Un représentant peut être commissionné de différentes façons :
- Sur facture
- Sur encaissement
Cette méthode de commissionnement doit être renseignée dans RE001 (Représentant).
Dans les 2 cas, c’est lorsque vous aurez exécuté FA007 (MAJ en sortie de facturation) sur votre facture que la commission sera calculée et visible depuis FA008W02 (Commissions représentants).
Ensuite, vous pourrez éditer ces commissions par FA009 (Edition commission représentant), et vous obtiendrez les données suivantes :
Dans ce cas, vos commissions seront directement prises en compte comme des « Commissions payables ».
En revanche, les commissions sur encaissement sont initialement mises parmi les commissions de type « potentiel sur pièce », et ne deviendront » que dès lors que la facture aura été réglée en totalité.
Elles doivent en effet faire l’objet d’un rapatriement des données comptables du logiciel CPT_S5_S7 par XC600 (Passerelles avec la comptabilité).
Le principe est le suivant :
- CPT_S5_S7 met à disposition de Cegid Orli un fichier texte nommé
COM<CODE SOCIETE COMPTABLE>.TXT
Le code société comptable étant la valeur contenue dans la zone Code Comptabilité
de TA009 (Société), onglet « Données comptables ».Ce fichier doit être stocké dans le répertoire contenu dans la zone « Répertoire Transfert » de TA009, onglet « Données comptables » également.
- Ce fichier texte contient autant de lignes que d’échéances réglées, celles-ci étant données pour une facture précise.
exemple :
pour une facture comportant 3 échéances Date1, Date2 et Date3 :
si la facture a été réglée en totalité sur 3 dates de règlement DRègle1, DRègle2 et DRègle3,
le fichier comprendra 3 lignes avec entre autre le numéro de facture, la date d’échéance prévue (Date1) et la date de règlement de l’échéance (DRègle1).
Le fichier a le descriptif suivant :
| N° de compte de l'auxiliaire | 17 | 1 | Valeur | Cadré à gauche |
|
N° de la facture |
35 |
18 |
Valeur |
Cadré à gauche |
|
Date de la facture |
10 |
53 |
DDMMAAAA |
|
|
Date échéance de la facture |
10 |
63 |
DDMMAAAA |
|
|
Date du dernier lettrage |
10 |
73 |
DDMMAAAA |
|
|
Mode de paiement |
3 |
83 |
|
|
Avant intégration le fichier est renommé sous $LOG en COREP.seq
Principe de la maj de la date de règlement dans la table COMM_REP :
On récupère dans le fichier uniquement les zones en gras, et pour chaque facture on va mettre à jour dans la table des commissions représentants la date de règlement (date du dernier lettrage) par échéance (Zone dans la table COMM_REP DAT_REGL_ECH1 à DAT_REGL_ECH4), si toute les échéances de la facture ont été réglées alors on mettra à jour la date de règlement ainsi que le flag comme quoi le client a réglé entièrement la facture dans la table des commissions. La date de règlement sera égale à la date de la dernière date de règlement d’échéance reçue.
Vous devrez ensuite lancer XC600 (Passerelles avec la Comptabilité) pour rapatrier ces données.
- Elles seront traitées de la manière suivante :
- Si pour une facture donnée, seule une partie des échéances a été réglée, la commission correspondante restera au titre de « potentiel sur pièce » et sera donc non payable pour l’instant.
- Si par contre toutes les échéances ont été réglées, la commission deviendra payable. De plus, la date de règlement sera mise à jour pour la facture (date visible dans FA008W01) : c’est la dernière date de règlement déchéance.
exemple : Si une facture à 3 échéances on attend que les 3 échéances soit réglées pour mettre la date de règlement. Simplement maintenant on ne fait plus de tests entre la date de règlement transmis par la compta et les dates d’échéances de Cegid Orli.
Dans la comptabilité, aller en suivi des règlements (ccmp) :
Accès : Suivi Clients – Autres traitements – Export
Voici le descriptif
FA008W02 : Gestion des commissions représentants
FA008W02
Cette fonction permet de consulter les commissions représentants, pour les types de commissionnement sur facture ou sur encaissement.
Se présentant sous la forme MUL, elle permet de rechercher suivant différents critères les lignes de commissions et d'accéder à "FA008W01 - Gestion des commissions représentants", qui permet de modifier celles-ci :
- Code représentant : c'est celui auquel sera appliquée la commission définie.
- Type de commissionnement : Le type de commissionnement peut être soit sur facture, soit sur encaissement.
- Type de pièce : Le type de document saisi doit avoir une fonctionnalité type de document égale à "Facture" (01) ou "Avoir" (02) et une nature égale à "Normale" (01).
- Montant HT (commissionnable) : ce montant est facultatif.
- Montant éléments (commissionnable) : ce montant est facultatif.
- Base : Cette zone est égale au montant HT commissionnable si le paramètre général COMM_AVEC_ELMT=1, sinon égale au montant HT commissionnable auquel on ajoute le montant des éléments commissionnables.
- Montant HT (non commissionné) : ce montant est facultatif.
- Montant éléments (non commissionné) : ce montant est facultatif.
- Total : Cette zone est égale au montant HT non commissionné si le paramètre général COMM_AVEC_ELMT=1, sinon égale au montant HT non commissionné auquel on ajoute le montant des éléments non commissionnés.
- Montant commission : Cette zone est mise à jour lorsqu'un taux de commission est saisi. Lorsqu'un montant est saisi, le taux de commission est automatiquement modifié.
- Taux commission : Cette zone est mise à jour lorsqu'un montant de commission est saisi, cependant, la valeur est modifiable. Toute modification du taux engendre une modification du montant de la commission.
- Date règlement : ce champ est accessible uniquement lorsque la case "Règlement" est cochée.
On a autant de lignes pour une facture, qu'il y a de taux de commission différents.
Commissionnement sur encaissement : A noter que le type impayé apparaîtra en négatif dans les commissions représentants (sauf, si l'impayé est réglé).
Les pièces réglées apparaîtront dans la période correspondant à la date du règlement ou à défaut à la date de facture.
Par un double-clic sur la ligne, on accède à la fonction de gestion.
On peut y accéder également par le bouton ‘Actions complémentaires’.
Cette fonction permet de créer, modifier ou supprimer des commissions représentants, pour les types de commissionnement sur facture ou sur encaissement.
Il peut être utilisé dans le cas de changement de taux de commission d'une facture déjà émise, dans le cas de suppression d'une commission représentant, dans le cas de création de commission non encore gérée...
Il permet également de saisir l'impayé, dans le cas d'un commissionnement sur encaissement, qui permettra de dé-commissionner le représentant. Cette saisie doit être faite en complément de la saisie comptable de l'impayé.
Cette fonction permet de visualiser directement la commission d'un représentant sur une facture donnée.
Lors de la création d'une commission, toutes les zones sont accessibles.
- Code représentant : saisie obligatoire. Pour pouvoir saisir une commission,
il faut obligatoirement que le type de commissionnement soit sur facture ou sur encaissement. - Type de commissionnement : ce champ prend par défaut le type de commissionnement défini pour le représentant saisi, cependant, sa valeur est modifiable.
- Société : ce champ prend par défaut la valeur du paramètre général SOCIETE si on est en gestion mono société (paramètre général GEST_MULT_SOC). Sinon en gestion multi sociétés, si le client saisi n'existe que dans une seule société, cette société sera affichée par défaut.
- Type de pièce : saisie obligatoire. Le type de document saisi doit obligatoirement avoir une fonctionnalité type de document égale à "Facture" (01) ou "Avoir" (02) et une nature égale à "Normale" (01).
- Monnaie : Saisie obligatoire. Ce champ prend la valeur du code monnaie du client, cependant cette valeur est modifiable.
- Date facture : saisie obligatoire. Ce champ prend par défaut la valeur du jour en cours. Cette valeur est modifiable.
- Code journal : Accessible uniquement lorsque le type de commissionnement est 3, ce champ prend par défaut soit la valeur du paramètre général CODE_JOUR_SIT (lorsque le code pays du client est égal à la valeur du paramètre général PAYS) soit la valeur du paramètre général CODE_JOUR_EXP (dans tous les autres cas).
- Impayé : ce champ est accessible uniquement lorsque le type de commissionnement vaut 3.
- Règlement : ce champ est accessible uniquement lorsque le type de commissionnement vaut 3.
- Date règlement : ce champ est accessible uniquement lorsque la case "Règlement" est cochée).
- Base : zone inaccessible. Cette zone est égale au montant HT commissionnable si le paramètre général COMM_AVEC_ELMT=1, sinon égale au montant HT commissionnable auquel on ajoute le montant des éléments commissionnables.
- Total : zone inaccessible. Cette zone est égale au montant HT non commissionné si le paramètre général COMM_AVEC_ELMT=1, sinon égale au montant HT non commissionné auquel on ajoute le montant des éléments non commissionnés.
- Montant commission : saisie facultative. Cette zone est mise à jour lorsqu'un taux de commission est saisi. Lorsqu'un montant est saisi, le taux de commission est automatiquement modifié.
- Taux commission : saisie obligatoire. Cette zone est mise à jour lorsqu'un montant de commission est saisi, cependant, la valeur est modifiable. Toute modification du taux engendre une modification du montant de la commission.
On a autant de lignes pour une facture, qu'il y a de taux de commission différents.
Commissionnement sur encaissement : A noter que le type impayé apparaîtra en négatif dans les commissions représentants (sauf, si l'impayé est réglé).
Les pièces réglées apparaîtront dans la période correspondant à la date du règlement ou à défaut à la date de facture.
Lors de la maintenance, on ne peut modifier que le montant de la commission ou le taux. De plus, si le type de commissionnement est sur encaissement, le code journal, la coche règlement et la date sont également accessibles.
FA009 : Edition des commissions représentants
FA009W01
Cette fonction permet, à la suite de la mise à jour en sortie de facturation, d'éditer les commissions obtenues par les représentants, de type de commissionnement sur facture, ou sur encaissement.
Pour le type de commissionnement sur encaissement, il faut naturellement avoir fait le lien avec la comptabilité, qui doit nous renvoyer la liste des factures, payées ou impayées.
Ce document est en principe envoyé aux représentants. Il est donc possible de paramétrer l'entête, et le pied. A noter que les références du représentant (nom, adresses) sont éditées de façon à pouvoir utiliser des enveloppes à fenêtre. On a toujours une page par représentant, monnaie, période, société, et division commerciale, le compteur de page se réinitialisant à chaque représentant.
Les commissions s'éditent dans l'ordre suivant :
- payables, qui correspondent au type de commissionnement sur facture (dans la période correspondant à la date de facture), et au type de commissionnement sur encaissement dont le règlement a été fait ou qui correspondent à des impayés qui s'éditent en négatif (signalés par " * ") (elles s'éditent dans la période correspondant à la date de règlement, ou à défaut, à la date de facture). Les avoirs apparaissent dans la période correspondant à la date de facture.
- potentielles (commissionnement sur encaissement), qui correspondent aux factures antérieures à la date de fin de période, et dont le règlement n'a pas été effectué (elles s'éditent dans la période correspondant à la date de facture), ou dont le règlement a été fait ultérieurement à la période
(les impayés sont signalés par " * ")
La valorisation en monnaie du site peut être faite au niveau des totaux seulement. Le taux de commission est calculé, et édite à chaque ligne, mais non au niveau des totaux.
N.B. :
une pièce peut apparaître plusieurs fois, si on a sélectionné des périodes qui se chevauchent. Pour les impayés, ils apparaissent en négatif, dans la période correspondant à la date de l'impayé (= date facture), en positif, si le règlement a été fait dans la période correspondant à la date du règlement, ou à défaut à la date de facture, et en positif dans les potentielles, s’ils n’ont pas été réglés, ou réglés ultérieurement à la période.
- Edition des commissions :
Il est possible de gérer une position d'édition, permettant de ne pas rééditer plusieurs fois les commissions. Si cette coche n'est pas positionnée, il y a édition de tout, indépendamment de la position d'édition, et sans mise à jour de celle-ci. Si cette coche est positionnée à 1, il y a édition des commissions jamais éditées, avec positionnement de la coche d'édition. Si cette coche est positionnée à 2, il y a édition des commissions déjà éditées, donc des commissions dont la position d'édition est cochée.
- Date d'édition : Permet de spécifier la date des commissions que l'on souhaite rééditer.
- Edition commissions pot(entielles) :
Permet l'édition des commissions dont la pièce n'est pas encore réglée, ou dont le règlement a été fait après la période demandée, exclusivement pour le type de commissionnement sur encaissement. Elles s'éditent dans la période correspondant à la date de facture (qui doit être inférieure à la date de fin de période). Les impayés, qui sont donc potentiellement commissionnables, sont repérés par *
- Fonctionnement du critère période : Dans ce critère, on doit saisir la date de début et la date de fin, séparées par un point virgule (";").
- Pour pouvoir saisir une date d'édition, le critère d'édition des commissions doit être à 2.
- Pour saisir une monnaie de valorisation, le critère de valorisation des totaux doit être coché.
Pour les commissions sur encaissement
L’option FA009W01/DAT_REGL_AVOIR permet de déterminer les avoirs qui seront ou non édités selon les principes suivants :
- 0
La date prise en compte par l’édition est en premier lieu la date d’échéance de l’avoir et si celle-ci est nulle, la date de l’avoir. Ainsi un avoir fait le 31 mai avec date d’échéance le 15 juin ne sera pas édité dans FA009 si l’on a demandé une édition du 1er au 31 mai. - 1
La date prise en compte par l’édition est la date de règlement de l’avoir. Ainsi un avoir fait le 15 avril avec une date de règlement au 31 mai et avec date d’échéance au 15 juin sera édité dans FA009 si l’on a demandé une édition du 1er au 31 mai.
XC600 : Passerelles avec la comptabilité
Cette fonction vous permet de récupérer les informations de règlement des échéances de factures. Ceci est utilisé pour traiter les commissions sur encaissement, qui ne pourront être attribué au représentant qu’une fois la totalité des règlements reçus pour une facture donnée.
CD021 : Recalcul taux de commission
Cette fonction de type BATCH permet, en cas de modification des critères de la table des taux de commission représentant, de recalculer tous les taux de commissions dans les lignes de commandes.
FA007 (mise à jour fin de facturation) qui met à jour les comptes de commissions représentants prendra donc en compte le nouveau taux de commission puisqu'il va le chercher dans les lignes de commande.
En revanche, ce traitement n'influera pas sur les factures déjà mises à jour dans les comptes de commissions représentant.
Pour plus de précisions, Cf.