Inventaire PF

 

ORIGINE	FONCTION
INV	IV029 ‎IV229

 

Principe général

Définition

Le but de ce module est de pouvoir intégrer dans Cegid Orli un fichier séquentiel ASCII de saisie des inventaires par code barre ou référence produit fini, par saisie manuelle, ou autre ‎(à condition que la description du fichier respecte la structure imposée et fournie par Cegid).

De sorte, l’inventaire intégré dans Cegid Orli pourra être traité dans la chaîne standard des inventaires produits finis comme on le fait habituellement par saisie manuelle des comptages.

 

 

Fonctionnement

Contrairement au module Inventaire PF par portables puits, on outrepasse toute la partie acquisition du fichier en amont puisqu’on suppose qu’on a à disposition le fichier des comptages, prêt à être intégré.

Les procédures d’ouverture de l’inventaire et de création des fiches restent gérées par les programmes standards actuels et doivent être traitées avant le lancement de la passerelle d’intégration.

De même, les procédures d’édition des inventaires de produits finis (IV223), d’édition des écarts d’inventaires (IV224), bascule d’inventaires (IV225) ... restent inchangées et gérées par les fonctions standards de Cegid Orli.

 

• dans la fonction de création des fiches IV221, iIl est recommandé d’utiliser :
  • soit le type de fiche 3 (une seule fiche sans emplacement)
  • soit le type de fiche 1 (par emplacement).

     

• dans IV225W02 de bascule des écarts d’inventaire :
  ‎un contrôle non bloquant (si pas d'ano. sur fiche) signale s'il existe encore au moins un enregistrement dans IV229 (gestion des rejets de la passerelle d’inventaire) en anomalie pour l'inventaire / magasin traité.

   

• Dans ce module, seul le travail par ressaisie complète du stock est possible
  ‎(Critère de mode d’inventaire dans IV221).

‎ 

Rappel du principe des inventaires

La bonne gestion des stocks et la fiabilité permanente des fiches articles passe par :

• Un bon référencement des articles ;
• Une bonne organisation des familles et sous-famille des articles ;
• Un adressage juste dans les zones de stockage ;
• Un tableau de bord de suivi des stocks ;
• Un planning et une procédure d’inventaire.

 

L’inventaire est le décompte manuel des quantités de marchandises stockées. Le but principal de ce décompte est de faire une comparaison entre le stock théorique (celui fourni par le logiciel) et le stock physique, afin de déceler les différences de quantités, les erreurs d’adressage, les stocks dormants …
‎L’inventaire peut être effectué sur la totalité des articles stockés, ou sur des catégories ou des classes d’articles sélectionnées sur la base de critères propres à chaque gestionnaire.

Selon la fréquence de décompte, on distingue trois types d’inventaires :
‎l’inventaire permanent, l’inventaire annuel, et enfin l’inventaire tournant.

 

L’inventaire permanent

L’inventaire permanent est le décompte des quantités disponibles en stock immédiatement après chaque entrée et chaque sortie marchandise. C’est une méthode d’inventaire adaptée particulièrement pour les stocks dont les quantités par référence sont petites et les unités stockées faciles à dénombrer. Les logiciels qui offrent la possibilité d’effectuer de telles écritures donnent lieu à deux opérations de saisie à chaque occasion :

Lors d’une entrée marchandise : saisie des quantités entrées et saisie du stock final

Lors d’une sortie marchandise : saisie des quantités sorties et saisie du stock restant

 

Des listes regroupant les écarts (écarts positifs et écarts négatifs) sont automatiquement générées. Après vérification, les stocks sont régularisés.
‎Il faut que les documents utilisés pour les entrées marchandises (bon de réception) et ceux utilisés pour les sorties marchandises (Listes de prélèvement, bon de sortie …) soient adaptés pour permettre l’enregistrement manuel de ces écritures (une colonne pour les quantités reçues ou sorties et une colonne pour les stocks disponibles après opération).
‎L’inventaire permanent présente l’avantage d’assurer en permanence des écritures justes. Chaque écart constaté est immédiatement corrigé. Son point faible réside cependant sur sa lourdeur.
‎En effet, lorsque le nombre de référence est élevé, ou quand l’activité du magasin est importante, la quantité de travail de saisie que cela représente est énorme.

• ce type d'inventaire n'est pas géré à proprement parler dans Cegid Orli ;‎ on peut néanmoins obtenir ceci a posteriori en éditant un stock à date

 

L’inventaire annuel

‎L’inventaire annuel est le comptage de toutes les quantités en stock et dans tous les magasins à la fin de chaque exercice comptable. Il est réclamé par les contrôleurs financiers lors du calcul des soldes de gestion. 

Compter les quantités de toutes les références enregistrées est un travail fastidieux, qui nécessite une bonne organisation des équipes, une bonne préparation du personnel de comptage et une célérité dans l’analyse des écarts. L’inventaire physique annuel s’entend parfois sur plusieurs jours.

C’est sur ce point que réside la faiblesse d’un inventaire général annuel. Il nécessite le renfort des équipes par des personnes parfois n’ayant aucune conscience des conséquences que peuvent apporter les erreurs de comptage. Si ce personnel n’est pas suffisamment bien formé, assez motivé, la fiabilité de l’inventaire devient incertaine et la proportion des anomalies à étudier risque d’être élevée.

L’inventaire annuel exige parfois l’arrêt des opérations durant toute la période de comptage.
‎C’est une situation coûteuse pour l’entreprise.

• ce type d'inventaire est le plus fréquemment géré dans Cegid Orli, par les fonctions de la chaine IV, et par la présente passerelle.

 

 

L’inventaire tournant

L’inventaire tournant est le comptage périodique et planifié des stocks sur l’année.
‎Dans la pratique, il se révèle comme une meilleure alternative aux inventaires permanent et annuel. Avec un inventaire tournant, des listes d’articles classés sont fournies à des périodes bien définies et le décompte des quantités disponibles pour chacune des listes se fait plusieurs fois durant l’année.

 

Les inventaires tournants permettent :

• d'alléger, voire supprimer la pratique d’un inventaire annuel (trop lourd, pénible et très coûteux lorsque l’arrêt des opérations s’avère indispensable durant cette période) ;
• d'éviter la rupture des stocks critiques. Ce sont des articles dont le manque engendre des conséquences graves sur les opérations (arrêt de la production, goulets d’étranglement, pertes des ventes, annulation de commandes…) ;
• d'éviter de conserver trop longtemps les erreurs d’écritures.

Tout ceci sous-entend bien sûr que le décompte concerne en priorité les articles ayant subi soit un mouvement d’entrée marchandise, soit un mouvement de sortie marchandise durant la période.
‎En règle générale, les articles faisant l’objet d’un inventaire tournant ne sont pas sélectionnés de façon aléatoire. Plusieurs techniques peuvent être utilisées pour générer ces listes. Les techniques décrites ci-dessous ne sont pas exclusives les unes des autres. Il est même fréquent que l’on les combine dans le même magasin :  

• La classification ABC :
  ‎L’élément principal de cette classification est la valeur financière du stock.
  exemple : Les inventaires tournants peuvent se concentrer sur articles de la classe A, qui à eux seuls représentent environ 80% de la valeur totale du stock.
• La sélection des stocks critiques de production :
  ‎L’élément clé de sélection est l’importance de chaque article dans la production ou les opérations. Dans ce cas, la valeur financière de ces derniers est mise au second plan.
  • Le but du comptage périodique de cette catégorie d’articles est d’éviter à tout prix les ruptures de stock dont les conséquences sur les opérations sont toujours graves.
• Le découpage des zones de stockage :
  ‎L’ensemble des articles du magasin est compté au moins deux fois en une année,
  ‎ d’une zone de stockage à une autre, suivant un calendrier.
• La classification des familles d’articles :
  ‎Là aussi, l’ensemble des articles du magasin est compté au moins deux fois durant l’année, d'une famille à une autre, suivant un calendrier.

 

La périodicité de  l'inventaire tournant est déterminée en fonction de l’importance des stocks concernés et de la technique de découpage utilisée.

• ce type d'inventaire est géré dans Cegid Orli par la présente passerelle,‎ ainsi que nativement si on édite les fiches d'inventaire sur une liste de références.

source :

http://www.logistiqueconseil.org/Articles/Entrepot-magasin/Inventaires.htm

Schéma fonctionnel du module

 

 

 

‎ 

 

Description des fonctions du module

Avant la première utilisation de ce module, une phase de paramétrage est indispensable. Celle-ci est réalisée EXCLUSIVEMENT par Cegid. Elle permet de décrire la structure du fichier et de vous affecter un code provenance et un code origine pour le lancement de l’intégration.

Ce paramétrage est standard et correspond au format de fichier imposé par Cegid

(Voir en annexe, la description des fichiers à intégrer)

‎ 

Paramétrage avant intégration

Lors de l’utilisation de ce module, un certain nombre de programmes de la chaîne d’inventaire PF Cegid Orli peuvent être utilisés :

• IV220 : Ouverture inventaire PF
• IV221 : Edition/Création fiche de l’inventaire PF
• IV222 : Pour la saisie/maintenance du comptage de l’inventaire intégré
• IV226 : Purge de l’inventaire PF

 

N.B. : IV226 ne purge pas les enregistrements rejetés (que l’on peut maintenir et relancer à partir de IV229)

 

Vous devez vérifier le paramètre général suivant :

GEST_UNITSTK_CB

 

Vous devez vérifier les options programmes suivantes :

• IV229W01/GEST_CODE_EMPL
• IV229W01/BLOC_SUP_ENREG

 

Et si vous avez à créer un nouvel inventaire, les options suivantes de :

• IV220W01/CTRL_BP_ENCOURS
• IV220W01/CTRL_BE_ENCOURS
• IV220W01/AJOUT_BP_ENC
• IV220W01/AJOUT_BE_ENC
• IV220W01/AJOUT_ENC_CQ

 

En TA350, pour la provenance/origine crée, il faut enlever le paramètre ECART_PHOTO_STK, car il n’est utilisé que pour la fonctionnalité de Photo des stocks.

‎ 

XC20B : Lancement de l’intégration

Cette fonction reçoit en entrée un code provenance et un code origine, qui permettent de prendre en compte le paramétrage et donc de piloter le traitement.

Provenance :

• FIXE : fichier format fixe
• SEPARAT : fichier EXCEL avec séparateur ";"

 

Origine :

• INV : inventaire annuel
  ‎sans programme "avant" / "après"
• IVT : inventaire tournant
  ‎avec programme "avant" XC234 chargé de simuler l’ouverture de l’inventaire (=sauvegarde du stock), puis d'éditer les fiches ‎(restreint aux seules références du fichier)

 

XC20B lit les enregistrements issus du fichier généré séquentiel et les insérer dans la table temporaire IV029_TEMP suivant le paramétrage défini dans TA350.

‎ 

Contrôles et intégrations des données

Contrôles des données

Contrôles effectués :

• Le mode de travail choisi lors de l’ouverture de l’inventaire est bien le mode par ressaisie complète du stock et non le mode par correction du stock informatique.
• Les données code inventaire, code magasin *, numéro de comptage, type de choix et code barre ou référence PF obligatoires pour la réception des Inventaires sont bien toutes renseignées
• Le code barre (si renseigné) est bien correct (existence du code barre dans le fichier des codes barres).
• La référence PF (si renseignée) est bien correcte (existence de la saison article, du code article, du code coloris, du code finition spéciale si non nul, du libellé taille non traduit dans la grille de tailles de l’article)
• Le magasin est bien déclaré ouvert pour l’inventaire et celui-ci n’est pas archivé.

* Si celui-ci n’est pas renseigné dans l’enregistrement, le programme d’intégration regarde si pour le n° d’inventaire il n’y en a qu’un seul d’ouvert. Si c’est le cas, il le met par défaut dans la zone magasin. Cela évite d’être obligé de renseigner cette donnée sur les portables.

S’il existe plus d’un magasin ouvert pour le n° d’inventaire, l’enregistrement est rejeté car le magasin reste nul.

• Le type de magasin client (zone TYP_MAG_CLI du fichier) est bien nul pour un magasin article et renseigné (valeurs : 1 = affecté ou 2 = validé) pour un magasin client
• L’emplacement est bien nul si l’on a qu’une fiche sans emplacement générée à l’ouverture de l’inventaire.
• L’emplacement * est bien renseigné et existe bien pour le magasin si on a au moins une fiche avec emplacement générée à l’ouverture de l’inventaire.

* Si celui-ci n’est pas renseigné dans l’enregistrement, le programme d’intégration peut le rechercher en fonction de l’option IV229W01/GEST_CODE_EMPL.

Si elle est à 0, l’emplacement n’est pas recherché, il doit être renseigné par l’utilisateur.

Si elle est à 1, l’emplacement est lu au niveau de la fiche produit. S’il n’est pas renseigné, message bloquant signalant que l’emplacement est obligatoire.

Si elle est à 2, l’emplacement est lu au niveau produit. S’il n’est pas renseigné, l’emplacement est lu au niveau article. S’il est encore nul, on affecte par défaut à l’enregistrement le premier emplacement de la première fiche existante.

N.B. :
l’emplacement de la fiche produit ou article n’est pris en compte que si le magasin inventorié est identique au magasin de la fiche produit ou article

• Le PF correspond bien aux critères articles saisis lors de l’ouverture de l’inventaire (si critères articles saisis).
• Le type de choix de l’article existe bien dans le fichier des types de choix.

 

Ces anomalies sont référencées dans la table temporaire IV029_TEMP avec un flag d’anomalie positionné à ‘X’, stockées dans la table ORL_ANOMALIE avec un code rejet correspondant à la cause du rejet et éditées en fin de traitement ; la liste exhaustive des codes rejets INVxxx et de leurs messages respectifs est disponible dans le document MODULE_Passerelle (Liste Rejets).

 

 

Intégration des données

Une fois les contrôles effectués, les enregistrements n’ayant pas fait l’objet d’anomalie sont lus dans la table temporaire IV029_TEMP, insérés dans la table des Inventaires Produits Finis et détruits.

 

Note 1.

Lorsque l’on gère les emplacements en inventaire code barre, on met les produits finis dans la première fiche associée à l’emplacement saisi. (S’il existe plus d’une fiche pour un même emplacement - cas de création manuelle de fiche - seule la première sera mise à jour par le programme d’intégration des données).

 

Note 2.

Cas gestion des produits finis en unité de conditionnement (paramètre GEST_UNITSTK_CB=1) :

Lors de la saisie d’un code barre, celui-ci identifie non pas une unité du produit mais x quantités correspondant au conditionnement de stockage prévu. On ramène non pas 1 quantité mais celle saisie au niveau de la fiche article dans la zone "Stockée par qté".

 

Maintenance/relance des enregistrements rejetés

Le traitement d’intégration terminé, les anomalies peuvent être consultées dans JP031.

Ces enregistrements peuvent ensuite faire l’objet d’une modification grâce à IV229.

Ce programme permet de visualiser tous les enregistrements ayant fait l’objet d’un rejet pour cause d’anomalie, ainsi que la cause de leur rejet et de modifier les zones erronées.

Après correction, ces enregistrements suivent à nouveau le traitement initial (contrôles et intégration).

On peut selon option (BLOC_SUP_ENREG=1) autoriser la suppression d’un enregistrement
(exemple : erreur de saisie ).

On peut également faire une saisie directe du code barre ou de la référence PF dans ce programme, l’enregistrement étant ensuite intégré comme les autres (le produit fini correspondant au code barre est automatiquement affiché si le code barre est saisi).

 

 

Annexes

 

Description du fichier à intégrer

* Selon option (voir partie contrôle)

‎ 

Fonctionnalité de photo des stocks PF

Il est possible de comparer facilement et régulièrement deux stocks issus de deux systèmes différents.

Le principe consiste à intégrer une photo du stock du système externe dans la chaîne d’inventaire PF dans un mode de fonctionnement particulier : ouvrir un inventaire pour chaque magasin présent dans le comptage issu d’un système externe, mémoriser une photo des deux stocks ‎(le stock Cegid Orli et le stock EXTERNE) et archiver (sans mise à jour) l’inventaire effectué, ce qui permettra le cas échéant de pouvoir facilement les comparer en sortant un écart d’inventaire (même s’il est archivé).

 

Détail du fonctionnement 

 

Paramétrage nécessaire

• Il faut modifier le paramétrage dans TA350 (Paramétrage intégration fichier externe) sur la provenance/origine utilisée pour la passerelle d’inventaire PF (PAS-INV) en mettant en programme AVANT la fonction XC319 et en programme APRES la fonction XC239

  OU

• Créer une nouvelle provenance/origine similaire à celle existante pour PAS-INV
  ‎(si PAS-INV est également utilisée pour faire une vraie intégration de comptage d’inventaire) en mettant en programme AVANT la fonction XC319 et en programme APRES la fonction XC239 (la fonction COURANTE restant la fonction IV029).

 

Option à positionner

Le but de la photo des stocks PF étant de disposer d’une photo de stock pour faire des comparatifs, il n’a pas pour vocation de faire des réajustements automatiques de stock.

Il est donc impératif de positionner l’option IV225W01/MAJ_STOCK=1 pour ne faire qu’un archivage sans mise à jour lors de la bascule d’inventaire.

Il est possible également de mettre les valeurs adéquats dans les options de IV220 pour définir quel stock PF doit être sauvegardé (avec ou sans CQ, avec ou sans BL encours, avec ou sans BE encours).

 

 

Traitements à effectuer

Le n° d’inventaire est forcé par défaut à « @JJMMAA » avec la date du jour
‎(on ne peut donc pas faire plus d’une photo de stock par jour pour chaque magasin traité) :

 

1/ Cegid Orli ouvre un inventaire pour chaque magasin compté

• Fonction XC319 : génère une demande de traitement dans IV220

 

2/ Cegid Orli crée les fiches pour chaque inventaire / magasin ouvert

• Fonction XC319 : génère une demande de traitement dans IV221

 

3/ Cegid Orli intègre le stock compté issu du système externe avec PAS-INV ‎
(en respectant donc les prérequis de cette passerelle)

•     Fonction IV029 : simule une saisie dans IV222   

 

4/ Cegid Orli bascule / archive chaque inventaire / magasin
‎(pour lequel il n’y a pas d’anomalie dans les enregistrements issus du système externe)

•     XC239 génère une demande de traitement dans IV225.

 

5/ Cegid Orli peut éditer les écarts pour chaque inventaire / magasin traité

• XC239 génère une demande de traitement dans IV224 selon le paramètre ECART_PHOTO_STK=1 pour la provenance-origine traitée ‎(paramètre défini pour la provenance-origine dans TA350)

 

6/ Cegid Orli peut purger les inventaires « @ » créés

• XC239 génère une demande de traitement dans IV226 selon le paramètre PURGE_INV=1 pour la provenance-origine traitée ‎(paramètre défini pour la provenance-origine dans TA350)

 

‎ 

Intégration inventaire PF / CB

IV229W01
Cette fonction permet de modifier les données issues des lectures code barre qui ont été rejetés lors des contrôles pendant la saisie des inventaires et de relancer le traitement de réception des inventaires

 

FONCTIONNEMENT :

Saisie obligatoire de la provenance et de l'origine à passer à XC20B afin de relancer la saisie des inventaires.

Saisie facultative d'une coche de validation totale qui permet de pré-cocher la validation de chaque enregistrement ramené.

Sélection des enregistrements à afficher par numéro de portable, code barre, numéro d'inventaire, magasin, numéro de comptage, type de choix, saison, article, coloris, finition spéciale.

Affichage du numéro de portable, code barre, numéro d'inventaire, magasin, libellé magasin, numéro de comptage, type de choix, saison, article, libellé article, coloris, finition spéciale, quantité.

Sur chaque enregistrement ramené, possibilité de cocher la zone "Rejet" afin de visualiser la cause du rejet ; affichage d’une seconde page d'où on revient par "PAGE PRÉCÉDENTE".

On force à X la coche de validation de l'enregistrement si une donnée a été modifié.

Une fois l'enregistrement modifie, ou si les modifications concernent les tables Cegid Orli et qu'on ne fait pas de modification directe sur l'enregistrement, possible de cocher la zone "Validation" afin de valider les modifications en table ou de décocher la zone si l'utilisateur ne veut pas valider les modifications.

La validation totale et le lancement du traitement des enregistrements modifies se fait lors du "COMMIT" général.

Si des enregistrements modifiés n'ont pas leur coche validation à X, ils ne seront pas retraités.
‎Par contre les modifications seront enregistrées.

La validation des enregistrements sans modification des données est possible de manière à prendre en compte des modifications faites dans la base de données.

Les articles gérés par matricule ne sont autorisés que si on travaille en mode sans détail par matricule (option d'ouverture de l'inventaire).

N.B. : Il n'y a aucun contrôle des données lors des modifications des enregistrements dans ce programme. Si les données modifiées sont erronées alors elles seront rejetées à nouveau lors du traitement de saisie des inventaires.

 

Documentations annexes

La présente passerelle fait partie du module RFID

Pour plus de précisions, Cf.  Radio Frequency IDentification (RFID)

‎Prise en compte des inventaires tournants.