilan de celui-ci car il peut y avoir eu des écarts (solde à régler par le client ou trop perçu par l’entreprise). Elle permet donc de solder le plan et d’éditer un document informatif destiné à la fois au client et au service comptable pour régularisation du plan.
N.B. :
lors de la clôture du plan de paiement, une régularisation automatique de la dernière échéance du plan peut être effectuée sur la base des factures passées sur les différentes commandes du plan.
Pendant la période où les plans sont actifs, il est nécessaire d’en assurer le suivi afin que l’entreprise sache où elle en est.
exemple : connaître la liste des plans selon leur position (à confirmer au client, à valider par le client, plans validés dont les traites sont à éditer, plans en cours, plans clôturés) ainsi que la situation détaillée d’un ou plusieurs plans donnés.
Différents outils sont donc prévus à ce sujet.
TA015 : Gestion des modes de règlement
Il faut indiquer quels sont les modes de règlement correspondants à des plans de paiement avec la colonne ‘PPA’ cochée pour distinction avec les autres et incidence dans la chaîne de Facturation (pas d’édition de traites si le mode de règlement de la pièce est de type plan de paiement).
Le mode de règlement lui-même reste dans sa signification théorique (traite, comptant, etc..).
TA130 : Gestion des natures de commande
Il faut indiquer quelles sont les natures de commande correspondant à des plans de paiement.
CL001 : Gestion des clients ou CD001 : Saisie des commandes
Il faut affecter le mode de règlement « plan de paiement » au client donc dans CL001 – Gestion des clients ou à la commande, dans CD001 – Saisie des Commandes (suivant accord entre représentant et client en début de saison).
PF001 : Formules de plan de paiement
PF001W01
Cette fonction permet de codifier les différentes « formules » de plan de paiement établies au sein d’une entreprise avec pour chacune la composition de l’échéancier en date et pourcentage.
L’échéancier permettra ensuite de définir les montants de chaque échéance par rapport au montant des commandes faisant partie du plan de paiement.
On peut définir les formules de plan de 2 façons distinctes :
- soit en renseignant les dates et les pourcentages; il faut alors réactualiser les formules de plan à chaque nouvelle saison.
- soit en ne renseignant que les pourcentages; il faudra alors préciser les règles de gestion qui permettront le calcul automatique des dates d’échéances
(nombre d’échéances, durée des échéances, date de valeur …). Ce calcul se fait d’après la date de valeur qui est alors renseignée lors de l’affectation des plans.
Dans ce cas, le plan ne peut pas comporter plus de 9 échéances.
La formule peut être inférieure à 100%, ceci dans l’hypothèse où les livraisons ne seront pas entièrement effectuées, mais ne peut pas être supérieure à 100%.
PF002 : Editions des propositions plan de paiement
PF002W01
Ce document, qui sera envoyé au client pour avoir son approbation, décrit les modalités et conditions de chaque code plan de paiement.
Il s’agit en général d’un document que le représentant présente au client dans le but de lui faire prendre connaissance, choisir et accepter l’un des plans de paiement proposés par l’entreprise. Le document est retourné (signé ou non) avec la commande initiale sur la saison de commande en cours.
Il se présente sous la forme de courrier présenté sur papier pré-imprimé ou non avec la possibilité de faire figurer en entête et pied du document des textes standards.
N.B. :
cette étape est facultative dans le module car certaines entreprises gèrent ceci par un document hors système informatique (traitement de texte et photocopie). L’intérêt de document figurant dans ce module est la personnalisation liée au fait que l’on édite une proposition par client avec ses coordonnées.
PF003 : Affectation plan de paiement client
PF003W01
Cette fonction permet d’attribuer un code plan de paiement à chaque client ayant choisi une des formules proposées par l’entreprise.
Cette attribution s’effectue par le biais :
- soit d’une saisie de masse à partir de l’ensemble des clients possédant au moins une commande pour la saison donnée répondant aux critères des plans de paiement (mode de règlement et nature de commande) et non encore incluse dans un plan.
- soit d’une saisie sélective par choix d’un ou plusieurs clients.
Pour générer un plan, il suffit de renseigner la formule que l’on désire affecter au plan.
L’utilisateur peut alors visualiser les commandes qui peuvent être imputées au plan de paiement en cours de création. Lors de cette visualisation, il peut soit valider toutes les commandes proposées par la fonction, soit sélectionner manuellement les commandes qu’il souhaite affecter au plan de paiement.
Si l’utilisateur génère le plan sans passer par cette visualisation, toutes les commandes pouvant faire partie du plan sont automatiquement affectées au plan de paiement.
Lors de la validation du plan, un numéro de plan est généré (numéro séquentiel « PLAN_PAI » géré par JP020). Ce numéro est affecté à toutes les commandes sélectionnées par l’utilisateur.
Le montant du plan correspond au montant total des commandes auquel viennent s’ajouter les éléments du profil de facturation déclaré dans TA177. Lors du calcul des échéances du plan de paiement, l’utilisateur peut décider du type d’arrondi à effectuer en jouant sur la valeur du paramètre PF_TYP_ARRO.
Le client proposé est soit celui de la commande, soit celui-ci de facturation en fonction du paramètre PF_GEST_CLI_FAC.
Les pré-requis sont les suivants :
- Le client de facturation est recherché au niveau des liaisons CLIENT
- Il ne doit y avoir qu’une seule liaison facturation pour le client
PF004 : Création plan de paiement
PF004W01
Cette fonction permet de gérer les plans de paiement
Une fois le code client et le code société saisis, les infos de profil de facturation et de références bancaires sont affichées automatiquement; ce sont celles du client, mais elles peuvent être modifiées.
Le code profil est obligatoire, et un plan est mono profil.
Ce profil sera pris en compte pour le calcul du montant TTC du plan.
Le taux retenu pour les taxes du profil (ex : TVA) est celui en vigueur à la date de la création du Plan (sans tenir compte de la date de valeur) ; en cas d’évolution de ce taux pendant la période couverte par le plan, il convient donc de faire figurer un texte d’avertissement via PF002 (sachant que, au final, ce sont les factures qui seront réellement réglées).
De même que lorsqu’on saisit la formule du plan, si celle-ci est définie comme une règle d’échéance dans PF001, la date de valeur sera mise à jour. Cette date de valeur peut être modifiée, dans ce cas-là, les dates d’échéance seront calculées en prenant en compte cette nouvelle date.
Cette forme est composée de quatre onglets :
- Échéance :
cet onglet permet de visualiser ou de maintenir les conditions du plan : Dates, pourcentages ou montants des échéances. Si modification des montants, les pourcentages sont automatiquement calculés par la fonction. De la même façon, si modification des pourcentages, les montants sont automatiquement calculés par la fonction. - Cdes du Plan :
cet onglet regroupe les commandes faisant partie du plan. On peut supprimer une commande du plan; dans ce cas, les montants du plan et des échéances se mettent automatiquement à jour. La suppression d’une commande n’est possible que si le nouveau montant du plan reste supérieur au montant déjà transféré en comptabilité pour ce dernier. - Cdes Possibles :
cet onglet permet de sélectionner les commandes qu’on souhaite affecter ou ajouter au plan de paiement en cours de création; une fois les commandes sélectionnées, les montants du plan et des échéances sont automatiquement mis à jour par la fonction. - Cdes Hors Plan :
cet onglet regroupe les commandes qui ne peuvent pas être affectées au plan pour différente raisons : mode de règlement, monnaie, profil de facturation différents, présence d’une adresse spécifique de facturation ou traite, commande débutée en livraison/facturation …
Le montant d’un plan de paiement peut être différent du montant de la ou des commandes qui y figurent; ainsi, on peut avoir un montant plus grand si on pense ajouter des commandes au plan dans le futur, soit plus petit si le client ne passe qu’une partie dans cette méthode de règlement.
N.B. :
lors de la saisie du client, on effectue un test sur la nature de client (client de la commande ou client de facturation) en fonction de la valeur du paramètre PF_GEST_CLI_FAC.
On peut valider le plan en entête ou au niveau de chaque échéance. Ainsi, selon la valeur du paramètre PF_VALI_PAR_ECH, on accède ou non à la coche de validation des échéances. Si toutes les échéances d’un plan sont validées, le plan sera automatiquement validé.
PF004W02 : Maintenance plan de paiement
Cette forme permet de maintenir les plans de paiement, soit issus de PF004 (création), soit issus de PF003 (affectation des commandes client PF à un plan).
La forme pour la maintenance est identique à PF004. En maintenance, on a la possibilité de supprimer, d’ajouter une commande au plan, de valider le plan. Pour modifier un plan validé, il faudra l’invalider. Il faut noter que les seules informations modifiables à ce niveau sont le code plan de paiement, le montant total du plan et les modalités qui lui sont associées (date de valeur, pourcentages, échéance).
Si l’on souhaite ôter une commande d’un plan, il faut cocher la case ‘Suppr’ dans l’onglet ‘Cdes du Plan’ sur la ligne de la commande souhaitée.
Si l’on souhaite rajouter une commande se trouvant dans l’onglet ‘Cdes Possibles’, il suffit de cocher ‘Val’.
Dans ces deux cas, une confirmation peut être demandée sur option AF_CONF_SUP_VAL
PF011 : Génération automatique des plans
PF011W01
Cette fonction permet de générer automatiquement les plans de paiement
Après saisie de la formule de plan à affecter aux différents plans de paiement à générer, une liste de critères de sélection relativement complète permet de définir les clients et les commandes à prendre en compte lors de cette génération.
On peut également renseigner un montant minimal en dessous duquel les plans de paiement ne seront pas générés.
Lors de la génération des plans de paiement, toutes les commandes qui correspondent aux critères de génération, dont le mode de règlement et la nature de commande sont de type plan de paiement et pour lesquelles aucun plan n’est déjà associé, sont prises en compte. La fonction regroupe au maximum les commandes sur un même no de plan. Les plans générés peuvent ainsi être multi-divisions commerciales et multi-saisons de commande.
De plus, le plan peut être regroupé sur le client de facturation suivant la valeur du paramètre PF_GEST_CLI_FAC.
À l’issue du traitement, un état permet de savoir les numéros des plans qui ont été générés, et ceux qui n’ont pas été générés si le critère « Montant minimal» a été renseigné.
PF005 : Edition confirmation plan de paiement
PF005W01
Cette fonction permet d’obtenir le document intitulé «CONFIRMATION» envoyé au client afin qu’il prenne connaissance de l’ouverture de son plan et donne son accord définitif sur les modalités
Le document reprend le montant du plan exprimé en valeur hors taxe ou valeur toutes taxes suivant le profil de facturation du client et l’échéancier en date, pourcentage et montant calculé à partir du montant du plan.
Il se présente sous la forme de courrier sur papier pré-imprimé ou non avec possibilité de textes standards en entête et pied de document.
En dehors des critères de sélection classiques, cette fonction permet d’éditer automatiquement tous les plans n’ayant pas encore été édités mais aussi de rééditer des plans déjà édités parce qu’ils ont été modifiés ou parce qu’il y a eu un problème à l’édition.
N.B. :
gestion d'une validation pour garantir l'intégrité des données
PF006 : Validation/clôture des plans de paiement
PF006W01
Cette fonction permet la validation et la clôture des plans
Cette forme est constituée de 2 onglets :
- Validation des plans
La validation d’un plan est effectuée normalement à partir des confirmations de plans retournées par les clients avec accord définitif sur les modalités de paiement qui y sont décrites.
L’utilisateur peut choisir de valider globalement ou individuellement les différents plans de paiement proposés par la fonction.
Tout plan de paiement validé n’est ensuite plus modifiable (sauf invalidation par la fonction PF004W02).
La phase de validation des plans de paiement peut être effectuée lors de l’édition des confirmations de plans de paiement (PF005); il suffit pour cela de demander une validation automatique des plans pour la séquence éditée.
- Clôture des plans
Cette phase correspond au SOLDE DU PLAN DE PAIEMENT et est exécutée en fin de période de livraison pour tous les plans que l’on considère comme terminés pour la saison donnée. On peut clôturer globalement les différents plans de paiement proposés par la fonction; cependant, en général, cette opération est manuelle avec décision au niveau de chaque plan car ceci s’étale sur une période, tous les clients n’étant pas livrés en même temps.
Une fois le plan clôturé, il ne peut plus être utilisé.
La clôture des plans de paiement peut également être utilisée dans le cas de demande de changements de la part d’un client sur les modalités d’un plan existant (échéances et montants) au cours des Livraisons. Dans ce cas précis, il faudra donc ouvrir un nouveau Plan pour les dernières échéances.
Lors de la clôture d’un plan de paiement, on peut procéder à la régularisation automatique de la dernière échéance du plan de paiement sur la base des factures déjà transférées en comptabilité concernant ce dernier (Si l’option XC603W01/PF_EFFET_PART=0,1 ou 2 ).
FA006W03 : Edition des traites sur plan de paiement
FA006W03
Cette fonction permet l’édition des traites pour tous les Plans de Paiement
Cette fonction traite tous les Plans de Paiement validés ou non (suivant option PLAN_VALI_OBL) ayant un mode de règlement de type traite (dans TA015 coche TRA) et dont celles-ci n’ont pas encore été éditées.
Des fonctions et critères de sélection permettent de rééditer si besoin (exemple : bourrage papier) et de sélectionner les plans à prendre en compte.
Cette traite papier est identique au document normalisé dans la chaîne de facturation.
XC603 : Génération des traites sur les plans de paiement
Cette interface a pour but de générer le fichier des effets nécessaires à la comptabilité pour les plans de paiement dont le mode de règlement est de type Traite (d’Office ou Envoyée à l’Acceptation).
En général, les effets peuvent être transférés en comptabilité dès l’instant ou leur montant est entièrement couvert par le montant total des factures qui leur sont rattachées.
Cependant, l’utilisateur peut décider de transférer les effets en comptabilité sans aucun contrôle sur le montant facturé.
Pour ce faire, il lui suffit de jouer sur la valeur de l’option XC603W01/PF_EFFET_PART.
Le transfert des effets en comptabilité est proposé à l’utilisateur par le biais d’une question écran.
Ce traitement est déconnecté de l’édition des Traites pour mesure de sécurité
(exemple : prévention des incidents de traitement au cours d’édition des traites, style bourrage papier).
N.B. :
l’utilisateur peut renseigner, lors de l’appel de la passerelle (XC603, un plafond minimal en dessous duquel les traites sur plans de paiement ne pourront pas être transférées en comptabilité.
CONTRAINTE D’UTILISATION
La génération du fichier des effets en comptabilité n’est possible que pour les comptabilités standard proposées par Cegid Orli.
Pour assurer une génération viable des effets en comptabilité, il est primordial de disposer de factures mono plan de paiement.
PF008 : Edition situation plans de paiement
PF008W01
Cette fonction permet d’éditer, soit la situation détaillée des plans de paiement en cours, soit un relevé périodique sur plan
- L’édition de la situation détaillée des plans de paiement en cours est en général utilisée à 2 moments :
- pendant la phase de Livraisons de la saison en cours pour donner la situation exacte de chaque plan (il permet donc de savoir où en est chaque plan)
- au moment de la clôture des plans pour faire un bilan de chaque plan (il permet d’éditer le document RELEVÉ de CLÔTURE du plan qui est envoyé au client)
Chaque document reprend la totalité des pièces émises en Facturation (Factures et Avoirs) pour le plan donné sous forme de liste avec indication des échéances en date d’effet jusqu’à la date du jour.
Ce relevé se présente sous forme de courriers (sur pré-imprimé ou non) avec la possibilité de faire figurer en entête et pied du document des textes standards. Il est destiné d’une part au client pour l’informer de la situation exacte de son plan et d’autre part au service comptabilité de l’entreprise pour un suivi précis.
- L’édition du relevé périodique sur plan :
Ce relevé permet ainsi de justifier les traites passées en comptabilité en fournissant au client un parallèle entre les factures et les traites passées en comptabilité.
Cet état est sensiblement identique à celui proposé pour l’édition de la situation détaillée des plans de paiement. La seule différence est la prise en compte d’une fourchette de dates qui sert de base à l’édition des pièces et des traites passées en comptabilité.
Ce relevé se présente sous forme de courriers (sur pré-imprimé ou non) avec la possibilité de faire figurer en entête et pied du document des textes standards.
N.B. :
dans cette édition, la fonction édite le montant hors comptabilité pour chaque échéance. Ce montant correspond au montant de l’échéance qui n’est pas encore passé en comptabilité. En fait, il s’agit du reste à transférer pour chaque échéance du plan. Pour la dernière échéance, on peut avoir un montant négatif car la fonction compare le montant réel du plan au montant global transféré.
Cette zone n’est intéressante que si l’option PF_EFFET_PART est positionnée à 1 car on peut transférer partiellement une échéance.
PF009 : Liste des plans de paiement en cours
PF009W01
Cette fonction donne la position de tous les Plans de Paiement sous forme de liste
Il est ainsi possible de demander les plans dont les confirmations sont à éditer, les plans restant à valider (attente accord du client), les plans validés dont les traites restent à éditer, les plans en cours et les plans déjà clôturés (historique). Des critères de sélection complémentaires sont également possibles pour limiter l’édition aux seuls éléments désirés.
PF010 : Consultation plans de paiement
PF010W01
Cette fonction permet de connaître la situation de tous les plans
Il est possible de demander les plans :
- Confirmés, non confirmés ou les deux
- Validés, non validés ou les deux
- Traites éditées, non éditées ou les deux
- Clôturés, non clôturés ou les deux
De plus, l’utilisateur a la possibilité de visualiser les modalités du plan.