Gestion des Documents Liés (GDL)

(Linked Documents)

 

 

Présentation générale

 

Définitions

La Gestion des Documents Liés (GDL) est un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents, en les stockant directement dans la base Cegid Orli, et en les associant à des entités.

 

La GDL met en œuvre :

 

• des entités
  ce sont des notions gérées dans Cegid Orli
  • notions fonctionnelles
    exemple : Entité ARTICLE 002 pour associer des documents à une fiche article
    ‎
  • notions techniques
    exemple : Entité GÉNÉRALE 899 pour associer des images logo aux éditions
    ‎

     

• des documents
  ce sont des fichiers qui seront stockés dans la base Cegid Orli
  • fichier bureautique
    exemple : Fichiers DOCX, XLSX
  • fichier multimédia
    exemple : Fichiers JPG, BMP

     

• des répertoires virtuels
  ‎ils permettent de classer les documents liés sur 3 niveaux (en plus du niveau racine)
  ‎
• des mots-clés
  ils permettent de classer les documents liés par thématiques libres

 

Les documents peuvent être stockés dans la GDL, soit unitairement (circularité / export Documents Liés depuis les fonctions concernées), soit en masse (fonction d’import XC502).

 

 

Mise en place de la GDL pour Cegid Orli

 

Caractéristiques de la GDL Cegid Orli

• Elle est intégrée.
• Elle est générique pour les tous les types d’entités concernés (Article, Produit, Matière, Composant, Fournisseur, Client, Commande client, Commande Fournisseur matière, Commande Fournisseur PF).
• Elle offre une grande souplesse de paramétrage.
• Elle permet le stockage des documents dans la base de données.
• Elle est internationale.

 

Utilisation

Le rattachement d’un document à une entité et sa consultation se font dans Cegid Orli depuis la gestion de cette entité, via la circularité vers JP907 (Document).

Cette circularité se fait par le bouton « Documents liés ».

Vous visualisez alors l’arborescence des documents associés à cet article.

Pour en créer un autre, entrez en mode création : une fiche vierge descriptive s’ouvre.

Il suffit ensuite de la renseigner puis de charger le document correspondant (bouton « Charger le fichier »).

Pour consulter ce document par la suite, double-cliquez dessus.

Pour consulter sa fiche ou la modifier, se positionner sur le document puis presser le bouton « Accès à la fiche ».

 

 

Avantages apportés par la GDL

Gain de temps

La GDL permet un gain de temps dans le classement et la recherche des documents qui est simplifiée.

 

Méthodologie de travail

Elle permet également de mettre en place une méthodologie de travail en permettant de gérer un partage des documents, leur sécurité ainsi que leur cycle de vie (validité d’un document).

‎ 

 

Schéma (exemple : entité « Article »)

 

 

Interface utilisateur : insérer des documents dans la GDL

 

exemple :
Pour associer un nouveau document à un article, il faut ouvrir une nouvelle fiche Document ( § Utilisation).

 

Une fois dans la fiche, il faut renseigner les données ci-dessous.

 

L’emplacement

Préciser où doit être stocké le document : Armoire, Classeur, Intercalaire.

Les emplacements possibles seront ceux permis pour le type d’entité choisi (Article dans l’exemple) au niveau de TA512 (Répertoire document).

Pour les niveaux Classeur et Intercalaire, les répertoires possibles sont ceux possédant comme répertoire père possible (dans TA512) le répertoire choisi au niveau supérieur.

 

Le type de document

Il est à choisir dans la liste des types de documents existant (TA506).

Seuls les types de documents permis en création pour le répertoire, l’entité et l’utilisateur sont disponibles (Droits d’accès paramétrés dans JP502W02 / 3^ème page).

 

Le type de fichier

Si le type de document possède un type de fichier associé dans TA506, alors ce type de fichier est automatiquement ramené, ainsi que l’extension associée au type de fichier si elle est unique.

Dans le cas contraire (type de fichier à blanc dans TA506 pour ce type de document), alors les types de fichiers possibles sont ceux associés à un type MIME, et autorisés pour ce type de document dans JP502W02 (1^ère page).

 

 

Le nom du fichier

Vous devez saisir le nom du fichier à charger, puis choisir son extension.

 

 

Les attributs du document

Voir  Attributs des documents.

 

 

Chargement du document

Il suffit d’activer le bouton « Charger le fichier ».

L’arborescence standard de votre système s’ouvre.

Choisir le fichier-document à charger et presser « Ouvrir ».

‎ 

Interface technique : Paramétrages

Plusieurs données à paramétrer :

• Nature fichier (TA504)
  exemple : Image, Son/Vidéo, Bureautique…
• Type fichier (TA505)
  exemple : PDF, Word, Excel, JPG…
• Type document (TA506)
  exemple : Croquis, Nomenclature…

 

AS501 regroupe les différents paramétrages, et permet de générer les types de fichiers ainsi que leurs types MIME à partir d’une liste préétablie par Cegid :

 

Type MIME

En effet, pour qu’un document puisse être utilisé dans la GDL, son type de fichier doit posséder un type MIME associé (TA505).

Le type MIME (pour Multipurpose Internet Mail Extensions) était initialement un standard utilisé pour typer les fichiers devant être insérés dans un courrier électronique ; il est également utilisé pour typer les documents transférés via un protocole « http ».

Ainsi, lors d’une transaction entre un serveur web et un navigateur internet, le serveur web envoie un 1^er lieu le type MIME du fichier envoyé, afin que ce dernier puisse savoir de quelle manière afficher le document.

 

exemple :

 

Dans le dernier cas (type MIME image BMP = « image/bmp ») :

• « image » = type MIME principal
• « bmp »  = sous-type_MIME


•  

 

AS501 Assistant paramétrage documents liés

AS501W01
Cette fonction permet d’initialiser la GDL et de la personnaliser

 

Nature de fichier

Création / Modification des NATURES de fichier (TA504)

 

Types de fichiers

Création / Modification des TYPES de fichier (TA505)

 

Initialiser les types fichiers

Initialisation des Natures de fichier et des Types de fichier avec type MIME,
‎et ce à partir d’une liste prédéfinie par Cegid (DB399)

 

ou

 

Types de fichiers

Création / Modification des Types de fichier (TA505)

Possibilité d’associer un icône à un type de fichiers.

Type de document

Création des types de documents / association du type fichier (TA506).

Possibilité d’associer un icône à un type de document.

 

 

Répertoire

Création des répertoires et mise en place de l’arborescence (TA512).

Possibilité d’associer un icône à un répertoire.

 

Option

Modification de l’option CRE_MOT_CLE pour autoriser la création des mots-clés

‎

Mots-clés

Création et traduction des mots-clés (TA513).

 

Personnaliser les icônes - Ajouter/Mettre à jour une icône

Ce bouton sert initialement à dire si vous voulez personnaliser vos icônes.

Pour cela, presser le bouton puis confirmer.

Si c’est le cas, une fois la confirmation effectuée, ce même bouton s’intitulera « Ajouter/Mettre à jour une icône ». 

Sinon, n’actionnez pas ce bouton, la liste des icônes disponibles restera celle fournie par Cegid.

Ces icônes pourront ensuite être associés à un Type de fichier, un Type de document ou un répertoire.

 

 

Cas particulier pour les images 

 

N.B. :
Il vous est possible d’associer automatiquement les types MIME principaux aux types fichiers via
‎le bouton « Initialiser les types de fichiers » de AS501 (Assistant paramétrage des documents)
‎ paragraphe en fin de manuel

‎ 

TA512 / Répertoire documents liés

TA512W01
Cette fonction permet de gérer les répertoires dans lesquelles seront rangés les documents dans la GDL (sous forme arborescente)

 

Profondeur maximum de 4 niveaux, nommés par défaut 2/Armoire, 3/Classeur, 4/Intercalaire,
‎le niveau 1/Racine pouvant uniquement être renommé (mais il ne peut en exister qu'un) :

1. La racine est unique
2. Une armoire est forcément rattachée à la racine
3. Un classeur est forcément rattaché à une armoire
4. Un intercalaire est forcément rattaché à un classeur

 

Un répertoire de niveau Générique peut être utilisé à n'importe quel niveau, c'est-à-dire qu'il peut aussi bien être utilisé comme une armoire, un classeur ou un intercalaire.

Cette fonction permet aussi de définir des regroupements logiques de documents, ce sont les répertoires de niveau Dossier. Ceci permet de regrouper des documents dans le but de les diffuser comme un ensemble fonctionnel (Ex: Dossier technique Article)

 

Un répertoire est défini par un code unique sur 3 caractères et par un libellé traduisible.
‎Le niveau ne peut pas être modifié et il est interdit de supprimer un répertoire déjà utilisé.

 

Une icône peut être associé à un répertoire, il sera visible dans la consultation arborescente des documents d'une entité. Le bouton sert uniquement à visualiser son image. La liste des icônes disponibles peut être personnalisée par l'assistant de paramétrage des documents (AS501).

 

Le bouton " Type entité / Répertoire père " donne accès à une fenêtre qui permet de paramétrer les type d'entités (Article, Matière, Client...) et les répertoires dans lesquels peut être utilisé le répertoire courant.

Pour un répertoire " Dossier ", cette fenêtre permet de définir les types d'entités pour lesquelles il doit exister et surtout permet de définir les répertoires et les types de documents qui vont constituer son contenu. Attention, c'est le contenu direct du répertoire qui sera utilisé et non le contenu d'éventuels sous-répertoires. Par circularité, vous pouvez accéder au programme de Paramétrage des documents (JP502W02) pour définir les natures ou types de fichier autorisés dans le répertoire ainsi que les droits d'accès aux documents du répertoire.

 

TA513 / Mot-clé documents liés

TA513W01
Cette fonction permet de gérer les mots clés de la GDL et leurs traductions

 

Les mots-clés servent à indexer les documents en décrivant leurs contenus dans le but de faciliter la recherche.

Un mot-clé peut être associé par n'importe quel document et la recherche sur mot clé se fera sans distinction de langue.

Un mot clé est défini par un code qui sera de préférence le mot clé lui-même dans la langue du site.

Un mot clé est forcément en majuscule, et de préférences sans accentuations, ni caractères spéciaux. Un mot clé doit obligatoirement avoir au moins une traduction pour être utilisable.
‎

 

Création de l’arborescence

(Possible via le bouton Répertoire de l’assistant ou directement par TA512)

Il s’agit de fabriquer l’arbre qui va accueillir les documents.

Il est bâti comme une arborescence standard (type Windows) avec une racine (niveau 0), et 3 niveaux maximum de répertoires et sous-répertoires (niveaux 1=Armoire, 2=Classeur, 3=Intercalaire).

Tout se passe dans TA512 :

La racine est créée automatiquement, à vous de créer les différents répertoires en choisissant leur niveau.

L’arbre ainsi créé sera visualisable dans JP907 depuis les fonctions de gestion, mais un répertoire ne sera visible que si au moins un document associé à l’entité lui est rattaché.

 

Répertoires spéciaux

• Dossiers

  Un répertoire de type Dossier, est un regroupement logique de documents, le but étant de le diffuser comme un ensemble fonctionnel (exemple : Dossier technique article).

  Les types d’entités gérés sont à préciser comme pour un répertoire standard.

  Cependant, il n’y a pas de notion de « répertoire-père » puisque ce type de répertoire n’a pas d’emplacement physique spécifique.

  Il vous faudra en revanche choisir les répertoires et les types de documents des documents qui pourront y être insérés.

  Pour créer ou consulter le contenu d’un dossier, procédez de la même façon que pour un répertoire standard, mais choisissez « Dossier » au niveau du bouton–radio de JP907. Vous verrez alors tous les dossiers rattachés à l’entité sélectionnée ainsi que leurs contenus.

  N.B. :
  si vous avez créé un Dossier « Dossier technique article » associé au type d’entité « Article », il existera un Dossier technique vide pour chaque article.

   

• Génériques

Un répertoire « générique » peut être utilisé à n’importe quel niveau : il peut aussi bien servir d’armoire que de classeur ou d’intercalaire. Il peut être « raccordé » à n’importe quel endroit de l’arborescence, les emplacements possibles étant déterminés dans le pavé « Répertoire père ».

‎ 

Attributs des documents

Il est possible d’associer les attributs suivants à un document :

• Titre

  Définit le document

• Description

  Décrit le contenu du document

• Commentaire

  Permet d’annoter toute remarque particulière concernant le document
  ‎(2000 caractères maximum et saisie multi-lignes avec fonctionnalité Ctrl+E intégrée).

• Mots-clés

  Un mot-clé est défini en majuscules et traduisible.

  La création d’un nouveau mot-clé n’est possible par JP907 que si l’option CRE_MOT_CLE=1.

  Pour en saisir un nouveau, le faire dans le champ « Nouveau » prévu à cet effet puis cliquer sur la flèche à côté pour l’enregistrer dans la liste des mots-clés disponibles. Attention, pour qu’il soit effectivement associé au document, il faut enregistrer avec le bouton de validation.

  Pour en associer un existant, il suffit de le faire passer dans la liste des mots-clés du document et de valider.

  TA513 permet de traduire les mots-clés dans une langue donnée.

  Les mots-clés servent à indexer les documents en décrivant leurs contenus dans le but de faciliter la recherche (dans TA520).

  Un mot clé peut être associé à n'importe quel document et la recherche sur mot clé se fera sans distinction de langue.

• Langue

  Vous devez préciser la langue du document.

• Période de validité

Il est possible de déterminer une période de validité pour le document en entrant une date de début et une date de fin et en lui affectant un statut (Valide, A valider, Invalide ou Privé). Tout document non valide ne sera pas visible.

 

Stockage des documents

Le stockage physique des documents est fait directement dans la base de données pour que les documents soient uniquement manipulables par Cegid Orli ; il se peut donc que certains documents ne soient pas chargeables dans la GDL à cause d’une volumétrie trop importante.

 

Traduction des documents

Il est possible de gérer différentes versions par langue d’un document afin d’en traduire le titre et la description. (pas de gestion de la traduction du corps du texte).

Pour ceci, il suffit dans JP907 de presser le bouton situé à droite du champ Langue, de choisir par la liste déroulante la langue souhaitée et de saisir la traduction des Titres et Descriptions.

Il est également possible d’associer pour la langue sélectionnée une version différente du document initial.

 

Droits sur les documents

La 3^ème page de JP502W02 permet de paramétrer des droits sur les documents : en consultation, création-déplacement, modification de sa fiche, modification du fichier, suppression du fichier.

Remarque : le droit de création nécessite le droit de consultation.

Ces droits peuvent être définis par :

• Type d'entité
• Répertoire père
• Répertoire
• Type de document
• Groupe de sécurité
• Utilisateur

exemple :
on peut définir que la modification de la fiche des documents de type « Coordonnées Fournisseur » n’est possible que par le groupe Administratif.

N.B. :
les droits attribués à un répertoire concernent les documents existant à la base de ce répertoire et non ceux à un niveau inférieur ou supérieur (les droits ne s’appliquent pas au répertoire père même si celui-ci est renseigné).

 

exemple :
(voir le tableau de l’exemple d’application): si on définit une interdiction en création pour le type de document « Croquis articles » sur le répertoire père « Design » (classeur) sans préciser de répertoire, ceci signifie : Interdit de créer un document de type « Croquis articles » dans les répertoires « Croquis » et « Photos » (Intercalaires), mais pas d’interdiction de créer à la base du répertoire père « Design ».

‎ 

Consultation des documents

 

Depuis les fonctions de gestion

Après avoir sélectionné l’entité à laquelle le document est associé, se rendre par circularité dans JP907, puis ouvrir la fiche du document en double-cliquant dessus.

 

Depuis la liste des documents liés (TA520)

TA520W01
Cette fonction est le moteur de recherche des documents gérés par la GDL

 

Vous pouvez rechercher un document en particulier (par son N°, son titre etc…).

Vous pouvez également rechercher tous les documents associés à une entité (exemple : tous ceux correspondant à un article particulier), ou même tous les documents d’un type donné.

La fiche d’un document (JP907) est accessible par double-clic ou par circularité.

 

• Recherche de documents à partir d’un mot-clé :

Si vous saisissez un mot-clé en critère sélectif, vous aurez la liste des documents contenant ce mot-clé.

Si ce mot-clé est traduit dans une langue (exemple en anglais) et que ce n’est pas la langue de Données du groupe culturel de l’utilisateur connecté à Cegid Orli, une recherche des documents le comportant sera impossible.

Autrement dit, vous ne pourrez effectuer une recherche que sur les mots-clés non traduits ou existant dans la langue de l’utilisateur.

‎ 

ROUTAGE DOCUMENTS LIÉS

 

Selon le paramétrage JP017, il est possible de router un fichier généré par Cegid Orli vers la GDL

 

Principe :

• Lecture des images référencées pour ce dans TA502 / onglet 1
• Recherche d’un fichier image nommé conformément à la syntaxe de l’identifiant
  ‎(attention à la casse des caractères), dans le répertoire associé au type document
• Enregistrement dans la GDL (TA520)

‎ 

XC502 IMPORT DOCUMENTS LIÉS

XC502W01
Cette fonction permet d’importer une bibliothèque d’images, depuis le répertoire d’un serveur (associé à un type document), vers la GDL

 

Sélection type entité / type document

XC502 offre 2 modes pour alimenter la base GDL :

• Serveur multimédia
  • Basé sur la liste des images décrites dans TA502 pour une entité et un type document,
    ‎ces images étant stockées individuellement sur un serveur/répertoire (ce qui correspond au fonctionnement Cegid Orli NON GDL)
  • XC502 va parcourir cette liste et charger chaque image dans la base GDL
• Nom de fichier normalisé
  • Téléchargement d’un fichier compressé (.ZIP) contenant la liste des images à charger pour une entité et un type document

 

Dans les 2 cas, on aura une recherche d’un fichier image nommé conformément à la syntaxe de l’identifiant (attention à la casse des caractères)

N.B. :
Il n’y a pas de formatage libre des noms de fichier ; cette fonction est donc indiquée pour les reprises de données, depuis un répertoire déjà rempli avec des fichiers normés.

 

Dans le cadre d’un démarrage d’application, l’alimentation GDL manuelle de chaque fiche reste donc la seule possibilité (et en contrepartie, il n’y a plus aucune contrainte de nommage des fichiers à charger dans la GDL).

‎ 

Consultation des droits

‎JP502 PARAMÈTRES DOCUMENTS LIÉS

JP502W01
Cette fonction permet de consulter les valeurs des paramètres liés aux documents

 

• Ceux provenant de la définition d'un répertoire ou d'un dossier (TA512)
  ‎ (critère « Type entité / Répertoire père ») :
  • Types d’entités pouvant être rattachés à un répertoire
  • Répertoires pères possibles pour un répertoire
    (critère « Type entité / Contenu d’un dossier ») :
    • Types de document gérés dans le dossier
    • Types d’ entités que gère le dossier

       

• La définition des types de fichiers possibles pour un type de document ou dans un répertoire (JP502W02)
  
  (critère « Type de fichier par type de document »):

  Types de fichiers pouvant être gérés pour un type de documents donné 

   

  (critère « Type de fichier par répertoire ») :

  Type de fichiers pouvant être gérés dans un répertoire donné

   

• Les droits sur les documents (JP502W02) : critères :

Création, Suppression, Modification fichier, Modification fiche, Accès dossier, Visualisation.

 

Exemple : pour consulter la liste de tous les documents sur lesquels il existe des interdictions en création pour certains utilisateurs, il suffit de renseigner en critère libre le nom de l’option GDA_CRE.

Vous obtiendrez la liste de toutes les restrictions de droits en création avec les utilisateurs / type d’entité / type de document concernés.

‎ 

Exemple d’application

 

Supposons que vous gérez les Articles, les Clients et les Fournisseurs dans Cegid Orli.

Voici un exemple d’arborescence pouvant être mis en place grâce à la GDL :

 

Cas particulier pour les images

 

Principe

 

Il est possible de gérer les images dans la GDL, en les associant aux entités en suivant le même principe que les autres documents (exemple : associer une image à un article).

 

Ils sont utilisables dans Cegid Orli de la même façon que les images gérées via TA502 :

• affichage dans les fonctions de type Forms et Listes multi-critères
• édition dans les états.

 

Il n’est donc plus nécessaire de les saisir dans TA502.

Si vous les gériez auparavant avec TA502, en attendant que vous ayez ré-intégré toutes vos images dans la GDL, une recherche dans TA502 est automatiquement effectuée si aucune image n’est associée à l’article dans la GDL.

 

La fonction XC502 permet de charger les images de TA502 dans la GDL ( doc Images).

 

Lorsqu’on recherche un document image dans la GDL, on ne prend pas en compte les droits d’accès aux documents saisis dans JP502W02, 3^ème page) : ceci doit être géré au niveau de l’affectation des types de documents par fonction (TA501), en faisant varier les types de documents par utilisateur/groupe.

Le principe de la recherche des images en multi-niveaux est identique dans GDL à celui qui existe dans TA502, et est en place dans les mêmes fonctions.

‎ 

 

Paramétrage sur un exemple

 

Supposons que l’on veuille associer une image à un article dans la GDL, et la faire afficher dans les fonctions de gestion, consultation, édition des articles (AR001, AR021, AR902).

 

Il faut alors suivre les étapes suivantes :

Type de document, Type de fichier, Nature de fichier

Avoir un type de document dont le type fichier est de nature image :

• Type de document XXX créé dans TA506 (« Type document ») avec un type fichier
• Le Type de fichier associé à ce type document doit exister dans TA505 (« Type fichier ») et être de nature image.

 

Associer le Type de document à la fonction

Via TA501 (« Paramétrage multimédia »), affecter pour l’entité ‘002’ (Article) et la fonction AR001 le type de document XXX créé précédemment.

 

Lier l’image à l’entité pour ce type de document

Dans la gestion de l’entité (ici, dans AR001) : affecter à l’article concerné son document image, en accédant à JP907 via le bouton « Documents liés »:

Le fonctionnement est le même que pour créer et charger un document d’un autre type :

• Création du document en renseignant la fiche du document image, et en mettant dans le type de document XXX.
• Chargement de l’image par le bouton « Charger le fichier ».

‎ 

Mémo