La division commerciale représente la force de vente et porte le budget de vente.
exemple :
- Homme
- Femme
- Junior
- Baby
La division commerciale intervient dans les objectifs de vente.
Une saison de commande est définie par :
- un code saison : année + type de saison (E = été, H = hiver…)
- un libellé
- une date de début et une date de fin de saison
- une Saison Identique Précédent ou SIP :
utilisée pour les objectifs commerciaux afin de pouvoir comparer 2 saisons.
Ce champ représente la saison identique précédente qui sera utilisée comme base de comparaison avec la saison en-cours dans le module de prévisions de vente. Sa saisie est facultative, mais cependant fortement conseillée si votre société utilise le module de prévisions de vente (que ce soit au niveau des objectifs, des prévisions).
Ce code SIP ne peut être la saison permanente (00P) ni la saison en cours.
Accès à cette zone si les paramètres GEST_PREV_VEN=1 ou GEST_PREV_VEN=0 ET GEST_OBJ_VEN=1.
Toute commande est rattachée à une saison et par conséquent tout objectif est également rattaché à une saison.
Tout article peut être rattaché à une famille d’antériorité. Pour tous les états comparatifs Saison et SIP, et en particulier pour les objectifs des représentants et la statistique évolution client, les cumuls des quantités vendues sont regroupés sur cette famille d’antériorité de manière à avoir des éléments comparables d’une saison sur l’autre.
TA184 : Prix moyens par famille d’antériorité
TA184W01
Cette fonction permet de gérer le prix moyen associée aux familles d’antériorité, de manière à valoriser les objectifs très tôt dans la saison, ou si ceux-ci sont saisis en valeur, à les convertir en quantité
TA215W01
Cette fonction permet de gérer les différents motifs de perte
Un motif de perte ne peut pas être supprimé s'il est attribué à un client perdu.
On différencie les motifs de perte grâce à leur fonctionnalité :
01 = client perdu définitif
Le client n’est plus potentiellement visitable pour les saisons suivantes. Il n’est pas possible de saisir d’objectifs pour ce client et pour toutes les saisons. On ne peut pas saisir de commande pour ce client, cette saison de vente et cette division commerciale
02 = Client visité sans ordre
Le client a été visité mais n’a passé aucune commande. Il a un objectif représentant.
Il devient un client perdu pour la saison en cours.
03 = Client perdu pour la saison de commande
Le client est perdu uniquement pour la saison de commande considérée.
Il ne sera plus possible de lui saisir un objectif pour cette saison.
04 = Client récupéré
Il s’agit d’un client qui était perdu définitif, et qui re-commande de sa propre initiative.
La gestion des clients perdus permet :
- de suivre les clients à visiter et le reste à visiter pour un représentant
- de suivre le nombre d’anciens et de nouveaux clients d’une saison
- d’interdire la saisie d’un objectif pour un client (client perdu définitivement)
Les objectifs de vente par représentant permettent de suivre la force de vente durant le premier mois précédent la fixation des quantités à acheter.
Il n’existe qu’un seul niveau de gestion des objectifs représentants : gestion par client.
PV007 : Clients perdus et objectifs clients
PV007W01
Cette fonction permet à la fois la gestion des objectifs de vente ainsi que celle des clients perdus
La saisie des clients perdus se fait pour une saison de vente et une division commerciale en précisant un motif de perte.
Seuls les modes création, interrogation et suppression sont possibles. En effet, ceci permet de garder un historique des motifs de perte des clients. De ce fait, en mode interrogation, aucune zone n’est modifiable.
La saisie de la saison de vente et de la division commerciale est obligatoire même en mode interrogation. En effet, une interrogation globale n’est pas possible. On ne peut effectuer une interrogation que pour une saison de vente et une division commerciale données.
Un client dans une saison de vente et une division commerciale peut avoir plusieurs motifs de perte avec des dates de perte différentes. Le motif de perte valide est le dernier en date.
Un client pour une saison de vente et une division commerciale donnée ne peut donc pas avoir plusieurs motifs de perte à la même date.
En saisie de commande (CD001), un message vous avertira si le client est déclaré perdu définitivement ou provisoirement. Vous ne pourrez alors pas saisir de commandes pour lui.
La gestion des objectifs de vente peut se faire à différents niveaux :
- par représentant : donnée obligatoire
- par comportement d’achat
(paramètre WEB_OBJ_COMPACH) - par client
(paramètre WEB_OBJ_CLIENT) - par famille d’antériorité
(paramètre WEB_OBJ_FAM_ANT)
Chaque niveau est défini par un paramètre pour faciliter la saisie dont les valeurs possibles sont :
- Valeur 0 = saisie interdite
- Valeur 1 = saisie obligatoire
- Valeur 2 = saisie facultative
Si aucun code client n’a été saisi alors la zone type de client est obligatoire (ancien ou nouveau).
Les anciens clients pour une saison de vente sont :
- les clients non perdus :
client ayant passé une commande en Saison Identique Précédente - les clients perdus :
client déclaré perdu en Saison Identique Précédente
Les nouveaux clients pour une saison de vente sont :
- les clients n’ayant pas passé de commande en Saison Identique Précédente
- Les clients perdus définitifs en Saison Identique Précédente et récupérés cette saison
Il existe 2 manières de saisir les objectifs de vente par représentant / client :
- en quantité : le montant sera alors calculé d’après le prix unitaire moyen
- en valeur : la quantité sera alors calculée d’après le prix unitaire moyen.
L’une des 2 saisies est donc obligatoire.
Si vous souhaitez saisir plusieurs objectifs par famille d’antériorité pour un même client, il faut positionner l’option WEB_OBJ_FAM_ANT=1 (obligatoire). En effet, si elle est à 2 (facultative), vous pourrez saisir un premier objectif pour une famille d’antériorité, mais lorsque vous saisirez un second, vous aurez ce message bloquant :
« Les objectifs ont déjà été saisis pour ces critères ! »
N.B. : les objectifs sont saisis par représentant et non par secteur de vente ; par conséquent, si un représentant change de secteur de vente, il est donc indispensable de lui modifier ses objectifs en fonction de son nouveau secteur ainsi que de créer de nouveaux objectifs pour le représentant reprenant son ancien secteur de vente.
Un onglet particulier de cette fonction permet de simuler ou revaloriser les objectifs clients. Il permet, en cours de saison, de réviser automatiquement à la hausse ou à la baisse, les objectifs enregistrés initialement. Il permet aussi de dupliquer les objectifs d’une saison de commande sur une autre ou de générer des nouveaux objectifs à partir du portefeuille de commande. On peut ensuite les réviser grâce au coefficient, ce qui évite de recréer les objectifs à chaque nouvelle saison.
Avant de générer les nouveaux objectifs, plusieurs critères sont à compléter :
- le mode de travail : deux modes sont autorisés soit la création de nouveaux objectifs à partir d'objectifs ou de commande d'une saison antérieure, soit la modification des objectifs de la saison en cours.
- la coche Écrasement : cette zone n'est accessible qu'en création. Par défaut, elle est renseignée, ce qui signifie qu'il y aura écrasement des éventuels objectifs déjà existants pour cette saison de commande et cette division commerciale lors de la création. Si cette zone est passée à null, lors de la création, il sera testé si un objectif pour les critères saisis existe déjà, et si tel est le cas, la création sera interrompue.
- l'origine de la création des objectifs : cette zone n'est accessible qu'en création et permet de spécifier à partir de quelles données seront générés les nouveaux objectifs. Il est possible de dupliquer des objectifs d'une saison antérieure ou de les générer à partir du portefeuille de commandes nettes (commandes non annulées et non manuelles).
- représentant 2 : cette zone n'est accessible qu'en création à partir des commandes. Elle permet d'indiquer si on souhaite générer les objectifs à la fois pour le représentant 1 des commandes et à la fois pour le représentant 2.
- saison d'origine : la saisie de cette zone est nécessaire seulement en création afin de ramener les enregistrements de la saison à partir de laquelle seront créés les objectifs de la saison en cours par application du coefficient. Ce seront donc soit les objectifs de cette saison soit les commandes de cette saison qui sera la base de la génération. C'est la saison SIP (Saison Identique Précédente) qui est proposée par défaut mais elle reste modifiable. Sa saisie est obligatoire en création. Si vous générez les nouveaux objectifs à partir de ceux d'une saison antérieure, on vérifie qu'il en existe bien pour la saison d'origine et la division commerciale indiquée en entête.
- pourcentage de modification : il s'agit du coefficient à appliquer par défaut à toutes les lignes générées ou modifiées. Il reste modifiable ligne à ligne. Il peut être positif pour une augmentation de l'objectif ou négatif pour une diminution de l'objectif.
Après avoir saisi les critères, si vous faites 'champs suivant' sur le pourcentage de modification ou 'Recherche', les nouveaux objectifs créés ou les objectifs à modifier correspondants à la saison et à la division indiquée en entête apparaissent. Il n'est pas possible d'effectuer de création sur ce bloc, seul le mode interrogation est autorisé. Seule la zone pourcentage à appliquer est modifiable et accessible. Elle est renseignée par défaut avec le pourcentage de modification indiqué en critère mais reste modifiable.
C'est au moment de la validation que ce coefficient sera appliqué sur chacun des enregistrements. Si l'objectif a été créé à partir des commandes, on considère qu'il s'agit d'une saisie en quantité et par conséquent le coefficient sera appliqué sur la quantité objectivée.
Si l'objectif a été créé à partir d'objectifs d'une saison antérieure, le coefficient est appliqué soit sur la quantité si l'objectif d'origine avait été créé en quantité soit sur le montant si l'objectif d'origine avait été créé par montant. Vous pouvez alors visualiser le résultat sur l'onglet suivant.
N.B. :
Lors de la création d’objectifs pour une saison d’après une autre saison, il est conseillé de renseigner un prix moyen dans TA184, sinon les enregistrements pourront être à 0 pour le champ quantité.
Il existe 2 façons de valoriser les objectifs :
- à la hausse : en saisissant un pourcentage de modification positif
- à la baisse : en saisissant un pourcentage de modification négatif
N.B. : appliquer un coefficient de 20 % à une ligne puis appliquer un coefficient de -20 % à cette même ligne, ne permet pas un retour à la situation initiale.
exemple :
pour un objectif de 100, application d’un coefficient de 20 %
objectif revalorisé = 120
Pour une raison quelconque, on souhaite revenir à la situation de départ pour obtenir de nouveau un objectif de 100.
Si on applique un coefficient négatif de -20 % on obtiendra :
objectif revalorisé à la baisse :
120+(120*-0,2) = 120 – 24 = 96
Il faut donc recalculer le bon coefficient selon la formule :
Objectif initial : i
Objectif final : f
Coefficient recherché en % : c
Soit pour l’exemple :
c = [(100-120)/120]*100 = -16,66 %
objectif revalorisé :
120+(120*-0,1666) = 120 – 19,999 = 100
Les onglets « clients perdus POP » et « Objectifs clients POP » ont le même fonctionnement que « clients perdus » et « objectifs clients ». Ils permettent simplement de distinguer la nature des clients. Si des données sont renseignées dans les deux sortes de clients, lors d’une revalorisation ou simulation, ils sont tous pris en compte et tous calculés au niveau clients non POP.
En règle générale, seule une des deux gestions est utilisée, clients POP ou non, et un paramétrage permettra de ne faire apparaître que les onglets concernés.
PV011 : Edition des objectifs clients
PV011W01
Cette fonction permet de lister les objectifs de vente préalablement enregistrés
Un critère permet d’indiquer quel est le type d’objectif que vous souhaitez éditer :
- Objectifs saisis dans Cegid Orli
- Objectifs saisis dans Prise d'Ordres Portable
- Objectifs saisis dans Cegid Orli et dans Prise d'Ordres Portable
Il est possible également de créer un fichier séquentiel du résultat de l’édition, exploitable ensuite sous EXCEL.
PV005 : Edition des clients perdus
PV005W01
Cette fonction permet de lister les clients perdus et leurs motifs de perte
Vous pouvez choisir de n’éditer que les clients perdus pour un motif de perte donné. Pour avoir la totalité des clients perdus, il faut mettre à X les 4 types d'édition.
PV200 : Comparatif des ventes clients
PV200W01
Cette fonction permet d’obtenir des états ayant pour but d’aider à définir les coefficients d’extrapolation qui serviront dans le calcul des prévisions de vente
Cette fonction permet d'éditer :
- Soit un comparatif du vendu de la saison en-cours, avec la saison identique précédente, afin d'en déduire les coefficients d'extrapolation
- Soit de suivre l'évolution des ventes clients entre la saison de commande en cours et la saison identique précédente.
Remarques :
- La saisie de la saison de commande et de la saison identique précédente est obligatoire quel que soit le type d'édition choisi.
Si l'édition demandée est l'état comparatif des ventes, la date de création de la commande est obligatoire : en effet, la génération des besoins intervenant après l'examen de cet état, et après saisie des coefficients d'extrapolation, il se peut que des commandes soient enregistrées entre temps. Il est donc nécessaire de limiter les commandes traitées par la date de création de commande, cette date étant également présente dans les critères de sélection de la génération des besoins.
- Les critères édition toutes familles cumulées, édition cumulée par pays de représentants, édition détaillée par client et rupture par origine client, tri, une page par, sont uniquement pris en compte si l'édition demandée est de type « comparatif des ventes ».
Ainsi, si vous cochez le critère « Edition ttes familles cumulées », vous obtiendrez un cumul toute famille, mais si vous le laissez décoché, vous aurez un détail par famille.
De même, le critère « Edition cumulée par pays rep », s’il est coché, vous permet d’obtenir un cumul tout pays de représentant.
Enfin, cochez le critère « Rupture par origine client » pour avoir un total par origine client.
- Le critère détail ligne comportement d'achat est uniquement pris en compte pour l'édition des évolutions des ventes clients.
PV040 : Maintenance objectifs POP et clients perdus
PV040W01
Cette fonction permet de modifier les objectifs POP et les clients perdus
Pour intégrer les objectifs rejetés (qui n’ont pas pu être intégrés lors du passage par XC20B), il faut corriger l'ensemble des anomalies détectées.
Il est impossible de créer des enregistrements, seules les modifications et suppressions sont autorisées.
N.B. :
les objectifs représentants/articles ne seront plus gérés.
PV041 : Reprise des objectifs POP et clients perdus
PV041W01
Cette fonction permet de relancer l'intégration des objectifs représentants/client et des clients perdus, qui ont été rejetés initialement par XC20B, et qui ont été modifiés par PV040
Les critères PROVENANCE et ORIGINE doivent obligatoirement être saisis, ainsi que le critère permettant de choisir si on intègre des objectifs représentant/client ou des clients perdus.
Une fois ces informations saisies, la fonction affiche automatiquement l'ensemble des enregistrements en attente d'intégration.
L'utilisateur peut soit valider en global l'ensemble des enregistrements affichés (cocher la zone VALIDATION GLOBALE), soit valider individuellement les différents enregistrements.
Une fois les zones validation cochées, l'utilisateur pourra saisir les paramètres éventuels pilotant l'intégration (paramètres préalablement définis dans TA350 pour l'origine et la provenance).
Dans le cas d’une création ou revalorisation, ces paramètres ne sont pris en compte que si l’on se base sur le carnet de commandes et non sur les objectifs.
WEB_OBJ_CLIENT
permet de définir si on gère les objectifs par clients ou non.
- La valeur 0 interdit la saisie du code client.
- La valeur 1 rend obligatoire la saisie du code client.
- La valeur 2 permet la saisie du code client sans aucune obligation.
WEB_OBJ_FAM_ANT
permet de définir si on gère les objectifs par famille d’antériorité ou non.
- La valeur 0 interdit la saisie de la famille d’antériorité.
- La valeur 1 rend obligatoire la saisie de la famille d’antériorité.
- La valeur 2 permet la saisie de la famille d’antériorité sans aucune obligation.
WEB_OBJ_COMPACH
permet de définir si on gère les objectifs par comportement d’achat ou non.
- La valeur 0 interdit la saisie du comportement d’achat.
- La valeur 1 rend obligatoire la saisie du comportement d’achat.
- La valeur 2 permet la saisie du comportement d’achat sans aucune obligation.
valeur 1
le paramètre WEB_OBJ_CLIENT n’est pas pris en compte, quelle que soit sa valeur.
valeur 2
si le paramètre WEB_OBJ_CLIENT=2 également, alors c’est ce dernier qui est pris en compte, car il est considéré comme le plus fin.