Prérequis : Posséder le module EDI
Une commande allotie est une commande EDI qui en regroupe plusieurs autres.
A l’intégration par EDI dans Cegid Orli, cette commande unique sera éclatée en :
- autant de commandes que de points de livraison, repérés par le CNUD à livrer
(commande allotie standard)
- autant de commandes que de personnes, repérées par un texte en ligne de commande
(commande allotie nominative)
Ces mêmes commandes sont ensuite regroupées lors de la génération des avis d’expédition.
Le traitement des commandes EDI alloties, géré en parallèle des traitements habituels, permet de:
- Créer de commandes éclatées par destination finale à l’intégration
- Réaliser l’Affectation allotie
- Réaliser la Préparation allotie
- Mettre en carton et Saisir des colis avec pré-calcul du poids et éclatement des colis
s’il y a lieu - Éditer des étiquettes colis
- Valider des livraisons
- Éditer le bon de livraison global et par magasin préparé ainsi que du bon de transport.
- Éditer la facture récapitulative qui regroupe les clients livrés.
Notions importantes au niveau des adresses tiers
- Identification des 3 tiers concernés par l'alloti :
- la centrale d'achat = celle qui passe commande et qui est facturée
- l'entrepôt logistique = celui où les colis sont livrés et qui va les dispatcher par magasin (le magasin final)
- lors de l'intégration de commande, l'adresse de l'entrepôt est mémorisé en adresse de livraison pour chaque commande magasin
- le magasin est mémorisé dans le code client commande.
- L’adresse de l’entrepôt est mémorisée dans l’adresse de livraison de chaque commande de magasin final.
- L’étiquette colis :
- du client final - via CodeSoft uniquement - permet de faire apparaître l’adresse de la commande (client final), donc celle du magasin final.
- de l’entrepôt - Edition possible via Codesoft et via CBR (PDF)
- Le bon d’expédition fait apparaître les 2 adresses :
- Client livré = adresse de l’entrepôt
- Client confirmé = adresse du magasin final (client final).
- Le bon de chargement ne fait apparaître que l’adresse du client livré = entrepôt.
- Le bon de livraison global = fait apparaître en entête le client livré = entrepôt,
et en ligne le nom du magasin final.
Dans CL001 – Fiche client : créer les clients de détail (exemple : magasins et adresses de livraison) et le client de regroupement (exemple : Centrale d’achat).
Les clients détails doivent être conditionnels.
Les points de livraison (client détail) doivent être reliés au client correspondant à la centrale par une liaison de type refacturation (Fonctionnalité 58).
Pré-requis pour la facturation :
- Créer une fiche client sans notion client conditionnel ou interne. Ce client sera utilisé pour la facturation finale des commandes (FA050).
- Au niveau de la fonction TA130 nature de commande : définir une nature de commande propre aux commandes Alloties et cocher « conditionnelle ». ainsi les commandes intégrées par EDI dans le cadre de l’Allotie seront automatiquement mises en conditionnelle. Il en sera de même pour les factures qui en découleront.
Principe des commandes alloties dans Cegid Orli
L’intégration des commandes alloties est faite avec éclatement par lieu de livraison.
Il n’y a pas de sauvegarde de la commande globale.
Les commandes éclatées ont toutes la même référence de commande correspondant au numéro de la commande allotie ainsi qu’une zone au niveau de l’en-tête de commande renseignée avec le premier numéro de commande éclatée (NUM_CDE_ALLOTIE de CDE_CLI_ENT).
Les commandes éclatées sont renumérotées en fonction du compteur standard des commandes clients (compteur CDE_CLI + fonctionnalité de la nature de commande).
Toutes les commandes éclatées issues d’une commande allotie peuvent être identifiées par le biais de la référence de commande.
Au niveau des commandes, on utilise les critères suivants :
- Type de commande (EDI, …)
- Nature de commande (Avant saison, réassort). Il faudra définir des natures de commande propre à l’EDI Allotie afin de pouvoir les cocher comme conditionnelles.
- Référence de commande (= N° de commande allotie).
Le fichier des commandes à intégrer ne doit contenir :
- soit que des commandes standards à la norme EDI,
- soit que des commandes alloties.
Le traducteur doit donc fournir 2 fichiers séparés.
C’est lors de l’intégration via XC20B (moteur d’intégration de données dans Cegid Orli) que l’utilisateur précise s’il intègre un fichier de commandes EDI ou un fichier de commandes alloties.
Dans Cegid Orli, il n’est pas possible d’intégrer les commandes par secrétaire commerciale ou société, sauf si le traducteur fait des fichiers différents (ce qui n’est pas le cas dans Cegid Orli).
Dans un même fichier, on peut avoir plusieurs sociétés commerciales et plusieurs sites.
Une seule personne intègre les commandes pour tout le monde.
L’intégration donne une trace papier (ou PDF) des anomalies qui peuvent être triées par secrétaire commerciale et division commerciale.
Si anomalie :
Ce document doit être diffusé aux autres gestionnaires de commandes EDI pour recherche des pages le concernant et traitement des éventuelles anomalies.
Chaque gestionnaire corrige ses données et relance l’intégration des commandes rejetées.
Dans le cadre du module « Sur-mesure nominatif », une « dérivation » du principe alloti « standard » ne prend plus seulement en compte le CNUD, mais aussi un texte libre en ligne de commande, qui permet de repérer la personne destinataire du produit (commande allotie nominative).
Dans l’enregistrement LIG, utilisation des champs Qualif 1er FTX (valeur ZZZ) et Commentaire 1 (nom de l’acheteur).
Paramètres d’intégration concernés :
CDE_ALLOTIES
1
Gestion allotie avec éclatement par PERSONNE + EAN
AJOUT_PERSONNE
X
Ajout auto de la personne dans la bibliothèque CD045
NAT_CDE_SIM_ALL
nature à attribuer aux commandes (à la place de celle issue de TA471)
En général, les gestionnaires de commande EDI ont été avertis de l’arrivage de leur PF par le magasin ou le service achat : si les articles gérés par EDI sont des références spécifiques (Généralement, on met le code client sur 2 positions à la fin du libellé article).
Ce sont les gestionnaire EDI qui lancent l’affectation et sélectionne le N° de commande allotie par la référence de commande.
On peut affecter de façon automatique avec répartition des quantités sur toutes les commandes d’une commande allotie.
Avant de lancer la préparation, chaque gestionnaire utilise l’état décisionnel de préparation (LI003) pour voir la situation des commandes affectées et restantes à affecter.
On lance la préparation automatique en conséquence.
La préparation des commandes éclatées peut être faite par les fonctions standards (LI004 / LI005). Dans ce cadre, les commandes éclatées sont traitées au même titre que les commandes standards.
Les 2 fonctions de préparation peuvent être lancés à partir du critère référence de commande clients. Il est donc possible de lancer la préparation de toutes les commandes éclatées en même temps.
Dans la consultation des bons en cours (CD902W06 - Liste en-têtes de BP), fonction utilisée par le magasin pour connaître les BP à préparer, la nature de commande et la référence de commande apparaissent.
Ceci permet de connaître les commandes alloties à préparer.
En revanche, il n’est pas possible d’éditer tous les BP d’une commande allotie.
Le kit en-tête de commande dans l’édition des BP permet de sélectionner la référence de commande, pour pouvoir éditer tous les BP d’une commande allotie en même temps pour effectuer les traitements propres ainsi que le type de commande, pour pouvoir ne sélectionner que les commandes EDI.
En ce qui concerne les étiquettes colis :
Le format des étiquettes colis doit être géré par l’utilisateur.
Il est possible de faire afficher sur l’étiquette le « N° de gencod » de l’onglet « Codification » de CL001 – Fiche client (type de GENCOD « LI » du client livré).
Il faut déclarer les transporteurs gérant les commandes alloties pour pouvoir paramétrer les supports d’étiquette colis au format imposé par le client
(pour plus d’information, documentation Étiquettes)
On utilise LI038 pour éditer le bon de colis.
Il est possible d’utiliser la fonction LI066 pour générer le bon de chargement correspondant aux bons validés avec sélection possible de la référence de commande (N° de cde allotie).
Les BE doivent obligatoirement être mono-commande éclatée.
Par contre, un seul avis d’expédition est envoyé : c’est lors de la génération de ce fichier que toutes les commandes éclatées sont regroupées afin de reformer la commande allotie d’origine.
Dans LI056, il suffit de cocher après l’édition du Bon de chargement « Edition BL global après édition du BC » pour obtenir l’édition du BL global.
Le No de BL global correspond au No du bon de chargement.
Cet état global prend en compte l’entête du bon de chargement et du code chargement pour aller chercher les différents colis qui doivent être inclus (Idem à l’édition du Bon de chargement standard).
Le bon de livraison global n’est pas valorisé.
Critère « BL global transitaire allotie » :
Cet état permet, dans le cas de commandes alloties uniquement, de générer un bon de livraison à destination du point de livraison des commandes éclatées.
N.B. :
Ce point de livraison est identique pour toutes les commandes éclatées associées à la commande alloties initiale et correspond généralement à un entrepôt de la centrale.
Ce BL Global correspond au récapitulatif des livraisons de la commande allotie initiale et reprend donc l'ensemble des différents BL générés à l'issu de la préparation et colisage de chacune des commandes éclatées par point de livraison (principe des commandes alloties).
Le BL global est généré à partir du bon de chargement. Il établit la liste des articles livrés représentés avec leurs GENCOD ainsi que les N° SSCC (Code barre du Serial Shipping Container Code) de chaque colis et leurs points de livraison final. C'est pourquoi, dans le cas d'une édition d'un BL global, il faut obligatoirement choisir un niveau de détail par colis ( critère "Niveau de détail").
Les commandes alloties ne concernant à ce jour que des commandes PF, seuls les bons de chargement PF seront pris en compte lors de la génération du BL global.
Pour la partie facturation, on utilise le principe de refacturation.
Cegid Orli génère une facture par client livré et non une facture par plateforme logistique.
Ainsi, chaque commande éclatée est facturée individuellement.
Tous les points de livraison doivent être déclarés comme des clients conditionnels. (Les factures conditionnelles sont des factures « normales » mais elles ne sont pas transférées en comptabilité).
Les points de livraison doivent être reliés au client correspondant à la centrale par une liaison de type refacturation (Fonctionnalité 58).
Une fois les factures détails générées et historisées (c’est-à-dire les factures correspondantes à chaque commande éclatée), il faut lancer la fonction de refacturation (FA050).
FA050 va créer une facture globale à partir de toutes les factures détails.
Le regroupement s’appuie sur le critère « Référence de commande client » afin de faire une facture par commande allotie.
Selon paramétrage, seule la facture de regroupement est envoyée en comptabilité. C’est cette même facture de regroupement qui sera envoyée à la centrale d’achat.
ENVOI de DESADV pour les commandes alloties
Lors de l'envoi du DESADV, il faut impérativement regrouper tous les BE concernant les sous-commandes pour pouvoir générer un fichier unique pour la commande allotie.
Il est donc essentiel de pouvoir maitriser la chronologie pour la génération du DESADV.
En effet, le DESADV ne doit être généré que lorsque toutes les sous-commandes concernées ont été expédiées.
Pour cela, il faut utiliser AS358 qui permet à l'utilisateur d'indiquer que le DESADV doit être généré pour une référence de commande donnée (critère disponible dans l'onglet des critères libres).