Facture client PF

 

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ORIGINE	FONCTION	FONCTION « avant »
FAC	XC250 XC251	XC254

 

Introduction

L’objectif de ce module consiste à faire la facturation des livraisons faites avec un outil de gestion externe à Cegid Orli, pour récupérer la saisie du colisage global et détaillé des bons de livraison, ‎et facturer ces bons de livraisons.

Les informations reçues sont structurées :

• Entête (client)
• Lignes (article, quantité/taille, prix/taille)
• Lignes colisage

 

Le module se compose de deux parties :

• Une mise à disposition de données nécessaires à l'outil externe.
  ‎Cette mise à disposition est automatique et ne demande donc aucune manipulation utilisateur.

   

• Le traitement des informations en retour de l'outil externe.
  ‎Son utilisation est simple et correspond au lancement d'une procédure qui assure toutes les mises à jour.

 

Une fois l’intégration terminée, deux états de contrôles sont édités :

• Liste des anomalies au niveau de la lecture du fichier
• Liste des factures créées (avec bon d’expédition correspondant)

 

 

Principe général

La fonction de la passerelle PAS-FAC est XC250, associée à 3 tables ENTÊTE / LIGNES / COLIS (avec le type document, et des tableaux de 20 tailles).

 

N.B. :
cette passerelle ne peut pas être utilisée pour des reprises car le pied de facture est automatiquement recalculé.

 

Cette fonction est utilisable de façon autonome pour gérer le cas suivant :

 

FACTURES sur Livraisons (gérées par un outil WMS externe à Cegid Orli)

 

Cette utilisation autonome offre l’avantage (via le type document) de pouvoir générer aussi bien des factures que des avoirs avec une seule provenance / origine.

En revanche elle nécessite de manipuler des tableaux de 20 tailles.

 

Une autre utilisation - plus complète - de XC250 consiste à la faire précéder d’un connecteur « avant », avec les avantages suivants :

• une table unique (au lieu de 3) ;
• des données réduites (client, référence pièce, EAN article, prix spécial) ;
• la possibilité pour Cegid Orli de gérer les regroupements sur facture :
  ‎une seule pièce générée par client / réf. Facture ;
• la possibilité pour Cegid Orli d’attribuer automatiquement des éléments de tarification.
  ‎

 

Ce connecteur est disponible sous la forme XC254 (technologie PRO*C)

Il existe aussi XC251, version évoluée de XC250 utilisable en autonome avec connecteur intégré.

 

 

Le connecteur est utilisable pour traiter les cas suivants :

 

FACTURE sur Ventes Cegid Retail Y2 (Ventes journalières des boutiques)

 

FACTURE sur Ventes des affiliés Cegid Retail Y2

 

FACTURE sur Retours des affiliés Cegid Retail Y2

Pour ces passerelles liées à Cegid Retail Y2 (Origine=CBR)
Pour plus de précisions, Cf. GESTION COMMERCIALE_Echanges Cegid Orli Cegid Retail Y2 (Utilisation)

 

FACTURE sur Ventes des affiliés Hors Cegid Retail Y2

 

FACTURE sur Retours des affiliés Hors Cegid Retail Y2

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Schéma fonctionnel du module

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Description des fonctions du module

Avant la première utilisation de ce module, une phase de paramétrage est indispensable. Celle-ci est réalisée EXCLUSIVEMENT par Cegid. C'est cette phase qui vous affecte un code provenance et un code origine pour le lancement de l’intégration.

Elle a pour but de spécifier le mode opératoire de la procédure de lancement, sur génération de fichiers ou mise à jour de table réceptacle et éventuellement de décrire la structure des fichiers.

Ce paramétrage est standard et correspond au format de fichier imposé par Cegid
‎

Le descriptif des fichiers est évolutif et peut être amené à être modifié en fonction de vos demandes. La description de vos fichiers doit être cependant étudiée et peut nécessiter la création de programmes annexes pour l’initialisation de certaines données. À l’issue de cette étude, un paramétrage (facturable) et éventuellement la réalisation de programmes sous forme d’aménagement seront nécessaires.

 

 

CONTROLES ET INITIALISATIONS DES DONNEES

 

• XC250 Intg. Facture

 

MODIFICATION DES DONNEES A INTEGRER

• FA051 : MAINTENANCE INTEGRATION BONS / FACTURES

 

VALIDATION DES DONNEES A INTEGRER

• FA052 : REPRISE INTEGRATION BONS / FACTURES

 

A la fin du traitement, plusieurs états sont imprimés :

• Liste des anomalies d’intégration
• Liste des factures créées

 

 

Paramétrage avant intégration

La procédure d'intégration prend en compte la valeur de différents paramètres généraux  :

• PROD_HIS
  permet de spécifier, avec la valeur '1', la gestion d'un historique lors d'un éventuel mouvement de stock.
• CHOI_1
  correspond au code du 1er choix à prendre en compte lors d'un mouvement de stock.
• LONG_ORD_FAC
  permet de définir la longueur du N° d'ordre des factures/avoirs dans le cas de numérotation des factures par mois
• CPT_NUM_MOIS
  permet de définir à partir de quel numéro, le compteur part quand la numérotation des factures mensuelles est gérée. Cette numérotation est définie dans la table TA194 par type de document.
• GEST_MULT_CANA
  permet de définir si les factures multi division commerciale sont gérées.
• ENT_PAR_CANA
  permet d’indiquer que les factures doivent obligatoirement être mono division commerciale.
• OPT_ELMT_TARI
• CTRL_VENT_PAYS
  permet d’indiquer le mode de contrôle effectué par pays pour la vente des articles.
• MON_SITE
• NB_DEC_SIT
• LANG_SITE

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Les différents contrôles lors de l'intégration à partir des tables réceptacles

 

A) Contrôle sur chaque Entête de Bon 

 

Test que tous les champs obligatoires sont bien renseignés.

Si tel n’est pas le cas l’anomalie suivante est générée :

Tous les champs obligatoires ne sont pas renseignés   
Rejet 604

 

 

1) Test d’existence du BE

Ce test a pour but de s’assurer que le BE en cours de traitement n’a pas déjà été facturé lors d’un lancement précédant du programme.

En cas de BE déjà existant l’anomalie suivante est générée :

Bon déjà existant         
Rejet 603

 

2) Test de la division Commerciale

Si la division commerciale est renseignée en entête de BE, elle doit exister pour le client.
‎De la même façon, tous les produits présents dans le BE doivent être distribués dans cette même division commerciale.

Si tel n’est pas le cas insertion d’un enregistrement dans la table des Anomalies.

Division commerciale inexistante      
Rejet 120

Cohérence client + division commerciale     
Rejet 121

 

3) Test du Client

Le client doit exister dans CL001 avec un code état à 0,
‎et ne doit pas être bloqué en préparation ou en expédition.

Si problème alors mise à jour des anomalies suivantes:

Client inconnu :         
Rejet 104

Client bloqué en Commande/Préparation/Expédition    
Rejet 105

‎ 

4) Test de la Monnaie

Le code monnaie doit exister dans TA016.

Par ailleurs, il doit être possible de récupérer le taux de change dans TA100.

Si problème alors mise à jour des anomalies suivantes:

Code monnaie inexistant     
Rejet 137

Incohérence code tarif / Code monnaie    
Rejet 138

 

5) Test du type de document

Le type de document doit exister et être de type Manuel (TA180)

Si problème, alors mise à jour de l’anomalie suivante :

Type de Document inexistant ou non manuel   
Rejet 608

 

6) Test du RIB et du mode de règlement

Si le mode de règlement indique qu’il est nécessaire d’avoir un RIB (TA015) et que ce dernier n’est pas renseigné, alors mise à jour de l’anomalie suivante :

RIB obligatoire par rapport au mode de règlement  
Rejet 159

‎ 

B) Contrôle sur chaque Lignes de Bon 

 

1) Test des zones Obligatoires 

 

Test que tous les champs obligatoires sont bien renseignés.

Si tel n’est pas le cas insertion d’un enregistrement dans la table des Anomalies.

Test que la zone NUM_COLI est renseignée si le colisage est géré (sinon rejet 605).

Si tel est le cas le colis doit être défini dans la table ORL_EXP_BP_COL (table contenant l’ensemble des colis du bon d’expédition en cours de traitement) pour le BE traité.

 

 

2) Test Saison / Article/Coloris

 

A ce niveau les contrôles suivants sont effectués :

• Contrôle d’existence de la saison dans la table des SAISON.
• Contrôle existence de l’article dans AR001 avec un code état à 0.
• Contrôle existence du produit dans AR001 avec un code état à 0.
• Test si l’article est bien distribué dans la division commerciale éventuellement définie en entête de bon (Test effectué dans la forme AR014 en fonction des données Article (Société, Réseau, Marque, Ligne de produit, Activité et Forme)
• Si l’article est relié à un client particulier alors vérification que le client du BE est le client de l’article, ou bien qu’il est lié à ce dernier par une liaison centrale ou filiale.
• Si le paramètre CTRL_VENT_PAYS=1 alors vérification que l’article ne soit pas interdit à la vente pour le pays du client .
• Si le paramètre CTRL_VENT_PAYS=2 alors vérification que l’article soit autorisé à la vente pour le pays du client.
• Contrôle que la date du BE ne soit pas supérieure à la date d’arrêt commerciale.
• Contrôle que la date du BE ne soit pas supérieure à la date d’arrêt technique.

 

Si problème alors mise à jour d’un des motifs de rejet suivants :

Saison inexistante        
Rejet 204

Article inexistant        
Rejet 205

Produit inexistant        
Rejet 206

Article non distribué dans la division commerciale    
Rejet 207

Article non fabriqué pour ce client      
Rejet 208

Article interdit à la vente dans ce pays     
Rejet 209

Date de commande supérieure à la date d’arrêt commerciale   
Rejet 211

Date de commande supérieure à la date d’arrêt technique    
Rejet 212

 

3) Test de la finition spéciale

 

Si la finition spéciale est présente dans le fichier reçu alors les 3 contrôles suivants sont appliqués:

• Test que l’article ne soit pas un article semi fini auquel cas la finition spéciale doit être à NULL
• Test de l’existence de la finition spéciale.
• Test si la finition spéciale existe pour l’article.

 

Si problème alors mise à jour d’un des motifs de rejet suivants :

Finition Spéciale inexistante      
Rejet 214

Finition spéciale inconnue pour le Produit    
Rejet 215

 

 

4) Contrôle/Initialisation du Tarif

 

Si la zone code tarif est renseignée (au niveau ligne ou entête)
‎alors les contrôles suivants sont effectués :

 

Contrôle d’existence du tarif dans TA082

 

Contrôle si tarif associé au client (dans la table CLIENT) ou si tarif spécial pour le client (fonction de la nature de commande et de la division commerciale) ou si tarif récupérable dans TA301 (critères d’application des tarifs)

 

Si un problème est rencontré lors de l’initialisation ou du contrôle du tarif, il est procédé à la mise à jour des motifs de rejet suivants :

• Code tarif inexistant       
  Rejet 135

• Code tarif non applicable au client      
  Rejet 136

 

Si la période de tarif est renseignée alors test de cette dernière dans TA108.

Dans le cas contraire, récupération de cette dernière période en fonction de la saison de commande (si plusieurs périodes sont trouvées, récupération de celle dont la date de début de période est la plus élevée tout en étant inférieure à la date de facture).

 

Une fois les données TARIF et PERIODE renseignées, le programme s’assure que des prix sont définis pour le produit traité (Vérification dans PR022).

 

Par la même occasion, un test est effectué afin de s’assurer que toutes les tailles livrées sont à la vente. Si problème alors mise à jour du motif de rejet suivant :

• Taille non à la vente       
  Rejet 224

• Code tarif inexistant       
  Rejet 225

• Période de tarif inexistante      
  Rejet 226

• Pas de prix de vente incorrects pour l’article/tarif/période  
  Rejet 227

 

Détermination du prix de vente, via tarif + période tarif :

• Le code tarif est connu, soit via passerelle, soit via règle de gestion TA301
• La période de tarif est recherchée via paramètre RECH_PER_LIGN :
  • 0 = liste totale des périodes de tarif, et sélection selon saison de vente et date de commande
    dans ce cas, il se peut que la période qui correspond n’existe pas (encore)

     

  • 1 = liste des périodes de tarif existantes dans les prix de vente de l’article
    ‎et sélection de la période de tarif via paramètre TRI_RECH_PERLIG :

0 = alphabétique, soit la dernière saison
‎ (pour la période la plus récente)

1 = chronologique, soit la période la plus récente
‎ (en se basant sur la date début période)

dans ce cas, il existe forcément une période qui correspond

‎ 

5) Récupération de la référence facture et des prix spéciaux

 

Gestion des Prix spéciaux

Si la zone FLAG_PRIX_SPEC est cochée alors les contrôles suivants sont effectués :

 

• Test que le tarif (de la ligne de BE est à NULL et que des prix spéciaux sont bien présents dans la ligne de BE.
  Si tel n’est pas le cas les rejets suivant sont générés :

  • Absence de prix spéciaux pour la ligne de Bon   
    Rejet 241

  • Présence d’un tarif pour une ligne à prix spéciaux   
    Rejet 242

 

• Test que des prix spéciaux peuvent être affectés au client du BE
  Si tel n’est pas le cas le rejet suivant est généré :

  • Prix spéciaux interdits pour le Client     
    Rejet 239

  • Impossible de récupérer le lieu et le magasin d’origine  
    Rejet 216

  • Lieu et magasin d’origine inconnu      
    Rejet 607

 

6) Test/ Initialisation du lieu et magasin d’origine

 

Si ces données sont présentes dans les tables réceptacles, il faudra vérifier qu’elles sont bien associées au produit en cours de traitement.

Dans le cas contraire, si le paramètre GEST_MULT_MAG=0 alors elles sont récupérées à partir de la fiche PRODUIT.

Si le paramètre GEST_MULT_MAG=1, la recherche s’effectuera dans la table LIEN_FS_MAG_DIV (en fonction de la division commerciale si présente dans le fichier)

 

Si problème alors mise à jour du motif de rejet suivants :

 

C) Contrôle sur les Lignes de Colisage des Bons 

Test que tous les champs obligatoires sont bien renseignés.

Si tel n’est pas le cas mise à jour du motif de rejet suivant :  Rejet 203

Test que le code emballage renseigné existe bien dans Cegid Orli ‎(Contrôle dans TA099 EMBALAGE) sinon :     

Rejet 606

 

D) Tests de cohérence Entête/Lignes

Ce contrôle a pour but de vérifier la cohérence des données reçues (entête sans lignes, lignes sans entête etc ....)

2 motifs de rejet peuvent être détectés :

• Entête de Bon sans lignes       
  Rejet 601

• Lignes de Bon sans entête       
  Rejet 602  

‎ 

Création des factures

Une fois tous les contrôles de données réalisés, l’intégration des bons dans les tables définitives de l’application Cegid Orli peut être lancée :

• FAC_CLI_ENT
• LIV_FAC_LIGN
• LIV_FAC_COLIS
• FAC_ELMT_TARI
• FAC_ELMT_FACTU

 

Seuls les bons d’expédition pour lesquels aucune anomalie n’a été détectée sont facturés.

La facture créée est une facture de type Manuelle (idem création via FA002).

 

Pour chaque BE, les traitements suivants sont donc effectués :

1. Création d’une commande client manuelle (avec génération des éléments de tarification pour l’entête et les lignes de la commande)
2.  Création d’une facture Manuelle
3.  Génération des éléments de tarification et calcul du pied de facture
4.  Mise à jour du stock (Si demandée par l’utilisateur)

 

Problème : Il est possible que les articles expédiés sur un BE appartiennent à des divisions commerciales différentes.

Pour rester standard, la facture manuelle créée pour le BE doit correspondre à des commandes manuelles.

Ces commandes doivent bien sûr être mono division commerciale.

Pour résoudre ce problème, si un bon d’expédition réunit des produits correspondant à X divisions commerciales, il est procédé à la création d’une seule facture et de X commandes (Une commande par division Commerciale).

N.B. :
La table des regroupements de facture (TA195) n’est pas utilisée.

 

Lors de la création de la facture manuelle, la zone « Référence de commande » contient la valeur suivante :

Référence de commande =

’Expédition No : ‘ + Numéro de BE

 

JP530 : Suivi de l’intégration

Cette fonction conserve une trace de toutes les réceptions de fichiers quelle que soit leur provenance.

Elle permet également de connaître le numéro de lot affecté à chaque fichier lors de la phase d’intégration des données dans le réceptacle Cegid Orli.

Aucune modification, création ou suppression n’est autorisée dans ce programme.

 

La zone « Pb » permet d’indiquer si le traitement s’est passé sans encombre (dans ce cas, la zone est nulle) ou au contraire, si des anomalies ont été détectées (dans ce cas, la zone est renseignée par la valeur ‘0’).

 

L’utilisateur peut alors consulter le compte rendu de son intégration.

 

FA051 : Maintenance « Intégration » Bons/Factures (Modification des données à intégrer)

Cette fonction permet de consulter et corriger les Bons d’expédition en anomalies.

Une fois les anomalies levées, l’intégration des bons d’expédition corrigés doit être relancée par la fonction FA052.

 

Fonctionnement

Tous les champs affichés sont modifiables par l’utilisateur.

Seuls les tests d’existence des données entrées sont effectués (tous les contrôles de cohérence du FA002 sont ensuite effectués lors du nouveau lancement de l’intégration du bon par le biais de FA052).

FA051 est composée de plusieurs pages accessibles en fonction de leurs N° de page.
‎Pour accéder à la zone page dans chaque image écran il suffit de faire page suivante.

 

1^ère Page : Maintenance des Entêtes de Bon

 

La page d’entête de bon est sensiblement à celle de FA002.

Une coche « Ano » permet à l’utilisateur d’accéder à une page de visualisation des anomalies en cours pour l’entête de la commande traitée.

Si le code client est modifié, les données suivantes sont aussitôt mises à jour :

• Code échéance
• RIB
• Mode de règlement
• Domiciliation bancaire
• Transporteur
• Profil de facturation
• Conditions de port
• Priorité
• Mode d’expédition

 

De la même façon, si une tranche est touchée (livraison demandée, confirmée, ou départ usine), les dates de début et fin de période sont automatiquement mises à jour en entête et en ligne.

 

2^ème Page : Consultation des Lignes de Bon

Comme pour les entêtes, une coche « Ano » sur la page des lignes, permet à l’utilisateur d’accéder à une page de visualisation des anomalies en cours pour la ligne de bon traitée.

La coche « Info» permet à l’utilisateur de visualiser (et modifier si besoin)
‎les prix de vente de la ligne de bons. Si la ligne de bon a des prix spéciaux, ceux-ci s’affichent sinon le programme propose des prix de vente liés au tarif et à la période de tarification.

N.B. :
L’utilisateur peut visualiser les quantités taille à taille de la ligne de bon, ‎mais il ne peut en aucun cas le modifier.
Si le code tarif ou la période de tarif est modifié, les prix spéciaux éventuellement présents, ‎sont écrasés.

 

 

3^ème Page : Consultation du Colisage

Cette page permet de visualiser et éventuellement de modifier le colisage effectué sur les Bons d’expéditions.

 

4^ème Page : Pied de Bon

Cette dernière page permet de visualiser le pied du Bon en cours de traitement (montant HTB, nombre de pièces, nombre de lignes ...).

Il peut éventuellement saisir des textes sur factures (Appel d’une sous forme permettant la création des textes sur factures).

 

La suppression d’un BE ou d’une ligne de BE est conditionnée par l'option SUP_LIGN_ENT

• 0
  Suppression interdite
• 1
  Suppression autorisée

 

 

FA052 : Reprise ‘Intégration’ Bons/Factures
‎(Validation données à intégrer)

Cette forme permet de valider les bons d’expédition qui sont prêts à être facturés.

Les critères provenance, origine et numéro de lot doivent être saisis. La fonction (en mode interrogation) permet ensuite de sélectionner les enregistrements que vous désirez.

Le bon d’expédition ne doit ni être rejeté, ni être déjà traitée pour être sélectionnée.
‎Après la recherche, vous accédez au champ de validation qu’il vous faut cocher pour signifier que le bon d’expédition est validé.

 

La seconde page vous permet de saisir les paramètres d’intégration : exemple, la saison de commande affectée à la facture.

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Annexes

Tables temporaires

 

• Pour XC250 :

 

• Pour le connecteur :

 

 

Description des fichiers à intégrer

Liste des types d’enregistrement :

• ENTÊTE DE BON
• LIGNES DE BON
• LIGNES DE COLISAGE

 

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ENTÊTE DE BON

Enregistrement de LONGUEUR 200
Table réceptacle ORL_EXP_BP_ENT (Un enregistrement par BE à facturer)

 

Commentaires

No 19 : FLAG_MAJ_STOK

Cette zone doit être renseignée car elle indique, pour chaque BE reçu, s’il est nécessaire de mettre à jour les Stocks de PF.

3 possibilités sont offertes :

• 0 : MAJ des Stocks
• 1 : Pas de MAJ du Stock
• 2 : MAJ du Stock sur saisie (Cette position n’est utile que si la création des factures n’est pas lancée automatiquement à l’issue de la phase de contrôle des données à FCT à 3 dans TA350)

 

LIGNES DE BON

Enregistrement obligatoire de LONGUEUR 500
Table réceptacle ORL_EXP_BP_LIG (X enregistrements par BE à facturer)

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LIGNES DE COLISAGE

Enregistrement facultatif de LONGUEUR 53
Table réceptacle ORL_EXP_BP_COL (X enregistrements par BE à facturer)

La gestion de cette table n'est nécessaire que dans le cas d'une gestion du colisage.
Elle permet de définir pour chaque bon d’expédition la liste des colis avec leur code emballage et leur poids.

 

N.B. :
Aucun contrôle n’est effectué sur la cohérence du code barre, ni sur son éventuel rattachement à un autre colis.
Le code emballage doit exister dans Cegid Orli (Test d’existence dans TA099)