Facturation client PF (part.1)

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Généralités

Les fonctions de gestion

Les fonctions d'édition

Ventilations comptables & Journal des ventes

Les fonctions de consultations des pièces

Évolution des positions de stock après facturation

 

 

 

 

 

Généralités

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Les données annexes

 

TA175 : Élément de facturation

TA175W01
Gérer les codes élément de facturation utilisés pour constituer les profils de facturation client

 

Pour chaque élément, cette fonction permet de définir :

• une fonctionnalité parmi les valeurs :
  • HT facture
  • Port taxable
  • Port non taxable
  • Emballage
  • Élément de taxe générique
  • Élément de taxe générique (gratuits)
  • N.A.P.
  • Autres (TVA, TET…)
• une coche de prise en compte de l'élément dans le calcul de la valeur fiscale U.E.
• une coche TVA forfaitaire (selon module)
• un élément de taxe selon facultatif (selon module)
• un code texte facultatif (selon module)
• Informations annexes : Élément GB3, Élément DISTRI
• Caractéristiques de l'élément : Taxe ou parataxe, Mode de Calcul, Type, Monnaie, Variable à l'article...
• Variation du taux et montant de l'élément par date d'effet
• Coche ventilation montant à 0 : permet d’envoyer en compta les éléments de type taxe à 0

 

‎ 

Remarques :

• Ces éléments ne sont pas pris en compte dans les statistiques de valorisation,
  ‎car ils s'appliquent après le HT au moment de la facturation.
• Les éléments de facturation sont tous définis (HT, TTC, port, TVA…) pour ainsi les renseigner au niveau du profil et pour indiquer leur type (taux, forfait, en +, en -) ; certains peuvent être variables à l’article, voire à la taille.
• La fonctionnalité représente la nature de l’élément : Hors Taxe, Port, Emballage…

  Si un élément est créé en fonctionnalité Emballage, le montant de l’emballage à facturer sera calculé lors de la génération des factures comportant cet élément en se basant sur la liste de colisage qui contient le type d’emballage.

• Il est impératif de saisir une date d’effet et un taux ou un montant pour tout élément autre que « HT », « PORT» (=Taxable), « PORN »(=Non taxable), « NAP ».
• La coche "Taxe/parataxe" détermine la nature d’un élément de facturation de type Taxe. Seuls les éléments de type Parataxe peuvent avoir un taux avec 4 décimales (exemple : TPH)
• Le champ "Comptabilité" n'est utile que si vous utilisez le logiciel de comptabilité CONCEPT et si l'élément concerne est une taxe ; ce code représente alors le code sous lequel l'élément de facturation est connu du logiciel de comptabilité CONCEPT.
• Il est possible que, dans une même facture, certaines lignes soient assujetties à une TVA normale alors que d’autres lignes sont exemptées (taux de TVA à 0%). Afin de pouvoir gérer ce cas, il sera nécessaire de créer deux éléments de facturation « TVA » distincts et de les rattacher au profil de facturation utilisé lors de la création des pièces.
• Pour les éléments de type Taxe ou Parataxe : si la ventilation des montants à 0 est demandée, l’élément est toujours ventilé, même si le montant est à zéro. Si la ventilation n’est pas demandée, l’élément n’est ventilé que si son montant est différent de zéro.
• Pour les éléments de type différent de Taxe/Parataxe : la coche ‘Ventilation montant à 0’ n’est pas accessible.

‎ 

TA176 : Règles d’application des taxes

TA176W01
Définir la Règle de Gestion des codes élément de facturation (variables à l’article dans TA175) applicables aux articles/produits

 

Cette fonction est de type "Règle de gestion" (paramétrage JP517)

• Vous pouvez saisir un code saison article sans saisir de code article (auquel cas tous les articles pour cette saison se verront appliquer l'élément concerné) ; a contrario, vous ne pouvez pas saisir de code article sans saisir de code saison article (en saisie d'un code article, et si vous n'avez pas déjà saisi de code saison article, TA176 propose par défaut le code saison le plus "récent" pour lequel l'article existe).

N.B. :
si, pour un élément de facturation, un enregistrement est saisi sans qu'aucun critère ne soit saisi, cet élément sera appliqué dans tous les cas (comme s'il n'était pas variable à l'article).

 

TA177 : Profil de facturation

TA177W01
Gérer les codes profil de facturation utilisés par les commandes et les pièces PF client

 

Le profil de facturation liste tous les éléments de facturation à ajouter ou soustraire au montant H.T. de la facture, afin d’en obtenir le montant T.T.C., avec des modes de calcul différents (France, export…) pour générer le pied des pièces.

En général, et pour faciliter le paramétrage des comptes de ventilation comptable, il est conseillé de définir les profils de facturation suivants :

• France avec TVA
• France exonérée (suspension de taxes)
• Export

Suivant vos ventilations comptables, il peut être nécessaire de définir 2 profils pour l’export :

• Export U.E.
• Export hors U.E.

Un profil de facturation est associé à une fiche client. Il doit obligatoirement comporter le HT facture, le HT marchandise et le net à payer (qui doit obligatoirement être le dernier élément).

Il est impossible de saisir des éléments à additionner pour les éléments de fonctionnalité ‘00’
‎(c’est à dire de type HT marchandises, Pour plus de précisions, Cf. TA175).

Il est possible de saisir jusqu’à 10 codes éléments à additionner pour obtenir une base de calcul.

N.B. :
les codes saisis dans la colonne « élément à additionner pour obtenir la base de calcul » doivent impérativement être préalablement définis dans la colonne « élément » du profil de facturation en cours de gestion (sauf pour le HT marchandise).

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TA180 : Type de document

TA180W01
Gérer les codes type de document utilisés par les pièces PF client

 

Le type de document normalise les différents documents édités.

Pour assurer un bon fonctionnement, il convient de définir au minimum un code pour chacun des types suivants :

• 01 : facture
• 02 : avoir
• 03 : relevé
• 04 : master invoice

 

Nature :

• 01/Normale
• 02/Proforma
  (non traitée en mise a jour en sortie de facturation)
• 03/Conditionnelle
  (non traitée en mise a jour en sortie de facturation)
• 04/Récapitulative filiale
• 05/Détail client filiale
• 06/Interne
  (non traitée en mise a jour en sortie de facturation sauf option FA007W01/MAJ_CLI_INT=1)
• 07/Ferme
  (facturation de produits consommes suite a un envoi en dépôt vente)

N.B. :
l'avoir conditionnel qui résulte de la facturation ferme prend son n° d'après les bornes attribuées sur N° indicatif du n° de facture (TA194)

 

Création :

• 01/Livraison/Facturation
• 02/Manuelle
• 03/Libre
• 04/Passerelle spécifique
• 05/Livraison directe
• 06/Facturation inter-sociétés

N.B. :
valeur Null : tous modes de création

 

La zone « Maj Stock » permet d’indiquer les types de document à utiliser lors de la création d’une pièce (facture ou avoir) avec mise à jour du stock et sans mise à jour du stock.

N.B. :
valeur Null : on prend le premier type de document trouvé sans tenir compte de la mise à jour du stock

 

La coche « non édité sur les ristournes aux centrales » n’est modifiable que pour les types de documents concernés : ‎factures ou avoirs (qui ne sont pas pro forma), conditionnels ou libres.

 

 

TA194 : Numérotations des factures

TA194W01
Règle de Gestion des codes type de document & indicatif de numérotation applicables aux pièces client PF et matière

Les séquences de facturation client peuvent être gérées sur des plages de 8 caractères alphanumériques (les autres séquences étant exclusivement numériques).

 

Cette fonction est de type "Règle de gestion" (paramétrage JP517)

 

• Matricule en facturation
  cocher pour gestion des matricules sur ce type de documentation
• Indicatif facture
  utilisation par défaut du compteur NUM_FAC_xx 
  avec xx indicatif facture
  (exemple : distinguer les 2 types de document facture/avoir)
• Compteur / mois
  cocher pour utilisation du compteur spécifique FACmm_xx 
  avec xx indicatif facture
  (N° facture client mensuelle sur le mois mm de la date de facture)
  
• critères de Règle de Gestion

On peut avoir besoin de séquences de numérotation (fonction JP020) différentes selon :

• le type
  (exemple : facture, avoir, pièce France, export…)
• la société
• la fonctionnalité de création
  (exemple : livraison/facturation, manuelle, libre, livraison directe)
• l’origine du client
• les données magasin….

 

 

TA203 : Ventilation comptable des éléments

TA203W01
Règle de Gestion des comptes & sections analytiques applicables aux clients, articles et magasins

 

On peut ainsi définir dans quels comptes comptables et analytiques les éléments de facturation et de tarification seront ventilés, en fonction de critères relatifs à un client, à une facture, à un article ou à une ligne de pièce libre.

 

Données de base

Les informations relatives au client, facture, article et pièce libre sont indépendantes du type de ventilation ; leur saisie sera donc identique pour chaque type de ventilation quel qu’il soit.

Les données qui peuvent être renseignées sont les suivantes :

• Client : Origine, pays, famille, catégorie, code client, code société, comportement d’achat, client de regroupement/liaison (testée dans la fiche client uniquement), statistiques client (30 codes statistiques).
• Facture : type de document, profil de facturation, conditions de port, 1^er et 2^ème représentant, division commerciale, saison commande, nature commande, type commande, rayon, tarif.
• Article : Société article, saison, réseau, marque, activité, ligne de produit, forme, type de fabrication, code article.

N.B. :
Les données « pièce libre » sont accessibles uniquement si aucune des données articles n’est renseignée.
Critère client de regroupement et code liaison : seules les codes liaisons de fonctionnalité strictement supérieure à 50 sont possibles.

‎

Ventilation comptable

Elle permet de ventiler les éléments comptables. Elle est ouverte uniquement si le type de ventilation comptable a été coché. Elle comporte 2 champs qui lui sont propres dans l’onglet « Éléments de facturation » : ‘code comptable’ et ‘élément taxe’. L’élément taxe n’est utile que dans le cadre d’une passerelle vers le logiciel de comptabilité SETEC.

Il est alors utilisé pour ventiler le Hors Taxe Marchandise dans des comptes de vente différents selon la taxe appliquée à la ligne de facture.

exemple :
si on a un port en pied de facture et des ventilations comptables par marque article, les éléments de pied de facture (exemple : port) sont ventilés par ligne donc il y aura autant de comptes ventilés que de lignes (marques)/éléments. La ventilation se fait à ligne de pièce et c'est un prorata par rapport au montant ; Les arrondies sont remis sur la ligne ayant le montant le plus élevée.

 

 Ventilation analytique

Elle permet de ventiler les éléments de la section analytique. Elle est ouverte si le type de ventilation section analytique 1 ou section analytique 2 a été coché. Elle comporte le champ code section analytique dans l’onglet « Éléments de facturation ». Chacune de ces ventilations comporte aussi les éléments de facturation et de tarification. On peut réaliser une interrogation sur chacun des champs de l’entête.

 

 Principe de fonctionnement

Cet écran permet de saisir les critères de ventilation pour les différents codes comptables et différentes sections analytiques selon les éléments de facturation et de tarification.

L’entête permet la saisie de critères relatifs au type de ventilation choisi. Le bloc d’onglets ligne permet de saisir les critères relatifs au client, à la facture et à l’article. A noter qu'il est impossible de saisir des critères relatifs à un article et à une ligne de pièce libre pour un même enregistrement. Vous pouvez saisir soit des critères relatifs à un article, soit le critère relatif à une pièce libre (catégorie de pièce libre) dans l’onglet facture. En effet, lors de la ventilation comptable et analytique d'une ligne de pièce relative à un article, on recherche la liste de critères qui lui convient le mieux et celle-ci ne doit pas comporter de critère relatif à une ligne de pièce libre. Inversement, lors de la ventilation comptable et analytique d'une ligne de pièce libre, on recherche la liste de critères qui lui convient le mieux et celle-ci ne doit pas comporter de critère relatif à un article.

Chaque liste de critères n'est utilisée que pour un seul type de ventilation en fonction du type de ventilation coché :

• ventilation comptable
• section analytique 1
• section analytique 2

 

Si une liste de critères doit être utilisée dans 2 types de ventilation, il faudra créer 2 enregistrements en saisissant les mêmes critères pour des comptes ou des sections analytiques et tous les éléments de facturation et de tarification avec les comptes dans lesquels ils sont ventilés.

REMARQUES :

• Une même liste de critères ne peut être saisie 2 fois pour le même type de ventilation
  ‎(comptable, section analytique 1, section analytique 2).
• Seul l'élément de facturation Hors-Taxe Marchandise (fonctionnalité 00 visible par TA175 / éléments de facturation) est pris en compte pour les comptes de vente par le transfert en comptabilité (FA007).
• Le champ "Élément taxe" sur l’onglet facturation du code comptable, n'est utile que dans le cadre d'une passerelle vers le logiciel de comptabilité SETEC. Il est alors utilisé pour ventiler le Hors Taxe Marchandise dans des comptes de vente différents selon la taxe appliquée à la ligne de facture.

exemple : une vente de pantalons sera ventilée dans un compte si on applique à ces pantalons une taxe de 20%, et dans un autre compte si on applique à ces pantalons une taxe différente de 20%.

• Dans l’onglet ligne ‘Éléments de tarification’, le champ ‘Code famille comptable’ permet une simplification de la saisie des éléments. En effet, au lieu de saisir une ligne pour chaque élément (exemple : les remises), il suffit de saisir une ligne pour le code famille comptable REMISE qui aura été préalablement renseignée dans TA485.

‎La ventilation se fera automatiquement en sortie de facturation (FA007).

 

N.B. :
pour les factures libres, si des renseignements saisis correspondent aux critères client et/ou facture, même si aucune catégorie de pièce n’est saisie, la ventilation se fera sur ce qui est trouvé.

 

Principe de traitement de la ventilation des éléments de pied de facture client ‎(exemple : le port) par rapport à des critères de lignes avec une facture multi-taux de change.

• Tous les éléments de pied de pied de facture sont éclatés sur chacune des lignes correspondantes au prorata du montant HT marchandise de la ligne.
• Pour que la somme des montants de chacune des lignes soit identique au total du pied, les arrondis éventuels sont remis sur la ligne ayant le montant HT marchandise le plus élevé.
• La conversion en monnaie de tenue est ensuite appliquée sur ces montants éclatés dans chacune des lignes en fonction du taux de change et de la saison de la ligne.
• Ce qui est envoyé en comptabilité est la somme de ces montants convertis.

N.B. :
ceci est le fonctionnement des interfaces Cegid Orli/Comptabilité standard.

 

Exemple chiffré :

 

TA485 : Familles comptables

TA485W01
Gérer les codes famille comptable, et leur association aux éléments de tarification

 

On peut créer une famille comptable REMISE et lui affecter tous les éléments concernant une remise. Avantage, dans la fonction TA203, vous n’aurez qu’une ligne à saisir avec ce code famille comptable au lieu de saisir autant de lignes que de codes remise.

N.B. :
on peut avoir accès à TA485 depuis la fonction TA203 via le bouton ‘Accès famille comptable’.

 

TA111 : Plan comptable

TA111W01
Gérer les comptes comptables

 

Chaque compte peut faire ou non l’objet d’une ventilation analytique : dans la colonne Ventilation analytique, on aura 1 pour une section analytique 1, 2 pour une section analytique 2, rien pour une ventilation comptable.

Dans l’onglet Sections analytiques, deux onglets ‘Section 1’ et ‘Section 2’ proposent les tables des sections analytiques 1 et 2.

Remarque :

On peut avoir accès à TA111 depuis TA203 en cliquant sur le bouton ‘Accès plan comptable’.

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TA286 : Gestion des dates de valeur

TA286W01
Gérer les tranches de dates afin de définir des dates de valeurs.

 

Le principe est de pouvoir prédéfinir en début d’année des fourchettes de dates et saisir la date de valeur correspondante.

On ne peut pas saisir de chevauchement de dates.

Les fonctions concernées par la génération des factures vont lire TA286 en fonction de la date de facture. Si un enregistrement est trouvé, alors on prend la date de valeur correspondante sinon le calcul de la date de valeur se fait comme habituellement.

 

TA213 : Catégorie de pièce libre

TA213W01
Gérer les codes catégorie de pièces libres utilisées en pièce client PF libre.

 

Une catégorie de pièce libre est attribuée à chaque ligne de facture ou avoir libre : Une ligne de facture ou avoir libre ne faisant pas référence à un article commercial, il est nécessaire, pour connaître les éléments de facturation à appliquer à chaque ligne, d'attribuer à chacune de ces lignes une catégorie de pièce libre qui détermine non seulement les éléments de facturation à appliquer à une ligne de facture ou avoir libre, mais aussi la ventilation comptable dont elle fera l'objet.

Seul le code est obligatoire. Il peut être alphanumérique, d’une longueur de 8 caractères maximum.

‎

 

TA195 : Regroupement sur facture/expédition

TA195W01
Gérer les codes de regroupement utilisés en facture/expédition client PF

 

Le code de regroupement facture/expédition est lié au client, et modifiable à la validation des bons et/ou à la saisie des expéditions.

 

REGROUPEMENT DES FACTURES :

Définition des critères VARIABLES de regroupement automatique sur une même facture.
‎Cette notion n'est utilisée que dans le transfert livraison - facturation (fonction LI019), et n'est donc pas utilisée dans la gestion manuelle de facture (fonction FA002).

Mettre une coche dans les cases pour lesquelles on souhaite un regroupement.

exemple :
BE, BP, Num cde, Sais Vte, Div com, Nat cde, Rayon, Emb, Lieu, Date éché…

Toutes les cases à cocher sont facultatives.

Le code de regroupement étant obligatoire, il faut au moins disposer d’un code, sans aucune coche sélectionnée, pour déclencher un regroupement « maximal ».

Aux critères VARIABLES facultatifs, s'ajoutent automatiquement les critères FIXES suivants :

• Code établissement
• Société client ou division commerciale (En fonction de SOC_EGAL_DIV)
• Société comptable
• Mode de règlement
• Mode d'expédition
• Code et adresse Client à facturer
• Échéance
• Transporteur
• Code et adresse Client à livrer
• Date, valeur et facture
• IBAN + domiciliation
• Code Client Commande
• Code Représentant
• Profil facturation
• Monnaie commande
• Coche Commande Conditionnelle
• Client Comptable
• Paiement sur Relevé
• Condition de Port

 

CAS PARTICULIER :

Lors de la création des factures par groupement via la fonction FA050, ‎seuls les critères mono division commerciale et mono saison de commande sont pris en compte.

Les autres critères de regroupement sont ignorés.

 

REGROUPEMENT DES EXPÉDITIONS :

Définition des critères VARIABLES de regroupement automatique de bons de préparation sur une seule expédition (lors de la validation des bons par la fonction LI011), de manière à ne faire qu'un seul récépissé transporteur et éviter l'augmentation des frais de transport.

Mettre une coche dans les cases pour lesquelles on souhaite un regroupement.

 

Cas gérés :

• "code rayon"
• "code lieu après BP"
• "crit art"

 

Toutes les cases à cocher sont facultatives.

Le code de regroupement étant obligatoire, il faut au moins disposer d’un code, sans aucune coche sélectionnée, pour déclencher un regroupement « maximal ».

Aux critères VARIABLES facultatifs, s'ajoutent automatiquement les critères FIXES suivants :

• Client commande
• Client livraison
• Client facturation
• Code regroupement facture/expédition
• Code condition de port
• Code mode d'expédition
• Code transporteur
• Date facture
• Date valeur SAISIE en LI011 ou LI014, mais pas calculée.

 

 

 

TA230 & TA491 : Manufacturing Process

 

TA230W01
Gérer les codes Manufacturing Process utilisés en facturation client PF

 

TA491W01
Définir la Règle de Gestion des codes Manufacturing Process applicables aux articles / produits

 

La mention « knitted / woven » (tricoté/tissé) est obligatoire sur les factures dans certains pays anglophones (ex : États-Unis) où elle est dénommée « Manufacturing Process » (MP).

 

Pour gérer cette notion :

 

TA019 : Pays

• il suffit de cocher dans l’onglet Edition « Edition du manufacturing process » pour les pays concernés.

 

TA230 : Manufacturing Process

• permet de créer les codes MP et leurs libellés.

 

TA491 : Attribution Manufacturing Process

• permet d’attribuer pour chaque code MP précédemment créé par TA230, les articles correspondants suivant plusieurs critères.
  exemple : le code article, ou de façon plus global, le code marque, le code société, le code réseau, la matière commerciale…
  
  En bas d’écran sont affichés les libellés des codes que vous aurez saisis.

 

 

TA190 : Paramétrage pièces techniques

Cette fonction est de type "Règle de gestion" (paramétrage JP517)

Beaucoup de pièces non destinées à la comptabilité sont générées dans le cadre du transfert de marchandises entre plusieurs magasins et des échanges inter sociétés, échanges qui nécessitent des pièces d'équilibrage entre origine et destination. Ces pièces dites techniques peuvent bénéficier d'un process de facturation simplifié afin de réduire la charge machine (volumétrie PDF et archivage).

Le process de facturation standard nécessite plusieurs étapes, via les "positions" suivantes :

1. 10 = à modifier
   (par FA002)
2. 20 = à éditer
   (par FA005)
3. 30 = dont traite à éditer
   (par FA006)
4. 40 = à mettre à jour en comptabilité
   (par FA007)
5. 50 = historisée
   (post FA007)

 

TA190 définit les actions du process simplifié via 2 coches :

• sans Edition
  la pièce sera créée directement en position 40
  (sans passer par FA005)
• sans Historisation
  la pièce sera créée directement en position 50
  (sans passer par FA007)

Critères appliqués : kit client, et type document concerné (Proforma, Conditionnel ou Interne, car le process simplifié concerne des pièces techniques qui ne passent a priori jamais en Comptabilité).

 

Rappels

• L'historisation permet de conserver les pièces après le passage en comptabilité
  (les positions 50 disparaissent alors dans FA002)
• L'archivage permet de conserver une "photo" après édition FA005

 

LI019 : Transfert Livraison-Facturation

LI019W01
Cette fonction permet de générer automatiquement les factures en sortie de chaîne Livraison

Les factures sont créées en fonction du code regroupement du bon d’expédition traité ‎(fonction TA195)

Pour rappel, à chaque code regroupement correspondent des critères VARIABLES et des critères FIXES non saisis dans TA195.

 

Le code regroupement sur facture est lié au client
‎et modifiable à la validation des bons et à la saisie des expéditions.

 

Pour qu’un bon d’expédition puisse être traité il doit :

• Avoir un N° de récépissé si les récépissés sont gérés pour le transporteur traité
  ‎(code support récépissé présent dans la fiche transporteur TA133)
• Et avoir été édité si le BE n’a pas été créé directement lors de la validation des BP.
• S’il existe un code chargement, celui-ci doit aussi avoir été édité.

 

Sinon la facture ne sera pas générée.

Une fois la facture générée, il n’y a plus d’accès ni aux bons d’expédition ni aux bons de préparation car ils sont automatiquement détruits ce qui implique une impossibilité de rééditer les récépissés transporteurs.

La facture est générée soit en position « à modifier » (si filiales, ou selon origine client) soit en position « à éditer ».

Une fois le transfert exécuté suivant les critères sélectionnés à l’écran, il y a édition d’une trace qui comprend le nombre de factures créées, le nombre de BE, et BP traités, le nombre d’anomalies rencontrées lors du transfert ainsi qu’une édition par société, client, division commerciale, N° de facture, N° de BE, montant TTC de la facture dans la monnaie de la commande.

Un total des montants des factures en monnaie du site est édité en fin de page.

 

Lors de l’attribution du n° de facture, si le champ CPT/mois (numérotation par mois) est coché (TA194), Cegid Orli prend les séquences de numérotation de facture par mois.

N.B. :
PRÉVOIR LES INDICATIFS DANS JP020 POUR LES 12 MOIS

 

La recherche des séquences se fait en fonction de la date de facture. Les indicatifs de ces séquences sont définis de la manière suivante :

FAC02_01 
  01 : n° d’indicatif de TA194 (Numérotation des factures)

  02 : n° du mois (ici mois de février)

 

Les numéros de séquence pourront être saisis de la manière suivante :

25020000 >>> 2502 étant l’indicatif défini ici

25 : année de facture (ici 2025)

02 : mois de facture (ici février)

exemple :

Date de facture : 15 avril 2025
La facture aura pour n° : 25040001

 

 Suivant la valeur du paramètre général CPT_NUM_MOIS, la numérotation se fait de la manière suivante :

 

1^er cas, CPT_NUM_MOIS=0

À chaque changement de mois, les fonctions concernées récupèrent le dernier numéro d’ordre du mois précédent et on incrémente de 1 ce numéro d’ordre. Ceci permet d’éviter d’avoir des trous dans la numérotation de facture.

À chaque changement de mois, le mois précédent doit être clôturé et on en peut plus avoir de pièces avec une date de facture du mois précédent. Pour récupérer le numéro d’ordre, le paramètre général LONG_ORD_FAC définit la longueur du numéro d’ordre.

exemple :

Numéro de séquence = 40500467 au 31 mai

La facture suivante au 1^er juin => Numéro de séquence = 40600468

 

2^ème cas, CPT_NUM_MOIS=1

Pour chaque mois, le compteur commence par 1. Il n’y a pas de séquence de numéro qui se suivent entre 2 mois.

Dans le cas du paramètre GEST_NUM_DIV=1, on a la possibilité de générer des factures par division commerciale.
Si le code de regroupement sur facture n’est pas par division commerciale, on force la facturation par division commerciale.

Pour les transporteurs de colis ou de housses, deux méthodes de calcul des frais de transport sont possibles dans la fiche transporteur (fonction TA133) :

• méthode de calcul des frais "nouvelle"
  • l’unité de base de calcul des frais de transport correspond à la somme des poids bruts des colis + le nombre de pièces contenues dans les housses
  • l’unité de base est alors utilisée pour la recherche du prix pour les colis et pour la recherche du prix pour les housses.
• méthode de calcul "ancienne"
  • l’unité de base de calcul des frais pour les colis est le poids brut de l’unité de base de calcul des frais pour les housses est le nombre de pièce.

‎

Les critères de présentation permettent de choisir les informations qui seront éditées et leur présentation.

La date de facture générée est obligatoire.

L’option « Autorisation date fac < date exp » permet, si elle est cochée, de générer des factures dont la date de facture est inférieure à la date d’expédition.
La date d’expédition prise en compte correspond à la dernière étape obligatoire pour pouvoir générer des factures à savoir :

• date d’édition du bon de chargement
• date d’édition du récépissé
• date d’édition du BE ou du LI015 si le BE a été créé par LI014 et sans n° de chargement.
• date de création du BE, si le BP a été validé avec expédition directe sans n° de chargement.

Si l’option n’est pas cochée, seules les factures dont la date de facture est égale ou supérieure à la date d’expédition seront générées. Il n’y aura pas de liste des BE non traités.

N.B. :
dans TA180 - Type de document expédition produit, il est possible de saisir plusieurs lignes désignant des types de documents "Factures issues de BL", avec Type 01, Nature 01 et Origine 01.

 

• Un type document de nature Interne sera attribué selon le caractère Interne du client traité
• Un type document de nature Contionnelle sera attribué selon le caractère Conditionnelle de la commande traitée
  (donc, pas forcément du client).
• Dans le cas où les 3 champs (type, nature et fonctionnalité) sont identiques :
  le type de document inséré par LI019 est le premier ramené par la requête (pas possible d’avoir le choix).‎ 

 

 

FA001 : En cours de facturation

FA001W01
Cette fonction permet de lister les factures non historisées et de connaître leur position

 

Cette édition des encours de facturation peut être triée par société et numéro de pièce (tri 1) ou par société, origine, pays, secteur géographique, code postal et numéro de pièce (tri 2).

 

Les critères de présentation

Ils permettent de choisir quelles informations et avec quelle présentation l’édition va sortir.

• Type de présentation : suivant l’ordre de tri choisi.
• Edition des pièces : 
  A modifier ; à éditer ; dont les traites sont à éditer ; à mettre à jour en compta.
• Classement des factures par :
  Société et numéro de pièce ; société, origine, pays, secteur géographique, code postal, client et numéro de pièce ; division commerciale.
• La langue de l’édition qui peut être soit la langue du client à facturer, soit une langue saisie en critère.

 

Les critères de restriction

• Code société
• Numéro de pièce
• Code client
• Nom abrégé du client
• Type de document
• Division commerciale
• Origine
• Pays
• Secteur géographique
• Code postal

N.B. :
si vous effectuez des demandes erronées, le lanceur n’effectue pas de contrôle, vous aurez alors un message d’erreur.

La dernière demande peut être ramenée afin d’en modifier les critères.

 

 

FA002 : Gestion manuelle de Factures et Avoirs

FA002W01
Cette fonction permet de créer les pièces factures/avoirs, voire maintenir les factures générées par le transfert livraison–facturation (LI019)

 

En cas de maintenance, on assure la mise à jour du stock produits finis ainsi que la mise à jour de la commande (ou des commandes) concernée(s) par la facture.

Il est possible de modifier certaines données spécifiques à la facture comme le mode de règlement, ‎le code échéance….

On peut également modifier les éléments de facturation de type forfait.
‎(exemple : port)

Il est possible en maintenance de modifier la référence de commande présente en entête de pièce (facture ou avoir). L’accès de cette zone ne sera possible que si la pièce est mono référence de commande et si la pièce concerne une commande fictive (commande non créée via CD001).

Toute maintenance sur la référence de commande devra être répercutée sur la commande concernée.

Enfin, il est possible d’éditer directement une facture à partir de l’onglet Pied, à l’aide du bouton ‘Imprimer’ (voir Éditions)

 

Codes positions :

Ces codes marquent la facture dans le cheminement des fonctions :

• 20 : à éditer (code initialisé dès la création de la facture)
• 30 : traite à éditer (code initialisé si le mode de règlement est par traite)
• 40 : à mettre à jour en compta (code initialisé après édition de la facture par FA005)
  • Si vous modifiez le contenu d’une facture qui était en position 40, elle se remettra automatiquement en position 20, car il faut la rééditer.
  • Si vous ne voulez pas historiser une facture tout de suite, vous pouvez passer son code de 40 à 20.

 

Première étape de la chaîne facturation, cette gestion manuelle de pièces, permet également de saisir et maintenir des factures ou avoirs manuellement (c’est à dire sans passer par la chaîne livraison), soit à partir de commandes, soit directement.

Dans ce cas-là, il y a création de commande automatiquement, pour mise à jour correcte des statistiques.

 

En saisie, il est impératif de suivre l’enchaînement des écrans :

ENTÊTE > LIGNES > PIED > VALIDATION FINALE

 

Le N° pièce est attribué provisoirement (N° commençant pas un « . »  ), tant que l’utilisateur n’a pas validé le pied.

Si la saisie est interrompue en cours, sans que l’utilisateur ne soit arrivé au pied, le N° provisoire reste. Il est possible de récupérer une pièce ainsi partiellement achevée pour la valider (fonction AS314). Il est aussi possible d’annuler les mises à jour de stock faites lors de la saisie d’une pièce (fonction AS414).

 

GDA / Gestion des droits d’accès : FA002 gère les accès aux magasins produits finis. Seuls les magasins de PF pour lesquels l’utilisateur a un droit d’accès en « MAJ » pourront être saisis.

N.B. : le contrôle sur les GDA n’est fait qu’en mode création ; l’utilisateur peut donc systématiquement visualiser et maintenir toutes les lignes d’une pièce, même celles qui sont rattachées à un magasin auquel il n’a pas l’accès en MAJ.

 

Cas des pièces techniques (répondant à la règle de gestion TA190)

Il faut que la pièce réponde également aux conditions suivantes :

• Le type de document de la pièce est de nature « Proforma », « Conditionnelle » ou « Interne »
  (si option FA007W01/MAJ_CLI_INT=0)
• La pièce n’est pas gérée par un organisme d’affacturage
  (zone « Factoring » NON cochée dans FA002 / onglet « VENTE »)
• La pièce n'apparaît pas sur un relevé de factures
  (zone « Paiement sur relevé » NON renseignée dans FA002 / onglet « VENTE »)
• Le mode de règlement de la pièce n’impose pas l’édition des traites
  (coche « TRA » NON activée dans TA015 pour le mode de règlement de la pièce)
• La pièce n’est pas concernée par un processus de dématérialisation
  (pour le client de la pièce : aucune matrice de présentation définie en JP518/FA005WXX avec « Dématérialisation des pièces » = 1)
• l'origine du client (TA018) n'est PAS positionnée « à modifier »

 

Sécurisation de la facturation (TA385 / Accès facture-Type document)

TA385W01
Cette fonction permet d’interdire à certains utilisateurs de modifier les factures issues des BL/BE

 

• Ces factures, issues des BL/BE créés par LI019, peuvent être rappelées par FA002, et ce, tant que la MAJ en sortie de facturation (FA007) n’a pas été faite.
• Cas pratique :
  limiter la possibilité d’apporter des correctifs de dernière minute (écart de prix, ajout de texte, retrait de colis car finalement la marchandise n’est pas partie, etc…).
• Ces correctifs très particuliers (modification de facture sur des marchandises expédiées) nécessitent des droits particuliers :
  pour cela, TA385 référence les utilisateurs non habilités à faire ce genre de modification, et ce pour un type de document précis (fonctionnalité de création 01).

 

• On raisonne par exception (liste des interdictions) ; par conséquent, seuls les utilisateurs non répertoriés ici sont autorisés à apporter ce genre de modification.
• Ce contrôle concerne aussi bien les factures issues des BL/BE créés par LI019 (repérables via type document, BP/BE renseignés, utilisateur de création), ‎que les factures créées manuellement par FA002.
• FA002 étant une fonction de gestion (création/maintenance), ce contrôle interdit donc également la consultation de ces factures ; elles ne peuvent être listées que par CD902W09.

 

 

Création d’une facture

‎ 

D’autre part, dans les saisies de factures, le mode de règlement et l’IBAN sont initialisés avec le contenu de la fiche client ou des informations variables. Or ces notions sont modifiables. Il existe un contrôle qui vérifie la cohérence entre la coche « IBAN obligatoire » du mode de règlement de TA015 et la valeur du RIB.

 

La création d’un avoir à partir d’un bon d’expédition doit être utilisée lorsque l’utilisateur souhaite « réactiver » un bon d’expédition qui a été facturé par erreur.

‎ 

 

Clients boutiques

(uniquement dans le cas où le client est déclaré dans TA960/TA961 comme boutique)

 

Lors de la saisie des factures manuelles via FA002, on génère un N° de BE fictif
‎(Génération d’une table d’historique de bons expédition pour le N° de facture).

Ce principe ne concerne pas les avoirs, ni les factures pro forma.

 

Choix des quantités à « facturer »

 

Facturation sur l’affecté

Il est possible de saisir une pièce sur l’affecté.

Ceci permet de réserver les produits commandés (en passant par la phase d’affectation) sans pour autant devoir dérouler l’ensemble des étapes de la chaîne de livraison standard (pas de création de bons de préparation, de bon d’expédition, etc…). En fait, l’utilisateur se contente d’affecter les produits commandés, puis de les facturer par la fonction de facturation.

 

Contraintes d’utilisation

• Pour que la facturation sur l’affecté soit possible pour une division commerciale donnée, il faut que la coche « F.Aff » soit correctement paramétrée dans la fonction TA126 (Division Commerciale).
• La facturation sur l’affecté n’est possible que si l’utilisateur souhaite facturer une commande réelle (créée par CD001 ou par passerelle intégration commandes).
• Tous les types de document sont autorisés, sauf :
  • Les factures fermes (car dans ce cas, la fonction de facturation ne pointe pas sur une commande, mais sur le stock physique du stock associé au client)
  • Les avoirs sur facture
  • Les factures pro forma sur BL
• Mise à jour stocks : impérative sauf si la pièce en cours de création est une pro forma.
• Lors de la saisie d’une pièce conditionnelle, l’utilisateur ne peut pas renseigner le magasin associé au client facturé. Il doit impérativement saisir le magasin entrepôt (car il n’est pas possible d’affecter une commande sur un magasin client).
• Le solde d’une ligne de commande n’est possible que si, à l’issue de la facturation,
  ‎il ne reste plus aucune quantité affectée, préparable ou expédiable.

 

Mises à jour, contrôles effectués en création/maintenance d’une pièce sur l’affecté

 

Facture sur l’affecté

Les quantités pouvant être facturées sont les quantités dites « Préparables », c’est-à-dire
‎qui ont été affectées, mais qui n’ont pas été encore préparées par LI004 ou LI005.

 

Création d’une facture sur l’affecté :

Le fait d’augmenter le facturé…

• diminue le stock physique
• diminue le stock affecté globale (mais pas celui de la commande)
• diminue les quantités préparables
• augmente les quantités préparées
• augmente les quantités expédiées

 

Maintenance d’une facture sur l’affecté :

Le fait d’augmenter le facturé…

• diminue le stock physique
• diminue le stock affecté globale (mais pas celui de la commande)
• diminue les quantités préparables
• augmente les quantités préparées
• augmente les quantités expédiées

Le fait de diminuer le facturé…

• augmente le stock physique
• augmente le stock affecté global (mais pas celui de la commande)
• augmente les quantités préparables
• diminue les quantités préparées
• diminue les quantités expédiées‎ 

 

Avoir sur l’affecté

Les quantités pouvant être « facturées » sont les quantités déjà facturées pour la ligne de commande.

 

Création d’un avoir sur l’affecté :

L’augmentation des quantités dans un avoir/affecté provoque une diminution du facturé, ce qui…

• Augmente le stock physique
• Augmente le stock affecté global (mais pas celui de la commande)
• Augmente les quantités préparables
• Diminue les quantités préparées
• Diminue les quantités expédiées

 

 

Maintenance d’un avoir sur l’affecté :

Le fait d’augmenter les quantités de l’avoir…

• augmente le stock physique
• augmente le stock affecté global (mais pas celui de la commande)
• augmente les quantités préparables
• diminue les quantités préparées
• diminue les quantités expédiées

Le fait de diminuer les quantités de l’avoir

• diminue le stock physique
• diminue le stock affecté globale (mais pas celui de la commande)
• diminue les quantités préparables
• augmente les quantités préparées
• augmente les quantités expédiées

‎ 

 

Génération automatique de magasins dans les factures et avoirs manuels

Il est possible de générer automatiquement un magasin en en-tête ainsi qu’en lignes de facture ou avoir manuels :

 

En en-tête

• C’est le magasin paramétré dans TA496 (Application Magasins PF) au niveau client/commande qui est ramené. Dans ce cas, il est ramené après passage sur le champ « Choix ».
• Si vous modifiez manuellement ce magasin, c’est ce dernier qui sera pris en compte.

 

En ligne

• C’est le magasin de l’en-tête qui est ramené par défaut.
• S’il existe un paramétrage dans TA496 (Application Magasins PF) au niveau article/produit/client/commande, il écrase le précédent. Dans ce cas, il est recherché en sortie du champ Finition spéciale.
• Si celui de l’en-tête a été forcé manuellement, il sera de nouveau écrasé par celui de l’en-tête.
• Si vous forcez manuellement le magasin en ligne, c’est ce dernier qui sera réellement pris en compte.

N.B. :
le magasin saisi en en-tête n’est qu’une aide à la saisie et disparaît à la validation.

 

En cas de modification d’un critère commande (type de commande…), la recherche n’est pas relancée.

 

Factures et avoirs libres

La même fonction FA002 permet de saisir ou maintenir des factures ou avoirs libres, ‎c’est à dire sur des objets, du mobilier,… non gérés par le logiciel en tant que « produit ».

Il n’y a bien sûr pas de création de commande, ni de mise à jour de stock.

Une catégorie de pièce libre doit être renseignée à la saisie de chaque ligne, afin de pouvoir déterminer les éléments de facturation à appliquer à la pièce et de définir les comptes à ventiler lors de la mise à jour comptable. Il faut tout d’abord saisir un type doc libre (exemple : FLI ou ALI), puis renseigner les données de base.

Dans l’onglet ‘Lignes’, deux lignes de libellés vous permettent de détailler la ligne à facturer. La zone « Catégorie de la pièce libre » est obligatoire, ainsi que les zones Qté et Prix.

La maintenance et édition d’une facture ou d’un avoir libre se gèrent de la même façon qu’une facture ou un avoir « traditionnels ».

‎ 

 

Document pro forma

‎ 

Éditions de documents

FA002 : Facture et Avoir

Il est possible d’éditer directement la facture à partir de FA002. Il suffit de se rendre dans l’onglet ‘Pied’ et de cliquer sur le bouton ‘Imprimante’. Si la facture était en cours de saisie et non encore numérotée, le fait de demander l’impression affichera le message de numérotation définitive de la facture.

Après l’édition de la facture, celle-ci passe en position 40, le fonctionnement étant identique à FA005.

Il est possible ensuite de rappeler une facture en position 40 et de la rééditer par le même procédé.

Il n’est pas possible d’éditer une facture historisée par ce biais car les factures historisées n’apparaissent plus dans FA002. Pour cela, il faudra utiliser FA005.

Les filtres d’édition peuvent être définis au préalable et paramétrés ensuite dans JP017
‎ (voir documentation « Environnement évolué»)

‎ 

FA005 : Edition des Factures et Avoirs

FA005W01
Cette fonction permet d’éditer les nouvelles pièces client PF créées, ‎et de rééditer d’anciennes pièces, historisées ou non

Pap.Dét. = Papillon détachable

Une facture FRANCE est une facture dont le pays de livraison est égal au pays de facturation.

Une facture EXPORT est une facture dont le pays de livraison N’est PAS égal au pays de facturation, ou bien une facture FRANCE forcée EXPORT via les options FA005W01/EDI_FAC_EXP (ou FA005WXX/ « Formatage corps édition »)

On prend en compte :

• soit les valeurs des matrices de présentation FA005WXX (JP518)
• soit les valeurs des options JP012

 

Génération des PDF

Il est possible de ne pas générer l’édition de factures clients pour lesquels ceci n’est pas nécessaire
(exemple : externalisation de la mise en page des factures, dématérialisation fiscale).
 

Ces factures peuvent être historisées et rééditées après historisation ; mais puisque la facture ne sera pas éditée, il n’y aura pas non plus de récapitulatif douanier, de condition de vente, ni d'enchaînement d’édition des traites.

La génération ou non du PDF est possible :

• soit en fonction de critères client, au niveau de la matrice de présentation de l’édition de facture (JP518 pour la fonction FA005WXX).
  L’action de génération ou non du PDF peut ainsi être attribué soit à une fiche client précise, soit à un ensemble de fiche client répondant aux mêmes critères.
  Les valeurs du critère sont les suivantes :
  • 0 = Non
    (tous les traitements sont effectués, seul le PDF ne sera pas généré)
  • 1 = Oui
    (traitement normal, valeur par défaut)
• soit en fonction de critères type document et client, pour les pièces techniques (TA190) ; dans ce cas, on peut s'affranchir totalement de la fonction FA005

 

No de demande

No de demande ayant généré la facture (pour édition automatique en sortie BP, LI019, ou post-FA007)

 

Tri des lignes de facture 

Les lignes de facture peuvent être triées par

• Commande, ligne de commande, numéro de BE, numéro de BP
• Numéro de BP, Commande, ligne de commande.

Si la zone « Colisage à part » de l’onglet « Personnalisation » de la fiche client est renseignée, c’est elle qui détermine quel tri est appliqué :

• X = Pas de colisage sur la facture ni d'édition des informations BE/BP
  (les BPs sont morcelés
• 2 = Pas de colisage sur facture, mais édition des informations BE/BP 
  (les BPs ne sont pas morcelés)

Sinon (Zone « Colisage à part » non remplie), c’est le paramètre OPT_ELMT_TARI qui détermine le tri.

‎ 

Conditions générales de vente

Vous avez la possibilité, soit d’imprimer, ou faire imprimer vos conditions générales de vente au dos de chaque feuille utilisée en édition de pièce, soit d’opter pour la solution d’impression de vos conditions générales de vente lors de l’édition des pièces.

Pour cette édition depuis Cegid Orli, le paramétrage se fait dans TA179 : ces conditions sont alors éditées sur une feuille dédiée après chaque pièce.

Consignes de réalisation du fichier contenant vos conditions de vente :

• Format RTF uniquement
• L’édition se fait en COURRIER NEW 8 (=police paramétrée en standard)
• Si la police utilisée dans le fichier RTF est plus petite (ex : ARIAL 5), il est nécessaire de réaliser une édition de factures spécifique, pour conserver cette police.
• Le fichier doit être vierge de tout formatage :
  ‎pas de gras / règle / taquet / numéros / point paragraphe…
• 1 seul interligne possible / Saut de ligne possible
• Vous pouvez utiliser les espaces/tabulation pour les alignements

• N.B. : il faut compter 1 centimètre de marge en plus en haut et 1 centimètre de marge en bas pour éditer ces conditions sur 1 seule page dans le PDF

 

Nombre d’exemplaires

Le nombre d’exemplaires peut être pris dans la fiche client (fonction CL001) mais il peut aussi être saisi en critère. Toutefois le nombre d’exemplaires saisi en critère de présentation (Nbre d’exemplaires rééd.) est prioritaire sur le nombre d’exemplaires de la fiche client. Si vous avez un client qui a 3 exemplaires de facturation dans sa fiche client mais que vous saisissez 2 dans le critère FA005, il ne sortira pas 3*2 exemplaires, mais 2 exemplaires.

Ceci vous permet de rééditer en petite quantité pour les clients à plusieurs exemplaires.

Si on définit une liaison DUPLICATA (non obligatoire), on a aussi un nombre d'exemplaires pour les duplicatas.

‎

Exemple 1 :
‎une facture d'un client A (2 exemplaires), ayant une liaison duplicata sur un client B (1 exemplaire).
L'édition d'une facture sort :

1 facture sur le client A
‎ (avec l'intitulé du type de document en TA180 + "Libellé Original" de JP024)

1 facture sur le client A
‎ (avec l'intitulé du type de document en TA180 + "Libellé conforme original" de JP024)

1 facture sur le client B
‎ (avec l'intitulé du type de document en TA180 + "Libellé mention duplicata" de JP024)

 

Exemple 2 :
‎une facture d'un client A (1 exemplaire), ayant une liaison duplicata sur un client B (2 exemplaires).
L'édition d'une facture sort :

1 facture sur le client A
‎ (avec l'intitulé du type de document en TA180 + "Libellé Original" de JP024)

2 factures sur le client B
‎ (avec l'intitulé du type de document en TA180 + "Libellé mention duplicata" de JP024)

 

Exemple 3 :
‎une facture d'un client A (2 exemplaires), ayant une liaison duplicata sur un client B (2 exemplaires).
L'édition d'une facture sort :

1 facture sur le client A
‎ (avec l'intitulé du type de document en TA180 + "Libellé Original" de JP024)

1 facture sur le client A
‎ (avec l'intitulé du type de document en TA180 + "Libellé conforme original" de JP024)

2 factures sur le client B
‎ (avec l'intitulé du type de document en TA180 + "Libellé mention duplicata" de JP024)

 

Exemple 4 :
‎une facture d'un client A (3 exemplaires), ayant une liaison duplicata sur un client B (2 exemplaires).
L'édition d'une facture sort :

1 facture sur le client A
‎ (avec l'intitulé du type de document en TA180 + "Libellé Original" de JP024)

2 factures sur le client A
‎ (avec l'intitulé du type de document en TA180 + "Libellé conforme original" de JP024)

2 factures sur le client B
‎ (avec l'intitulé du type de document en TA180 + "Libellé mention duplicata" de JP024)

 

Le principe est identique en réédition, ou à partir d'historique. Il est aussi possible lors de l'édition ‎"A partir d'historique" de saisir un nombre d'exemplaires en critère, qui vient alors remplacer le nombre d'exemplaire de la fiche client.

Les factures éditées passent en position ‘traite à éditer’, si le mode de règlement prévoit l’émission d’une traite (sauf si pièce gérée sur le relevé) ou en position ‘à mettre à jour’ en comptabilité.

‎ 

 

Options

Ces options par «fonction» permettent de changer la présentation et le contenu.

Plusieurs options permettent d’éditer ou non un champ, ou de l’éditer de façon différente ‎(code, libellé, code + libellé).

Correspondance entre les options (FA005W01) et les critères (JP518/FA005WXX) :

 

N.B. : Les critères suivants sont exclusifs JP518 (car non rattachés à une option JP012) :
> ‎Édition poids nets article
> Édition volume de la facture
> Restitution du PDF
> Dématérialisation des pièces

 

Quelques options importantes sont expliquées ci-dessous :

• EDITION permet de choisir le style d’édition de la facture
  • 0 = édition des quantités par taille sous forme de tableau
  • 1 = édition sous la forme : qté1/taille1 qté2/taille2 qté3/taille3 …
  • 2 = édition sous la forme : DE taille1 A taille X
  • 3 = édition de type centrale sous forme de tableau
  • 4 = édition de type centrale « light »

 

Caractéristiques des différents styles d’édition :

Mode 0 :

le client qui règle (type liaison 08) n’est pas édité. Ne sont éditées que les coordonnées des clients à facturer, à livrer et à confirmer.

Les lignes de factures se présentent sous forme de tableau. Les tailles sont en ligne sur une ou deux lignes selon la longueur de la grille de taille.

Les compositions des articles s’éditent sous le bandeau contenant les données de l’article (si les options adéquates le permettent : EDI_COMPO; EDI_COMPO_SIT; EDI_LIB_COMP).

Il n’y a pas de tableau en pied de facture récapitulant les montants HT et TTC.

Mode 1 :

Le client de type liaison 08 est édité dans le pavé « réglé par ». Par défaut c’est le même client que le client à facturer.

Les compositions des articles ne s’éditent que si l’option EDI_FAC_EXP=1. La composition s’édite alors sous la forme d’un « indice » qui se reporte à un tableau récapitulant toutes les compositions de tous les articles de la facture, en bas de facture.

Les montants de la facture sont récapitulés dans un tableau en pied de facture.

Mode 2 :

Mêmes remarques que pour le mode 1 concernant entête, pied et composition.

Les lignes ne détaillent pas les quantités pour une taille mais regroupent toutes les tailles.
exemple : de 38 à 52  qté = 12 ; même s’il n’y a pas de quantités vendues pour la taille 42.

Mode 3 :

Même entête que le mode 0. Même remarque pour les compositions.

Les lignes de facture sortent sous forme de tableau avec une ligne par taille de la grille, qu’il y ait ou non des quantités à facturer pour cette taille. Cette édition sera donc plus longue.

Mode 4 :

Même entête que pour les modes 1 & 2.

Pour les lignes de factures : même principe qu’en mode 3 mais pas sous forme de tableau.

Toutes les tailles de la grille sont éditées, à raison d’une ligne par taille et ce, ‎même s’il n’y a pas de quantité à facturer.

La composition est gérée comme pour les modes 1 & 2.

Pas de récapitulatif en pied de page des montants de la facture.

 

• EDI_DAT_VENTE pour conditionner l’affichage de l’information date de vente.
  2 valeurs possibles :
  • 0=édition de la date de vente
  • 1=la date de vente n'est pas éditée

 

La ‘Date de vente’ correspond à :

• la date de création de la facture pour les factures libres, sinon, on recherche sur les lignes de factures :
• la date de départ du bon de chargement (‘Date de départ’ sinon ‘Date de validation’),
• à défaut la ‘Date d’édition du bon d’expédition’, à défaut la ‘Date de création du bon d’expédition’.
• si il s’agit d’un Bon d’expédition à point, on renvoie la ‘Date de facture’ sinon ‘Date d’édition du BE’ sinon ‘Date de création du BE’.

 

Cette notion est prise en compte uniquement en édition.

 

HRP concernés :

 

ajout en fin du pavé d’information règlement/échéance

• fa005e01.hrp

• fa005e02.hrp

• fa005e03.hrp (facture libre)

• fa005e22.hrp (édition facture avec papillon détachable)

• fa005e23.hrp (facture libre avec papillon)

• fa005e25.hrp (édition centrale SUR MESURE)

 

ajout à coté de dat_cre_doc)

• fa005e10.hrp

• fa005e11.hrp

• fa005e12.hrp

• fa005e13.hrp

• fa005e14.hrp (facture libre)

• fa005e17.hrp

• fa005e18.hrp

• fa005e19.hrp

• fa005e20.hrp

   

  N.B. :
  fa005e18_omr.hrp non traité (car Signature Numérique non intégrée)
  fa005e21.hrp / fa005e24.hrp : non concernés

 

EDI_NUM_BE et EDI_NUM_CHARG

Ces deux options permettent d’éditer le numéro de chargement et/ou le numéro de BE de ou des articles.

EDI_NUM_BE peut prendre 3 valeurs.

EDI_NUM_CHARG peut prendre 2 valeurs.

 

Les 6 cas possibles résultant sont détaillés dans le tableau ci-dessous.

 

exemple : soit deux factures, la facture A sans code de chargement, la facture B avec un code chargement.

 

Edition du code article :

Trois options permettent de choisir sous quelle forme sera édité l’article : son libellé (EDI_LIB_ART) et/ou son libellé forme (EDI_LIB_FORM) et/ou son libellé de désignation (EDI_DESI_ART).

 

Edition du poids net article et du prix net article

JP518 donne la possibilité d’éditer les poids nets des articles.

L’édition de cette donnée est toujours en KG, Cegid Orli se chargeant de faire les conversions nécessaires.

N.B. :
l’édition des poids nets des articles est un moyen de contrôle, permettant de vérifier la véracité des documents
(exemple : gestion des crédits documentaires)
Il faut que les poids nets saisis dans les fiches articles soient en adéquation avec les poids saisis au niveau du colisage. Il n’y a aucun contrôle de cohérence entre les poids des articles/coloris/F.S. et le poids défini dans les colis.

 

Edition du prix net article

JP518 donne la possibilité d’éditer les montants et prix unitaires nets.

‎ 

Edition du code douane

En fonction de la valeur de l’option EDI_DOUA, vous pouvez choisir d’éditer ou non le code douane.

En fonction également de TA019 (Pays), onglet Edition,
‎vous pouvez définir la longueur des codes douanes édités en fonction du pays de livraison.

La longueur du code douane peut varier de 9 à 15 caractères.

 

Edition du volume

JP518 donne la possibilité d’éditer les volumes des emballages.

L’édition du volume est faite en M³, elle se réfère aux dimensions extérieures des colis renseignées en TA099.

 

Edition du mail client facturé [EDI_EMAIL_CLI]

Dans le cadre de l’externalisation des process d’impression des factures par océrisation (reconnaissance optique de caractères), cette option variable par utilisateur permet de déclencher l’impression de l’adresse mail du client facturé sur la ligne 7 de la matrice d’adresse ; l’océrisation pourra alors détecter l’adresse mail pour déclencher un envoi par pièce jointe (plutôt que de procéder à une impression papier classique).

• contenu limité à 35 caractères (taille de la matrice d’adresse JP619)
• contenu non imprimé si la ligne 7 est déjà utilisée dans la matrice d’adresse concernée
• utilisation spécifique ; il ne semble en effet pas nécessaire (ni sécuritaire au vu des contraintes RGPD) de faire figurer une adresse mail sous l’adresse en vue d’une impression papier.

‎ 

Informations douanières

L’édition du récapitulatif douanier / du code douane ne peut se faire que si 2 conditions sont remplies :

• La zone « Edition code douane » en TA019, onglet Edition, doit être cochée.
• La zone « Récap douanier » du TA180 doit être cochée pour l’édition du type de document.

 

L’option EDI_DOUA permet d’éditer ou non les codes douaniers des articles.

La longueur de ce code peut varier de 1 à 15 caractères selon la valeur saisie dans TA019, onglet Edition, zone « Longueur d’impression du code douane » et suivant le pays de livraison.

Dans TA019, la longueur par défaut est 9.

Si cette longueur n’est pas renseignée dans TA019, ‎le code douanier édité sera de 15 caractères.

 

Les codes douanes sont édités si pour le pays de livraison il est défini qu’il faut l’éditer (TA019 pour le pays FRA, coche « Edition du code douane » cochée)

Une recherche est ensuite effectuée sur les pays intervenant dans l’échange : pays de la société facturation d’une part et de livraison d’autre part.

S’il y a une différence entre ces pays les informations douanières sont éditées.

 

De plus, si le paramètre général SOC_EGAL_DIV=1, le pays pris en compte pour la société de facturation est celui de la division commerciale,

La recherche de la valeur de l’option FA005W01/EDI_DOUA de n’intervient qu’après la recherche de différence de pays.

 

Informations douanières spécifiques USA

Les exportations à destination des USA nécessitent de montrer « patte blanche », et requièrent pour cela des précisions complémentaires :

 

quel type de marchandises sont livrées ?

Manufacturing Process

Les mentions knitted (tricoté) / woven (tissé) sont obligatoires ; elles seront éditées si les données correspondantes sont renseignées et si l’option FA005W01/EDI_FAC_EXP=1.
‎Comme pour les compositions articles, un indice sera édité dans la colonne « Manuf » qui se reporte à un tableau des libellés « manufacturing process » en bas de facture.

Ce tableau ne s’éditera pas si aucun article de la facture n’a de libellé manufacturing process renseigné. De même, la colonne « Manuf » ne s’édite pas si le pays facturé n’est pas concerné (TA019).

 

 

quel est le fournisseur/fabricant des marchandises livrées ?

Manufacturer’s Identification

La mention de ce code M.ID est obligatoire sur les documents de transport ; ce système, qui référence les fournisseurs de marchandises, est utilisé par les douanes américaines pour le traitement électronique des données, permettant ainsi d’éviter des temps d’attente lors du passage en douane.

Pour plus de précisions, Cf.  Documents export
‎

 

 

Textes sur factures 

Les textes que vous saisissez dans les différentes fonctions s’éditent dans l’ordre suivant :

Texte saisi dans la commande.

Texte saisi dans la fiche client (CL001), onglet ‘Textes sur document’

Texte saisi dans la fiche client dans l’onglet ‘Textes par client – origine’

Texte saisi dans TA478. Il s’édite sous la ligne TOTAL NAP…

 

N.B. :
le texte saisi pour un code tarif (TA082) s’éditera sur toutes les lignes de la facture.

 

Historisation

Le champ « Histo. des anciennes pièces » permet de recopier dans les fichiers d’historiques des factures, les factures qui auraient été mises à jour par FA007 ‎dans une ancienne version Cegid Orli.

Si vous souhaitez rééditer une facture historisée avant, il faudra tout d’abord lancer FA005 en cochant les options « Edition à partir d’historique » et « Histo. Des anciennes factures ».
‎Si vous oubliez cette étape, il refusera de sortir l’édition car la facture ne se trouve pas encore dans le fichier des archives.

N.B. :
‎ne pas lancer avec des critères trop larges, les temps de traitements seraient beaucoup trop longs.

La fonction vous sortira alors une liste des factures archivées.

N.B. :
pour les factures historisées par FA007, cette manipulation est inutile.

 

En cas de désynchronisation de l'historique, AS364 permet de le supprimer, pour que FA005 puisse à nouveau le regénérer.

‎ 

Format FA005 :

‎ 

‎

 

LEGENDE

‎ 

FA006 : Edition des traites et LCR

FA006W01
Éditer la traite correspondant à chaque facture non gérée sur relevé

 

Cette édition est prévue sur pré-imprimé standard, avec quelques paramétrages possibles
‎(exemple : édition de l’entête société ou non), édition seulement sur imprimante laser avec les pré-imprimés Cegid (2 traites par page).

Après cette édition, les pièces passent en position ‘à mettre à jour’ en comptabilité.

 

FA014 : Liste de colisage

FA014W01
Éditer une liste de colisage par expédition, pour éviter le colisage sur la facture et obtenir à l’édition de celle-ci une ligne par produit et coloris

 

Cette liste de colisage concernera les factures issues du transfert livraison - facturation, et les factures saisies manuellement (fonction FA002).

Pour ces dernières, il y aura une liste de colisage par facture, puisqu’il n’y a pas d’expédition.

 

Edition du volume

La fonction JP518 donne la possibilité d’éditer les volumes des emballages.

L’édition du volume est faite en M3, elle se réfère aux dimensions extérieures des colis renseignées dans la fonction TA099.

‎ 

 

Edition « Total article » et « Total colis »

Il est possible d’éditer des totaux par colis et/ou article selon les options suivantes :

EDI_RUPT_ART : permet d’éditer le total sur rupture article.

Valeurs possibles :

•  0 : Oui (valeur par défaut)
•  1 : Non

 

EDI_RUPT_COLIS : permet d’éditer le total sur rupture colis ainsi que les dimensions du colis (dimensions extérieures du colis dans l’unité de largeur définie, Pour plus de précisions, Cf.  fonction TA099).

Valeurs possibles :

•  0 : Oui
•  1 : Non (valeur par défaut)

 

 

Ces 2 options, variables par utilisateur, sont présentes dans JP518 pour FA014 en critère de présentation : « Edition de la rupture article » et « Edition de la rupture colis ».

Edition de la référence commande client sur la liste de colisage

Il est possible d’éditer sur la liste de colisage la référence commande client saisie dans CD001 (Commande client) en en-tête.

Elle s’édite en fonction de la valeur du critère de présentation de JP518 (Matrice de présentation) « Edition de la référence commande client » :

• 0 : pas d’édition de la référence commande client (valeur par défaut)
• 1 : édition de la référence commande client.

N.B. :
la référence commande client s’édite si elle est unique pour l’entité N° de facture/ N° de BP.

Dans le cadre des BP multi-commandes, la référence s’édite uniquement si cette mention est identique pour toutes les commandes du BP.

‎ 

Les ventilations comptables / Le journal des ventes

 

FA007 : Mise à jour en sortie de facturation

FA007W01
Mettre à jour les données statistiques, relevés, commissions représentants, déclaration de CA, ristournes

 

La mise à jour d’une table exploitable comptablement est également prévue.

Les factures sont détruites et historisées : la modification est donc impossible, mais l’édition ou la consultation des factures historisées reste possible.

Il est possible d’historiser une facture dont les lignes sont à zéro, mais son net à payer doit être différent de 0.

exemple : s’il y a un port ou des frais divers.

Une facture complètement à zéro ne pourra pas être historisée.

 

Archivage des factures

exemple : si, après avoir historisé des factures, vous modifiez le nom du représentant, lorsque vous allez rééditer la facture, le nom du représentant ne sera plus celui de la facture originale mais le nouveau nom.

Pour pallier ce problème, lors de chaque mise à jour en sortie de facturation, toutes les données de la facture sont recopiées dans un fichier dit « d’archivage ». Ainsi, malgré un changement de nom de représentant, de grille de taille ou autre, une facture rééditée sera toujours identique à la première facture émise.

N.B. :
cette mise à jour automatique n’existe que depuis V05 ; pour les factures historisées lors de versions antérieures, utiliser le critère dans EDITION DES FACTURES ET AVOIRS FA005

‎ 

 

FA026 : Journal des ventes

FA026W01
Éditer un journal des ventes pour toutes les pièces passées par FA007 en MAJ en Sortie de Facturation

 

Elle donne par société et code monnaie, le détail des ventilations effectuées par compte général et section analytique.

C’est la monnaie d’impression qui prime, si elle n’est pas renseignée, c’est la monnaie saisie dans le paramètre MON_TENU au passage de FA007 (Maj en sortie de facturation). La monnaie du profil culturel n’est donc pas utile ici.

Pour chaque société – monnaie, un récapitulatif par compte général est édité donnant dans la colonne crédit ce qui correspond aux factures et dans la colonne débit ce qui correspond aux avoirs ou lignes de type remise sur facture.

Les dates début et fin de pièces à éditer doivent être saisies sous la forme JJMMAA.

 

 

FA050 Génération facture regroupement

FA050W01
Cette fonction permet d'établir une pièce de regroupement pour facturer des articles à des sociétés de distribution qui, elles-mêmes pourront ensuite les facturer à leurs propres tarifs (refacturation).

 

Génération d'une facture de regroupement sur le client de regroupement, à partir des factures de ses clients détails, dans le cadre d'une refacturation dans la même société.

Génération d'un document récapitulatif de pièces (MASTER INVOICE, nécessaire au dédouanement).

 

'58' :
'60' :
NB : '61'=SRI

Pour chaque client détail devant faire l'objet d'une refacturation (ou d'une MASTER INVOICE), il faut une liaison d'appartenance de type 58 (Refacturation) ou 60 (Représentant fiscal (MASTER INVOICE).) dans sa fiche client (onglet "Adresses") .

TA483 permet de définir les différents types de document pouvant être intégrés à une pièce de regroupement. Il permet également de définir, pour chaque association "Division commerciale/Nature de commande/Saison de vente/Type de commande" présente dans les pièces détail, les caractéristiques de la commande générée lors de la création de la pièce de regroupement (MASTER INVOICE / FA060).

 

La facture issue de FA050 possédera un type de document spécial ; le lien entre les deux types de facture (facture détail et de regroupement) doit se faire dans la fonction TA483 CORRESPONDANCE POUR REFACTURATION, onglet ’Correspondance Type de document de refacturation’ (Ce type de document doit être référencé par la fonction TA180 GESTION DES TYPES DE DOCUMENT).

Vous pouvez lui affecter une séquence de numéro à part en utilisant la fonction TA194 NUMÉROTATION DES FACTURES.

 

Cette facture est traitée comme une facture normale dans le reste de la chaîne et s’édite par la fonction standard de la chaîne facturation (fonction FA005), qui regroupera toutes les factures des clients détails par article-coloris-finition spéciale. Il n’y aura donc pas le détail par clients, mais une liste des clients livrés avec les numéros de bons s’éditera en fin de facture.

Par conséquent, le colisage n’apparaît pas. Pour cela il faut utiliser le BL récapitulatif.

Le récapitulatif n’étant fait qu’à l’édition, si vous rappelez la facture à l’écran par la fonction FA002 GESTION MANUELLE DE FACTURE ET AVOIRS, vous verrez le détail de toutes les lignes tous clients confondus.

N.B. :
il est possible de générer des factures de regroupement sous une forme mono ou multi division commerciale et mono ou multi-saison de vente. Pour cela, il suffit de cocher ou non les champs ‘Sais vte’ et ‘Div com’ dans la fonction TA195 REGROUPEMENT SUR FACTURE/EXPÉDITION.

 

En cas de facture de regroupement multi-saisons, les saisons seront séparées à l’édition de la facture de regroupement.

• S’il y a des Prix spéciaux dans les lignes de factures détails :
  les prix spéciaux sont ignorés, on valorise au tarif de la facture détail qui est obligatoire dans ce cas.
• S’il y a des éléments de tarifications dans les lignes de factures détails :
  ils ne sont pas pris en compte.
• Si la fonction PR023 (Application des éléments de tarification)  a des éléments applicables sur le client de regroupement : ‎on applique les éléments de cette fonction, pour le client de regroupement.

‎ 

Consultations des pièces

 

CD902Wxx : Liste des commandes et factures

 

CD902W01
Accéder aux fonctions de consultation des commandes et factures client PF, sous forme de MUL

 

CD902W02 : suivi validation des commandes

CD902W03 : liste en-tête de commande

CD902W04 : liste lignes de commande

CD902W05 : liste lignes d’OF affectés aux commandes

CD902W06 : liste en-tête de BP

CD902W07 : liste en-tête de BE

CD902W08 : liste en-tête de pièce

CD902W09 : liste lignes de bon ou pièce

CD902W10 : liste lignes de pièce libre

CD902W14 : liste éléments complémentaires pièce

 

(pièce représentant également ici la facture)

 

Chaque fonction peut être appelée individuellement, ou par la circularité.
‎À partir d’une fonction, il est possible de circuler vers les autres, si la ligne sélectionnée le permet.

Le bouton « Informations complémentaires » permet également dans chaque fonction d’ouvrir une fiche de données plus précises, telle que l’export fiche client ou article selon les besoins.

Le fonctionnement et le paramétrage sont similaires à ceux des fonctions de type MUL.

‎ 

Facturation des royalties

Royalties : redevance due au propriétaire d'un brevet ou d'une marque.

Un flux de facturation spécifique permet de facturer les royalties.

Le fonctionnement est le suivant :

• Le client établit une facture pour la marchandise à son client détail (flux classique de facturation)
• Plus tard, le client établit une autre facture pour les royalties pour son client détail, en lien avec la première facture.

 

Définition d’une liaison spéciale Royalties (TA014)

Dans TA014, la fonctionnalité 68 permet de déclarer une liaison spéciale royalties. Une seule liaison de type 68 peut être créée.

 

Fiche Client (CL001)

Cette liaison doit ensuite être affecté au client récapitulatif qui va facturer les royalties, dans l’onglet ‘Classification’ de la fiche Client (CL001), champ ‘Liaisons de filiation’.

Pour les clients détail (ceux à qui seront facturées les royalties), il faut, dans la fiche Client, créer un enregistrement sur la liaison de royalties dans l’onglet ‘Adresses différentes’. Il est possible également, dans cet onglet, de saisir le code tarif royalties. Cette saisie est facultative.

Il est possible de saisir un client dont la société est différente de celle du client récapitulatif (ou client d’appartenance).

La date représente la date de rattachement au client qui facture les royalties. Par défaut, cette date prend la valeur de la date du jour. Toute pièce détail antérieure à cette date ne sera pas traitée lors de la génération d’une facture de royalties.

 

Correspondance facturation royalties (TA583)

TA583W01
Cette fonction définit les correspondances entre les données des clients détail (partie droite de l’écran) et celles du client récapitulatif (partie gauche de l’écran)

 

Deux onglets :

 

onglet « Division/Nature/Type commande »

Permet de récupérer la division commerciale, la nature de commande et le type de commande qui seront affectés à la commande « fictive » qui est créée lors de la génération de la pièce de royalties.

Ces trois informations (division commerciale, nature et type de commande) doivent obligatoirement être renseignées.

Il est également possible de renseigner le code tarif qui sera utilisé lors de la création de la pièce de royalties, et un code motif. Mais ces deux informations sont facultatives.

Dans la partie droite de l’écran se trouvent les critères relatifs au client détail. Seule la division commerciale pour la commande détail est obligatoire.

 

Les deux divisions commerciales (récapitulatif et détail) doivent être définies dans TA126.

La nature de commande doit être définie dans TA130.

Le type de commande doit être défini dans TA131.

Le code tarif doit être défini dans TA082 (saisie facultative)

 

Le motif d’avoir (saisie facultative) doit être défini dans TA029 pour le contexte AV-CDECLI.

Ce critère de filtre pourra prendre les 3 valeurs suivantes :

• Valeur « Sans »
   Prise en compte de toutes les lignes de pièce n’ayant pas de motif d’avoir (cas des factures)
• Valeur « Uniquement »
   Prise en compte de toutes les lignes de pièce ayant un motif d’avoir (quel que soit ce dernier)
• Un code motif
   Prise en compte de toutes les lignes de pièce ayant ce code motif d’avoir.

 

Critère code tarif détail :

Si le critère tarif « détail » est utilisé, les lignes de commandes pour lesquelles le code tarif n’aura pas été renseigné lors de la création des commandes client via CD001 ou la passerelle PAS-CDE (cas des prix spéciaux) ne seront pas traitées par la refacturation.

Si ce critère est renseigné, il sera donc impératif de toujours renseigner le code tarif lors de la saisie des commandes concernant des clients détails devant faire l’objet d’une refacturation (même si présence de prix spéciaux).

 

Les lignes de pièce pour lesquelles il n’existe aucun paramétrage dans TA583 ne seront pas traitées par la fonction de refacturation. Il est donc possible de refacturer partiellement une pièce détail. Il faut donc être particulièrement vigilant lors de l’utilisation de cet onglet.

Par sécurité, il existe un critère fonctionnel dans la fonction de génération des factures de royalties (FA054) pour permettre à l’utilisateur d’indiquer s’il souhaite rejeter les pièces détail pour lesquelles la facturation de royalties ne serait pas complète.

 

onglet « Type document refacturation »

Cet onglet permet de définir les types de document qui seront affectés aux pièces de royalties.

Le principe est de définir le type de document détail avec le code société du client détail, et de lui affecter le code société du client récapitulatif et un type de document récapitulatif.

 

exemple :

Ainsi, pour un client de société A dont une facture issue de BL a été facturée et historisée, et qui contient des articles soumis à royalties, la fonction de génération (FA054) générera une pièce de type facture royalties pour le client de société B défini à l’aide des codes liaisons dans CL001.

 

Différents contrôles existent à différents niveaux :

• Les deux types de document doivent être tous les deux de type ‘Avoir’ ou de type ‘Facture’.

 

Type de document récap

La saisie de cette donnée est obligatoire. Le type de document saisi doit exister dans TA180 et avoir les caractéristiques suivantes :

• Fonctionnalité du document (zone « Nat » en TA180) :
  seules les valeurs 01 (Normale) et 06 (Interne) sont autorisées.
• Fonctionnalité de création du document (zone « Créat » en TA180) :
  seules les valeurs 02 (Manuelle) et Vide (fonctionnalité de création générique) sont autorisées.
• Mise à jour des stocks (zone « MAJ Stock » en TA180) :
  seules les valeurs 2 (Pas de mise à jour des stocks) et Vide (fonctionnalité de création générique – avec ou sans MAJ des stocks) sont autorisées.

 

Type de document détail

La saisie de cette donnée est obligatoire. Le type de document saisi doit exister dans TA180 et avoir les caractéristiques suivantes :

• Fonctionnalité du document (zone « Nat » en TA180) :
  les valeurs 02 Pro-forma, 04 Récap et 05 Détail client filiale sont interdites.

• Fonctionnalité de création du document (zone « Créat » en TA180) :
  toutes les valeurs sont autorisées à l’exception de la valeur 03 Facture libre.

• Mise à jour des stocks (zone « MAJ Stock » en TA180) :
  toutes les valeurs sont autorisées.

 

 

Génération factures de royalties (FA054)

FA054W01
Cette fonction de génération crée les pièces de type facture royalties pour les clients ayant commandé des articles soumis à royalties

 

Critères fonctionnels

• Code profil culturel
• Date de pièces générées
• Fourchette de dates de pièce « détail »
• Période de tarif
• Pièce partiellement refacturée

 

Critères sélectifs

• Société juridique de la pièce « détail »
• Client de la pièce récap
• Division commerciale de la pièce « détail »
• Code établissement
• Code client « détail »
• No de pièce « détail »
• KIT client
• KIT entête de pièce
• Code du client « récap »

 

Le critère ‘Date de factures générées’ permet de forcer la date qui sera affectée aux différentes pièces de royalties créées ; Si non renseignée, les pièces seront systématiquement créées à la date du jour.

Le critère ‘Période de tarif’ permet de forcer la période de tarif qui sera utilisée lors de la valorisation des pièces de royalties créées.

 

Le critère ‘Pièce partiellement refacturée’ permet de définir si l’on souhaite facturer partiellement ou non une pièce. En effet, dans le cas de lignes de pièce détail pour lesquelles il n’existe aucun paramétrage en TA583, lors de la création des pièces de « Royalties », FA054 ne pourra pas savoir si la refacturation partielle d’une pièce est liée à un oubli de paramétrage en TA583 ou à une volonté de l’utilisateur de ne pas refacturer certaines lignes.

Ce critère aura donc pour but de permettre à l’utilisateur d’indiquer s’il autorise la création de pièces de « Royalties » partielles :

• 0 : Rejet de toutes les pièces détail pour lesquelles la refacturation serait partielle
• 1 : Prise en compte des pièces détail partiellement refacturées mais édition d’un warning
• 2 : Prise en compte des pièces détail partiellement refacturées sans édition d’un warning

 

Règles de gestion

Les pièces de Royalties créées sont systématiquement mono-pièce détail.

Toute pièce « détail » faisant l’objet d’une refacturation de Royalties peut donner lieu à la création d’une pièce de Royalties multi divisions commerciales, multi natures de commande et multi types de commande.

Concernant la division commerciale et la nature de commande, cette possibilité est néanmoins conditionnée par le code regroupement sur facture du client de regroupement (onglet « Facturation » de CL001).

Si le code regroupement sur facture du client de regroupement impose la création de pièces mono-division commerciale, la pièce de regroupement doit impérativement être mono division commerciale.

Si tel n’est pas le cas, la pièce sera rejetée avec le message d’anomalie suivant :

Pièce de regroupement multi-divisions commerciales interdite 

Si le code regroupement sur facture du client de regroupement impose la création de pièce mono-nature de commande, la pièce de regroupement doit impérativement être mono nature de commande.

Si tel n’est pas le cas, la pièce sera rejetée avec le message d’anomalie suivant :

Pièce de regroupement multi-natures de commande interdite

N.B. :
les pièces créées sont systématiquement multi saisons de vente.

 

Les pièces détail contenant des prix spéciaux peuvent être refacturées.

En revanche, toutes les lignes des pièces de regroupement créées doivent être rattachées à un tarif. Il n’est pas possible de créer des lignes pièces de regroupement en prix spéciaux (cas de prix spéciaux définis en TA301).

 

• La récupération du tarif de la pièce de royalties est effectuée de la façon suivante : 

Si l‘utilisateur a renseigné un code tarif au niveau de l’onglet « Division/Nature/Type de commande » de TA583, ce tarif est automatiquement affecté aux différentes lignes de pièces créées.

Si l’utilisateur n’a pas renseigné de code tarif au niveau de l’onglet « Division/Nature/Type de commande » de TA583, le tarif de regroupement est sélectionné de la façon suivante :

1. Tarif éventuellement renseigné par l’utilisateur dans la fiche du client détail (CL001), dans l’onglet « Adresses différentes ».
2. Si inexistant, tarif défini au niveau de TA301 pour le client récapitulatif.
3. Si inexistant en TA301, le tarif pris en compte sera celui défini dans la fiche du client récapitulatif, dans l’onglet « Facturation » (avec priorité accordée au tarif défini dans l’onglet des spécificités par division commerciale/nature de commande)

 

• La récupération de la période de tarif de la pièce de royalties sera effectuée de la façon suivante : 

 

Si l‘utilisateur renseigne le critère fonctionnel « Période de tarif », cette période sera automatiquement affectée aux différentes lignes de pièces créées.

1. Dans le cas contraire, la période de tarif sera sélectionnée de la façon suivante :
2. Période de de tarif définie au niveau de TA301 pour le client récapitulatif.

Si aucune période n’a été définie en TA301, la recherche de la période de tarif dépend alors de la valeur de l’option RECH_PER_PAR.

• RECH_PER_TAR=0

  Dans ce cas, la période récupérée en priorité sera celle de la ligne de commande.

  Si cette donnée n'est pas renseignée, le programme recherchera la période correspondant à la date de pièce et à la saison de vente (lecture de TA108 avec prise en compte du paramètre RECH_PER_LIGN)

   

• RECH_PER_TAR=1

Dans ce cas, la période récupérée sera obligatoirement celle de la ligne de commande. Si cette donnée n'est pas renseignée, la pièce détail concernée ne sera pas traitée.

 

• La récupération du motif d’avoir de royalties est effectuée de la façon suivante :

  Si l‘utilisateur renseigne un motif d’avoir au niveau de l’onglet « Division/Nature/Type de commande », ce motif est automatiquement affecté aux différentes lignes de pièces créées.

  Si l’utilisateur ne renseigne pas le motif d’avoir de regroupement, le programme prend en compte le motif renseigné dans l’option MOTIF_AVOIR.

   

• Les pièces « détail » ayant fait l’objet d’une facturation de Royalties ne peuvent être traitées qu’à une seule reprise.
  Ainsi le numéro de la pièce de royalties sera conservé dans l’historique d’entête de la pièce détail.

 

Traitement des pièces

Les pièces traitées sont toutes les pièces qui répondent aux conditions suivantes :

• La pièce concerne un client pour lequel un rattachement a été défini en CL001 avec une liaison de type Royalties
  (liaison de fonctionnalité « 68 »)
• La pièce répond aux différents critères renseignés par l’utilisateur au niveau de FA054
• La pièce n’a pas déjà donné lieu à la facturation de Royalties

 

À l’issue du traitement, trois états successifs peuvent être édités :

1. État 1 :
   La liste de pièces de Royalties générées (uniquement les pièces associées à une pièce détail entièrement refacturée).
2. État 2 :
   La liste de pièces de Royalties générées partiellement
3. État 3 :
   La liste des pièces « détail » non traitées (avec les anomalies qui ont empêché leur création).

 

ANNEXE : Évolution des positions de stock après facturation