Contrôle facture fournisseur

 

Schémas du contrôle facture fournisseur

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Différents modes de gestion

 

• Contrôle facture sur BL fournisseur

  

  
  ‎ 

  

   

   

   

  

   

   

• Contrôle facture sans BL fournisseur

 

Remarques sur les différents modes de gestion

• Il est préconisé d’utiliser le mode de gestion par BL fournisseur*
  ‎paramétrage dans TA494 pour le Contrôle facture par user (très important).
  *N° de BL est le lien entre la commande fournisseur et la facture fournisseur
• Il est fortement déconseillé de mixer les deux modes de gestion (avec BL et sans BL),‎ même si c’est possible.

 

Calcul du reste non facturé / BL = calcul uniquement sur les BL

Calcul du reste non facturé / Cde = calcul commande fournisseur (c’est plus précis)

 

exemple :

BL n°1 = 10

Réception sans BL = 15  Facture = 10

RNF/BL = 10 (BL n° 1) – 10 (Facture) = 0

RNF/ Commande fournisseur = 25 (BL n°1+ Sans BL) – 10 (Facture) = 15

 

Calcul du Reste Non Facturé si utilisation des 2 modes (réception sur BL et sans BL) :

→ si utilisation des 2 modes : demander le « Reste non facturé » en global

 

Risque quant à l’utilisation des 2 modes de gestion en simultané :

Par manque de vigilance, on risque de facturer plusieurs fois la même ligne de commande 
‎(1 fois rattachée à aucun BL et 1 fois rattachée à un numéro de BL), ce qui entraîne des écarts.

 

Le calcul sur commande fournisseur prend en compte tout l’historique des réceptions.

Le calcul sur BL prend en compte uniquement les réceptions réalisées avec un N° de BL.

 

Remarques :

• Notion de « CUT OFF » = demande du reste non facturé en global
• Notion de « CHARGES À PRÉVOIR » : jamais pris en compte dans le calcul

 

‎ 

Généralités sur le contrôle facture fournisseur

Échanges entre l’entreprise et ses fournisseurs

Pour chaque achat passé auprès d’un fournisseur :

• livraison par le fournisseur
  ‎ des marchandises commandées
  ‎ à marchandises arrivées à destination
  ‎ = quantités reçues
• envoi par le fournisseur
  ‎ de la facture correspondant aux marchandises livrées
  ‎ à facture arrivée à destination = facture parvenue

 

Gestion de la désynchronisation de ces 2 étapes :

• marchandises reçues avant la facture :
  ‎on parle de Reçu Non Facturé (RNF)
• facture parvenue avant les marchandises
  ‎on parle de Charges À Prévoir (CAP)

 

Échanges entre Cegid Orli et la comptabilité
définitions :

• CUT OFF = provision sur charges (mensuel),
  ‎sur factures non encore parvenues, pour des marchandises déjà reçues
  ‎> charge de ce qui sera à payer à court terme
• échéancier fournisseur = liste des marchandises non encore reçues
  > charge de ce qui sera à payer à moyen terme

saisie de la facture fournisseur :

• soit directement en comptabilité;
  ‎possibilité de transfert compta > Cegid Orli (pas de passerelle standard via XC20B)
  ‎ en vue du rapprochement de la facture
• soit dans Cegid Orli (hors fournisseurs administratifs);
  ‎nécessité de transfert Cegid Orli > compta (XC600)
  ‎ pour enregistrement de la facture à régler

 

Échanges entre service achat et service comptable

Le service achat traite des quantités
‎ de marchandises, commandées, reçues, contrôlées, et entrées en stock.

Le service comptable traite des montants
‎ de marchandises, facturées par le fournisseur, à régler au fournisseur.

 

Rapprochement d’une facture fournisseur :

• sur BL, soit le reçu multi-commandes fournisseur
• sur reçu, par commande fournisseur
• sur jalon, par commande fournisseur
• sur commande fournisseur

 

 

Explication du principe de calcul du reçu non facturé

Les réceptions en stock peuvent se faire selon 2 méthodes :

• Raccrochement sur un BL :
  • Dans ce cas, on pourra suivre le « reçu non facturé » sur la base des BL.
• Sur commande, donc sans raccrochement sur un BL.
  • Dans ce cas, on pourra suivre le reçu non facturé sur la base des commandes, toutes réceptions confondues, y compris celles faites sur BL.

Sur les états de « reçu non facturé », on indique un niveau d’édition. Ce niveau conditionne la méthode de calcul du « reçu non facturé » selon la manière suivante :

• BL :
  • Dans ce cas, comme on travaille par BL, on ne prend en compte que les réceptions faîtes sur BL, mais pas celles faites sans BL.
  • On retranche ensuite les factures faites sur ces BL, mais pas celles faites sur commandes.
• Commande :
  • Dans ce cas, comme on travaille à la commande, on prend en compte toutes les réceptions, qu’elles soient faites sur BL ou non.
  • On retranche ensuite toutes les factures faite sur la commande, y compris les factures sur BL.

     

    Pour les fonctions de consultation du « reçu non facturé », le critère « niveau d’édition » n’existe pas : il est remplacé par la présence ou non du critère N° de BL dans la présentation :

  • Si le BL est présent dans la présentation, alors niveau d’édition « BL ».
  • Sinon, alors niveau d’édition « Commande ».

     

    Idem pour le Solde/Désolde : CF026 Solde/désolde commande ou BL matière pour les matières, CF027 Solde/désolde ligne de BL PF pour les PF

    Concernant le solde du Reçu Non Facturé (RNF) par CF026 Solde/désolde commande ou BL matière/CF027 Solde/désolde ligne de BL PF, si celui-ci a été fait au niveau BL, il ne sera pas pris en compte dans le RNF au niveau commande.

    Si le solde a été fait au niveau commande, il soldera donc tout le RNF, que les réceptions soient faites au niveau BL ou non. Il sera donc pris en compte dans le RNF au niveau BL.

     

    En conclusion, il est conseillé de ne travailler que sur une seule méthode car selon le niveau d’édition demandé le résultat est différent. Cependant, si vous mixez les 2 méthodes, c’est le niveau d’édition « commande » qui est juste. C’est d’ailleurs celui-ci qui est utilisé dans les interfaces vers la comptabilité lorsqu’on envoie le « CUT OFF » qui correspond au « reçu non facturé ». En effet, comme le niveau d’édition « BL » ne prend pas en compte les réceptions faîtes sans BL ou les factures faites sans BL, le résultat sera incomplet.

    Dernière précision, lors de la saisie de facture (CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur), la méthode de calcul du « reçu non facturé » est conditionnée par la zone « référence » :

  • Si 0, alors facture sur commande
    c’est donc méthode de calcul « commande ».
  • Si 1, alors facture sur BL
    c’est donc la méthode de calcul « BL ».

 

Exemples

 

Exemple 1

 

Soit une ligne de commande fournisseur d’une quantité de 100, réceptionnée de la manière suivante :

 

Soit une facture F1 rapprochée / BL1:

 

Le reçu non facturé est calculé de la manière suivante :

 

‎ 

Exemple 2

 

Si on reçoit maintenant la facture F2 rapprochée partiellement sur la réception du 07/03 qui n’a pas de BL :

 

Le reçu non facturé est calculé de la manière suivante :

 

 

Exemple 3

 

Si on solde le RNF du BL 3

 

Le reçu non facturé est calculé de la manière suivante :

 

 

Exemple 4

 

Si on solde le RNF sur la commande :

 

Le reçu non facturé est calculé de la manière suivante :

 

‎ 

Principe général

Selon l’organisation de l’entreprise, plusieurs schémas sont possibles mais un seul sera appliqué à l’ensemble de la facturation fournisseur (qu’il s’agisse de facturation matières, façon ou négoce).

 

Les 3 schémas possibles sont :

 

1. Dans ce cas, le service comptabilité saisit l’entête et le pied du document : il a alors la possibilité de le déclarer en « anomalie », soit manuellement, soit automatiquement via un code paramétré, pour garder le contrôle du règlement des litiges avant validation finale et intégration en comptabilité.

   Le service achats s’occupe quant à lui du contrôle du corps du document, c’est à dire du détail des lignes au niveau quantités et prix, en comparaison des réceptions enregistrées par ailleurs.

    

2. Dans ce cas, seul le pied du document fait l’objet d’une saisie particulière pour expliquer la différence entre le total HT du document et le net à payer (différence éclatée par N° comptes, et sections analytiques, le cas échéant).

   Le service achats gère aussi bien l’entête que le corps du document émis par le fournisseur.

    

3. Dans ce cas, les 2 services comptabilité et achats ont accès à la gestion de l’entête du document; le corps du document est toujours traité par le service achats, et le pied du document fait l’objet d’une gestion spéciale (voir schéma).

Les factures et avoirs saisis pour contrôle peuvent être transférés directement dans la comptabilité.

‎ 

Voici les bases permettant de préparer l’interface avec la comptabilité :

La saisie d’un N° de compte et de sections analytiques peut être rendue obligatoire, selon paramétrage, à la saisie de chaque ligne du document.

La recherche des comptes et sections peut être effectuée automatiquement si souhaité, à partir d’une table annexe paramétrable selon plusieurs critères eux-mêmes liés à la nature du document (matière, façon, négoce).

Après intégration en comptabilité, en fonction du logiciel comptable retenu, possibilité de lister les factures / avoirs en anomalie d’interface, dans la mesure où vous aurez respecté les différentes zones et codifications prévues à cet effet.

 

 

Les utilisateurs potentiels des fonctions d’édition et de consultation du RNF (reçu non facturé) sont de deux catégories :

Les personnes en charge des achats et du contrôle facture qui peuvent ainsi suivre le facturé et le reste à facturer sur leurs commandes et leurs réceptions.

Les personnes du contrôle de gestion et de la comptabilité qui peuvent utiliser ces états pour la clôture des comptes et le calcul des provisions.

 

Pour la première catégorie, il est important que n’apparaissent lors de la saisie du contrôle facture et lors de la consultation du RNF que les quantités entrées en stock (après le contrôle qualité)

Pour la seconde catégorie, les quantités en cours de contrôle qualité sont à prendre en compte dans le calcul de provisions.

Pour distinguer ces demandes, des critères permettent de sélectionner l’affichage et l’édition des quantités reçues ou validées, sur BL ou sur commande.

‎ 

Paramétrage

 

Notion de profil fournisseur

 

GEST_PROFIL

Ce paramètre permet à l’utilisateur d’indiquer s’il souhaite obtenir une pré-génération du pied de document lors de la création des pièces fournisseur.

CALC_PIED_AUTO

Ce paramètre permet à l’utilisateur d’indiquer s’il souhaite bénéficier d’une pré-génération de pied de document avec ou sans calcul des éléments de facturation.

 

Paramètres utilisés pour la gestion comptable

COMPTA

Ce paramètre permet d’indiquer si la saisie des codes comptables et des sections analytiques doit être effectuée lors de la génération des pièces fournisseurs.

• valeur 1

 

GEST_CPT_FAC

Ce paramètre permet de définir le mode de proposition automatique des comptes et sections analytiques lors de la création des pièces fournisseurs.

• valeur 2 (proposition des comptes/sections analytiques de la ventilation TA371)

 

CF_SPEC_SECT2

Si ce paramètre est positionné à 1, la deuxième section analytique contiendra systématiquement :

• le N° commande pour les pièces PF
• le code Matière pour les pièces Matière

 

chaque N° commande ou nom de matière devront donc être définis dans TA111
‎ (SECTIONS ANALYTIQUES 1^er et 2^ème AXE)

paramètre actif que si le paramètre GEST_CPT_FAC=2.

Valeur conseillée=0

 

Paramètres utilisés pour gestion du flag « Fin de facturation »

 

CF_GES_FLAG_FAC

Ce paramètre précise le mode de gestion de la coche de solde en facturation des lignes de commande.

 

Valeur 0
‎la coche de solde en facturation des lignes de commande (MATIERE et PF) est accessible et modifiable par l'utilisateur en CF001 (précochée si la ligne de commande concernée est totalement réceptionnée et facturée).

 

Valeur 1
‎ les actions de solde ou dé-solde d’une ligne de commande entraîneront les actions suivantes…

• Matières :

  Lors du désolde d'une ligne de commande (CO211 Achat matière, SM012 Annulation réception en stock, SM022 Retour au fournisseur),
  ‎la coche "Solde de facturation" sera automatiquement décochée (si elle n'a pas été forcée par l'utilisateur via CF026 Solde/désolde commande ou BL matière)

  Lors du solde d'une ligne de commande (CO211 Achat matière, SM010 Réception en stock, SM020 Contrôle qualité),
  ‎la coche "Solde de facturation" sera automatiquement cochée (si elle n'a pas déjà été cochée ou forcée par l'utilisateur et si la quantité réceptionnée est inférieure ou égale à la quantité facturée).

• PF :

Lors du désolde d'une ligne d’OF, la coche "Solde de facturation" sera automatiquement décochée (si elle n'a pas été forcée par l'utilisateur via CF027 Solde/désolde ligne de BL PF)

Lors du solde d'une ligne d’OF, la coche "Solde de facturation" sera automatiquement cochée (si elle n'a pas déjà été cochée ou forcée par l'utilisateur et si la quantité réceptionnée est inférieure ou égale à la quantité facturée).

 

Valeur 2
‎coche "Solde en facturation" jamais pré-cochée

 

 

‎ 

 

Paramètres utilisés pour le calcul du reste à facturer

Au niveau Matière

 

CF_MAT_REC_VAL

Ce paramètre permet, s'il est positionné à 1, de baser le contrôle facture matières sur le reçu et non pas sur le valide c'est à dire que les matières qui se trouvent en contrôle qualité (position de stock = en attente) sont susceptibles d'être proposées de façon automatique dans CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur.

Positionner ce paramètre à '1' correspond en général au souhait de payer rapidement les matières reçues qu’elles soient en contrôle ou pas, pour des raisons d'escompte accordé par le fournisseur si le paiement est comptant.

Le reste à facturer d’une ligne de pièce au niveau matière sera donc calculé de la façon suivante:

• Si CF_MAT_REC_VAL=1 :
  Le reçu – le facturé
• Si CF_MAT_REC_VAL=0 :
  Le valide – le facturé

 

 

Au niveau Produit Fini

 

CF_QTE_REC_VAL

Ce paramètre permet, s'il est positionné à 1, de baser le contrôle facture façon/négoce sur le reçu et non pas sur le valide c'est à dire que les produits qui se trouvent en contrôle qualité (position de stock = en attente) sont susceptibles d'être proposés de façon automatique dans CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur.

Positionner ce paramètre à '1' correspond en général au souhait de payer rapidement les produits reçus qu’ils soient en contrôle ou pas, pour des raisons d'escompte accordé par le fournisseur si le paiement est comptant.

Attention, toutefois au paramètre CF_MOD_CALC_RAF.

 

CF_MOD_CALC_RAF

Ce paramètre n’est utilisé que dans le cadre du contrôle facture PF (façon-négoce), pour préciser le calcul du reste à facturer.

Valeur conseillée=2

 

 

Si CF_MOD_CALC_RAF=0

1) Cas d’une FACTURE

a) Document de référence =Commande fournisseur PF

Dans ce cas, si la phase facturée est la dernière phase du circuit de fabrication,
‎le reste à facturer sera calculé à partir des quantités réceptionnées
‎ (Qtés réceptionnées – Qtés facturées pour l’association ligne d’OF/Phase).

Si la phase facturée n’est pas la dernière phase du circuit de fabrication, deux cas de figure pourront être envisagés :

La phase est jalonnée 
‎Dans ce cas, le RAF sera calculé à partir des quantités jalonnées
‎ (Qtés jalonnées – Qtés facturées pour l’association ligne d’OF/Phase)

La phase n’est pas jalonnée 
‎Dans ce cas, le RAF sera calculé à partir des quantités lancées
‎ (Qtés lancées – Qtés facturées pour l’association ligne d’OF/Phase)

b) Document de référence = BL

Dans ce cas, le RAF sera calculé à partir des quantités présentes dans la ligne BL

 

 

2) Cas d’un AVOIR

a) Document de référence =Commande fournisseur PF

Dans ce cas, le RAF correspondra aux quantités déjà facturées pour la ligne d’OF et la phase.

b) Document de référence = RETOUR

Dans ce cas, le RAF correspondra aux quantités de la ligne de RETOUR auxquelles seront soustraites les quantités déjà présentes dans des documents de type « AVOIR » pour la ligne concernée.

 

c) Document de référence = FACTURE

Dans ce cas, le RAF correspondra aux quantités de la ligne de FACTURE auxquelles seront soustraites les quantités déjà présentes dans des documents de type « AVOIR » pour la ligne concernée.

 

 

Si CF_MOD_CALC_RAF=1 (Idem option GEST_FACT_MULT=2) :

1) Cas d’une facture

Le RAF sera calculé à partir des quantités réceptionnées quelle que soit la phase facturée

(Qtés réceptionnées – Qtés facturées pour l’association ligne d’OF/Phase).

2) Cas d’un Avoir

Le RAF correspondra aux quantités déjà facturées pour la ligne d’OF et la phase.

 

Si CF_MOD_CALC_RAF=2 (Idem option GEST_QTE_JAL=2) :

1) Cas d’une facture

Le RAF sera calculé à partir des quantités jalonnées pour la phase facturée (ou pour la première phase jalonnée d’ordre supérieur
‎ (Qtés jalonnées - Qtés facturées pour l’association ligne d’OF/Phase).

2) Cas d’un Avoir

Dans ce cas, le RAF correspondra aux quantités déjà facturées pour la ligne d’OF et la phase.

‎ 

 

Paramètres utilisés pour le calcul du reçu en contrôle facture

 

CF_RET_PHAS

Ce paramètre permet de définir le mode de prise en compte des retours lors du calcul du reçu en Contrôle facture PF (sur BL uniquement).

Si ce paramètre est positionné à 0, les retours ne sont pas pris en compte (cas standard).

Si ce paramètre est positionné à 1, les retours sont pris en compte uniquement pour la phase concernée par le RETOUR.

 

CF_RET_PHAS_MAT

Ce paramètre permet de définir le mode de prise en compte des retours sur stock lors du calcul du reçu en Contrôle facture matière (sur BL uniquement).

Si ce paramètre est positionné à 0, les retours sur stock ne sont pas pris en compte (cas standard).

Si ce paramètre est positionné à 1, les retours sur stock sont pris en compte uniquement pour la phase concernée par le RETOUR.

 

Paramètres pour la gestion des échéances

 

PROP_ECHE_CF

Si ce paramètre est positionné à 1, une proposition des échéances sera automatiquement effectuée en fonction du code échéance présent dans la fiche fournisseur

N.B. : le passage à 4 échéances sera prévu

Attention, si le fournisseur a un code échéance sur plusieurs dates, pour que ce paramètre fonctionne, il faut GEST_MONO_ECHE=0, sinon la fonction exige un code échéance ne concernant qu’une seule date.

 

GEST_MONO_ECHE

Si ce paramètre est positionné à 1, les pièces créées devront impérativement être mono - échéance.

‎ 

 

Paramètres pour la gestion des centres de responsabilité

 

GEST_CENT_RESP

Ce paramètre, s’il est positionné à 1, permet de gérer les centres de responsabilité.

Ceci vous permet d’attribuer la responsabilité d’une pièce à un service ou à une personne précisément.

Attention, si vous choisissez de gérer les centres de responsabilité, vous devrez impérativement saisir la zone correspondante dans CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur.

Ce code devra être préalablement renseigné dans TA165 Centre de responsabilité.

Dans le cas contraire, vous ne pourrez pas accéder à la zone.

 

CEN_RESP_DEFAUT

Ce paramètre détermine un centre de responsabilité qui sera proposé par défaut lors de la saisie d’une pièce dans CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur mais seulement si vous gérez les centres de responsabilité.

Ce paramètre doit exister (TA165 Centre de responsabilité).

 

 

Paramètres pour la gestion des données obligatoires entête

 

CF_CND_PORT_OBL

Ce paramètre détermine si la saisie du code condition de port est obligatoire ou non.

 

CF_MODE_EXP_OBL

Ce paramètre détermine si la saisie en entête de facture du code mode d’expédition est obligatoire ou non.

 

‎ 

Option et paramètres pour gestion du flag “Fin de facturation”

 

SOLD_OU_ANO

Si ce paramètre est positionné à 1, toute ligne de commande ou d’OF facturée devra impérativement se trouver en anomalie ou soldée en facturation.

Valeur conseillée : 0.

 

SOLD_PAR_PHAS

Si ce paramètre est positionné à 1, le solde en facturation des lignes d’OF pourra s’effectuer au niveau de la phase.

Valeur conseillée : 0.

 

 

Options CF001W01 pour la notion de profil utilisateur

 

CF_PROFIL_UTIL

Cette option permet d’indiquer pour chaque utilisateur, les actions qu’il est autorisé à effectuer au niveau du module de contrôle factures fournisseurs. Elle contient un profil utilisateur qui devra être défini dans TA494, où il sera possible de définir des profils utilisateur avec pour les deux niveaux (MATIERE ou FACON/NEGOCE) les notions d’autorisation ou d’interdiction pour différentes actions.

TA494 permettra également de paramétrer de la même façon les différents types de document pouvant servir de base à la création des pièces fournisseur, selon différentes actions.

 

MOD_POR_EXP_DEB

En positionnant cette option de CF001 à 1, l’utilisateur pourra venir modifier à tout moment la condition de port ainsi que le mode d’expédition d’une pièce fournisseur même si cette dernière a déjà été transférée en comptabilité.

‎ 

 

Option pour accéder à l’onglet ‘Pied’ quand montant HTN = montant TTC

 

ACCES_PIED :

Cette option permet, lorsque les montants HTN et TTC sont égaux, d'autoriser ou non l'accès à l'onglet ‘Pied’ pour saisir les éléments.

 

3 valeurs :

 

0 = pas d'accès

 

1 = accès (valeur par défaut)

N.B. :
dans le cas où l'onglet est accessible et s'il existe un profil de facturation, un message informe l'utilisateur qu'il est possible de générer les éléments en ‘Pied’ (‘Existence d’un profil de facturation. Voulez-vous générer les éléments en pied ?’)

 

2 = Accès obligatoire au pied s'il existe un profil de facturation affecté à la pièce et si ce profil a des lignes prédéfinies dans TA238- Profil fournisseur.

Lors de la saisie de la facture fournisseur, l’utilisateur peut entrer des codes taxes.

Dans CF001, celle-ci ne se génère pas si l’utilisateur n’a pas validé le pied de la facture.

 

L’absence de la ligne de taxe vient donc du fait que les utilisateurs ne passent pas toujours par l’onglet ‘Pied’ de pièce lors de la création des factures « fournisseur » (cas où le montant NAP = Montant HT et présence de lignes dans le profil rattaché à la facture).

Le non-passage par ce pied a ensuite des conséquences lors du passage en comptabilité des pièces car ces dernières ne contiennent pas les lignes de TVA.

Pour éviter cela, en positionnant l’option ACCES_PIED=2 : en création ou maintenance de pièce, lors de l’enregistrement de la pièce, un message bloquant indique à l’utilisateur ‘Passage obligatoire en pied de facture avant validation’ dans le cas où :

• Aucune ligne n’est déjà saisie en pied,
• Si les montants HTN et TTC sont égaux
• S’il existe un profil de facturation affecté à la pièce
• Si ce profil de facturation a des lignes prédéfinies dans TA238-Profil fournisseur.

‎ 

 

Options pour la numérotation des pièces fournisseur

 

NUM_PIEC

Cette option permet de définir le mode de numérotation des pièces fournisseur

Si elle est positionnée à 0, les numéros de pièces fournisseur peuvent être soit saisis par l’utilisateur, soit générés automatiquement par le système.

Si elle est positionnée à 1, les numéros de pièce fournisseur sont systématiquement saisis par l’utilisateur.

Si cette option est positionnée à 2, les numéros de pièce fournisseur sont générés par le système.

 

SAIS_FRS_NEG

Si cette option est positionnée à 0, la saisie de l’émetteur d’une pièce fournisseur de type façon/négoce s’effectue par l’intermédiaire du code atelier.

Si elle est positionnée à 1, la saisie de l’émetteur d’une pièce fournisseur de type façon/négoce s’effectue par l’intermédiaire du code fournisseur.

 

 

Options diverses

 

AFF_REF_EXT

Positionnée à nul par défaut

Nul : zone non affichée

1 : une zone libellée ‘Référence externe’ s’affiche dans l’onglet ‘Particularités’.

Cette zone est renseignée exclusivement par passerelle (XC20B ou web service).

Cette zone permet de recevoir l’identifiant externe unique de la pièce de facture.

2 : zone affichée, saisissable et modifiable dans CF001.

‎ 

 

Notion d’exercice comptable

La notion d’exercice comptable sera gérée par le biais des tolérances de dates.

 

 

Paramètre utilisé lors de la saisie des lignes de pièces

 

CF_CTRL_REC_LAN

Le solde automatique en facturation des lignes de commande (PF et matière) ne sera effectué que si la ligne est soldée en réception et si PU facturé = PU prévu ; en ce qui concerne les quantités facturées, la conditions est inhérente à la valeur de ce paramètre :

 

0  on doit facturer ce qui a été commandé :

Quantités facturées=quantités commandées=quantités réceptionnées

 

1  on peut facturer même si la réception est différente de la commande :

Quantités facturées=quantités réceptionnées

 

Valeur conseillée : 1

 

N.B. :
Le solde en facturation des lignes de commande ne se fait de façon automatique que si toutes les phases facturables ont été facturées (avec contrôle sur quantités/montants selon les paramètres CF_GES_FLAG_FAC et CF_CTRL_REC_LAN). Cette contrainte est liée au fait qu’on ne peut plus saisir de factures sur une ligne de commande soldée en facturation.

‎ 

Tables annexes

 

TA494 : Profil utilisateur

TA494W01
Cette fonction permet d’affecter chaque profil aux différents utilisateurs du module contrôle facture

 

Après création du code profil et choix des actions autorisées ou non, il faut affecter le profil créé en utilisant l’onglet « Affectation ».

N.B. :
Si vous souhaitez affecter un profil unique à tous les utilisateurs du module, il suffit de renseigner l’option CF_PROFIL_UTIL avec le profil voulu comme valeur.

 

Il est conseillé d’utiliser le Contrôle facture fournisseur en création de facture sur BL. Le BL permet de faire le lien entre la facture et la commande fournisseur.

 

Si on interdit la maintenance, la suppression sera d’office interdite également, car nous considérons qu’une suppression est un acte de maintenance. Toutefois, l’utilisateur est libre de déclarer Autorisée la suppression, même si la maintenance est interdite.

 

La coche « Prise en compte profil pour les lignes en cours de création » permet à l’utilisateur d’indiquer qu’on prend en compte les caractéristiques du profil utilisateur pour les maintenances et les suppressions de lignes en cours de création.

Les lignes en cours de création sont les lignes générées à la suite du passage par la fenêtre
‎« SÉLECTION » de CF001.

 

Ces lignes avaient jusqu'alors un statut particulier car les actions de « modification » et de « suppression » étaient systématiquement autorisées pour ces dernières même si le profil de l'utilisateur l'interdisait.

 

 

exemple :

Imaginons les profils utilisateur suivants :

Cas 1

· Création des lignes de pièce        Autorise

· Maintenance des lignes de pièce       Interdit

· Suppression des lignes de pièce       Interdit

· Prise en compte profil utilisateur pour lignes en cours de création  X

Dans ce cas, l’utilisateur ne peut pas maintenir ou supprimer les lignes de pièces en cours de création (car son profil l’interdit).

Cas 2

· Création des lignes de pièce        Autorise

· Maintenance des lignes de pièce       Interdit

· Suppression des lignes de pièce       Interdit

· Prise en compte profil utilisateur pour lignes en cours de création  NULL

 

Dans ce cas, l’utilisateur pourra quand même maintenir ou supprimer les lignes de pièces en cours de création.

 

 

TA222 : Code type de document introduction

TA222W01
Cette fonction permet d’affecter à chaque type de document d’introduction (avoir, facture…) les codes nécessaires à la Déclaration d’Échanges de Bien : fonctionnalité, origine, régime, nature, profil

 

 

TA238 : Profil fournisseur

TA238W01
Cette fonction permet de définir les différents profils fournisseurs (comptes comptables, sections analytiques, taux…) à affecter selon le profil de facturation défini dans FO001 Fiche fournisseur.

 

‎ 

TA102 : Anomalies contrôle facture

TA102W01
Cette fonction liste tous les codes anomalies qui seront ensuite utilisés dans le contrôle des factures

 

 

TA493 : Anomalie obligatoire CF

TA493W01
Cette fonction permet la gestion des anomalies

 

Les cas de figure gérés seront les suivants :

Anomalie entête obligatoire dès la création des pièces

Anomalie obligatoire si Qté de la pièce   < Qté prévue

Anomalie obligatoire si Qté de la pièce   > Qté prévue

Anomalie obligatoire si Qté de la pièce  <> Qté prévue

Anomalie obligatoire si Montant de la pièce < Montant prévu

Anomalie obligatoire si Montant de la pièce > Montant prévu

Anomalie obligatoire si Montant de la pièce <> Montant prévu

Anomalie si date de BL > date de réception de la pièce

Anomalie si date RETOUR > date de réception de la pièce

 

Pour chaque cas pour lequel la saisie d’un code anomalie est obligatoire, l’utilisateur pourra renseigner le code anomalie à proposer par défaut.

Les deux derniers cas (Anomalie si date BL ou RETOUR > date de réception de la pièce) permettent de mettre en place un contrôle de cohérence sur les dates.

La coche ‘mensuel’ permet d’indiquer si le contrôle doit se faire au jour près ou au mois. Dans ce dernier cas, le changement de mois est pris en compte.

Ainsi une réception du 31/03 est considérée comme anomalie pour un BL du 01/04. Par contre, une réception du 01/03 n’est pas considérée comme une anomalie pour un BL du 31/03.

 

TA371 : Ventilation comptable (fournisseur)

TA371W01
Cette fonction permet de renseigner les comptes généraux et analytiques à ventiler lors de la saisie des pièces fournisseurs afin de préparer leur transfert en comptabilité

 

 

TA165 : Centre de responsabilité

TA165W01
Cette fonction permet de créer des centres de responsabilité

 

Ces centres seront attribués dans CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur à chaque en-tête de facture fournisseur, afin de préciser quelle personne ou quel service est responsable de la pièce.

 

 

TA009 : Société

Pour numéroter différemment les numéros de pièces selon le code société, il suffit de saisir dans l’onglet Données comptables, un code de deux chiffres dans le champ Séquence FRS. Ce code sera ensuite référencé dans JP020 Gestion numérotation automatique pour la séquence de numérotation. Par défaut, le code s’appelle FAC_FOUR. Si la séquence FRS est renseignée, il faudra utiliser le code FAC_FOU_xx, xx étant le nombre compris entre 01 et 99 saisi dans TA009 Société.

N.B. :
TA497 Numérotation pièce fournisseur permet d’obtenir une numérotation différente par type de document. Si des informations y sont renseignées, elles sont prioritaires sur celles définies dans TA009 Société.

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TA474 : Gestion des écarts tolérés en CF

TA474W01
Cette fonction permet le paramétrage des écarts tolérés lors de la génération de la facturation fournisseur (CF001, CF010)

 

Les écarts tolérés vont permettre de ne pas mettre en incohérence une facture si l’écart entre le prévu et le saisi est inférieur à l’écart toléré, via une génération automatique d’élément de facturation (en plus ou en moins pour équilibrer la pièce)

 

Cette fonction est composée de :

• Critères sélectifs :

  Qui permettent d’indiquer les conditions d’application de l’écart toléré. Ces critères permettent de différencier les cas selon des données fournisseurs ou des données en-tête de pièce.

• Saisie des écarts tolérés en montant et en taux :

  Qui permet d’indiquer par défaut l’écart possible à appliquer sur une pièce.

  • L’écart en montant indique l’écart maximum en montant entre le montant prévu et le montant saisi :

    Exemple sur écart en montant :

    Montant prévu : 200, montant saisi : 205, écart toléré en montant : 8

    • Écart réel = 5  l’écart est toléré

 

• • L’écart en taux indique l’écart maximum en taux par rapport au montant prévu

    Exemple sur écart en taux :

    Montant prévu : 200, montant saisi : 206, taux écart toléré : 5

    • Calcul de l’écart toléré en montant : 200*0.05 = 10
    • Écart réel = 6  l’écart est toléré
  • L’écart en montant et en taux implique que les deux conditions soient respectées

    1^er exemple sur écart en montant et en taux :

    Montant prévu : 200, montant saisi : 205, taux écart toléré : 3, montant écart toléré : 9

    • Calcul de l’écart toléré en montant : 200*0.3 = 6
    • Écart réel = 5  l’écart est toléré car il répond aux deux critères

      2^nd exemple sur écart en montant et en taux :

      Montant prévu : 500, montant saisi : 510, taux écart toléré : 3, montant écart toléré : 9

    • Calcul de l’écart toléré en montant : 500*0.3 = 25.3
    • Écart réel = 10  l’écart n’est pas toléré car même s’il répond à l’écart de 3%, il ne répond pas à l’autre écart défini en montant, soit 9.

       

• Informations complémentaires :

Les comptes et sections renseignés vont permettre la génération automatique de l’élément de facturation qui va permettre l’équilibrage de la pièce, via l’ajout d’un élément positif ou négatif en en-tête de facture du montant de l’écart.

 

Gestion du contrôle facture fournisseur

Étape préalable (uniquement pour Produits Finis)

Pour pouvoir saisir les données dans CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur, on peut tout d’abord jalonner les Commandes fournisseur PF par la fonction LA650 Jalonnement, mais ce n’est pas obligatoire.

Par contre, la saisie des phases facturables est quant à elle indispensable ; il faut donc au préalable déclarer quelles phases sont à facturer, éventuellement par TA079 Circuit de fabrication, ou directement dans LA001 Commande fournisseur PF lors de la saisie de la Commande fournisseur PF.

 

AS377 MAJ des phases facturées du circuit permet de répercuter sur tous les Commandes fournisseur PF rattachés à un circuit donné, les phases facturables renseignées par l’utilisateur au niveau de TA079 Circuit de fabrication.

 

PR037 Coût façon et négoce permet de définir les coûts de ces phases à facturer.

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CF001 : Saisie/maintenance pièce fournisseur

CF001W01
Cette fonction permet la saisie et la maintenance de toutes les pièces fournisseurs (de type MATIÈRE ou FAÇON/NÉGOCE)

Fonctionnement standard

De la même façon, cette fonction permet aussi bien la création des entêtes de pièce que des lignes de pièces. Cependant, afin de conserver la notion de « Service Achat » ou « Service Comptable », la possibilité de créer des entêtes ou des lignes de pièces est conditionnée par un profil qui doit être attribué à chaque utilisateur de la fonction.

Ce profil est renseigné par le biais de l’option CF001W01/CF_PROFIL_UTIL variable par utilisateur.
‎Il permet de définir les différentes actions autorisées pour chaque utilisateur (profils TA494).

N.B. :
cette option ne sera prise en compte pour un utilisateur donné que si aucun profil ne lui est déjà associé dans le 2^ème onglet.

 

Les factures dites « manuelles » correspondent à des pièces non rattachées à un document de référence (commande, BL, RETOUR ou avoir).

Les coches « Sur doc » et « Manu » permettent ainsi de définir la nature de la pièce. Il est possible d’interdire la création de pièces manuelles matière, façon et/ou négoce dans TA494 Profil utilisateur CF

Dans le cas d’une facture dite manuelle, la saison d’appro prise en compte pour le coût façon négoce qui sera appliqué à la ligne est la saison déclarée dans le paramètre SAIS_CDE. Valeur à nul sinon.

 

Après activation du paramètre général profil fournisseur GEST_PROFIL, le profil prioritaire est toujours celui de la fiche fournisseur (le profil du type de document n’est pas prioritaire).

 

Lorsque l’on active le paramètre gestion des profils fournisseurs, cela oblige à saisir un profil dans la fiche fournisseur lors de la création.  L’associer à un type de document permet d’avoir un profil par défaut pour tous les fournisseurs qui ont été créés avant l’activation du paramètre et qui n’ont pas de profil fournisseur dans leurs fiches. Ceci permet d’éviter de reprendre toutes les fiches fournisseurs.

 

 

• Accès au document : bouton (à droite du N° facture du fournisseur) pour accéder au document .PDF associé

Fonctionnement : La passerelle standard FPF, ainsi que le Web Service SupplierInvoice associé, intègrent un champ IDENTIFIANT, pour y indiquer le nom du fichier .PDF associé à la facture fournisseur à intégrer ; le paramètre général URL_PDF_INVOICE doit être renseigné avec le début de l'URL contenant les documents facture fournisseur stockés sur un serveur accessible par Cegid Orli (pas de prise en compte des URL https:// car gestion authentification non prévue côté Cegid Orli).

 

 

 

Valeurs possibles :

• Si pièce en cours de création = facture (non rattachée à une autre pièce) :
  • 0 - Saisie d'une facture sur OF
  • 1 - Saisie d'une facture sur BL
    ‎(basé sur les lignes de bon de réception saisies en LA650 ou SP001)
• Si pièce en cours de création = avoir (non rattaché à une autre pièce) :
  • 0 - Saisie d'un avoir sur OF
  • 1 - Saisie d'un avoir sur retour PF
    ‎(basé sur les retours saisis via NE006)

    N.B. : Il n'est pas possible d'effectuer un avoir sur BL.

• CAS PARTICULIER : valeur 2
  ‎(si la pièce en cours de création est rattachée à une autre pièce)
  • 2 - Saisie d'un avoir sur facture
    ‎(basé sur les lignes de factures saisies via CF001)
  • 2 - Saisie d'une pièce (facture ou avoir) de frais annexes sur facture
    ‎(basé sur les lignes de factures saisies via CF001)

 

Montants BRUT et NET :

La facture peut contenir des remises non prévues dans la commande (exemple : livraison tardive).
‎Elles ne doivent donc pas être prises en compte dans le rapprochement avec les réceptions, car non prévues. C’est le montant BRUT qui sera utilisé.

Le montant NET (=montant remisé) est utilisé pour le calcul de la facture.

 

Montant HT remisé :

Cette notion découle de la possibilité offerte de saisir des éléments de tarification (aussi bien au niveau entête que ligne de pièces). Le montant HT remisé sera donc le Montant HT de la pièce auquel viendront s’ajouter les éléments de tarification appliqués par le fournisseur (ces éléments pourront être renseignés dans les 2 onglets prévus à cet usage (un onglet au niveau ENTÊTE et un onglet au niveau LIGNE).

Si une différence existe entre le Net à Payer et le Total Hors Taxes, passage obligatoire par la saisie des éléments complémentaires (onglet nommé « Pied ») pour éclater par N° de compte l’écart existant (taxes, transport, etc…)

Si le montant HT de l’en-tête est différent du cumul des montants des lignes saisies, le document est automatiquement déclaré incohérent et donc inexploitable lors du transfert en comptabilité notamment.

 

La date de réception est soumise au contrôle des tolérances de date (TA526 Tolérance de date).

 

Un code anomalie peut également être créé si cette date de réception est inférieure à la date de BL ou de RETOUR (Voir TA493 Anomalie obligatoire CF).

Afin d’ouvrir au maximum les fonctions de saisie du contrôle facture, l’utilisateur peut aussi choisir, pour chaque pièce saisie, la table qui sert de base à la saisie des lignes.

Ce choix est possible grâce à la zone « ref » placée en en-tête de pièce.

Elle permet de gérer les cas suivants :

• Saisie d’une facture sur Commande fournisseur PF ou commande (cas standard)
• Saisie d’une facture sur BL (basé sur les réceptions
• Produit Fini via LA650 Anomalie obligatoire CF ou SP001 Entrée stock PF sur cde fournisseur
• Matière via SM010 Réception en stock
• Saisie d’un avoir sur Commande fournisseur PF ou commande
• Saisie d’un avoir sur RETOUR sur commande (basé sur les retours)
• PF via NE006 Retour PF au fournisseur
• Matière via SM022 Retour au fournisseur
• Saisie d’un avoir sur facture (basé sur les lignes de factures saisies via CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur)

 

Selon TA494, il est aussi possible de saisir des lignes manuelles Façon/Négoce et matière, sans notion de document de référence.

N.B. :
Dans le cas particulier où vous voulez établir une facture fournisseur comportant exclusivement du port, vous devez : saisir les Montants Hors Taxe Brut et Net à 0, puis renseigner en pied l’élément de port correspondant.

 

Choix des libellés affichés dans les lignes

L’option AFF_INTITULES de la fonction CF001 permet de modifier les libellés affichés dans l’onglet lignes selon la nature de la pièce afin de clarifier les saisies en cours.

Cette option est à 0 par défaut, sans changement des libellés.

Si l’option est positionnée à ‘1’, la fonction s’adapte au contexte de saisie :

• Cas des factures (sur Commande fournisseur PF ou BL) :
  • « Prévu » devient « Reçu »
  • « Facturé » ne change pas
• Cas des notes de débit :
  • « Prévu » devient « Facturé »
  • « Facturé » devient « Écart »
• Cas des avoirs sur RETOUR sur commande (OF ou RETOUR) :
  • « Prévu » devient « Retour »
  • « Facturé » devient « Avoir »
• Cas des factures ou avoirs manuels : on garde seulement Qté et PU
• Cas des factures annexes :
  • « Prévu » devient « Imputé »
  • « Facturé » devient « Prévu »

Fournisseur de règlement

Il est possible de gérer un fournisseur traitant le règlement différent du fournisseur de marchandises. Cela permet d’imputer à une facture d’achat un compte auxiliaire en comptabilité sur un fournisseur de règlement différent du fournisseur principal. Le fournisseur de règlement est issu de la fiche fournisseur (FO001 Fournisseur, onglet Adresses).

Il peut également être saisi si aucun fournisseur règlement n’est ramené.

Pour le règlement, la liaison doit être de fonctionnalité 08.

Le fournisseur de l’entête de facture reste le fournisseur auquel on a passé la commande, afin de rester cohérent avec le reste de la chaîne. Les contrôles avec la réception de marchandises se feront toujours sur le fournisseur de la commande.

Cela signifie que le fournisseur qui facture doit indiquer les coordonnées du fournisseur de marchandises.

Lors de l’envoi des factures à la comptabilité, le code fournisseur de règlement sera envoyé afin que les écritures portent sur ce fournisseur.

Il s’agit des produits comptables Cegid standard.

 

Lors de la saisie du numéro de la commande fournisseur, la fonction contrôle si le fournisseur de règlement saisi en en-tête est le même que celui éventuellement saisi dans la commande fournisseur. Si le fournisseur de règlement est différent, un message avertit l’utilisateur et demande s’il souhaite continuer la saisie. Si l’utilisateur confirme, la facture sera mise en anomalie comptable. L’utilisateur ayant les droits pourra alors lever l’anomalie.

 

En résumé :

Par principe, lorsqu’on définit un fournisseur de règlement sur un fournisseur de marchandise (dans FO001 Fournisseur), celui-ci est utilisé par défaut dans l’édition du bon de commande et proposé en contrôle facture.

La saisie dans LA001 Commande fournisseur PF n’est donc pas nécessaire car est prévue pour saisir un fournisseur spécifique à la commande.

Par contre, le fournisseur de règlement proposé en saisie de facture fournisseur peut être enlevé ou modifié pour gérer une exception.

 

Le fournisseur de règlement dans la commande fournisseur (LA001)

L’onglet « Adresses Cde » permet de définir une adresse complémentaire (exemple : une livraison ou un règlement).

Deux possibilités de saisie :

1. On peut saisir directement dans les champs affichés. Le code liaison est alors obligatoire.
   ‎Si une adresse correspondant au code liaison saisi existe dans la fiche fournisseur (FO001), celle-ci s’affichera automatiquement. Il est alors possible de la modifier. On peut saisir un code fournisseur, et son adresse s’affichera alors, ou ne pas saisir de code, et saisir manuellement l’adresse. Si vous souhaitez saisir une adresse libre, c’est-à-dire sans code fournisseur, la saisie de ce code étant obligatoire, vous devez saisir le même code fournisseur que le fournisseur de livraison, et modifier ensuite l’adresse.
2. Cliquer sur le bouton « Accès adresses fournisseurs ». Une fenêtre s’ouvre listant toutes les différentes adresses existant dans la fiche du fournisseur. Il suffit de cocher la liaison-adresse souhaitée et de valider. Les données peuvent toutefois encore être modifiées si besoin.

 

Si un fournisseur de règlement existe dans la fiche du fournisseur, il n’est pas nécessaire de venir le saisir à nouveau dans cet onglet. En effet, il sera automatiquement associé au fournisseur de livraison des marchandises et sera automatiquement édité sur la commande fournisseur dans le pavé « Réglé à » ; cet onglet sert surtout pour gérer les exceptions.

 

Généralités sur les ventilations comptables :

Dans les ventes, le paramétrage des ventilations comptables se fait par TA203 Ventilation comptable élément et s’applique à la fois pour les marchandises (= lignes de factures) et le pied de facture (TVA, PORT, ESCOMPTE, REMISE, …).

Or, dans les achats, il n’existe pas de paramétrage des ventilations comptables du pied de facture, mais seulement des lignes de facture.

Celui-ci est fait par TA371 Ventilation comptable (fournisseur).

Pour le pied de facture, on saisit directement le compte comptable correspondant au pied de facture dans la facture.

Pour aider à la saisie, TA238 Profil fournisseur permet, en fonction des profils fournisseurs, de proposer par défaut des comptes en pied de facture.

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Les différents onglets

 

• Onglet Particularités

  permet de définir les modalités de la pièce (mode d’expédition, code échéance, mode de règlement, moyen de paiement)

   

• Onglet Pied

  permet la saisie des éléments constituant le pied de pièce (compte de TVA, etc..).

   

• Onglet Éléments ENTÊTE de pièce

  permet la saisie des éléments de tarification affectés à l’entête de pièce (la saisie se fera sous la forme de comptes et sections analytiques-> Idem Pied de pièce).
  ‎La somme de ces éléments (cumulés avec les éléments LIGNE) permettra le calcul du HT remisé.

   

• Onglet Textes

  permet la saisie des textes et observations diverses rattachés à la pièce fournisseur.

   

• Onglet Anomalies

permet la saisie et la maintenance des anomalies de type comptables.

Génération automatique des lignes

Le bouton « SÉLECTION » permet à l’utilisateur d’accéder à une fenêtre dans laquelle il peut renseigner les critères de sélection qui sont utilisés lors de la recherche des lignes (commande, Commande fournisseur PF, BL, RETOUR, facture etc…) susceptibles d’être intégrées à la pièce en cours de génération.

Au niveau de cette fenêtre, l’utilisateur peut demander une génération automatique de la pièce en cours de traitement. Si tel est le cas, toutes les lignes susceptibles d’être facturées sont intégrées à la pièce créée (avec pour quantité et montant les quantités et montants restant à facturer).

Si le cumul des montants des différentes lignes de la pièce correspond au montant HT renseigné par l’utilisateur, la pièce n’est pas placée en incohérence. Dans le cas contraire, la pièce sera placée en incohérence. Le passage par l’onglet des lignes sera alors impératif pour lever cette anomalie.

 

N.B. : L’accès à ce bouton n’est autorisé qu’en mode création.

 

Critères de filtre

 

Les critères de filtres proposés sont les suivants :

 

Liste de BL

Le critère « liste de BL » n’est accessible que si la pièce en cours de traitement est une facture sur BL.

 

Liste d’OF

Les critères « Liste d’OF » sont toujours accessibles mais uniquement dans le cas des pièces façon-négoce.

 

Liste de commandes client

Les critères « Liste de commandes» sont toujours accessibles.

Dans le cadre des Produits finis, les commandes prises en compte sont les commandes client (CD001 Commande).

Par contre dans cadre des Matières, les commandes prises en compte sont les achats Matière (CO211 Achat matière).

 

Liste de retours

Le critère « liste de Retours » n’est accessible que si la pièce en cours de traitement est un avoir sur RETOUR sur commande.

 

Liste de pièces

Le critère « liste de Factures » n’est accessible que si la pièce en cours de traitement est un avoir sur facture.

 

 

Tri

Le critère « Tri » permet à l’utilisateur de préciser le tri qu’il souhaite obtenir lors de la visualisation des lignes pouvant être intégrées à la pièce en cours de création.

En cas de facture sur Commande fournisseur PF ou commande les lignes peuvent être triées par:

Dans le cadre

 

des Produits Finis

• OF/Produit/FS
• Commande client/OF/Produit/FS

 

des Matières

• Commande matière/Composant

 

En cas de facture sur BL, les lignes peuvent être triées par:

Dans le cadre

 

des Produits Finis

• No de BL/No d’OF/Produit/FS
• No de BL/No de Commande client/No d’OF/Produit/FS
• Date de réception/No de BL/No d’OF/Produit/FS   
• Date de réception/No de BL/No de Commande client/No d’OF/Produit/FS

 

des Matières

• No de BL/No de Commande matière/Composant
• Date de réception/No de BL/No de Commande matière/Composant  

 

 

En cas d’avoir sur Commande fournisseur PF, les lignes les lignes les lignes peuvent être triées par:

Dans le cadre

 

des Produits Finis

• OF/Produit/FS
• Commande client/OF/Produit/FS

 

des Matières

• Commande Matière/Composant

 

En cas d’avoir sur RETOUR sur commande, les lignes peuvent être triées par:

Dans le cadre

 

des Produits Finis

• No de RETOUR/OF/Produit/FS
• No de RETOUR/No de commande client/OF/Produit/FS
• Date de RETOUR/No de RETOUR/OF/Produit/FS
• Date de RETOUR/Par No de RETOUR/No de commande client/OF/Produit/FS

 

des Matières

• No de RETOUR/No de commande matière/Composant
• Date de RETOUR/No de RETOUR/Commande matière/Composant

 

En cas d’avoir sur FACTURE, les lignes peuvent être triées par :

Dans le cadre

 

des Produits Finis

• No de facture/OF/Produit/FS
• No de facture/No de commande client/OF/Produit/FS
• Date de facture/No de facture/OF/Produit/FS
• Date de facture/No de facture/No de commande client/OF/Produit/FS

 

des Matières

• No de facture/No de commande matière/Composant
• Date de facture/No de facture/Commande matière/Composant

 

 

Conditions tarifaires

Ce bouton permet d’appliquer des éléments de facturation à la ligne, et de visualiser/modifier les écarts tolérés.

Éléments de facturation

• • Élément à appliquer en pourcentage
  • Élément à appliquer sous forme de montant unitaire (par quantité facturée)
  • Élément à appliquer sous forme de montant global
  • Compte de ventilation de l’élément
  • 1^ère section analytique du compte de ventilation de l’élément
  • 2^ème section analytique du compte de ventilation de l’élément

 

Élément à appliquer en pourcentage, en montant unitaire ou en montant global

L’utilisateur ne pourra renseigner qu’un seul de ces trois éléments.

 

Zone Compte de ventilation de l’élément

L’accès à l’information «Compte de ventilation » ne sera possible que si l’utilisateur a renseigné un élément de tarification (pourcentage, montant unitaire ou global). Par contre, la saisie de cette information sera facultative.

 

 

Deux cas de figure pourront être envisagés :

 

a) L’utilisateur renseigne le compte de ventilation

Si l’utilisateur renseigne le compte de ventilation cela signifie que l’élément ne doit pas être ventilé dans le HT de la pièce mais dans un compte de remise spécifique.

Par conséquent, lors de la création des lignes de pièce, l’élément de tarification est automatiquement pré-généré dans l’onglet « Éléments LIGNE »

 

b) L’utilisateur ne renseigne pas le compte de ventilation

Si l’utilisateur ne renseigne pas le compte de ventilation, cela signifie que l’élément de tarification doit être ventilé dans le HT de la pièce.

En conséquence, aucun élément ne sera pré-généré dans l’onglet « Éléments LIGNE » lors de la création des différentes lignes de pièce.

 

exemple :

 

1^ère section analytique du compte de ventilation de l’élément

Cette zone ne sera accessible que si le compte de ventilation a été renseigné et si ce dernier est ventilé dans 1 ou 2 sections analytiques (TA111 Plan comptable et section analytique)

 

2^ème section analytique du compte de ventilation de l’élément

Cette zone ne sera accessible que si le compte de ventilation a été renseigné et si ce dernier est ventilé dans 2 sections analytiques (TA111 Plan comptable et section analytique)

 

Écart toléré 

Ces zones permettent à l’utilisateur d’indiquer un écart relatif (entre le HT Net saisi par l’utilisateur en entête de pièce et le HT net calculé lors de la génération des lignes de pièce) à partir duquel le passage par les lignes de factures est obligatoire afin de forcer l’équilibre comptable de la pièce. Leur saisie est facultative.

Deux procédures sont possibles :

 Si TA474 contient un enregistrement correspondant à la facture en cours de saisie, le bouton ‘conditions tarifaires’ contient alors un (1) indiquant l’existence de données. Ce sont alors les données saisies dans TA474 qui s’affichent. (voir § Gestion des écarts tolérés en CF).

Selon les droits accordés dans TA494 pour l’action « Maintenance des écarts tolérés », l’utilisateur pourra ou non modifier les données affichées.

 

 Si aucun enregistrement de TA474 ne correspond, l’utilisateur peut saisir dans les champs prévus, un écart en montant et/ou en taux. (voir plus bas les différents cas)

Les numéros de comptes affichés correspondent aux valeurs saisies dans les options VENT_ECART_CPT, VENT_ECART_SEC1 et VENT_ECART_SEC2 (ces options permettront en effet de ventiler l’écart éventuel entre les HT nets saisis et calculés par la fonction).

Si les options ne sont pas renseignées, l’utilisateur peut saisir ici les comptes de ventilation.
‎

 

Mode de génération des lignes de pièces

 

Au niveau de l’écran « SÉLECTION », deux possibilités sont offertes à l’utilisateur :

 

1. L’utilisateur peut lancer la génération automatique des lignes de pièces

 

Il lui suffit, pour cela, de cliquer sur le bouton « Génération » qui est prévu à cet usage.

Toutes les lignes susceptibles d’être facturées (lignes correspondant aux critères de filtre définis par l’utilisateur) sont alors intégrées à la pièce créée (avec, pour quantité et montant, la quantité et le montant restant à facturer).

 

En cas de génération automatique des lignes, les actions suivantes sont exécutées :

 

Pour chaque ligne de pièce créée :

Calcul du montant de l’élément de tarification éventuellement renseigné par l’utilisateur dans l’écran « SÉLECTION »

 

• Si l’utilisateur a renseigné un élément en pourcentage :
  ‎ Montant de l’élément = Montant de la ligne * Pourcentage de remise /100
• Si l’utilisateur a renseigné un élément en montant unitaire :
  ‎ Montant de l’élément = Montant unitaire * Quantité totale de la ligne de pièce
• Si l’utilisateur a renseigné un élément en montant global :
  ‎ Montant de l’élément = Montant * (Montant HTB de la ligne/Montant THB de la pièce)

 

Génération automatique de l’élément de tarification si le compte de ventilation a été renseigné par l’utilisateur au niveau de l’écran « SÉLECTION ».

 

Calcul du montant HT Net de la ligne de pièce (Montant HTB de la ligne – le montant calculé de l’élément généré)

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Pour la pièce

Une fois toutes les lignes de pièce créées, la fonction effectue les contrôles suivants :

• Calcul du montant HT Net de la pièce (somme des montants HT nets des lignes de pièce)
• Contrôle entre le montant HT Net saisi en entête et le montant HT Net calculé.

 

Lors de ce contrôle, trois possibilités sont envisagées :

 

Le calcul est correct (HT Net de l’entête = somme des HT Net des lignes de pièces)

Dans ce cas, l’affichage des lignes de pièce générées n’est pas effectué.

Si l’utilisateur souhaite visualiser les lignes de pièce, il doit cliquer sur l’onglet « Lignes » qui est prévu à cet usage. La pièce n’est placée ni en incohérence ni en anomalie achat ou comptable.
‎Elle est donc directement transférable en comptabilité.

 

La différence n’est pas significative (différence en valeur absolue strictement inférieure ou égale à l’écart toléré renseigné par l’utilisateur dans l’écran de définition des critères de sélection, ou en provenance de TA474)

Dans ce cas, l’affichage des lignes de pièce générées n’est pas effectué.

Si l’utilisateur souhaite visualiser les lignes de pièce, il doit cliquer sur l’onglet « Lignes » qui est prévu à cet usage.

L’écart est alors ventilé dans un compte et des sections spécifiques définis dans TA474 ou dans les options VENT_ECART_CPT, VENT_ECART_SECT1 et VENT_ECART_SECT2.

Ces données sont visibles dans l’onglet ‘Éléments’.

N.B. :
La pièce créée n’est pas placée en incohérence. Par contre, par mesure de sécurité, elle est positionnée en « Génération Tolérance ». Ainsi, elle peut être validée directement et est transférable en comptabilité.

Voir les différents cas ci-dessous.

 

La différence est significative (différence en valeur absolue strictement supérieure à l’écart toléré renseigné par l’utilisateur dans l’écran de définition des critères de sélection)

Dans ce cas, il est procédé à l’affichage automatique de toutes les lignes de pièce générées. À l’issue de la génération, l’utilisateur se retrouve donc directement dans l’onglet « Ligne ». Il peut librement modifier les lignes générées (modification de quantités, PU, ajout d’éléments de tarification etc.)

 

‎ 

 

Les différents cas de calcul d’écart

Si l’écart est positif (Constaté > Attendu) : l’élément sera créé avec les informations de « Compte de ventilation de l’écart positif ».

Si l’écart est négatif (Constaté < Attendu) : l’élément sera créé avec les informations de « Compte de ventilation de l’écart négatif ».

 

 

exemple :

Saisie de l’écart toléré en taux :

CAS 1 :

Montant HT Brut attendu : 1 256.73 € 
Montant de tolérance : 10 €
Montant HT Brut constaté : 1 260.25 €

L'écart constaté est de 3.52 €, inférieur aux 10 € tolérés. Bien qu'il y ait un écart, la facture n'est pas en incohérence mais est validée, cochée ‘Gen.Tolérance’ (sous réserve de la possibilité de créer les éléments permettant le rapprochement à partir des informations « compte de ventilation de l’écart positif », cet écart étant positif).

CAS 2 :

Montant HT Brut attendu : 125.86 €  
Montant de tolérance : 10 €
Montant HT Brut constaté : 123.25 €

L'écart constaté est de 2.61 €, inférieur aux 10 € tolérés. Bien qu'il y ait un écart, la facture n'est pas en incohérence mais est validée, cochée ‘Gen.Tolérance’ (sous réserve de la possibilité de créer les éléments permettant le rapprochement à partir des informations « compte de ventilation de l’écart négatif », cet écart étant négatif).

CAS 3 :

Montant HT Brut attendu : 125.86 €  
Montant de tolérance : 1 €
Montant HT Brut constaté : 123.25 €

L'écart constaté est de 2.61 €, supérieur aux 1 € tolérés. La facture est placée en incohérence.

‎ 

 

Saisie de l’écart toléré en taux :

Le taux saisi représente le pourcentage supérieur ou inférieur par rapport au montant attendu ;

Si l’écart entre le montant prévu et le montant saisi est inférieur à l’écart toléré  La pièce n’est plus considérée en écart et passe donc dans un état ‘Validé’, cochée ‘Gen.Tolérance’.

Ceci se fait sous réserve que le traitement puisse générer les éléments de facturation permettant le rapprochement de la pièce.

 

CAS 1 :

Montant HT Brut attendu : 1 256.73 € Taux : 2 %
Montant HT Brut constaté : 1 260.25 €

L'écart constaté est de 3.52 €

L’écart toléré est de : 1256.73*2% soit : 25.13€. Donc l’écart constaté 3.52€ est inférieur aux 25.13 € tolérés.

Bien qu'il y ait un écart, la facture n'est pas en incohérence mais est validée, cochée ‘Gen.Tolérance’ (sous réserve de la possibilité de créer les éléments permettant le rapprochement à partir des informations « compte de ventilation de l’écart positif », cet écart étant positif).

CAS 2 :

Montant HT Brut attendu : 125.86 €  Taux : 3%
Montant HT Brut constaté : 123.25 €

L'écart constaté est de -2.61 €,

L’écart toléré est de : 125.86*3% soit : 3.77 €. Donc la valeur absolue de l’écart constaté -2.61€ est bien inférieure aux 3.77€ tolérés.

Bien qu'il y ait un écart, la facture n'est pas en incohérence mais est validée, cochée ‘Gen.Tolérance’ (sous réserve de la possibilité de créer les éléments permettant le rapprochement à partir des informations « compte de ventilation de l’écart négatif », cet écart étant négatif).

CAS 3 :

Montant HT Brut attendu : 125.86 €  Taux : 1%
Montant HT Brut constaté : 123.25 €

L'écart constaté est de -2.61 €,

L’écart toléré est de : 125.86*1% soit : 1.25€. Donc l’écart constaté est supérieur aux 1.25 € tolérés. La facture est placée en incohérence.

 

 

Saisie de l’écart toléré en montant et en taux :

Quand les deux types d’écart sont renseignés, il faut que les deux écarts tolérés soient inférieurs à l’écart constaté pour que la pièce puisse être placée en non-incohérence.

 

Si l’écart entre le montant prévu et le montant saisi est bien inférieur à l’écart toléré en taux et l’écart toléré en montant  La pièce n’est plus considérée en écart et passe donc dans un état ‘Validé’, cochée ‘Gen.Tolérance’.

Ceci se fait sous réserve que le traitement puisse générer les éléments de facturation permettant le rapprochement de la pièce.

 

CAS 1 :

Montant HT Brut attendu : 1 256.73 €  Montant : 10€
Montant HT Brut constaté : 1 260.25 € Taux : 2 %

L'écart constaté est de 3.52 €,

L’écart toléré en montant est de : 10 €

L’écart toléré en taux est de : 1256.73*2% soit : 25.13 €.

Donc l’écart constaté 3.52€ est bien inférieur aux 25.13€ et aux 10€ tolérés

Bien qu'il y ait un écart, la facture n'est pas en incohérence mais est validée, cochée ‘Gen.Tolérance’ (sous réserve de la possibilité de créer les éléments permettant le rapprochement à partir des informations « compte de ventilation de l’écart positif », cet écart étant positif).

CAS 2 :

Montant HT Brut attendu : 125.86 €  Montant : 10€
Montant HT Brut constaté : 123.25 €  Taux : 2%

L'écart constaté est de 2.61 €,

L’écart toléré en montant est de 10 €

L’écart toléré est de : 125.86*2% soit : 2.51 €.

Donc l’écart constaté est inférieur aux 10€ toléré en montant MAIS est supérieur aux 2.51€ tolérés en taux. La facture est placée en incohérence.

 

b) L’utilisateur peut choisir de ne pas utiliser la génération automatique des lignes

 

Il lui suffit, pour cela, de cliquer sur le bouton « Valider ».

Ensuite, pour créer les lignes de sa pièce, il doit impérativement cliquer sur l’onglet « Lignes ». Il accède alors à un écran intermédiaire dans lequel il se voit proposer l’ensemble des lignes (d’OF, de BL, de RETOUR PF ou de Facture selon le type de la pièce en cours de création) susceptibles d’être intégrées à la pièce en cours de création (OF, BL, Commande client, RETOUR PF ou Factures répondant aux critères renseignés par l’utilisateur au niveau de l’écran de sélection).

N.B. :
Les lignes sont pré-générées avec, pour quantités facturées, les quantités restant à facturer. En cas de facturation partielle, l’utilisateur doit modifier les quantités au niveau de l’onglet lignes.

Il n’a alors plus qu’à cocher les lignes qu’il souhaite intégrer à sa pièce puis à cliquer sur l’onglet ‘Génération’ pour générer les lignes.

Lors de cette génération, les lignes cochées sont alors automatiquement rapatriées dans la pièce traitée.

 

 

Pour chaque ligne de pièce rapatriée, la fonction effectue automatiquement les actions suivantes :

 

• Calcul du montant de l’élément de tarification éventuellement renseigné par l’utilisateur dans l’écran « SÉLECTION »

 

Le montant de cet élément est calculé comme suit :

 

• Si l’utilisateur a renseigné un élément en pourcentage :

  Montant de l’élément
  ‎ = Montant de la ligne * Pourcentage de remise /100

   

• Si l’utilisateur a renseigné un élément en montant unitaire :

  Montant de l’élément
  ‎ = Montant unitaire * Quantité totale de la ligne de pièce

   

• Si l’utilisateur a renseigné un élément en montant global :

Montant de l’élément
‎ = Montant * (Montant HTB de la ligne/Montant THB de la pièce)

‎ 

 

Génération automatique de l’élément de tarification si le compte de ventilation a été renseigné par l’utilisateur au niveau de l’écran « SÉLECTION ».

 

Calcul du montant HT Net de la ligne de pièce
‎ (Montant HTB de la ligne * (1 – le montant calculé de l’élément généré)

Bouton Actualisation
‎La ligne des quantités prévues (restantes à facturer) par taille est initialisée lors de la création de la ligne. Si on rappelle la pièce en maintenance et qu’il y a eu des changements (nouvelles réceptions), cette ligne n’est pas automatiquement mis à jour, sauf en utilisant ce bouton Actualisation

N.B. :
les quantités facturées ne sont pas remises à jour par ce bouton.

 

Remarques fonctionnelles

• Notion d’incohérence

  Une pièce est automatiquement placée en « Incohérence » si le montant HT net de la pièce est différent de la somme des montants HT net des lignes de pièces à laquelle viennent s’ajouter les différents éléments de tarification renseignés par l’utilisateur en entête de pièce.

   

• Contrainte d’utilisation

  La génération automatique des lignes de pièce n’est possible que si l’une des deux conditions suivantes est respectée :

   

  L’utilisateur ne gère pas les comptes comptables (paramètre COMPTA=0)

  L’utilisateur gère les comptes comptables (paramètre COMPTA=1) et une proposition automatique des comptes et sections sur la base des informations renseignées au niveau de TA371 Ventilation comptable (fournisseur) est effectuée (paramètre GEST_CPT_FAC=2)

   

  Par ailleurs, lors de la génération automatique des lignes de pièce, seules les lignes pour lesquelles les comptes et sections analytiques auront pu être attribués par la fonction seront intégrées à la pièce créée.

   

  Les lignes pour lesquelles les informations comptables n’auront pas pu être trouvées ne seront pas insérées à la pièce en cours de création. Par contre, un message informera l’utilisateur de cette génération incomplète.

   

  Lorsque vous voulez solder une ligne d’of, si celle-ci n’est pas encore soldée en réception, un message vous prévient et vous demande de le confirmer.

 

 

 

 

Différentes pièces

 

• Cas d’une facture sur Commande fournisseur PF (pour les PF) ou commande (pour les matières)

L’écran intermédiaire pointe sur les lignes d'OF (ou commande) pour lesquelles les conditions suivantes sont respectées :

• La ligne d'OF (ou de commande) répond aux critères renseignés par l'utilisateur au niveau de l'écran « SÉLECTION »
• Le fournisseur de la pièce intervient dans le circuit de fabrication de l'OF (ou de la commande).
• La ligne d'OF (ou de commande) n'est pas soldée en facturation
• Le reste à facturer est positif dans au moins une des tailles de la ligne d'OF (ou de commande).

N.B. :
Dans le cas des PF, pour chaque ligne d'OF, seules les phases prises en charge par l'atelier de la pièce en cours de création sont proposées par la fonction.

 

 

• Cas d’une facture sur réception

L’écran intermédiaire pointe sur les lignes de jalonnement d’OF (pour les PF) ou sur les lignes de BL (pour les matières).

Les lignes de jalonnement d’OF (ou de BL) proposées sont les lignes pour lesquelles les conditions suivantes sont respectées :

• La ligne de jalonnement d’OF (ou de BL) répond aux critères renseignés par l’utilisateur au niveau de l’écran « SÉLECTION »
• Le No de BL a été renseigné lors du jalonnement (dans le cas des PF) ou de la réception (dans le cas des matières)
• La ligne d’OF (ou de commande) concernée n’est pas soldée en facturation
• Le fournisseur de la pièce intervient dans le circuit de fabrication de l’OF

  N.B. : ce contrôle n’est fait que dans le cadre des PF.

• Le reste à facturer est positif dans au moins une des tailles de la ligne d’OF (ou de la commande).

 

Dans ce cas, le RAF est calculé de la façon suivante:

RAF = Qtés de la ligne de BL – Qtés déjà facturées pour la ligne de BL.

 

 

• Cas d’un avoir sur Commande fournisseur PF (pour les PF) ou commande (pour les matières)

L’écran intermédiaire pointe sur les lignes d’OF (ou de commande).

Les lignes d’OF (ou de commande) proposées sont les lignes pour lesquelles les conditions suivantes sont respectées :

• La ligne d’OF (ou de commande) répond aux critères renseignés par l’utilisateur au niveau de l’écran « SÉLECTION »
• Le fournisseur de la pièce intervient dans le circuit de fabrication de l’OF.
  ‎ATTENTION ce contrôle n’est fait que dans le cadre des PF.
• La ligne d’OF (ou de commande) a déjà été facturée (totalement ou partiellement)
• Le reste à facturer est positif dans au moins une des tailles de la ligne d’OF (ou de commande).

 

N.B. :
Dans le cas des PF, pour chaque ligne d’OF, il ne faut proposer que les phases prises en charge par l’atelier de la pièce en cours de création.

Le RAF est calculé de la façon suivante:

RAF = Qtés déjà facturées pour la ligne d’OF et la phase (ou pour la ligne de commande) – Qtés déjà présentes en avoir pour la ligne d’OF et la phase (ou pour la ligne commande)

 

Cas d’un avoir sur RETOUR

L’écran intermédiaire pointe sur les lignes RETOUR PF (ou Matière).

Les lignes de RETOUR PF (ou Matière) proposées sont les lignes pour lesquelles les conditions suivantes sont respectées :

 

• La ligne de RETOUR PF (ou Matière) répond aux critères renseignés par l’utilisateur au niveau de l’écran « SÉLECTION »
• La ligne d’OF (ou de commande) retournée a déjà été facturée (totalement ou partiellement)
• Le fournisseur de la pièce intervient dans le circuit de fabrication de l’OF. ATTENTION ce contrôle n’est fait que dans le cadre des PF.
• Le reste à facturer est positif dans au moins une des tailles de la ligne de RETOUR.

   

  Dans ce cas, le RAF correspond aux quantités de la ligne de RETOUR auxquelles sont soustraites les quantités déjà présentes dans des documents de type « AVOIR » pour la ligne concernée.

   

  RAF = Qtés de la ligne de RETOUR – Qtés déjà présentes en avoir pour la ligne de RETOUR

   

  Cas d’un avoir sur facture

  L’écran intermédiaire pointe sur les lignes de factures fournisseurs.

  Les lignes de factures proposées sont les lignes pour lesquelles les conditions suivantes sont respectées :

• La ligne de facture répond aux critères renseignés par l’utilisateur au niveau de l’écran « SÉLECTION »
• Les fournisseurs de l’avoir en cours de création et de la facture de référence sont identiques.
• Les ateliers de l’avoir en cours de création et de la facture de référence sont identiques.
• La ligne d’OF (ou de commande) a déjà été facturée (totalement ou partiellement)
• Le reste à facturer est positif dans au moins une des tailles de la ligne d’OF (ou de commande).

 

Attention : le paramètre CF_ANN_LIGN_ANO=0 permet d’afficher uniquement toutes les lignes. S’il est à 1, l’utilisateur a le choix par une liste déroulante appelée ‘Choix des lignes’ de sélectionner toutes les lignes ou seulement celles en anomalie.

 

Dans ce cas, le RAF correspond aux quantités de la ligne de FACTURE auxquelles sont soustraites les quantités déjà présentes dans des documents de type « AVOIR » pour la ligne concernée.

 

RAF = Qtés de la ligne de facture – Qtés déjà présentes en avoir pour la ligne de facture

‎ 

 

Cas d’une facture de frais annexes

Il est possible de saisir des factures de frais annexes qui correspondent à des frais engagés par le fournisseur pour livrer la marchandise.

exemple : coûts de douane, de transport…, prestations qui peuvent avoir été effectuées par un prestataire externe (autre que le fournisseur de la marchandise).

Chaque facture de frais annexes se base donc sur une facture de marchandise.

Ces lignes de frais annexes seront associées à un compte et éventuellement des sections analytiques (TA371 Ventilation comptable (fournisseur) et pourront ainsi être exportées vers la comptabilité.

Elles seront également prises en compte dans le calcul du PRI Réel d’un produit Fini.

Le principe est le même que pour la saisie des factures de marchandises.

N.B. :
Vous devez saisir une facture annexe par type de frais (une facture pour les frais de douane, une facture pour le transport terre etc…).

 

Procédure particulière à suivre pour saisir une facture de frais annexes :

Selon les droits accordés dans TA494, il faut s’affecter un « profil utilisateur CF » pour saisir une facture de frais annexes,

 

Il faut également créer un type de document de type « Annexe », donc avec « Frais annexes » coché dans TA222 Type de document introduction (un type de document « Annexe » par type de frais (un pour douane, un pour transport terre, etc…), pour pouvoir faire varier les comptes et sections par type de frais).

Il faut donc également dans TA371 Ventilation comptable (fournisseur) affecter des comptes et sections analytiques correspondant à chaque type de frais en faisant varier le type de document.

 

Pour saisir une pièce de frais annexes, il faut donc

• Choisir ce type de document dans CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur,
• Saisir ‘2’ dans la zone Référence,
• Choisir le fournisseur prestataire (qui peut être autre que celui de la facture marchandise)
• Saisir le montant HT Net total et le montant TTC à appliquer
• Puis dans Sélection, renseigner dans un champ pièce le numéro de la facture de marchandise initiale.
• Dans « Mode de calcul », choisir la méthode de calcul des montants par ligne.
• Lancer la génération
  ‎

 

Mode de calcul

• Méthode de calcul

Ce mode de calcul sert premièrement à déterminer la méthode de calcul à utiliser pour affecter le montant de frais annexes imputable à chaque ligne.

Trois méthodes sont possibles pour l’éclatement:

• Taux
• Prorata des quantités des lignes
• Prorata des montants HTN des lignes

 

exemple :

 

• Écart toléré

Le mode de calcul sert également à définir un écart toléré ainsi que les comptes et sections analytiques dans lesquels sera éventuellement ventilé cet écart.

 

L’écart toléré doit être exprimé en centimes de la monnaie de la pièce.

Il correspond à la différence (en valeur absolue) considérée comme « acceptable » entre le HTN calculé (somme des HTN des lignes) et le HTN de l’entête de pièce.

Si un écart toléré est précisé, il convient de renseigner les comptes et sections analytiques dans lesquels sera ventilé cet écart (pour que la pièce puisse être équilibrée lors de son passage en comptabilité.

 

exemple : Soit une pièce dont le HTN est de 1000 euros.

L’utilisateur a renseigné un écart toléré à 0.20 euros.

Cet écart doit être ventilé dans

• le compte 60700001 pour les écarts positifs
• le compte 60700002 pour les écarts négatifs

 

Imaginons que, lors du calcul des lignes (avec taux ou prorata), la somme des montants trouvés soit égale à 999,85 euros.

Une écriture de 0.15 euros sera alors automatiquement générée dans le compte 60700001 pour équilibrer la pièce.

Si la somme des montants trouvés est égale à 1000.15 euros une écriture de 0.15 euros sera automatiquement générée dans le compte 60700002 pour équilibrer la pièce.

 

Si la somme des montants trouvés est strictement supérieure à 1000.20 ou strictement inférieure à 999.80 euros, aucune écriture de régulation ne sera générée. L’utilisateur devra justifier cet écart lui-même (en ajustant manuellement en CF001 les lignes de HT calculées par la fonction).

 

 

Ajout de lignes 

L’ajout de lignes n’est autorisé que si la pièce n’a pas déjà été transférée en comptabilité.

L’écran « SÉLECTION » accessible en entête est également disponible au niveau de l’onglet « Ligne ».

Il fonctionne sensiblement de la même façon et permet à l’utilisateur d’ajouter les lignes de pièce éventuellement omises lors de la première génération.

Une différence notoire tout de même : La gestion des écarts tolérés n’est pas active en cas de rajout de lignes. En fait, la fonction se limite à générer les nouvelles lignes ainsi que leur élément de tarification éventuel. Le passage par l’écran de sélection est obligatoire pour tout ajout de lignes à une pièce.

 

 

Maintenance des pièces fournisseur

 

Ecran principal entête + particularités

 

Deux cas de figure peuvent être envisagés :

 

1) La pièce n’a pas encore été transférée en comptabilité

 

Dans ce cas, toutes les données présentes sont modifiables.

2) La pièce a déjà été transférée en comptabilité

 

Dans ce cas, seules les données suivantes peuvent être modifiées :

• Mode d’expédition  
  si l’option MOD_POR_EXP_DEB=1
• Condition de port  
  si l’option MOD_POR_EXP_DEB=1

 

Pied de pièce

L’utilisateur peut librement modifier les informations présentes en pied de facture si la pièce n’a pas encore été transférée en comptabilité.

Par contre, à l’issue de ces modifications, l’égalité suivante doit être respectée :

 

Montant NAP = Montant HT Net + Somme des éléments présents en pied de pièce.

 

‎

Ecran « sélection »

L’accès à l’écran SÉLECTION n’est possible que si la pièce en cours de maintenance n’a aucune ligne.

Dans le cas contraire, l’utilisateur doit impérativement passer par l’onglet « Lignes » et ensuite par l’onglet « Sélection », s’il souhaite ajouter des lignes à la pièce maintenue.

 

 

Fonctionnement de l’écran intermédiaire

Le fonctionnement de cet écran est identique à celui mis en place lors de la création des pièces fournisseurs.

 

Fonctionnement de l’onglet lignes

Le fonctionnement de cet onglet est identique à celui mis en place lors de la création des pièces fournisseurs.

 

Notion d’incohérence

Lors de chaque maintenance de pièce, la fonction doit réactualiser la valeur de la coche « Incohérence ».

‎ 

 

Notion de Charges à prévoir

 

Le but est de pouvoir gérer l’envoi en comptabilité de documents de type « CHARGES À PRÉVOIR ».

Les charges à prévoir sont des pièces fournisseurs reçues sans que les produits concernés aient été réceptionnés.

Cet envoi est essentiel pour pouvoir faire apparaître en comptabilité la charge à prévoir
‎(et, éventuellement déclencher le règlement de la pièce même si la réception, et donc le contrôle des produits, n’a pas encore eu lieu).

 

 

Paramétrage préalable dans Cegid Orli :

 

• TA222 : Type de document introduction

Il faut créer dans TA222 2 types de document d’introduction en cochant « Charges à prévoir » :

• Un type de document pour les produits finis
• Un type de document pour les matières

 

 

• TA009 : Société

• Onglet : Données comptables complémentaires (multi sociétés)

  Il faut renseigner le code du « Journal pour envoi des Charges à prévoir ».

  Avant le premier transfert de Cegid Orli vers la COMPTABILITÉ Cegid,
  ‎bien s’assurer que ce code journal soit créé au préalable dans la Comptabilité Cegid.

  
  ‎ 

   

• Onglet : Données comptables

Il faut vérifier que cet onglet est renseigné et plus particulièrement au niveau du produit comptable et des informations système indispensables pour pouvoir assurer le transfert des fichiers sur le poste de la comptabilité.

 

 

 

Paramétrage préalable dans la COMPTABILITÉ :

 

Avant la première intégration, vérifier votre paramétrage :

Vérifier que le journal des Charges à prévoir a été créé dans Structure et paramètres, Paramètre, Compteur comptable. Sinon, le créer. Il doit correspondre au code de TA009 Société, onglet « Données comptables complémentaires », champs : « Journal pour envoi des Charges à prévoir ».

 

Création du journal « Charges à prévoir » dans :

Structure et Paramètres

Journaux

 

• Insérer un nouvel enregistrement avec Mode de saisie : Pièce, cocher Multi-devises.

 

Principe

 

La notion de « charges à prévoir » est saisie comme une pièce normale dans le module « Contrôle factures fournisseurs » CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur.

Par contre, seule l’entête et le pied de pièce sont alimentés.

 

 

2 possibilités pour l’envoi des écritures en comptabilité, pour définir le schéma de génération des écritures comptables définitives dans le cas de factures issues de "Charges à prévoir".

Option XC600W01/SCHEMA_CPT_CAP :

 

1 = génération et annulation de toutes les écritures (valeur par défaut)

Étape N°1 : Génération des écritures des charges à prévoir

Étape N°2 : Génération des écritures définitives (Compte fournisseur, compte d'achats HT et compte du pied de facture TVA, etc...) et annulation des écritures des charges à prévoir

 

2 = génération et annulation du compte d'attente seulement

Étape N°1 : Génération des écritures des charges à prévoir

Étape N°2 : Annulation de l'écriture Compte d'attente uniquement et génération de l'écriture définitive Compte d'achats uniquement

 

 

• Exemple :
  • Soit une pièce concernant le fournisseur 401001 ayant les caractéristiques suivantes :
    • HT   : 1000 euros  à ventiler dans le compte d’attente 475000
    • TVA :   196 euros      à ventiler dans le compte  445660
    • TTC : 1196 euros      à ventiler dans le compte  401001

       

  • Avec l’option SCHEMA_CPT_CAP=1
    • Étape N°1 : Génération des écritures des charges à prévoir
    • Étape N°2 : Génération des écritures définitives
      ‎ et annulation des écritures des charges à prévoir.

 Résultat Comptable :

 

 

• • Avec l’option SCHEMA_CPT_CAP=2
    • Étape N°1 : Génération des écritures des charges à prévoir
    • Étape N°2 : Annulation de l’écriture compte d’attente
      ‎ et génération de l’écriture définitive compte d’achats.

Résultat Comptable :

 

Les lignes de pièces, qui permettent habituellement de justifier le HTB, ne doivent pas être saisies.
‎En fait, le HTB est directement renseigné comme un élément du pied de pièce (dans un compte d’attente  Ex : 475000)

La pièce est équilibrée et peut donc être envoyée en comptabilité (Position de la pièce = 10)

 

À l’issue du traitement, la pièce passe en position 20 (= CAP envoyé en compta).

Par la suite, au fur et à mesure des réceptions, la facture d’achat est complétée par le service « achat ».

Les lignes de pièces sont alors ventilées dans le compte d’achat réel (ex 60700000).

Lorsque toutes les réceptions ont été contrôlées, la pièce est envoyée à nouveau en comptabilité (pour ventiler les lignes de pièce réelles).

 

Pour pouvoir envoyer la pièce en COMPTABILITÉ, il faut modifier la position de la pièce à 30
‎(= Pièce définitive) pour déclencher le transfert en COMPTABILITÉ.

 

Principe d’organisation :

• Toutes les factures arrivent à la comptabilité.
• La comptabilité enregistre la facture sous forme de Charge à prévoir.
• Ces charges à prévoir sont envoyées en comptabilité le soir avec les interfaces standard.
• Le lendemain, le service achat peut reprendre ces factures pour les rapprocher de la réception de marchandises.
• Ces factures sont ré-envoyées en compta le soir pour annuler les charges à prévoir et mise à jour le journal des achats.
  ‎

 

Dans le cadre de l’étape 2, en ce qui concerne le taux de change :

 

Deux taux conservés dans la pièce entrent en jeu :

• TCs est le taux de change saisissable par l’utilisateur lors de la saisie initiale du CAP.
• TCc est le taux de change, soit égal à TCs si ce dernier est renseigné, soit celui en vigueur à la date de réception de la pièce.

 

Principe retenu

 

• Pour l’écriture d’annulation du compte d’attente :

On convertit toujours les montants au taux de change TCc conservé à l’enregistrement de la Charge A Prévoir (sinon risque d’écarts entre les écritures)
‎

• Pour la création du compte définitif :

  Il convient de convertir les montants au taux de change en vigueur à la date d’enregistrement de la Charge A Prévoir (sinon risque d’écarts entre les écritures).
  ‎Pour cela, on convertit les montants, soit au taux de change TCs (si renseigné), soit celui en vigueur à la date définie par les options ci-dessous :

   option XC600W01/TC_CPT_CHAR_CAP Passerelles avec la comptabilité pour compta CPT_S5_S7
  ‎ (date pièce / date écriture, soit date issue de l’option XC600W01/DAT_ECR_FRS)

   

   

   

  Dans le cadre de l’étape 2, en ce qui concerne la date d’écriture :

   

  Principe retenu

   

• Pour les 2 écritures (annulation du compte d’attente et création du compte définitif),
  ‎il convient d’enregistrer ces écritures à la date du jour (au lieu de la date d’enregistrement de la Charge A Prévoir)
  ‎ option XC600W01/DAT_ECR_FRS pour compta CPT_S5_S7 & ARCOLE
  ‎ (date pièce / date réception / date du jour)

‎ 

 

Note de débit

Si un écart est constaté lors du rapprochement de la facture fournisseur et l’entrée en stock,
‎il est désormais possible de générer automatiquement la note de débit correspondant à l’écart constaté. Cela permet de ne pas oublier de générer un avoir, et d’envoyer la facture en comptabilité sans envoyer l’avoir correspondant.

Pour mettre en place ceci, il faut paramétrer un nouveau type de document dans les fonctions suivantes :

 

TA222 : Type de document introduction

On peut créer un type de document ‘Note débit’ en cochant la coche de même nom. Cela permet de déclarer un type de document de fonctionnalité ‘avoir’ (02 ou 04) comme note de débit.

Ce type de document note de débit peut ensuite être associé à un type de document de fonctionnalité facture (01 ou 03).

Cela permettra ensuite, lors de la saisie d’une facture, de générer automatiquement une note de débit de ce type de document, s’il est correctement associé.

 

Exemple :

Les factures façons de type FFA sont associées au type de document ‘note de débit façon’ NDF.

Les factures matière de type FMA sont associées au type de document « note de débit matière » NDM.

Ainsi, lors de la saisie d’une facture façon FFA, si un écart est constaté, on pourra générer automatiquement une note de débit de type NDF.

 

 

Il sera également possible de créer un type de document « note de crédit » pour l’utilisateur qui souhaitera rectifier une note de débit erronée. La note de crédit sera saisie manuellement dans CF001.

Le type de document ‘note de crédit’ devra être paramétré ainsi :

Fonctionnalité 03 = facture complémentaire

Coché ‘Frais annexes’ pour que l’on puisse la saisir manuellement sur un numéro de note de débit déjà existant.

La note de crédit étant exclusivement saisie manuellement, il ne faut la rattacher à aucun autre type de document.

 

 

TA478 : Attribution textes

Les notes de débit et factures peuvent désormais être éditées (voir G.2). On peut donc leur attribuer un texte à éditer selon la nature de la pièce. Pour cela, le critère ‘type de document’ a été ajouté dans l’onglet ‘production’ dans les critères de sélection.

On pourra ainsi associer des textes différents pour les notes de débit, les notes de crédit, les factures etc.

 

 

Principe de la note de débit dans la saisie d’une pièce fournisseur

Lors de la saisie d’une facture fournisseur, en en-tête, la quantité totale peut être saisie dans le champ prévu à cet effet. Cette saisie reste facultative.

Après avoir sélectionné la commande fournisseur, ou le BL, les lignes s’affichent dans l’écran des lignes. Les quantités prévues et PU prévu représentent les quantités réellement réceptionnées au prix défini lors de la commande.

exemple : peut être différent des quantités facturées, si le fournisseur n’a pas entièrement livré sa commande mais l’a quand même entièrement facturée

 

Sur chaque ligne, il est alors possible de modifier, dans la grille des tailles pour un produit fini, ou directement sur la ligne de facture pour une matière, les quantités et/ou les prix réellement facturés par le fournisseur.

Dès qu’un écart est constaté, les écarts en quantité (si facture façon) et/ou en montant s’affichent, ligne par ligne, dans les champs « quantité en écart » et « Montant HT Brut en écart ».

 

Le nouvel onglet ‘Ecart’ permet de récapituler les quantités et montants :

Prévu en facturation => quantité (si facture façon) et montant des pièces réellement réceptionnées.

Facture fournisseur => Quantité (si facture façon) et montant saisis en en-tête de CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur.

Rapprochement en cours => quantité (si facture façon) et montant saisis en ligne dans CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur. Évolue au fur et à mesure du rapprochement.

Ecart =>’Rapprochement en cours’ moins ‘Prévu en facturation’ pour les quantités (si facture façon) et montant.

N.B. :
Pour une note de débit, on ne fera pas de contrôle de cohérence des montants dans l’entête du CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur

 

Exemple :

Soit la commande fournisseur suivante :

La commande est réceptionnée ainsi :

Le fournisseur envoie la facture suivante :

Lors du rapprochement dans CF001, les écarts suivants vont être calculés :

L’onglet Écart affichera alors les données suivantes :

 

* Quantité et montant saisis en entête de facture.

‎ 

 

Génération de la note de débit 

Dans l’onglet ‘Écart’, le bouton ‘Note de débit’ permet de générer la note de débit correspondante, si un écart est présent. Dans le cas contraire, un message avertira l’utilisateur qu’il n’y a pas lieu de générer une note de débit. Entre parenthèses, le nombre de notes de débit relatives à la commande fournisseur est affiché. Si une note de débit existe déjà, un message avertira également l’utilisateur.

Attention : dans le cas de notes de débit successives pour une même commande fournisseur, chaque note de débit reprend toutes les lignes en écart, sans vérifier qu’elles aient déjà fait l’objet d’une note de débit. Les lignes de la première note de débit se retrouveront ainsi dans la seconde note de débit.

Il faudra donc penser à supprimer la première note de débit pour éviter les doublons.

 

Après avoir cliqué sur le bouton, un message indique à l’utilisateur le numéro de la note de débit qui vient d’être automatiquement créée. Si aucun type de document ‘note de débit’ n’est associé à la facture en cours de rapprochement, le message « Le type de document de la pièce ne possède pas de type de document Note de débit » avertira l’utilisateur qui devra alors renseigner correctement TA222 Type de document introduction.

Après avoir cliqué sur OK dans la fenêtre annonçant le numéro de la note de débit, la note de débit générée s’affiche automatiquement dans CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur. L’utilisateur peut, dans l’onglet ‘Lignes’ modifier à volonté les données, quantités et/ou montants, ajouter des motifs d’anomalie.

 

Dans notre exemple, la note de débit générée contiendra les lignes suivantes :

Il n’y a pas de ligne 4 car celle-ci ne contenait aucun écart, ni en quantité, ni en prix. Le détail de chaque ligne est alors modifiable à volonté dans les champs « quantités facturés » et « PU facturé ».

Dans notre exemple, ce détail sera le suivant :

Dans une note de débit, les quantités prévues et PU prévus sont ceux réellement facturés par le fournisseur (tableau (d)). Les quantités facturées sont les quantités en écart, c’est-à-dire faisant l’objet d’un avoir (=une note de débit). Le PU facturé est le PU auquel auraient dû être facturées les pièces.
‎Cela permettra, dans l’édition de la note de débit, de bien comprendre le détail du calcul.

 

Edition de la note de débit

L’édition des pièces peut se faire par la fonction CF015 Edition pièce fournisseur (voir plus loin).

Il est également possible d’éditer une note de débit directement à partir du CF001.

‎Pour cela, il suffit, dans l’entête de la pièce, de cliquer sur le bouton ‘imprimante’ en haut de l’écran. Si un filtre est paramétré dans JP017 Options d'environnement, il sera pris en compte, sinon, l’édition sera lancée avec les critères par défaut, pour la note de débit en cours.

 

Prise en compte des notes de débit

Une note de débit est un avoir. Elle sera donc prise en compte au même titre qu’un avoir dans toutes les diverses éditions ou fonctions de consultation (État d’accrochage, liste factures etc.)

 

Échéances

Si une facture a plusieurs échéances, la note de débit générée sera initialisée avec la première échéance de la facture.

 

Factoring

Cegid Orli sait traiter le factoring vis-à-vis des factures CLIENT

Par contre, vis-à-vis des factures FOURNISSEUR,
‎il n’y a pas de gestion du factoring dans Cegid Orli.
‎Quand on reçoit une facture fournisseur de marchandise qui doit être réglée à un organisme de factoring, on souhaite avoir en comptabilité la trace de cette facture sur le fournisseur de marchandise, mais régler l’organisme de factoring ; il faut donc :

• Enregistrer la facture sur le fournisseur de marchandise (avec solde auto.)
• Générer une écriture sur le compte de l’organisme de factoring.

   

  Cette gestion se fera donc exclusivement dans la comptabilité :

  • Enregistrer l’organisme de factoring en tant que Tiers Payeur dans la fiche du fournisseur de marchandise.
  • Activer la gestion des tiers payeurs en associant un journal TVA (tiers payeur achats)
  • Lors de l’intégration des factures fournisseur en comptabilité,
    ‎ il y aura alors une « OD » automatique qui :
    • Soldera le compte du fournisseur de marchandise (= fournisseur Cegid Orli)
    • Créditera le compte du factor (=Tiers Payeur)

‎ 

 

Saisie d’un taux de change

Deux champs « Saison taux de change » et « Taux de change » en en-tête de pièce, permettent d’afficher et/ou de saisir le taux de change, selon la saison sélectionnée.

Si le taux de change n’est pas renseigné, les fonctions nécessitant de restituer les valeurs en monnaie du site feront la conversion avec le taux de change du moment.

exemple : peut être utile si vous négociez avec plusieurs banques des contrats de couverture dont le taux de change est variable ; en effet, les factures d’achat Négoce sont le plus souvent payées juste avant le départ des marchandises d’Asie : ces factures sont toujours exprimées en USD.

 

Vous pouvez avoir négocié une couverture de 10000€ à un taux de 1.35 pour la banque A, et la même couverture mais à un taux de 1.34 pour la banque B. On pourra donc avoir, le même jour, une facture à régler sur le contrat de la banque A, à un taux de 1.35, et une autre sur la banque B, à un taux différent. Le choix du « contrat de couverture » que l’on utilise pour régler une facture dépend du niveau de trésorerie ce jour-là sur ce compte bancaire-là. Ou bien, dans le cas d’un CREDOC, la banque de règlement est imposée.

 

Principe de fonctionnement :

Un taux de change standard doit être déclaré dans TA100.

Il est conseillé de le déclarer de la façon suivante :

1 EURO = X <devise>

 

exemple :
au 01/09, 1 EURO = 1.3618 DOLLAR

Il n’est pas nécessaire de déclarer la contrepartie, à savoir 1 $ = x €

 

Dans CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur, si le fournisseur saisi en entête a une devise différente de la devise courante (exemple : dollar au lieu d’euro), le taux de change saisi dans TA100 Taux de change sera automatiquement affiché dans le champ ‘ taux de change’ se trouvant sous la monnaie.

‎ 

Deux principes de recherche du taux de change sont possibles :

 

1) Si l’option CF001W01/SAISON_OBL=0 (valeur par défaut) :

la saisie de la saison est alors obligatoire. Le taux de change affiché sera celui correspondant à la saison demandée. Si plusieurs taux de change sont renseignés dans TA100 avec la même saison, la date d’effet sera alors prise en compte et le taux de change sélectionné sera celui dont la date de facture fournisseur correspond à la date d’effet.

 

exemple :

Si la facture fournisseur est saisie pour la saison 18H en date du 15/06,
‎ c’est le taux de 1.3618 qui sera pris en compte.

Si la facture est saisie pour la saison 18H en date du 15/10,
‎ c’est le taux de 1.5678 qui sera pris en compte.

Si la facture fournisseur est saisie pour la saison 17H, comme aucun enregistrement n’existe pour cette saison, la fonction recherchera un enregistrement générique.

Dans notre exemple, il s’agit de la dernière ligne du tableau. Le taux de 1.321 sera alors pris en compte.

 

2) Si l’option CF001W01/SAISON_OBL=1 :

la saisie de la saison est facultative. Dès la saisie de la date de la pièce fournisseur, le taux de change correspondant est ramené.

La fonction recherche en priorité les enregistrements du TA100 Taux de change sans saison.
‎Dans notre exemple, pour une facture supérieure au 01/01, le taux de change ramené sera 1.321, même si la facture est du 01/07 (qui pourrait correspondre à l’enregistrement de la première ligne du tableau). Mais il est possible ensuite de saisir une saison, afin de ramener un autre taux de change.

Ce taux de change peut être modifié à volonté si l’on souhaite appliquer un taux de change différent pour la facture en cours de création. S’il est modifié, il ne sera appliqué que sur cette facture. Il s’agit d’un taux de change spécifique.

Si le champ ‘taux de change’ est remis à nul, le taux de change défini dans TA100 Taux de change sera pris en compte.

Si le fournisseur est dans la même devise que votre société, le champ ‘taux de change’ n’est pas accessible.

Dans tous les cas, si la pièce est en devise, la formule sera la suivante :

Montant devise / Taux = Montant site

‎

N.B. :
Lors de la génération automatique d’une pièce fournisseur par rapport à une autre, on ne mémorise pas le taux de change spécifique de la pièce d’origine sur la pièce générée. Ce taux de change doit rester une donnée spécifique saisie ponctuellement par l’utilisateur.

 

exemple :
une facture est saisie avec un taux de change spécifique à 1.35. Plus tard, on reçoit une facture annexe relative à cette facture. Le taux de change par défaut sera celui saisi dans TA100, et non 1.35. Si besoin, il sera bien sûr toujours possible de le modifier.

 

Dans les éditions suivantes, les factures seront alors exprimées dans la monnaie du fournisseur ET dans la monnaie du site établissant la facture, converti selon le taux de change saisi dans la facture.

• CF006 – Edition contrôle facture
• CF030 – Edition reçu non facturé matière
• CF031 – Edition reçu non facturé PF
• CF040 – Edition des accrochages matière
• CF041 – Edition des accrochages PF

 

Dans les fonctions de consultation suivants, il sera possible d’afficher les montants en devise,
‎en sélectionnant les critères « Montant en monnaie de présentation ».

• CF007 – Liste factures matière
• CF008 – Liste factures PF
• CF032 – Liste reçu non facturé matière
• CF033 – Liste reçu non facturé PF

 

Passerelle comptabilité : les montants envoyés en comptabilité via les passerelles sont exprimés selon le taux de change saisi.

N.B. :
seules les passerelles avec les comptabilités standard sont traitées :
‎ PAS_CPT_V1 / CPT_S5_S7 / PAS_CPT_V2 / SETEC.

 

PR431 : Calcul/édition PRI REEL PF

Les factures fournisseurs sont exprimées dans la monnaie du site, converties selon le taux de change saisi dans chaque facture.

‎ 

Consultations et Éditions

 

CF006 : Edition contrôle Facture

CF006W01
Edition des différents états de contrôle, sous différentes formes, avec Définition des possibilités d’accès des utilisateurs aux magasins matières

 

L’option EDITION permet de choisir la présentation des états.

Attention à positionner correctement le critère ‘Origine des documents’ selon que vous travaillez sur des factures matière, façon ou négoce.

 

CF015 : Edition pièce fournisseur

CF015W01
Cette fonction permet d’éditer les pièces fournisseur : facture, avoir, note de débit, note de crédit, facture annexe...

 

Il est possible d’éditer une facture manuelle sans ligne
‎ (Cas des factures libres échantillon, une facture de réparation de marchandises …).

 

Le critère ‘Détail prévu/facturé’ permet d’éditer ou non le détail, taille par taille, des quantités facturées, prévues, ainsi que l’écart pour chaque taille.

Pour une note de crédit, une facture annexe ou un avoir saisi manuellement, il ne sera pas judicieux d’éditer ce détail car il ne sera pas du tout significatif.

Pour une note de débit par contre, ce détail permet d’expliquer le montant de la note de débit,
‎car il contient les informations suivantes (par taille si PF) :

Qté facturée / Qté prévue / Qté écart / PU facturé / PU prévu / Montant en écart.

 

Si des motifs d’anomalie ont été saisis dans la note de débit, ils seront édités.

Il est également possible de router automatiquement les pièces sur le mail du fournisseur à l’aide du routage par entité.

‎ 

CF007 : Liste factures matières (consultation)

CF007W01
Cette fonction permet de consulter les lignes de facture fournisseur matière

 

Il faut tout d’abord saisir les critères de sélection puis en double-cliquant sur la ligne du numéro de pièce qui vous intéresse, vous avez accès à la facture.

Via les boutons de circularité, ‘Actions complémentaires’ et ‘Infos complémentaires’, vous avez également accès aux fonctions de consultation et de saisie/maintenance des pièces fournisseur.

 

 

CF008 : Liste factures produits finis (consultation)

CF008W01
Cette fonction permet de consulter les lignes de facture fournisseur PF

 

Il faut tout d’abord saisir les critères de sélection puis en double-cliquant sur la ligne du numéro de pièce qui vous intéresse, vous avez accès à la facture.

Via les boutons de circularité, ‘Actions complémentaires’ et ‘Infos complémentaires’, vous avez également accès aux fonctions de consultation et de saisie/maintenance des pièces fournisseur.

 

 

CF010 : Rapprochement automatique des pièces fournisseurs

CF010W01
µCette fonction permet de générer automatiquement des pièces.

 

Seules les pièces de type « facture » sont prises en compte par cette fonction.

La génération automatique d’une pièce sera possible que si aucune ligne n’a été affectée à la pièce concernée.

Lors du rapprochement automatique, toutes les lignes correspondant aux BL/Commandes présents en entête de pièce seront facturées (sous réserve qu’elles aient un reste à facturer).

Il est possible de gérer un écart toléré (écart pouvant être ventilé dans des comptes et sections analytiques particuliers) en saisissant le paramétrage dans TA474.

N.B. :
Lors de la génération automatique des pièces, seules les lignes pour lesquels les comptes et sections analytiques auront pu être attribués par la fonction seront intégrées aux différentes pièces créées.

A l’issue du traitement, une liste des pièces générées sera systématiquement éditée avec, pour chacune d’elle, un message précisant le statut final de la pièce (pièce générée sans écart, pièce générée avec écart etc…).

 

CF026 : Solde/Dé-solde ligne de BL Matière

CF026W01
Cette fonction permet le solde ou le dé-solde en facturation des lignes de commande matière ou de BL.

 

Cette action de "Solde" ou "Dé-solde" peut être effectuée de façon manuelle ou en masse.

La partie haute de l'écran sert à la restriction des lignes et la partie basse affiche le résultat.

Si le n° de BL est affiché, la fonction solde (ou dé-solde) des bons de réception.
‎S’il n’est pas affiché, la fonction solde ou dé-solde des commandes.

Le n° de BL est à ajouter par le bouton « Personnalisation des listes ».

Les lignes de BL ou commandes susceptibles d’être soldées ou dé-soldées sont automatiquement proposées par la fonction.

En cas de solde, les lignes de BL ramenées sont les lignes répondant aux conditions suivantes :

• La ligne de BL répond aux critères de sélection renseignés par l’utilisateur au niveau de l’onglet «Définition des critères de sélection »
• La ligne de BL n’est pas soldée en facturation.
• La ligne de BL est rattachée à une ligne de commande non soldée en facturation (car le solde en facturation des lignes de commande entraînera automatiquement le solde en facturation de toutes les lignes de BL la concernant).

  Après le solde, les lignes ne seront plus visibles dans CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur.

   

  En cas de Dé-solde, les lignes de BL ramenées sont les lignes répondant aux conditions suivantes :

• La ligne de BL répond aux critères de sélection renseignés par l’utilisateur au niveau de l’onglet «Définition des critères de sélection »
• La ligne de BL est soldée en facturation.

 

Après le dé-solde, les lignes sont à nouveau visibles dans CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur, à condition qu’il y ait du reste à facturer.

 

N.B. :
Le Dé-solde en facturation d’une ligne de BL entraîne automatiquement le Dé-solde en facturation de la ligne de commande concernée.

 

Les pièces manuelles ne sortent pas sur cet état.

‎ 

 

CF027 : Solde/Dé-solde ligne de BL PF

CF027W01
Cette fonction permet le solde ou le dé-solde en facturation des lignes d'OF ou de BL.

 

Cette action de "Solde" ou "Dé-solde" ne peut être effectuée que de façon manuelle.

La partie haute de l'écran sert à la restriction des lignes et la partie basse affiche le résultat.

 

Si le n° de BL est affiché, la fonction solde (ou dé-solde) des bons de réception.

S’il n’est pas affiché, le programme solde ou dé-solde des Commandes fournisseur PF.

Le n° de BL est à ajouter par le bouton « Personnalisation des listes ».

 

Les lignes de BL ou Commandes fournisseur PF susceptibles d’être soldées ou désoldées sont automatiquement proposées.

 

En cas de solde, les lignes de BL ramenées sont les lignes répondant aux conditions suivantes :

• La ligne de BL répond aux critères de sélection renseignés par l’utilisateur au niveau de l’onglet «Définition des critères de sélection »
• La ligne de BL n’est pas soldée en facturation.
• La ligne de BL est rattachée à une ligne d’OF non soldée en facturation (car le solde en facturation des lignes d’OF entraînera automatiquement le solde en facturation de toutes les lignes de BL la concernant).

  Après le solde, les lignes ne seront plus visibles dans CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur.

   

  En cas de Dé-solde, les lignes de BL ramenées sont les lignes répondant aux conditions suivantes :

• La ligne de BL répond aux critères de sélection renseignés par l’utilisateur au niveau de l’onglet «Définition des critères de sélection »
• La ligne de BL est soldée en facturation.

 

Après le dé-solde, les lignes sont à nouveau visibles dans CF001 Saisie/maint. pièce fournisseur, à condition qu’il y ait du reste à facturer.

 

N.B. :
Le Dé-solde en facturation d’une ligne de BL entraîne automatiquement le Dé-solde en facturation de la ligne de la Commande fournisseur PF concernée.

Les pièces manuelles ne sortent pas sur cet état.

 

 

AS135 : Solde/Désolde des lignes de commande fournisseur PF
‎ / Bon de livraison

AS135W01
Cette fonction permet d'effectuer le solde ou le désolde en facturation d’une commande fournisseur PF et/ou d'un BL.

 

Le solde va permettre de mettre à jour le flag de facturation et la date de solde en facturation.
‎Le désolde va permettre de vider le flag de facturation et la date de solde en facturation.

 

• Critères fonctionnels

• Type de mise à jour : Pour choisir entre le traitement de solde ou de désolde
• Niveau de la mise à jour : Pour choisir l'entité à mettre à jour : la commande fournisseur PF, le BL ou les deux
• Date de solde en facturation : Date à mettre à jour pour le solde. Si elle n'est pas renseignée, on met la date du jour

 

• Contrôles

• le solde en facturation est possible seulement si le solde en réception est déjà réalisé
• le solde en facturation consiste à mettre à 'X' l'indicateur de solde en facturation et la date de solde en facturation.

• Le désolde en facturation consiste à mettre à vide l'indicateur de solde en facturation et la date de solde en facturation.

‎

CF030 : Edition reçu facturé/non facturé Matière

CF030W01
Cette fonction édite les réceptions de matières en provenance d’un fournisseur donné, avec sélection possible d’une période de réception ainsi que des réceptions facturées ou/et non facturées.

 

Cette fonction permet à l’utilisateur d’éditer au choix :

• Un état récapitulatif des réceptions entre deux dates données (que ces réceptions aient été facturées ou non)
• L’état du reçu non facturé entre deux dates données
• Un état du reçu facturé entre deux dates données

 

Le choix entre les différents états est offert à l’utilisateur par le biais de critères d’édition.

Le critère « Niveau d’édition demandé » permet de choisir si l’état sera au niveau commande matière ou BL. Le critère « Travail sur reçu réel / validé » permet de choisir si les quantités en cours de CQ seront prises en compte ou non lors de l’affichage des quantités reçues non facturées.

Les pièces manuelles ne sortent pas sur cet état.

 

Pour permettre à l’utilisateur de renseigner la date de base qu’il souhaite utiliser lors du calcul des taux de change, il faut utiliser le critère fonctionnel « Base pour taux de change ».

Valeurs possibles :

• 0 ou NULL : Date de l’OF/Commande
• 1 : Date du jour
• 2 : Date de réception

 

 

CF031 : Édition reçu non facturé PF

CF031W01
Cette fonction édite les réceptions de produits finis en provenance d’un fournisseur donné, avec sélection possible d’une période de réception ainsi que des réceptions facturées ou/et non facturées

 

Cette fonction permet à l’utilisateur d’éditer au choix :

• Un état récapitulatif des réceptions entre deux dates données (que ces réceptions aient été
  ‎facturées ou non)
• L’état du reçu non facturé entre deux dates données
• Un état du reçu facturé entre deux dates données

 

Le choix entre les différents états est offert à l’utilisateur par le biais de critères d’édition.

 

Le critère « Niveau d’édition demandé » permet de choisir si l’état est au niveau Commandes fournisseur PF ou BL.

Le critère « No de réception » et « No BL » fonctionnent de la même façon.

Si l’état a été demandé au niveau Commandes fournisseur PF, toutes les lignes de commandes qui ont été rattachées au bon de réception saisie en critère s’éditeront. De la même façon, si l’état a été demandé au niveau BL, on aura toutes les associations « ligne de commande/BL » qui ont été rattachées au bon de réception saisie en critère.

 

La coche ‘Soldé en fac.’ permet d’identifier les lignes de Commande frs PF réceptionnées et soldées en facturation. Le critère libre ‘Ligne commande frs PF facturée’ permet de filtrer et d’obtenir uniquement les quantités réceptionnées et soldées en facturation par AS135 (Solde/Désolde Ligne d'OF/BL PF).

‎

Pour permettre à l’utilisateur de renseigner la date de base qu’il souhaite utiliser lors du calcul des taux de change, il faut utiliser le critère fonctionnel « Base pour taux de change ».

Valeurs possibles :

• 0 ou NULL : Date de l’OF/Commande
• 1 : Date du jour
• 2 : Date de réception

Lors de la recherche de la date de base pour les taux de change si le critère est égal à 2, on procède comme suit :

• Si CF033 (CF031) a été demandé au niveau BL,
  ‎on prend en priorité la date du BL fournisseur et, si cette donnée n’a pas été renseignée, on récupère la date maximale de réception
• Si CF033 (CF031) a été demandé au niveau OF,
  ‎on prend la date maximale de réception

  N.B. : Le but du contrôle facture est de rapprocher les réceptions avec les factures.

   

  Pour identifier :

• Le « reçu non rapproché » :

  But : valoriser le stock reçu quand la facture n’est pas encore reçue (dans ce cas, la ligne soldée n’est pas affichée).

  Utile pour les kick-off comptable.

   

• Le « reçu rapproché » :

But : Savoir toutes les factures rapprochées aux réceptions

 

Dans l’onglet ‘Libres’, le critère sélectif ‘Ligne cde four PF soldée fact’ permet de filtrer en édition les lignes soldées -ou non- du reçu non facturé pour avoir une trace d’une réception soldée sans facture (= réception rapprochée avec facture à zéro). Sur l’édition, une coche permet d’identifier les lignes soldées.

‎ 

Pour obtenir cet état :

Circuit de fabrication avec au moins une phase facturable rattachée au fournisseur.

• Option :

  pour la fonction SP001W01/GEST_NUM_RECE=2

   

• Paramètre de JP014 :

COMPTA=1 (Gestion des Ventilations Comptables pour les achats (en ctrl factures))

GEST_CPT_FAC=2 (Gestion Comptable Standard (Prise en compte des comptes et sections définis dans TA371 basée sur la table FAC_FOU_CRIT_VENT))

CF_MOD_CALC_RAF=1

1) Cas d'une Facture sur Commandes fournisseur PF

Le RAF est calculé à partir des quantités réceptionnées quelles que soit la phase facturée (Qtés réceptionnées - Qtés facturées pour l'association "Ligne d'OF/Phase")

2) Cas d'une facture sur BL
-> Idem CF_MOD_CALC_RAF=0

3) Cas d'un Avoir sur Commandes fournisseur PF
-> Idem CF_MOD_CALC_RAF=0

4) Cas d'un avoir sur RETOUR sur commande
-> Idem CF_MOD_CALC_RAF=0

5) Cas d'un avoir sur facture
-> Idem CF_MOD_CALC_RAF=0

 

Le critère « Travail sur reçu réel / validé » permet de choisir si les quantités en cours de CQ seront prises en compte ou non lors de l’affichage des quantités reçues non facturées.

 

Les pièces manuelles ne sortent pas sur cet état.

 

 

CF032 : Liste reçu non facturé matière

CF032W01
‎Cette fonction permet de consulter les en-cours de facturation fournisseurs par BL ou Commandes

 

Choix par BL ou commande selon l’existence ou non du critère n° BL (à ajouter par le bouton « Personnalisation des listes »).

Le fonctionnement est le même que pour toutes les consultations faites sous cette forme :

Dans les différents onglets, vous devez sélectionner vos critères de sélection.

Le critère ‘Date de base de facturation’ permet de choisir entre les dates de réception, ou dates de pièce ou dates de transfert en comptabilité.

Le critère ‘type de consultation demandé’ permet d’orienter votre recherche en choisissant les réceptions facturées, ou non facturées, ou les deux.

 

Après saisie des critères et apparition de la liste, un double-clic ouvre une fenêtre affichant les données principales de la ligne (même résultat via le bouton ‘Actions complémentaires’). Le bouton « Pièces fournisseur » affiche la liste des pièces concernées par la ligne de BL ou de commande consultée avec les données de l’entête (coches anomalies, type document, dates, montants etc…)

Les pièces manuelles ne sortent pas sur cet état.

 

Quantités affichées :

En plus des quantités (et montants) reçues, facturées et reçues non facturées, il est désormais possible d’afficher les données suivantes (en quantités et en montant) :

• Reçu réel (sans prise en compte des paramètres)
• Reçu non facturé réel (sans prise en compte des paramètres)
• Validé
• CQ
• Validé non facturé

 

La quantité reçue correspond, selon la valeur du paramètre CF_MAT_REC_VAL, à la quantité réceptionnée (avec prise en compte des quantités en CQ) ou validée (sans prise en compte des quantités en CQ)

Les zones « Qté totale RNF », « montant total reçu » et « montant total RNF » sont toutes calculées à partir de la zone « qté totale reçue ».

‎

Pour permettre à l’utilisateur de renseigner la date de base qu’il souhaite utiliser lors du calcul des taux de change, il faut utiliser le critère « Base pour taux de change ».

Valeurs possibles :

• 0 ou NULL : Date de l’OF/Commande
• 1 : Date du jour
• 2 : Date de réception

 

CF033 : Liste reçu non facturé PF

CF033W01
Cette fonction permet de consulter les en-cours de facturation fournisseurs par BL ou Commandes fournisseur PF

 

Choix par BL ou Commandes fournisseur PF selon l’existence ou non du critère n° BL (à ajouter par le bouton « Paramétrer la liste »).

Le fonctionnement est le même que pour toutes les consultations faites sous cette forme :

Dans les différents onglets, vous devez sélectionner vos critères de sélection.

Le critère ‘Date de base de facturation’ permet de choisir entre les dates de réception, ou dates de pièce ou dates de transfert en comptabilité.

Le critère ‘type de consultation demandé’ permet d’orienter votre recherche en choisissant les réceptions facturées, ou non facturées, ou les deux.

 

Après saisie des critères et apparition de la liste, un double-clic ouvre une fenêtre affichant les données principales de la ligne (même résultat via le bouton ‘Actions complémentaires’). Le bouton « Pièces fournisseur » affiche la liste des pièces concernées par la ligne de BL ou d’OF consultée avec les données de l’entête (coches anomalies, type document, dates, montants etc…)

Les pièces manuelles ne sortent pas sur cet état.

 

 

Quantités affichées :

En plus des quantités (et montants) reçues, facturées et reçues non facturées, il est désormais possible d’afficher les données suivantes (en quantités et en montant) :

• • Reçu réel (sans prise en compte des paramètres)
  • Reçu non facturé réel (sans prise en compte des paramètres)
  • Validé
  • CQ
  • Validé non facturé

 

La quantité reçue correspond, selon la valeur du paramètre CF_QTE_REC_VAL, à la quantité réceptionnée (avec prise en compte des quantités en CQ) ou validée (sans prise en compte des quantités en CQ)

Les zones « Qté totale RNF », « montant total reçu » et « montant total RNF » sont toutes calculées à partir de la zone « qté totale reçue ».

 

Remarque :

Au niveau du « No de réception » :

Le critère « N° de réception » permet :

• Si le No de BL n’est pas affiché dans la présentation, toutes les lignes de commandes qui ont été rattachées au bon de réception saisie en critère s’affichent.
• Si le No de BL est affiché dans la présentation, toutes les associations « ligne de commande/BL» qui ont été rattachées au bon de réception saisie en critère s’affichent.

 

La colonne « No de réception » permet :

• Si le « N° de réception » est affiché dans la présentation demandée par l’utilisateur : toutes les zones de type « Quantité » ou « Montant » (Quantité reçue, facturée, reçue non facturée etc…) seront calculées pour l’association « Bon de réception/BL/Ligne de commande ».
• Si le « N° de réception » n’est pas affiché dans la présentation demandée par l’utilisateur : toutes les zones de type « Quantité » ou « Montant » (Quantité reçue, facturée, reçue non facturée etc…) seront calculées pour l’association « BL/Ligne de commande ».

 

Pour permettre à l’utilisateur de renseigner la date de base qu’il souhaite utiliser lors du calcul des taux de change, il faut utiliser le critère « Base pour taux de change ».

Valeurs possibles :

• 0 ou NULL : Date de l’OF/Commande
• 1 : Date du jour
• 2 : Date de réception

 

 

CF034 : Edition RETOUR sans avoir Matière

CF034W01
Cette fonction permet d’éditer une liste des retours matières sur commande (sans avoir)

 

Cette fonction permet d’éditer une liste des retours matières sans avoir, mais sur commande.

Vous pourrez ainsi visualiser, par ligne de commande, la quantité de matières retournée au fournisseur non couverte par des avoirs.

 

Un critère de « Tri principal » vous permet de trier les retours par :

• Fournisseur
• Fournisseur/Saison d’approvisionnement
• Type matière/Famille matière/Fournisseur/Saison d’approvisionnement

 

Le critère « Niveau d’édition demandé » permet d’éditer

• Soit les retours sans avoir groupés par commande (valeur 0)
• Soit les retours sans avoir (valeur 1)

 

On a donc 2 autres tris possibles, selon le niveau d’édition demandé :

• Un tri détail pour édition par commande avec 3 tris possibles:
  • Commande/Composant
  • Composant/Commande
  • Informations comptables/Commande/Composant
• Un tri détail pour édition par retour avec 6 tris possibles :
  • RETOUR/Commande/Composant
  • Commande/RETOUR/Composant
  • Composant/RETOUR/Commande
  • Composant/Commande/RETOUR
  • Informations comptables/RETOUR/Commande/Composant
  • Informations comptables/Commande/RETOUR/Composant

 

Les pièces manuelles ne sortent pas sur cet état.

‎ 

CF035 : Edition RETOUR sans avoir PF

CF035W01
Cette fonction permet d’éditer une liste des retours PF sur commande (sans avoir)

 

Vous pourrez ainsi visualiser, par ligne de commande, la quantité de Produits Finis retournée au fournisseur non couverte par des avoirs.

Un critère de « Tri principal » vous permet de trier les retours par :

• Fournisseur
• Fournisseur/Atelier
• Circuit/Fournisseur
• Circuit/Fournisseur/Atelier
• Catégorie d’article/Fournisseur
• Catégorie d’article/Fournisseur/Atelier

 

Le critère « Niveau d’édition demandé » permet d’éditer

• Soit les retours sans avoir par commande PF (valeur 0)
• Soit les retours sans avoir (valeur 1)

 

On a donc 2 autres tris possibles, selon le niveau d’édition demandé :

• Un tri détail pour édition par commande PF avec 6 tris possibles:
  • OF/Commande client/Produit
  • Commande client/OF/Produit
  • Produit/OF/Commande client
  • Produit/Commande client/OF
  • Informations comptables/OF/Commande client/Produit
  • Informations comptables/Commande client/OF/Produit
• Un tri détail pour édition par RETOUR avec 12 tris possibles :
  • RETOUR/OF/Produit
  • Informations comptables/OF/RETOUR/Produit
  • Informations comptables/ Commande client/ RETOUR/OF/Produit
  • Informations comptables/ Commande client/ Commandes fournisseur PF/ RETOUR/Produit
  • OF/RETOUR/Produit
  • Commande client/RETOUR/OF/Produit
  • Commande client/OF/RETOUR/Produit
  • Produit/RETOUR/OF
  • Produit/OF/RETOUR
  • Produit/Commande client/RETOUR/OF
  • Produit/Commande client/OF/RETOUR
  • Informations comptables/RETOUR/OF/Produit

Le critère « Type de fabr. Des cdes four PF » permet de choisir de traiter :

• Tous les Commandes fournisseur PF (négoces et non négoces)
• Seulement les Commandes fournisseur PF négoces
• Seulement les Commandes fournisseur PF non négoces

Les pièces manuelles ne sortent pas sur cet état.

 

 

Astuce valable pour CF034 Edition retour sans avoir matière
‎et CF035 Edition retour sans avoir PF

Pour les retours sans avoir, il n'existe pas de fonction pour les solder pour ne pas les rapprocher avec les avoirs, comme cela peut exister avec les BL/Factures.

Dans le cas des retours fournisseurs et des avoirs, on utilise un état CF034 Edition retour sans avoir matière / CF035 Edition retour sans avoir PF, mais il n’existe pas d’action pour dire que le RETOUR restera sans avoir et le solder (Exemple : cas d’un retour fournisseur mais l'Avoir s'est fait en mode manuel).

Ces avoirs faussent les états d'édition des retours sans avoir.

Une astuce consiste à écarter dans ces états les retours correspondant, en utilisant l’opérateur
‎ " n'est pas dans ".

 

 

CF040 : Edition des accrochages matière

CF040W01
Cette fonction permet de faire un rapprochement entre les commandes fournisseur Matière et les pièces qui leur sont rattachées

Les pièces manuelles ne sortent pas sur cet état.

 

CF041 : Edition des accrochages PF

CF041W01
Cette fonction permet de faire un rapprochement entre les commandes fournisseur PF et les pièces qui leur sont rattachées

Les pièces manuelles ne sortent pas sur cet état.
‎

 

Mémo