La notion de gestionnaire correspond, selon les sociétés, à l’acheteur ou bien encore l’approvisionneur, c’est à dire une personne responsable de commandes de produits finis, ainsi que de l’approvisionnement matière de celles-ci.
Les gestionnaires vont donc concerner les commandes de produits finis, les commandes de matières, ainsi que la gestion des stocks de ces matières. Leur prise en compte dans le logiciel dépend du paramètre général GEST_STOK_GEST.
Ce paramètre peut prendre les valeurs suivantes :
- 0 :
La notion de gestionnaire n’est pas gérée - 1 :
La notion de gestionnaire est gérée, mais sans que les stocks de matières ne soient gérés par gestionnaire. - 2 :
La notion de gestionnaire est gérée, et les stocks de matières sont gérés par gestionnaire.
Les magasins de stockage des matières étant définis par gestionnaire, ceci signifie qu’un gestionnaire aura toujours le même N° de magasin quel que soit le code lieu géographique.
On va donc associer à un gestionnaire un code magasin
exemple : 26 ; dans ce cas, tous les magasins de matières du gestionnaire seront codifiés XXX26 (où XXX est le code du lieu géographique).
De par cette structure, des automatismes de génération des magasins matières lors de la création d’un nouveau gestionnaire sont prévus.
Ceci signifie que lors de la création d’un nouveau gestionnaire, pour chacun des lieux géographiques donnant déjà lieu à des codes magasins matières, le magasin matières correspondant au code magasin associé au nouveau gestionnaire est automatiquement créé.
Dans le cadre de ces codes magasins associés aux gestionnaires, nous avons décidé que le code « 00 » sera réservé. C’est lui qui sert de base à la création en automatique des magasins. Si le paramètre GEST_STOK_GEST=2 : on ne peut créer dans TA034 que des magasins de matières de codes 00.
En outre l’association du code gestionnaire à un nom d’utilisateur permet de proposer par défaut le gestionnaire lors des saisies de commandes et/ou réservations.
Ceci permet également de gérer le cas où un gestionnaire est un responsable de service qui ne saisit pas lui-même ses commandes, mais qui fait saisir celles-ci par d’autres personnes.
Enfin l’association du gestionnaire à une catégorie d’articles, permet de limiter à certains produits finis les commandes dont il a la charge.
N.B. :
les stocks de produits finis ne sont pas gérés par gestionnaire.
Pré requis :
Les calculs de besoin se faisant par magasin, le magasin de la fiche composant doit être logiquement codifié en XXX00. S’il ne l’est pas, il sera forcé dans les calculs de besoin avec le magasin associé au gestionnaire.
Il faut qu’il existe au moins un enregistrement pour chaque gestionnaire dans la fonction des catégories d’articles par gestionnaire (AR063).
N.B. :
Attention aux articles qui pourraient appartenir à plusieurs gestionnaires avec l’option AR063W01/CTRL_MONO_CATEG=1.
Mise en place des gestionnaires
TA294W01
Cette fonction permet de référencer les différents gestionnaires d’une entreprise
Les gestionnaires d’une entreprise sont les personnes chargées de passer des commandes de produits finis et de matières pour approvisionner les ordres de fabrication.
Cette notion correspond aux notions d’acheteurs ou d’approvisionneurs de certaines entreprises.
N.B. : ne pas confondre TA294 (DEUX cents) avec la fonction TA594 (CINQ cents) dédiée aux achats dans le cadre du module GMS / Groupe Multi Sociétés
Création d’un Gestionnaire :
L’accès au champ magasin ne se fait que si le paramètre général GEST_STOK_GEST=2, c’est à dire si les stocks de matières sont gérés par gestionnaire ; dans ce cas, la saisie du code magasin est obligatoire, en effet, tous les magasins matières du gestionnaire portent le même code magasin.
La valeur « 00 » est interdite lors de la saisie de ce champ, cette valeur est réservée à la création d’un nouveau magasin dans TA034 (Lieux / Magasin/ Atelier).
Dans le cas où les stocks de matière sont gérés par gestionnaire, la saisie d'un nouveau gestionnaire permet de créer automatiquement les différents magasins matières associés au gestionnaire. Il faut auparavant avoir créé les magasins matières et les magasins d’approvisionnement pour les codes lieu représentant les façonniers et ce pour le code magasin "00". C'est sur ces magasins "00" que le système se base pour générer les magasins associés au gestionnaire.
exemple :
Création du gestionnaire XXX associé au code magasin 26. Si dans le fichier des magasins matières, il existe déjà les magasins matières ETA00, ETA01, ETA02, FAC00,FAC01, FAC02 (Ces magasins ont des magasins d'approvisionnement) FAC00 est approvisionné par ETA00, FAC01 par ETA01 etc ...
La validation de la création du gestionnaire crée les magasins ETA26,FAC26 avec respectivement les mêmes caractéristiques que les magasins matières ETA00 et FAC00, c'est à dire :
- Les mêmes fonctionnalités de stock par famille de matière.
- Les mêmes magasins d’approvisionnement soit FAC26 approvisionné par ETA26..
Suppression d’un Gestionnaire :
La suppression d’un gestionnaire n’est possible que dans certains cas :
- Si le paramètre général GEST_STOK_GEST≠2
la suppression d’un gestionnaire n’est possible que si aucune commande de matières n’a été saisie pour ce gestionnaire. - Si le paramètre général GEST_STOK_GEST=2
la suppression n’est plus possible si au moins une commande de matière existe pour le gestionnaire et/ou si du stock existe dans les magasins matières du gestionnaire.
Si après ces contrôles la suppression est autorisée, les mises à jour suivantes sont enchaînées :
- Suppression de tous les magasins matières du gestionnaire, c’est à dire tous les enregistrements quel que soit le code lieu ayant le code magasin du gestionnaire.
- Suppression sur le même principe de tous les enregistrements relatifs au(x) magasin(s) matières du gestionnaire dans le fichier des modalités de gestion des stocks.
- Suppression sur le même principe de tous les enregistrements relatifs au(x) magasin(s) matières du gestionnaire dans la table de gestion des magasins d’approvisionnement matière.
- Suppression de tous les enregistrements relatifs au(x) magasin(s) du gestionnaire dans le fichier des magasins par utilisateurs.
- Suppression des filtres sur le gestionnaire et sur les magasins.
Onglet liens gestionnaires / utilisateurs
Cet onglet permet de faire le lien entre les gestionnaires définis dans l'onglet « Gestionnaire » et les utilisateurs. Ce lien permet ensuite de proposer par défaut un nom de gestionnaire par rapport au nom de connexion de l'utilisateur dans toutes les fonctions de saisie des commandes qui utilisent un gestionnaire.
Dans cet onglet, l’utilisateur est obligatoire dès lors qu’un gestionnaire est saisi.
Le code gestionnaire doit avoir auparavant été crée par l'intermédiaire de l'onglet «Gestionnaire».
Si la gestion des GDA est activée (GEST_GDA=1) il y a création :
- d’un filtre en droit direct pour l’entité gestionnaire (137). Le détail du filtre pour le gestionnaire est crée avec le statut autorisation de mise à jour.
- d’un filtre en droit direct pour l’entité magasin matière (019). Le détail de ce filtre contient le code magasin associé au gestionnaire avec le statut mise à jour.
Si la gestion des GDA n’est pas active (GEST_GDA=0) :
Les droits d’accès devant être ceux du gestionnaire et non ceux du magasin « 00 », on génère dans le fichier des accès aux magasins matières (TA083) un enregistrement pour tous les magasins liés au gestionnaire avec cet utilisateur.
N.B. :
rien n'empêche la saisie de plusieurs utilisateurs pour un même gestionnaire, ni la saisie de plusieurs gestionnaires pour un seul nom d'utilisateur. Dans ce dernier cas, il faut savoir que le code gestionnaire proposé par défaut lors des saisies sera le premier rencontré dans la table.
AR063 : Catégorie d’articles par gestionnaire
AR063W01
Cette fonction permet d’associer à chaque gestionnaire une catégorie de produits, définie par les notions de société, réseau, marque, activité, ligne de Produit et forme de la fiche article
La saison saisie doit être de contexte PF.
Suivant la valeur de l'option AR063W01/CTRL_MONO_CATEG, un gestionnaire s'occupe d'une gamme de produit. Si la valeur de l'option est à 0, un contrôle bloquant interdira cette dualité, sinon il y aura un message afin d'avertir l'utilisateur.
Cette association gestionnaires/catégorie d’articles, est prise en compte uniquement dans les calculs de besoin et la génération des commandes fournisseur PF issues des propositions de commandes.
Si le paramètre GEST_STOK_GEST=2, alors le code magasin saisi pour le nouveau code lieu ne peut être que « 00 ».
Après création d’un nouveau code lieu, il y a une génération automatique des magasins matières de chaque gestionnaire existant et n’ayant pas encore de magasin matières pour le nouveau code lieu, et ce à partir des caractéristiques du magasin « 00 ».
Les droits d’accès à ces nouveaux magasins sont crées pour chacun des utilisateurs associés aux gestionnaires dans TA294.
Prise en compte des Gestionnaires dans les Fonctions
Si GEST_STOK_GEST≠0, le gestionnaire est obligatoire en critère fonctionnel.
Dans ce cas, seules les commandes fournisseur matière ou PF avec gestionnaire identique sont traitées.
Seul le stock des magasins matières du gestionnaire sont traités si GEST_STOK_GEST=2.
Seul le stock des magasins PF dont l’article est géré par le gestionnaire (AR063) sont traités, et seules les commandes client dont l’article est géré par le gestionnaire (AR063) sont traitées.
Le magasin sur lequel est généré le besoin est soit le magasin de stock du gestionnaire, soit le magasin de la fiche article ou matière (selon la coche « gestion du magasin de besoin » dans TA034).
Fonctions de génération automatique des commandes fournisseur matière et Produits finis
CO210, CO230, BE204, BE205, LA009, LA009W02… toutes ces fonctions imposent la notion de gestionnaire lors du calcul de génération dès lors que le paramètre GEST_STOK_GEST≠0.
Le gestionnaire est disponible en critère et en liste.
Les fonctions qui éditent les commandes et les réservations fournisseurs matières et PF, proposent le gestionnaire dans les Kits en-têtes de réservation et commande fournisseur matière et PF.
Le gestionnaire s’édite sur la page de garde.