(Consignment Order management)
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Lorsqu’une société envoie des produits en ‘dépôt’ chez des clients (généralement ses boutiques), elle considère ceux-ci comme des lieux de stockage.
Les produits ne sont donc pas facturés à l’envoi, mais seulement au moment où les boutiques réalisent les ventes.
Par contre, les produits sont envoyés avec indication d’une date limite de vente (ou date de fin de dépôt), date au-delà de laquelle, la société-mère s’autorise le droit de facturer à ses boutiques les produits envoyés et non vendus.
Ce module permet donc de réaliser ces différentes opérations.
L’utilisation optimale de ce module est réalisée en l’associant à Cegid Retail Y2, outil de distribution permettant une gestion dynamique des stocks boutiques ; sans Cegid Retail Y2, il faut alors saisir manuellement les ventes dans la fonction de saisie des factures.
Ce module s’attache d’ailleurs plus à la partie facturation des dépôts qu’à la gestion réelle des stocks boutiques gérée plus en détail par Cegid Retail Y2.
N.B. :
Une facture conditionnelle n’est JAMAIS transmise à la Comptabilité.
UTILISATION (en parallèle avec les différentes phases d’une gestion de dépôt)
Au préalable, chaque client conditionnel doit être coché ‘conditionnel’, et doit être associé à un magasin produit finis particulier.
- Déclenchement de l’appro. des boutiques par le site, ou par les boutiques elles-mêmes.
Saisie d’une commande conditionnelle pour le client boutique, avec indication de la date de fin de dépôt prévue.
- Expédition des produits commandés.
L’affectation, préparation, livraison se déroule comme pour une commande normale.
Émission d’une facture conditionnelle pour la commande concernée, soit par la chaîne standard des livraisons / expédition, soit par la saisie manuelle des factures.
(Les produits concernés sont diminués du stock global, et augmentent le stock de la boutique)
- Ventes des produits en boutique ou passer directement au point 5.
Enregistrement au niveau de Cegid Retail Y2.
- Envoi quotidien des ventes par Cegid Retail Y2 vers le site.
Envoi effectué via un fichier séquentiel mis à la disposition de Cegid Orli.
- Facturation ferme des ventes par le site.
Création d’une facture ferme, soit en automatique par rapport aux remontées des ventes, soit par la saisie manuelle d’une facture ferme et génération automatique de l’avoir conditionnel correspondant (Ce dernier afin d’équilibrer les statistiques).
(Les produits concernés sont uniquement diminués du stock client).
- Retour possible de produits défectueux vers le site.
Création d’un avoir conditionnel pour le client boutique concerné.
(Si les produits ne doivent pas être remis à jour dans le stock global, il convient de renseigner le magasin client comme magasin à mettre à jour pour que seul soit diminué le stock boutique).
- Edition et facturation automatique des produits arrivés à échéance des dates de fin de dépôt prévues dans les commandes initiales.
Initialisation des données de base
Il est nécessaire au préalable, d’initialiser certaines données :
TA180 : GESTION DES TYPES DE DOCUMENTS
Création de 2 types particuliers pour les factures et avoirs
- Conditionnels : Nature du document = 03
- Fermes : Nature du document = 07
Cocher tous les clients pour lesquels on veut gérer une gestion de stock dépôt (‘Coche conditionnelle’ onglet ‘Classification’).
Création d’un magasin PF particulier pour chaque client conditionnel.
CL045 : Association client à un magasin PF
L’associer au client (visible dans TA034 onglet « Adresse magasin PF »).
Appel de chaque client conditionnel, imputation du code magasin produits finis qui lui est associé et saisie des différents codes type de documents qui peuvent être utilisés pour ce client. Ne pas oublier les codes types de documents habituels (facturation automatique sur BL…).
N.B. :
la coche ‘Transf.’ est utiliser uniquement dans le cas des transferts de stock
(Détail du fonctionnement dans la documentation dédiée)
èElle interdit l’accès à la saisie de Type de document.
La saisie des commandes conditionnelles permet d’initialiser les demandes d’approvisionnement de chaque client dépôt.
La date de fin de dépôt prévue est facultative mais doit être saisie si l’on veut utiliser l’état et la génération des restes à facturer.
Il est possible de prévoir des commandes conditionnelles pour tout client conditionnel ou non.
De plus, le paramètre général GEST_PART_COND permet de modifier le fonctionnement de la saisie de la coche conditionnelle, pour les clients conditionnels .
La saisie de la facture sur commande conditionnelle déclenche entre autres la mise à jour des stocks produit finis (Augmentation du stock client et diminution du stock global). La facture peut être générée soit par la chaîne standard des livraisons, soit par la création manuelle des factures conditionnelles sur les commandes conditionnelles.
Le stock client est diminué au fur et à mesure des remontées de ventes boutiques.
L’intégration consiste à « récupérer » le fichier séquentiel contenant les ventes générées par Cegid Retail Y2 et à transférer ces informations dans des tables réceptacles puis dans les tables définitives Cegid Orli.
XC20B INTÉGRATION FICHIER SÉQUENTIEL
permet de réceptionner le fichier des ventes par saisie à l’écran :
- du code provenance : FACTURE
- du code origine : VTE
Il lance ensuite la procédure de contrôle de validité des données reçues (contrôle XC251) et enchaîne les opérations d’édition de la trace du traitement et des mises à jour dans les tables Cegid Orli.
FA051 : Maintenance intégration des factures
FA051W01
Cette fonction permet de corriger certains rejets suite à l’intégration des données
Pour réintégrer les factures rejetées, il faut d’abord visualiser l’ensemble des anomalies pour les corriger :
Maintenance des entêtes de facture
Cette page permet de visualiser l’entête de la facture à traiter.
Il faut cocher la zone ANO pour accéder aux anomalies en entête de facture.
Consultation des lignes de facture
Cette page permet de visualiser les lignes de la facture à traiter.
Il faut cocher la zone ANO pour accéder aux anomalies de la ligne. On peut aussi consulter les quantités et les prix de vente de la ligne en mettant à X la coche INFOS. Les prix spéciaux et les remises ne sont pas gérés.
Pied de Facture
FA052 : Reprise intégration des factures
FA052W01
Cette fonction permet de reprendre l’intégration des factures en fonction du code provenance et du code origine, après correction des anomalies
L’utilisateur peut soit valider en global l’ensemble des bons (cochage de la zone Validation Globale) soit valider individuellement les différentes factures.
Une fois la validation faite, la fonction relance tous les contrôles d’intégration des factures.
Il est également possible de ne pas générer les factures dans l’intégration automatique, mais de les mettre ‘en attente’ via un des critères prévus au lancement de l’intégration. Dans ce cas, elles seront générées par FA052. On peut utiliser cette option dans le cas où l’on veut lancer la facturation des boutiques périodiquement et non pas quotidiennement.
- Dans le cas d’un traitement manuel sans utilisation de Cegid Retail Y2, les factures fermes doivent être saisies manuellement. Dans ce cas, les lignes de factures sont pré générées avec le stock résiduel du magasin concerné. Il suffit de cocher et valider les quantités. Dans ce cas, un avoir conditionnel sera également généré automatiquement (sans mise à jour de stock) pour les mêmes quantités afin de diminuer les quantités expédiées conditionnelles au niveau statistique.
- La gestion automatique des retours n’étant pas prévue dans ce module, il faut saisir un avoir conditionnel (soit un avoir saisi par FA002, soit un avoir généré par un PAS-FAC classique).
Le stock global article est alors augmenté, le stock client diminué. Si les produits ne doivent pas remettre à jour le stock global, il faut penser à imputer le magasin du client comme magasin à mettre à jour (dans la 2ème page de la saisie des factures et avoirs) de sorte à diminuer uniquement le stock du client.
Ces outils permettent de déterminer les ‘retards de vente’, c’est à dire, ce qu’il reste en dépôt et qui aurait dû être facturé par rapport aux dates limites prévues. Le calcul du reste à facturer est le même dans l’état et dans la fonction de facturation automatique.
On calcule ce reste à une date, en prenant en compte le stock résiduel du client, auquel on diminue les quantités des commandes expédiées dont la date de fin de dépôt est supérieure à la date saisie, c’est à dire toutes les commandes non encore échues.
La valorisation du reste dans l’édition (FA056) est réalisée par rapport aux tarifs réel des lignes de commandes expédiées dans l’ordre descendant des dates de fin de dépôt.
Dans le cas où l’on change le magasin d’un client (dans CL045), il faut penser à basculer le stock de l’ancien magasin sur le nouveau.
Dans le cas d’un transfert de marchandises d’un dépôt A vers un dépôt B, la procédure suivante doit être respectée, afin de mettre à jour les tables nécessaires au bon fonctionnement du module :
- Saisie d’un avoir conditionnel sur le dépôt A pour les quantités transférées
- Saisie d’une facture conditionnelle sur le dépôt B pour les mêmes quantités.
Il est important de ne surtout pas utiliser la saisie des mouvements manuels de stocks (SP005).
FA056 : Reste à facturer fin de dépôt
FA056W01
Cette fonction permet d'éditer pour une liste de clients donnés et donc des magasins qui leur sont associés, la liste des produits par taille restant à facturer à une date donnée
Cela concerne tous les produits envoyés en dépôt et non vendus aux dates limites de fin de dépôt prévues sur les commandes initiales. L'état est trié par magasin / produit.
On considère que le stock physique d'un magasin client correspond au reste à facturer global au jour le jour.
Pour calculer le reste à facturer à une date donnée et en considérant que les ventes sont effectuées dans l'ordre des dates de fin de dépôt des commandes, on prend en compte le stock physique auquel on diminue les quantités des commandes expédiées dont la date de fin de dépôt n'est pas encore atteinte par rapport à la date butoir saisie.
La valorisation de ce reste est réalisée sur les tarifs clients, on prend en compte TA301 ou les prix de vente. Pour la valorisation, la saisie des critères division commerciale, saison, nature et type de commande sont obligatoires. Ces critères sont seulement pris en compte pour la valorisation.
FA057 : Facturation auto cdes fin de dépôt
FA057W01
Cette fonction permet de facturer pour une liste de magasins donnés, les produits restant à facturer à une date donnée
Cela concerne tous les produits envoyés à un magasin et non vendus aux dates limites de fin de dépôt prévues sur les commandes initiales.
La fonction crée une facture par magasin et trace toutes les factures générées.
On considère que le stock physique d'un magasin client correspond au reste à facturer global au jour le jour.
Pour calculer le reste à facturer à une date donnée et en considérant que les ventes sont effectuées dans l'ordre des dates de fin de dépôt des commandes, on prend en compte le stock physique auquel on diminue les quantités des commandes expédiées dont la date de fin de dépôt n'est pas encore atteinte par rapport à la date butoir saisie.
La valorisation de ce reste est réalisée en prenant en compte TA301 ;
si celui-ci ne contient aucun enregistrement, prise en compte des prix de vente (PR022).