Clients

 

 

Contenu dans cette page

Les fonctions de gestion

La fonction de gestion des clients

Les représentants

Les secrétaires commerciales

Les transporteurs et tarifs transporteurs

Principes

 

Structuration des clients

 

La fiche CLIENT et ses satellites

 

 

Les différentes fonctions

 

 

Les paramètres

TA078 : État possible d’une entité

TA078W01
Définir les différents états de validité des entités principales.

 

Cette notion de CODE ETAT permet de gérer différents « niveaux » de validité pour une entité donnée.

Le principe consiste à rendre utilisable ou non l’entité en fonction de la valeur de son code état.

3 types de codes ETAT existent :

• ACTIF :
  Il correspond à une entité utilisable de façon normale dans Cegid Orli
• SUSPENDU :
  Il correspond à une entité dont l’utilisation est suspendue temporairement (entité conservée en fichier)
• A ANNULER :
  Il correspond à une entité qui sera détruite des fichiers lors des procédures de purges des données.

 

4 valeurs de code ETAT sont traitées en dur dans le progiciel :

• 0 = ACTIF
• 1 = SUSPENDU
• 8 = EN-COURS DE CREATION
• 9 = A ANNULER

   

  Ces valeurs sont fixées et indestructibles, mais d’autres peuvent être rajoutés entre les valeurs 2 et 7.

  Les valeurs entre 2 et 7 sont libres et peuvent ainsi permettre de donner des causes de suspension si cela est nécessaire.

  Les valeurs de 1 à 8 sont interprétées comme des types SUSPENDU.

  La valeur 8 ne permet donc pas l'utilisation de l'entité dans Cegid Orli ; elle permet seulement de valider la création partielle de l'entité par sa fonction de gestion associée, avec certaines données rendues facultatives, en attente de leurs valeurs pour pouvoir passer l'entité en état 0.

  La notion de CODE ETAT état est utilisée au niveau des entités de base du progiciel pour permettre aux utilisateurs de gérer différents statuts de ces entités.

  Les entités de base utilisant cette notion sont :

• les articles

• les clients

• les fournisseurs

• les matières

 

N.B. :
généralement, seules les entités en état ACTIF sont prises en compte et peuvent être utilisées.

Dans certains cas particuliers correspondant à des besoins réels, le progiciel ne tient pas compte du code ETAT. C’est le cas notamment dans les NOMENCLATURE COLLECTION, où il est possible de travailler sur un article quel que soit son code ETAT. Dans ce cas précis, l'article peut être en cours d'étude donc non encore ACTIF.

Une des principales utilités de ces codes ETAT se situe justement au moment de la période d'étude et de création de la COLLECTION (articles qui seront vendus dans la saison suivante) pour pouvoir ne saisir que les informations connues au niveau des ARTICLES et MATIERES en-cours d'étude.

En effet, une des fonctionnalités des codes ETATS autre qu’ACTIF est de permettre de saisir des entités incomplètes dont des zones obligatoires ne sont pas remplies. Lors du passage l'entité en ETAT ACTIF, un contrôle vérifiera alors que toutes les données obligatoires sont bien remplies.

 

TA021 : Sigles

TA021W01
Définir les sigles qui apparaîtront sur la fiche CLIENT et FOURNISSEUR ainsi que dans les adresses des documents envoyés

 

Gestion des Sigles qui apparaîtront sur la fiche CLIENT et FOURNISSEURS ainsi que dans les adresses des documents à envoyer
(exemple : bon de livraison, confirmation de commande, facturation…)

 

Cette notion permet de ne pas intégrer le sigle à la raison sociale et, de ce fait, de faciliter la recherche par celle-ci.

La Mention postale permet de renseigner la notion à afficher lors de l'édition d'une adresse qui contient ce sigle.

 

exemple :

 

La mention postale est facultative. A défaut, le code sigle sera pris en compte dans l’adresse.

‎ 

 

TA019 : Pays

TA019W01
Définir les différents pays utilisés et renseigner les paramètres de fonctionnement variables au pays (informations légales, correspondances diverses, format d’adresse…)

 

Cette fonction permet de définir les différents codes pays qui seront utilisés.

 

Onglet principal :

• Le code qui servira d’identifiant
• Le libellé
• Le groupe culturel
• La monnaie par défaut
• Le code origine : zone facultative permettant si elle est saisie de proposer par défaut le code origine lors de la création d’un client.
• La coche d’appartenance U.E : Les factures destinées à un pays U.E. comporteront les numéros de TVA de l'exportateur et de l'acquéreur et figureront sur la D.E.B (Déclaration d'Échanges de Biens U.E.).

   

  4 sous-onglets :

  Onglet  Généralités :

• Le profil de facturation par défaut.
  Ce code profil est utilisé au niveau de la facturation client et n’est d’aucune utilité pour la partie fournisseur. Il est facultatif car il peut être modifié à chaque fiche client. Il s’agit donc ici de la valeur par défaut pour tous les clients du pays.

   

• Le mode de saisie du RIB
  Cette notion permet de définir le mode de saisie du RIB pour toute entité (client, fournisseur) associée à ce pays dans Cegid Orli et pour laquelle il est utile de saisir un RIB (ou équivalent)
  Ce mode de saisie permettra de guider et de contrôler la saisie.
  Les valeurs possibles sont :
  • Vide : RIB (valeur par défaut)

Le contrôle de validité du RIB est quant à lui effectué uniquement lorsque le paramètre général CLE_RIB_CLI=0 et le pays du client correspond à la valeur renseignée dans le paramètre général PAYS_SITE.

De même, lorsque le pays du client correspond au pays du site et qu'au moins une zone du RIB est renseignée, la totalité du RIB doit obligatoirement être saisie.

 

•  .
  • 1 : CCC

La saisie du RIB s'effectue selon la norme espagnole du CCC.

N.B. :
pour un passage à 1 de cette valeur, il faut au préalable s'assurer qu'aucun RIB n'a encore été renseigné pour les clients (fiche principale et informations variables) et fournisseurs. Si tel est le cas prévenir Cegid Customer Care afin de réaliser un traitement de mise à jour des RIB actuels en CCC espagnols.

 

Le but étant ensuite :

• de saisir un CCC dans les zones correspondantes ; visuellement les zones de saisies s'adaptent pour une saisie de CCC
• d'effectuer un contrôle de validité du CCC
• de restituer des CCC intègres dans les éditions

• .
  • 2 : Autre norme bancaire
    La saisie du RIB n'est pas obligatoire et le BBAN pourra être saisi directement pour répondre aux autres normes bancaires internationales en vigueur.

 

Dans la mesure où la saisie du RIB, du CCC ou du BBAN entraîne la génération de l'IBAN, il est intéressant de renseigner dès à présent le code ISO (2 caractères alphanumériques) pour le pays (nécessaire pour la génération de l'IBAN) et la longueur de l'IBAN pour le pays (nécessaire pour le contrôle de la longueur de l'IBAN).

 

• Longueur de l’IBAN :

  Cette longueur est fixe par pays selon la norme ISO 13616.

  Sa saisie est facultative, son indication permet en saisie d'IBAN (fiche client, fournisseur, commande...) de contrôler selon le pays que le nombre de caractères saisi est cohérent avec la longueur définie ici. Ceci permet d'éviter les erreurs au moment de la facturation.

  Si la longueur IBAN est saisie, la saisie du Code Pays ISO (2 alphas) est obligatoire.

   

• N° de TVA obligatoire et Longueur N° de TVA

  Le N° de TVA étant obligatoire pour les échanges intra-communautaires cette coche sera renseignée par défaut en création dans le cas où le pays appartient à l’U.E.

   

• N° de SIRET obligatoire
  Ces coches remplacent les options de CL001W/TEST_SIRET et CL001W/TEST_TVA.

   

• Les codes normalisation pays ISO 3166-1 (facultatifs) :
  Utilisés principalement pour le formatage de certains codes-barres (GS1-128), il est possible de renseigner :
  • Code Pays ISO / 2 alpha :
  • lien entre le code du pays courant et la norme ISO 3166-1 alpha-2 (2 caractères alphabétiques), utilisée notamment par le module expédition / code barre (codification de la structure du code barre en EAN128 avec la norme G.T.F.), et pour construire l'IBAN comme expliqué précédemment.
  • Code Pays ISO / 3 numériques :
    lien entre le code du pays courant et la norme ISO 3166-1 numeric (3 caractères numériques).
  • Code Pays ISO / 3 alpha :
    lien entre le code du pays courant et la norme ISO 3166-1 alpha-3 (3 caractères alphabétiques).

 

Onglet Correspondances :

• Pays comptabilité : permet de faire un lien entre le pays courant et le code pays attribué par la comptabilité lors des transferts de données notamment vers les comptabilités Cegid S5 S7, SETEC...

   

• GENCOD du pays : est utilisé par l'attribution des codes EAN (basé par rapport au CNUF, dont le 1er caractère correspond au GENCOD du pays).

   

• Code COFACE : permet de faire un lien entre le pays courant et le code pays attribué par la COFACE.

   

• Code normalisé pour le factoring : ce code n’est à saisir que si le factoring est géré. Il permettra d’envoyer aux organismes de factoring les quittances sur support magnétique. Ce code permet d’établir le lien entre le code pays de la société et celui de l’organisme.

   

• Code Douane pays : attribué et reconnu par la douane si la coche d’appartenance à l’U.E. a été saisie. Ce code permet de faire le lien entre le code pays attribué par l’entreprise pour sa gestion et celui attribué par la douane. A renseigner obligatoirement si la coche U.E. a été activée. Il correspond normalement à la norme ISO 3166-1 alpha-2 vue précédemment.

   

  Onglet  Edition :

• Edition du MADE IN : déclenche ou non l'édition du 'MADE IN' (pour la taille de base de l'article) sur les documents suivants :
  • • sur la facture (1)
    • sur les BP (2)
    • sur les 2 documents (3)

       

• Edition du code douane : à cocher pour indiquer que le code douane des articles doit apparaître sur les éditions des pièces de facturation, récapitulatif douanier et documents export
• Longueur d’impression du code douane : le code douane peut être édité sur une longueur de 1 à 15 caractères. Si non renseignée, la valeur par défaut est de 15 caractères.

   

• Edition du MANUFACTURING PROCESS : à cocher pour faire apparaître cette information dans les pièces de facturations pour les articles concernés.

   

• Edition de la déclaration textile : La déclaration ne sera éditée que si le pays de livraison de la pièce de facturation possède cette coche.

  N.B. :
  lorsque le pays du lieu/magasin de départ possède la coche, la déclaration ne sera pas éditée (cas d'une livraison directe d'un fournisseur USA à un client USA).
  La fonction d’édition de la déclaration textile est FA039.

   

• Edition DAS : Les pays de livraison cochés donneront lieu à une DAS (Demande d’Autorisation de Sortie) FA061.

   

• Edition date de création : Pour répondre à la législation de certains pays (exemple : Italie) qui impose une séquentialité d’enregistrement comptable des numéros de factures, la date de création de la pièce doit être affichée sur les pièces de facturation en édition pour ce pays. Cette date est utilisée comme date comptable des pièces de facturation.

Cette coche permet d’indiquer si la ‘Date de Création’ doit être affichée pour la pièce lors de son édition via FA005.

Particularités de la coche :

• Cette date de création n’est visible que sur l’édition de la pièce par FA005 et n’est donc visible dans aucune autre fonction.
• Date de création est présente sur toutes les pièces FA005 dont la société, la division commerciale (selon SOC_EGAL_DIV) ou le représentant fiscal appartiennent à un pays avec la coche ‘Edition date de création facture’.
• Sur le document FA005, la Date de création est visible dans la partie Références à rappeler. Pour une meilleure lisibilité, l’emplacement peut varier selon les états.
• Cette information n’est visible que sur les factures et avoirs : les autres documents ne sont pas impactés (exemple : les traites, les synthèses, les récapitulatifs...).

 

Onglet Adresse :

• Saisie du code postal obligatoire et code ISO postal : permet de rendre le code obligatoire et/ou de renseigner pour un pays le code ISO postal qui doit être édité sur les documents.
  Lors d'envoi de courrier de type Export à destination de certains pays, il est nécessaire de faire figurer le code ISO du pays de destination dans l'adresse ; généralement ce code précède le code postal. Il s'agit du code normé ISO sur 2 caractères. Ce code servira exclusivement aux adresses et pourra être sélectionné dans la matrice afin d'apparaître dans le corps de l'adresse.

   

• Format matrice interne et Format matrice externe : il est possible d’attribuer les matrices créées dans les matrices d’adresses JP619

Cegid fournit par défaut le format _0 et alimente automatiquement les formats de chaque pays avec cette matrice.
Pour chaque pays il est possible d’attribuer 2 formats :

1. Format matrice interne : matrice à utiliser lors d’envois à l’intérieur du pays (i.e. lorsque pays expéditeur = pays destinataire)
2. Format matrice export : matrice à utiliser lors des envois vers d’autres pays que celui de l’expéditeur (i.e. lorsque le destinataire appartient au pays en question, mais que l’expéditeur est d’un autre pays).

N.B. :
le paramètre général GEST_ADR_PGI demeure valable même si gestion des matrices.

 

exemple :

Pour le pays France, le format interne est FRAI et le format export est FRAE.

Lors de la construction d’une adresse pour un destinataire (exemple : client) et un expéditeur (utilisateur d’envoi d’une facture) tous les deux français, le format à retenir sera FRAI.

Lors de la construction d’une adresse pour un destinataire français et un expéditeur allemand, le format à retenir sera celui considéré comme Export pour le pays du destinataire. Dans ce cas-là, il faudra donc retenir le format FRAE et à défaut le format FRAI.

 

 

• Mention postale pour boîte postale : la particularité de la boîte postale, est que la mention « Boîte postale » doit apparaître dans le contenu l'adresse. Cette zone facultative permet donc de renseigner cette mention qui apparaîtra devant le N° de boîte postale.

Elle ne sera pas traduite car elle doit être saisie directement dans la langue du destinataire (donc langue du pays).
exemple : « BP » pour des pays francophones, « PO Box » pour d'autres…
Aucun contrôle n'est effectué pour cette zone.

Dans le cas où il y aurait un N° de boîte postal renseigné dans l'adresse, et que cette zone n'est pas renseignée, l'adresse mentionnera alors Boîte postale avant le numéro.

 

• Intitulé subdivision administrative : permet de modifier cette appellation en fonction du pays (Etat, Province, Région,...). Cette information traduisible sera ensuite utilisée par le guide visuel de saisie de l'adresse afin de connaître le type de subdivision à renseigner.

Dans le cas où cette zone n'est pas renseignée, le guide visuel fait apparaître la mention "Subdivision administrative".

 

• Boîte postale : Cette mention peut être traduite par pays (donc directement par TA019).

Il est possible de préciser si la Boîte postale est éditée ou bien s’il faut plutôt éditer la rue.
exemple :
cas du courrier qui est acheminé dans une boîte postale, contrairement à un colis qui est livré par un transporteur à une adresse bien précise.

N.B. : Accès par circularité aux fonctions de gestion des codes postaux-villes et subdivisions administratives. On accède à la table annexe (TA019W03) des codes postaux et villes par pays par circularité dans TA019 lorsqu’on se positionne sur un pays. La liste renseignée dans TA019W02 sera disponible en cliquant sur la liste de valeurs d’une fonction pour la subdivision administrative/pays.

 

 

TA455 : Gestion secrétaire commerciale

TA455W01
Référencer les secrétaires commerciales

 

Sont référencées dans cette fonction, sous l’appellation Secrétaires commerciales, les personnes chargées de traiter les documents commerciaux relatifs aux clients.

 

Elles peuvent ensuite être :

• rattachées à une fiche client par CL001 dans l'onglet "Coordonnées"

  N.B. :
  il ne peut y avoir qu'une et une seule secrétaire commerciale pour un même client. Lors de la saisie de commande du client, la secrétaire commerciale du client est proposée par défaut et est modifiable.

   

• attribuées selon des critères variables par TA445 "Affectation secrétaire commerciale". Lors de la saisie de commande, si aucune secrétaire commerciale n'est définie dans la fiche client, on recherchera la secrétaire commerciale dans cette fonction pour la proposer par défaut. Elle sera malgré tout modifiable.

  Le code utilisateur est facultatif. Il permet de relier la notion de secrétaire commerciale à la notion de login de connexion et autoriser ainsi la personnalisation du routage des impressions de documents par utilisateur donc par secrétaire commerciale. Il sera alors nécessaire ensuite d’effectuer le paramétrage relatif au routage dans JP017.

  Le nom logique, facultatif également, correspond au nom logique de l’imprimante associée à la secrétaire commerciale.

 

TA023 : Moyen de communication

TA023W01
Définir les moyens de communication avec les transporteurs, fournisseurs et les clients.

 

Cette fonction permet la gestion des différents moyens de contact avec les fournisseurs et les clients
(exemple : fax, mail, EDI, etc…).

TA023 n’est pas activée dans les traitements postérieurs (attente de définition des besoins exacts des entreprises). 

A chaque moyen de contact, correspond une fonctionnalité dont l’ensemble des valeurs n’est pas prévu pour l’instant (ceci sera fait lors des mises en application de cette table). La fonctionnalité permettra de savoir quel traitement informatique particulier sera à faire pour un code moyen donné.

Ce moyen de contact est associé au transporteur, client, fournisseur.

Cette notion sera utile pour l’envoi éventuel de documents à un transporteur, client… 

 

TA139 : Surveillance client

TA139W01
Définir les moyens de communication avec les fournisseurs et les clients.

 

Cette fonction permet la gestion des codes surveillance client saisis dans la fiche client.

Le libellé peut être visualisé lors de la saisie d’une commande client ou d’un bon d’expédition.

Le code surveillance ne permet pas de faire un blocage mais seulement une alerte (message contenant le libellé surveillance) dans les fonctions de saisie et modification de commande, saisie manuelle d’un BL, saisie de facture manuelle.

Les différents blocages à effectuer sont indépendants et sont contenus dans la fiche client (blocage prise de commande, affectation du stock à la ligne de commande, préparation de commande, expédition).

En fonction du code surveillance, il est possible d’indiquer un pourcentage de livrabilité. Cette donnée est utilisée dans le cadre de la passerelle d’intégration des prévisions de vente. Les quantités commandées, à prendre en compte dans les prévisions sont minorées en fonction du pourcentage indiqué ici.

 

TA128 : Catégories de clients

TA128W01
Cette fonction définit les différentes catégories de client pour faire des statistiques, servir de critère de calcul du taux de commissionnement des représentants, servir de critère de filtre / recherche / application de règle de gestion.

 

La notion de catégorie de client est aussi un critère de tri des clients (exemple : liste des clients par catégorie / famille).

La notion de catégorie de client est une notion de niveau supérieur par rapport à la famille client.

Au-delà du code et du libellé de la catégorie, il est possible de renseigner ici un code de correspondance en comptabilité.

 

 

TA129 : Familles de clients

TA129W01
Cette fonction définit les différentes familles de client pour faire des statistiques, servir de critère de calcul du taux de commissionnement des représentants, servir de critère de filtre / recherche / application de règle de gestion.

 

La famille client, attachée à un client permettra de faire des statistiques et est aussi un critère de calcul du taux de commissionnement des représentants ainsi qu’un critère de filtre, recherche et application de règle de gestion.

La notion de famille de client est une notion utilisée pour trier les clients (exemple : liste de clients par catégorie / famille).

C’est une notion de niveau inférieur à la catégorie client.

 

 

TA134 : Secteurs géographiques

TA134W01
Définir les secteurs géographiques

 

La notion de secteur géographique (ou découpage géographique) est indépendante du secteur de vente et utilisée à des fins statistiques (classement et totaux par origine – pays – secteurs géographiques) ; cette notion de secteur géographique est mise au niveau client.

Dans la plupart des éditions relatives à la fiche client (liste client, fiche, mini fiche), il est proposé un tri par origine, pays, secteur géographique, code postaux. Il est également possible d’obtenir des relevés de commandes clients triés par origine, pays, secteur géographique, code postaux.

 

TA135 : Gestion des comportements d’achat

TA135W01
Cette fonction permet la gestion des comportements d’achat clients

 

La notion de comportement d’achat est rattachée au client. Elle permet d’établir des prévisions de vente / comportement d’achat client. La notion de comportement d’achat client est utilisée dans le module des prévisions de vente.

 

 

TA013 : Langues

TA013W01
Cette fonction permet la gestion des langues (Français, Anglais, etc... )

 

Une langue est identifiée par un code auquel on associe un libellé explicatif.

Le code langue est associé au client, ce qui permet d'éditer les différents documents (Confirmation de commandes, bon de Livraison…) en langue étrangère.

La traduction est effectuée si le code langue du client est différent du code langue du site.

Pour les fournisseurs, ce code est seulement indicatif sur la fiche Fournisseur, les documents adressés aux fournisseurs n'étant pas traduits en langue étrangère.

Il existe une possibilité d'associer le code langue à chaque grille de taille afin d'éditer ces mêmes grilles en langue étrangère (partie client seulement). Ceci est assez peu utilisé car il y a des risques de confusion avec le client. En revanche, ceci peut être utilisé pour éditer les ÉTIQUETTES PRODUITS FINIS sur lesquelles la correspondance entre TAILLES DU SITE et TAILLES ÉTRANGÈRES peut être nécessaire. Se reporter au module LANCEMENTS pour explications plus détaillées.

 

Quelques précisions sur les correspondances :

• Le code langue abrégé pourra être utilisé sur les vignettes de composition 
• Le code langue factoring permet d’établir une correspondance avec le code langue équivalent pour l'organisme de factoring.
• Le code langue comptabilité permet d’établir une correspondance avec le code langue équivalent dans l’application de gestion de la comptabilité. Cette zone fonctionne avec les comptabilités SETEC, PAS_CPT_V1 et SISCO (attention, code langue sur 1 seul caractère pour cette dernière)

  
  Les langages :

  Un code langue peut être rattaché à un code langage, de façon unique, afin de gérer les différentes versions de traduction. Le langage détermine l’arborescence système dans laquelle sera recherché le fichier de traduction.

   

  Classification des langages :

• commençant par 0xx et 9xx sont réservés à Cegid, il ne vous est pas possible d'en créer ni de modifier ceux existants. Ils correspondent aux traductions fournies en standard pour les langues ci-dessous :
  • français (000),
  • anglais (001),
  • espagnol (002),
  • allemand (003),
  • italien (004)

     

• commençant par 1xx et 2xx sont à votre disposition dans le contexte du Module Traduction Cegid Orli

   

  Les langages 1xx servent à vos personnalisations internes de traduction standard Cegid Orli.
  ‎Dans ce cas un code équivalent Cegid Orli (0xx) doit obligatoirement exister.

   

  Les langages 2xx servent à vos propres traductions non prévues en standard dans Cegid Orli.

   

  Autres informations concernant les langages :

• Le code ISO est obligatoire, il permet d'associer le code langage Cegid Orli à son équivalent dans la norme ISO-639-2. Il doit correspondre à celui géré par le navigateur IE. En revanche aucun contrôle de saisie n’est effectué.
• Le tri linguistique est une notion technique et permet la gestion des tris sur les libellés traduisibles.
• Le code LCID (Local ID) correspond au code normalisé définit par Microsoft Windows qui permet d'identifier de manière unique une localisation et une langue particulière.
  Ce code sera utilisé dans le cadre des échanges entre Cegid Orli et les produits compagnons (Cegid SCM).
• Le code CBR (Y2) permet d’établir une correspondance du code langue Cegid Orli dans les produit Cegid Retail Y2 (MES, Cegid SCM…).
  Cette association est nécessaire dans le cas de liaison entre Cegid Orli et les produits Cegid SCM ou si utilisation du module PDA en langue étrangère de manière à assurer une traduction correcte dans ces produits.

 

 

TA014 : Types de liaison

TA014W01
Cette fonction permet la gestion des différents types de liaisons.

 

Une liaison permet de définir une adresse pour un client ou un lien entre 2 clients. Un type de liaison est en effet défini par sa fonctionnalité. La fonctionnalité est l’identifiant FIXE de la liaison.

Si le code d'une adresse de livraison peut varier (LIV,...), sa fonctionnalité sera toujours égale à '09'.

3 grands types de liaisons sont établis : A / B / C

 

A – Liaison d’APPARTENANCE

Ce sont les liaisons avec fonctionnalité >= 50.

Ces liaisons sont généralement utilisées pour effectuer des regroupements sur niveau supérieur (exemple : état avec des totaux par centrale).

Ce sont des liaisons dans les 2 sens.

 

Liste des fonctionnalités d’APPARTENANCE

 

exemple : paramétrage pour effectuer un regroupement DIRECT

 

 

exemple : paramétrage pour effectuer un regroupement MULTI-NIVEAUX

 

Vous pouvez créer des liaisons dont la fonctionnalité est supérieure ou égale à 80.

Ce type de liaison ne sera utilisé que dans les fonctions de statistiques.

N.B. :
la coche « Client Appartenance » permet de pré-cocher la case « Edition texte » lors de la création des liaisons de types appartenance au niveau de la fiche client. Cette coche n’est accessible que pour les liaisons d’appartenance (fonctionnalité >= 50)

La coche « Client groupe » permet de définir un code liaison de type client groupe. Elle ne peut être cochée que pour les liaisons de fonctionnalité égale ou supérieure à 80. Elle est obligatoirement cochée pour la fonctionnalité 64.

 

 

B – Liaison de type DIFFÉRENCE

Ce sont les liaisons avec fonctionnalité < 50.

Ces liaisons sont utilisées pour gérer des adresses différentes (livraison, facturation…), ou les textes sur documents (livraison, confirmation…)

Liste des fonctionnalités de DIFFÉRENCE

 

Remarques :

• Si l'option CL001W01/MULTI_ADR=NULL, il est possible de renseigner plusieurs adresses pour le client dont la liaison est cochée « Multi-adresses ».

  N.B. :
  coche accessible uniquement pour les liaisons livraison (09), facturation (06) et multi-dépôt (49).

• La liaison 23 est utilisé par NE031
  ‎(principalement dans le cas de livraison directe du fournisseur au client)

‎ 

C – Liaison multiple

Elle correspond à la liaison dont la fonctionnalité est égale à 34.

 

Les textes saisis avec cette liaison seront édités sur les différents types d’éditions qui ont été cochés.

Ces textes pourront être édités sur les éditions de commandes, livraisons, expéditions, factures, colisages…
‎

 

TA127 : Secteur de vente

TA127W01
Définir les secteurs de vente pour les associer aux clients et représentants au travers de la division commerciale.

 

Les secteurs de vente recensent les diverses régions (en général géographiques mais pas forcément) pour le découpage géographique de la force de vente.

Les secteurs de ventes sont utilisés pour associer les clients aux représentants à l’intérieur d’une division commerciale.

Il existe des relations entre les secteurs de ventes, les représentants et les divisions commerciales.

• Pour une division commerciale, il n’y a qu’un représentant dans un secteur de vente.
• Pour une division commerciale, un client appartient à un seul secteur de vente.
• Un représentant peut travailler dans plusieurs secteurs de vente.

Le secteur de vente est donc un lien entre un client et un représentant.

 

TA132 : Paiements sur relevé

TA132W01
Définir les types de paiements sur relevé de factures client et leurs paramétrages de fréquence, échéance, intervalle et date de relevé.

 

Les différents types de paiement sur relevé de factures clients regroupent les paiements sur relevés avec gestion d'une fréquence d'édition des relevés (exemple : mensuelle), ou non (cas des relevés à la demande ou par échéance facture).

Cette notion permet d’envoyer en comptabilité l’information de relevés ainsi que son mode de gestion : fréquence (avec dates de début et de fin du relevé encadrer la date de référence (date valeur ou date facture)) ou échéance (avec date de référence = date d'échéance facture).

Avertissements :

• les paiements sur relevés ne sont pas utilisés dans le contexte de la vente de composants.
• les paiements sur relevés ne sont pas gérés pour toutes les comptabilités.
• les relevés à la demande ne sont pas gérés.

   

  Le paiement sur relevé intervient lors de la mise à jour en sortie de facturation FA007. Afin de pouvoir générer les informations nécessaires pour la création du relevé de facture, il est nécessaire de préciser les modalités de gestion des relevés, et préciser :

• Relevé hors Cegid Orli : Cette zone permet d'indiquer au logiciel si les relevés de factures sont gérés hors Cegid Orli. Dans ce cas, le code paiement sur relevé est mémorisé dans l'entête de facture. La gestion des relevés de factures ne sera pas faite dans Cegid Orli (aucun relevé ne sera généré dans FA007) mais elle sera faite dans la comptabilité.
  ‎Lorsque cette zone est cochée, seul la coche « Règlement à l'échéance » est accessible.
• Date de référence : Cette information est obligatoire et non modifiable en maintenance. Elle permet d’indiquer quelle date sert de référence pour affecter la pièce de facturation au relevé donné et implicitement le mode de gestion.
  Les valeurs possibles sont :
  • 1 : la date de référence est la date valeur (valeur par défaut)
  • 2 : la date de référence est la date facture
  • 3 : la date de référence est la date d'échéance facture (cas des relevés par échéance facture).

     

    Les valeurs 1 et 2 indiquent que les relevés sont gérés par fréquence. Cette information est exploitée par FA007 MISE A JOUR EN SORTIE DE FACTURATION pour calculer les dates de début et de fin du relevé sur lequel doit figurer une pièce : ces dates de début et de fin doivent encadrer la date de référence.

    La valeur 3 indique un paiement sur relevé par échéance facture. Le traitement par FA007 génèrera une ligne de relevé par échéance de la pièce.

    L’accès à la saisie des informations ci-dessous sera donc verrouillé :

    • Nombre de jours
    • Nombre de mois
    • Fin mois
    • Date départ
    • Retard

      La coche « Règlement à l’échéance » sera également inaccessible. Elle sera tout de même cochée par défaut.

       

      Paramétrage des paiements sur relevé gérés par fréquence :

      Intervalle en jours ou mois

      Pour déterminer une fréquence, il faut définir un intervalle de temps entre 2 relevés.

      Cet intervalle sera exprimé soit en nombre de jours, soit en nombre de mois.

      Un écart en jours égal à 10 ou 15 permet d’accéder à la coche « Fin mois » et obtenir ainsi une fréquence décadaire ou bimensuelle :

      ◾ Décadaire = clôture des relevés les 10, 20 et fin du mois

      ◾ Bimensuel = clôture des relevés le 15 et fin du mois

       

      Date de départ

      Il est également nécessaire de définir la date de début du 1er relevé relatif au type de paiement sur relevé donné. Autrement dit la date à partir de laquelle des factures peuvent être incorporées à ce 1er relevé en fonction de leur date de référence.

       

      Retard

      Cette coche permet d'affecter au prochain relevé, les pièces traitées par FA007 après la date de clôture du relevé sur lequel elles auraient dû logiquement figurer. Ceci afin de ne pas avoir à générer un second relevé complémentaire (cas du relevé déjà édité avant traitement de ces pièces par FA007).

       

      Paramétrages complémentaires :

      Règlement à l'échéance : cette coche permet de conserver le code échéance (et donc le calcul des échéances) ainsi que le code mode de règlement et le RIB de la pièce de facturation même si cette dernière est concernée par le paiement sur relevé.

      N.B. :
      dans le cas d'un paiement sur relevé par échéance facture, cette zone est automatiquement cochée et inaccessible.

       

      Déduire les avoirs :

      Quel que soit le type de paiement sur relevé, il est possible de déduire les avoirs d’un relevé indépendamment de leur date de référence.

       

      Lorsque cette case est cochée, le mode de déduction des avoirs est alors le suivant :

      Les avoirs (ou échéances correspondant à des avoirs) sont imputés sur le premier relevé à éditer indépendamment de leur date de référence, dans l'ordre de leurs Nos de pièce.

      Ils devront bien évidemment concerner le même client facturé, la même adresse de facturation, la même monnaie, etc...

      Tant que le montant de ces avoirs n'a pas atteint ou dépassé celui des factures (ou des échéances factures) du relevé, ils sont cumulés.

      Dès lors que le montant des avoirs atteint ou dépasse le montant des factures du relevé et génère alors un relevé négatif, 2 cas de figure se présentent :

  • Il existe des échéances futures : les avoirs ne sont plus déduits au titre du relevé courant. Les avoirs restants seront reportés sur le relevé suivant. Une ligne de relevé correspondant au montant du report déduit sur le prochain relevé sera créée. Une mention sera éditée sur le relevé pour signaler que ce montant négatif sera déduit sur le relevé suivant.
  • Il n’existe pas échéances futures : les avoirs sont déduits indépendamment de leur date de référence et lorsque le dernier avoir déduit sur le relevé déclenche un total du relevé négatif, le montant négatif du relevé est à régler au client.

 

Le logiciel considère qu'il y a échéance future lorsqu'il existe des lignes de relevé positives (factures) pour un relevé ultérieur non encore édité, ou des factures en cours, ou encore du reste à facturer dans les commandes en cours (sous-entendu pour le même client facture, même adresse de facturation, même monnaie, etc...).

Dans ce mode de déduction des avoirs, un relevé ne comportant que des avoirs ne peut être édité que s'il n'existe pas d'échéances futures qui feraient que ces avoirs seraient déduits du montant positif d'un relevé à venir.

Lorsque cette case n’est pas cochée : les avoirs sont simplement déduits en fonction de leur date de référence. Chaque avoir figure sur le relevé qui correspond à sa date de référence comme n'importe quelle facture, même s'il en résulte qu'un relevé ne comporte que des avoirs alors qu'il existe des échéances futures.

 

 

Cette fonction permet de saisir les éléments qui déterminent les fréquences d’édition de relevés de factures clients (y compris pour les relevés sans gestion de fréquence : à la demande).

Le code est obligatoire et non modifiable : un code correspond à une fréquence de relevé et une seule.

Le libellé : est facultatif.

 

La date : elle permet d’indiquer la date qui doit servir de référence pour affecter une pièce à un relevé donné. Elle est obligatoire.

Dans le cas des relevés avec gestion d’une fréquence : cette information est exploitée par FA007 (mise à jour en sortie de facturation) pour calculer les dates de début et de fin du relevé sur lequel doit figurer une pièce. Ces dates doivent encadrer la date de référence (date de valeur ou date de facture).

Dans le cas des relevés par échéance : cette information indique à FA007 que la pièce est à payer sur relevé par échéance facture (date de référence = date d’échéance facture) et qu’il faut créer une ligne de relevé par échéance de la pièce.

Dans les cas des relevés à la demande : c’est FA012 (édition des relevés de factures) qui exploite cette information : il n’affecte à un relevé que les pièces dont la date de référence est inférieure ou égale à la date de clôture des relevés à la demande saisie dans FA012.

 

Ces champs ne sont utiles que dans le cas d’un paiement sur relevé avec gestion d’une fréquence. Dans ce cas, l’accès au champ règlement à échéance sera bloqué.

 

Pour déterminer une fréquence, vous pouvez donner un écart entre 2 relevés en nombre de jours ou en nombre de mois (mais pas les 2), ou pas d’écart du tout pour des relevés devant être édités à la demande.

 

Si vous donnez un écart en jours égal à 10 ou 15, vous pouvez cocher le champ « fin mois » pour obtenir une fréquence décadaire ou bimensuelle :

• Décadaire : 10, 20 et fin de mois
• Bimensuel : clôture des relevés le 15 et fin de mois

 

Mais vous pouvez ne pas cocher le champ « fin mois » et obtenir une fréquence du type : tous les x jours à partir de la date saisie dans le champ « départ » (x étant l’écart en jours saisi dans le champ « nb de jour »)

Le champ « départ » est destiné à saisir la date de départ du premier relevé qui sera édité, c’est à dire la date du 1^er jour où des factures peuvent être incorporées à ce 1^er relevé.

 

exemple :
Nous sommes le lundi 30 décembre , vous voulez créer une fréquence hebdomadaire pour tout ou partie de vos clients car vous voulez éditer des relevés tous les vendredis à partir de cette semaine : il vous faut donner un écart en jour égal à 7 et donner comme date de départ de cette fréquence la date du dernier vendredi du mois.

Ainsi les factures peuvent être incorporées au 1^er relevé à partir du dernier vendredi du mois et jusqu’au premier jeudi du mois suivant.

Le 1^er relevé pourra être édité le vendredi suivant.

Bien entendu, ce relevé ne comportera pas les factures passées en comptabilité avant le lundi de la création de la fréquence puisque c’est en passant en comptabilité que les factures sont incorporées à un relevé si elles comportent un code de paiement sur relevé.

 

Vous pouvez donner un écart en mois au lieu d’un écart en jours et dans ce cas il vous faut obligatoirement donner une date de départ de la fréquence (la coche dans le champ « fin mois » est inutile ici).

 

exemple :
Nous sommes le 2 janvier, vous voulez créer une fréquence pour éditer des relevés mensuels le 1^er de chaque mois (les relevés étant clôturés le dernier jour du mois, c’est à dire que des factures peuvent y être incorporées en passant en comptabilité jusqu’au dernier jour du mois minuit) à partir du mois de janvier.

Il vous faut alors donner un écart en mois égal à 1 et une date de départ égale au 01/02 (pour éditer le 5 du mois, exemple : donner le 05/02 comme date de départ).

N.B. : vous pouvez donner comme date de départ une date antérieure à la date du jour.

 

Dans le cas des relevés avec gestion d’une fréquence en jours ou en mois, vous aurez accès à la coche « retard » qui permet d’affecter les pièces traitées par FA007 après la date de clôture du relevé sur lequel elle aurait logiquement dû figurer. Au relevé suivant, les pièces apparaîtront.

Quel que soit le type de paiement sur relevé, sauf les paiements sur relevé par échéances facture, vous avez accès à une coche permettant de conserver, pour toute pièce concernée par le paiement sur relevé considéré le code échéance ainsi que le code mode de règlement, bien que la pièce soit à payer sur relevé.

Dans le cas d’un paiement sur relevé par échéance facture, cette zone est automatiquement cochée et vous n’y avez pas accès.

Si la coche « déduction des avoirs » est cochée, les avoirs sont imputés sur le premier relevé à éditer, indépendamment de leur date de référence, dans l’ordre de leur N° de pièce tant que le montant des avoirs n’a pas atteint ou dépassé le montant des factures.

Si ce montant est dépassé, soit les avoirs seront déduits sur des factures à échéance ultérieure, soit on continue de déduire les avoirs indépendamment de leur date de référence.

Si vous ne cochez pas « déduction des avoirs », les avoirs sont déduits en fonction de leur date de référence et cela même si un relevé ne comporte que des avoirs alors qu’il existe des échéances futures.

Il y a échéance future lorsqu’il existe, pour le même client facturé, même adresse de facturation, même monnaie, etc…des lignes de relevé positives pour un relevé futur non encore édité.

 

TA007 : Conditions de port

TA007W01
Cette fonction permet la gestion des conditions de port pour les clients et les fournisseurs, ainsi que les modalités de prise en compte des frais de port (facturé ou non, dû ou payé…)

 

Concernant le niveau fournisseurs, cette notion n’est qu’informative, indiquant alors votre position vis à vis du fournisseur.

‎ 

 

Pour chaque condition de port, il faut préciser si le port est facturé ou non au client.

 

S’il est à facturer au client, un élément de facturation PORT TAXABLE (fonctionnalité 02) ou PORT NON TAXABLE (fonctionnalité 03) doit être défini dans le profil de facturation du client et sera calculé de la manière suivante :

 

1. port Non Facturé au client
   ‎ pas de calcul du montant de port (port non saisissable, non restitué sur la facture)

    

2. port Facturé au client
   ‎

• C’est le port saisi (en validation de bon ou en saisie de facture manuelle)
  ‎qui apparaîtra sur la facture ; si la facturation est par colis (code regroupement de facture), c’est le port saisi au niveau du colis qui sera pris en compte.
• Si le port n’est pas saisi, alors il sera automatiquement calculé sur la base définie dans le profil de facturation (élément à additionner)

• Si la condition de port comporte un % de port, celui-ci sera calculé avec ce pourcentage, appliqué sur la base définie dans le profil de facturation (élément à additionner)
• Si la condition de port ne comporte aucun % de port, il sera calculé en fonction des frais de transport définis dans les tarifs TA133.

 

La condition de port est à associer au client, modifiable à la commande, à la validation des bons, à la saisie des expéditions, à la maintenance de facture.

Elle peut être forcée en saisie de commande selon la division commerciale, la nature de commande, la saison de commande, l’origine du client, le pays du client, la catégorie du client, la famille du client, la monnaie et le montant H.T. net de la commande (exemple : franco de port dès 3000€ pour les commandes réassort).

 

 

 

Port Normalisé :

Le port normalisé est composé de 2 informations :

• Code INCOTERM

  Dans le cadre d'un contrat de transport international, l'Incoterm (INternational COmmercial TERM) permet de répartir les responsabilités entre acheteur et vendeur, ainsi que la prise en charge des coûts liés à l'importation ; les codes Incoterm normalisés, classés par groupes, permettent de faire le lien entre le code condition de port courant et les conditions définies dans le contrat de transport.

  • Groupe E : Départ usine (Ex-Works Departure)

  Port dû : l'acheteur supporte tous les frais inhérents au transport, du départ de l'usine au lieu de destination.

  ◦ EXW / Départ usine (Ex-Works)

   

  • Groupe F : Free (Main Carriage Unpaid)

  Port dû : la remise au transporteur de la marchandise marque la fin des obligations du vendeur.

  ◦ FAS / Franco le long du navire (Free Alongside Ship)

  ◦ FCA / Franco transporteur (Free Carrier)

  ◦ FOB / Franco à bord (Free On Board)

   

  • Groupe C : Cost & Carriage (Main Carriage Paid)

  Port payé : le vendeur doit payer le transport principal, quelques fois l'assurance lors du transport principal, mais n'assume pas le risque lors du transport principal.

  ◦ CFR / Coût et Fret (Cost and Freight)

  ◦ CIF / Coût, Assurance et Fret (Cost, Insurance and Freight)

  ◦ CPT / Port payé jusqu'à... (Carriage Paid To)

  ◦ CIP / Port Payé (Assurance incluse) jusqu'à... (Carriage and Insurance Paid to)

   

  • Groupe D : Delivered

  Port payé : le vendeur supporte tous les coûts et les risques engendrés par le transport de la marchandise jusqu'à destination.

  ◦ DAF / Rendu frontière (Delivered At Frontier) au point frontière désigné (terrestre exclusivement)

  ◦ DES / Rendu à quai (Delivered Ex Ship) dans le bateau au port d'arrivée

  ◦ DEQ / Rendu à quai (Delivered Ex Quay) déchargé sur le quai du port d'arrivée

  ◦ DDU / Rendu Droits Non Acquittés (Delivered Duty Unpaid)

  ◦ DDP / Rendu Droits Acquittés (Delivered Duty Paid)

   

  
  ‎ 

   

• Code lieu de transport

   

  Ce code précise le lieu de livraison de la marchandise prévu au contrat de transport, en indiquant s'il fait partie ou non d'un pays membre de l'U.E., et s'il fait partie ou non du pays de départ (celui de l'entreprise)

  Exemples :

  1 : Lieu situé dans l'état membre concerné (même pays de départ que celui d'arrivée)

  2 : Lieu situé dans un autre état membre (pays de départ et d'arrivée différents mais toujours dans l'U.E.).

  3 : Autres (Le pays de départ est dans l'U.E., celui d'arrivée en dehors).

   

  Il est également possible de préciser le type Incoterm.

  Il définit le mode de gestion Incoterm et peut prendre comme valeur :

• 1 : départ usine,
• 2 : arrivée entrepôt,
• nul : Prise en compte du "délai après dernière phase" du circuit de fabrication
  ‎(TA079).

   

  Incoterm SCM :

  Cette coche permet d’identifier le code incoterm qui sera pris en compte par la SCM lors des échanges avec Orli. Si coché, alors le code incoterm SCM sera égal au port normalisé Orli.

  Il n’est pas possible d’avoir la coche incoterm SCM active pour plusieurs ports ayant le même code port normalisé.
  ‎

   

  TA202 : Conditionnements clients

TA202W01
Définir les conditionnements clients pour prise en compte sur les bons de livraison.

 

Cette fonction permet la gestion des conditionnements clients.

La notion de conditionnement se renseigne sur la fiche client. Il est ensuite édité sur les bons de livraison de manière à indiquer aux magasiniers le conditionnement souhaité par le client.

 

 

TA335 : Contrainte d’emballage automatique

TA335W01
Définir les critères de contraintes d’emballage supplémentaires nécessaire pour l’emballage automatique (mono ou multi)

 

En plus des critères standards qui définissent l’unicité d’un bon de préparation (n° de commande, délai départ usine et magasin produit fini), des contraintes commerciales peuvent en effet exister au niveau de l’emballage (exemple : certains clients demandent un colis par article) :

• ARTICLE et/ou PRODUIT (article-coloris)
   et/ou PRODUIT-TAILLE
• LIGNE DE COMMANDE
   et/ou LIGNE DE COMMANDE-TAILLE

Elle permet également de définir 2 cas de figure particuliers :

• le VRAC qui correspond à un emballage automatique dans un seul COLIS appelé « colis-vrac » et défini dans le paramètre CAT_EMB_VRAC de l’application.
  ‎Accessible uniquement si les contraintes précédentes ne sont pas cochées, cette case lorsqu’elle est cochée définit qu’il n’y aura pas d'éclatement automatique par colis mais une création d'un seul colis de type "colis-vrac" défini en paramètre général. Dans ce cas, seul le poids sera calculé automatiquement.
• l’ EMBALLAGE MANUEL qui permet de laisser l’initiative de l’emballage au magasinier (dans ce cas, le bon de préparation est généré sans emballage)

  Accessible uniquement si les contraintes précédentes ne sont pas cochées, cette case lorsqu’elle est cochée définit qu’il n’y aura pas de calcul d'emballage, ni génération de bon en automatique. Ceux-ci seront effectués manuellement.

  
  ‎ 

   

  TA259 : Présentations

TA259W01
Définir les vignettes (appelées présentations) à apposer sur les produits finis lors de la préparation du bon de livraison.

 

La notion de présentation permet d’indiquer quelle est la vignette à apposer sur les produits finis à la préparation du bon de livraison.

L’onglet Compatibilité présentation/article permet d’associer une présentation à un code article. La présentation ne sera pas proposée par défaut en saisie de commande, mais un contrôle vérifiera que le code présentation saisi été déclaré compatible avec l’article.

Le coloris n’est pas obligatoire. S’il n’est pas renseigné cela signifie que le type de présentation est valable pour tous les coloris de l’article.

N.B. :
pour saisir les présentations en saisie de commande produits finis CD001, ‎il faut positionner l’option GEST_TYP_PRES=1.

 

TA126 : Division commerciale

TA126W01
Définir les divisions commerciales utilisées.

Une division commerciale permet de recenser les différentes activités commerciales INDÉPENDANTES (ex : sac, vêtement, chaussure, gros comptes, petits comptes, etc…).

UNE et UNE SEULE division commerciale est associée à une commande (produits finis ou vente de composants). C’est donc LA division commerciale qui fait le lien entre le client et le représentant d’une commande. La recherche du représentant se fera par la liaison division commerciale, secteur de vente.

La division commerciale permet de découper en secteurs de vente différents par division commerciale.

 

La division commerciale est un critère majeur de tri dans tout le logiciel et certaines éditions propose des résultats par division commerciale (exemple : liste de commande par division commerciale, idem pour les bons de livraison…)

 

De plus, lorsque l’entête des documents n’est pas pré-imprimé, il est possible de déterminer et éditer un entête par division commerciale.

 

Les informations relatives à une division commerciales sont :

• Code société :

  C’est la société associée à la division commerciale.

  Cette zone est inaccessible si la gestion est mono société. Sa valeur est alors forcée et initialisée à partir de la valeur du paramètre général SOCIETE.

  Dans une gestion multi-société, la division commerciale est obligatoire lorsque la division commerciale correspond à une société (paramètre SOC_EGAL_DIV=1). Ceci permet de définir des sociétés au niveau de la division commerciale pour ne pas avoir à dupliquer les articles lorsque les mêmes articles sont vendus par plusieurs sociétés.

  Le paramètre général GEST_MULT_SOC détermine le mode de gestion mono ou multi-société.

• Contrôle des BP par code barre :
  Zone accessible seulement lorsque l’option CTRL_CB=1 ; agit sur les contrôles en saisie dans LI011.
  • Pas de Ctrl :
    si le magasin après BP n'a pas la zone "Contrôle des livraisons (BP) par CB" cochée (TA034), alors la validation des BP par LI011 sera possible.
  • Ctrl en fctn du magasin :
    un contrôle sera effectué, mais, dans ce cas, si la zone "Contrôle des livraisons (BP) par CB" est cochée, la validation des BP est impossible.
  • Ctrl du BP par CB :
    un contrôle sera effectué : si la zone "Contrôle des livraisons (BP) par CB" est cochée, la validation des BP est possible.
• Affectation par quantité :

  Lorsqu’elle est cochée, il sera possible de saisir des factures manuelles en fonction des quantités affectées. Cette possibilité ne sera valable que si les factures sont mono division commerciale.

• Calcul du délai de confirmation :

  Cette zone n’est accessible qu’en cas d’une gestion automatique du délai de confirmation par division commerciale
  (paramètre GEST_CONF_AUTO=1).

  Il est alors possible définir pour chaque division commerciale, si on utilise le calcul automatique du délai de confirmation par défaut. Dans ce cas, il faut définir un mode d’édition de la confirmation.

• Tranche de confirmation par défaut :

  Cette case à cocher permet de déterminer si on utilise ou non une tranche par défaut. Elle n’est accessible que si la case « gestion des délais » est cochée.

  La tranche de confirmation par défaut est contenue dans le paramètre général TRAN_CONFIRM.

   

• Mode d’édition de la confirmation de commande :
  Cette zone n’est accessible que si la case « tranche de confirmation par défaut » est cochée.
  Les seules valeurs possibles sont :
  • 0 : commande confirmée entièrement,
  • 1 : commande confirmée partiellement avec édition systématique des lignes précédemment éditées,
  • 2 : commande confirmée partiellement avec édition uniquement des lignes non encore éditées.
• Gestion du délai départ usine :

  Cette zone permet de définir à partir de quel délai le départ usine est calculé. A partir du délai demandé ou à partir du délai confirmé.

  Si le délai départ usine est calculé à partir du délai demandé, le fonctionnement sera le suivant :

  • Calcul à partir du délai demandé par le client si la commande n'est pas confirmée avec prise en compte du délai d'acheminement.
  • Calcul à partir du délai confirmé par votre société avec prise en compte du délai d'acheminement si la commande est confirmée.

    Lorsque la coche n’est pas positionnée, le délai départ usine sera calculé à partir du délai confirmé.

• Mono ou multi délai :

  Lors du calcul automatique du délai confirmé CD020, les commandes traitées seront soit mono ou multi délai.

• Code établissement :

  Cette information n’est utilisée que dans la comptabilité S5, S7, dans l’interface journal de vente.

• Identifiant client pour EDI : commandé à ; livré par ; facturé par ; régler à.

  Il doit être unique. Ces zones ne sont remplies qu’en cas d’utilisation de l’application Allegro.

  Société EDI utilisée dans CL001 (avec l’option TEST_SOC_DISTRI=1) pour contrôler que, lors de la saisie de la valeur de la division commerciale dans l'onglet « Distribution », il y a cohérence entre cette société EDI et la société du client.
  Zone facultative utilisée uniquement dans le cadre de l'EDI.

   

  N.B. : une division commerciale est mono-société

  Une commande est mono-division commerciale, un bon de livraison également mais pas forcément une facture.

  
  ‎ 

   

  TA136 : Type de rayons

   

TA136W01
Définir les classifications des types de rayons liés aux centrales d’achat.

 

La notion de rayon est généralement liée aux centrales d’achats et cette fonction permet de classifier les types de rayons (ex : distinguer le rayon homme du rayon enfant).

Le type de rayon sera nécessaire lors de la définition des rayons associés au client dans CL001 – onglet « Rayons »

N.B. :
notion type de rayon à titre indicatif ; il n’y a pas de statistiques sur le type de rayon.

 

TA140 : Statistique client

TA140W01
Définir les critères statistiques relatifs aux clients ainsi que les valeurs associées à chacun des critères

 

Cette fonction permet de gérer les codes statistiques clients.

La définition de ces zones statistiques permettra d’indiquer dans la fiche client jusqu’à 20 types de renseignements complémentaires ; informations libres qui ne sont pas rattachées à Cegid Orli.

 

Ces critères permettront d’obtenir des statistiques mais également de regrouper des clients similaires.

 

Les valeurs possibles pour chacune de ces zones statistiques seront référencées dans des tables annexes (rattachées au code [CLST + code statistique]).

Exemple d’utilisation des statistiques libres :

Vous avez besoin de référencer l’ensemble de vos clients selon un « Type de contrat commercial ». Cette notion est totalement indépendante de Cegid Orli donc aucune zone de la fiche client ne permet de renseigner cette information.

Vous pourrez donc créer une zone statistique nommée « Contrat » et attribuer ensuite une liste des contrats dont vous disposez.

 

Principe de saisie des statistiques libres :

• Étape 1 : Définition des zones statistiques

  Dans la première page cette fonction TA140, il faut tout d’abord nommer les critères (identifiés par un code numérique compris entre 1 et 20).

  Pour reprendre l’exemple ci-dessus, le libellé aura la valeur « Contrat ».

  Il est également possible d’indiquer si l’information doit être ou non obligatoire dans la fiche client.

   

• Étape 2 : Définition des valeurs possibles pour chaque zone

  Pour chaque zone statistique créée, on définit l'ensemble des valeurs que peut prendre la zone. Pour accéder à cette saisie, ce positionner sur l’enregistrement courant et accéder à la page suivante en utilisant le bouton [Détails >>].

  Cette liste composera alors la liste de valeurs.

   

• Étape 3 : Affectation des critères statistique à la fiche client

Cette étape s’effectue dans l’onglet « Statistiques client ».

Vous obtiendrez alors une liste de critères parmi lequel vous retrouverez « Contrat » et vous pourrez alors attribuer l’une des valeurs renseignées à l’étape 2.

 

 

Edition

TA902 : Client – Fournisseur - Représentant

 

TA902W01
Éditer les informations relatives aux clients, fournisseurs et représentants

 

Cette forme permet d’éditer les tables annexes des clients, des fournisseurs et des représentants.

Le but de cette fonction est d’éditer toutes les informations figurant dans les tables annexes considérées.

Pour l'édition de ces données traduites, utiliser la fonction TA950 moteur universel d'édition des données traduites dans Cegid Orli.

‎ 

Gestion des clients

 

CL001 : Gestion des clients

CL001W01
Gérer les informations liées directement au client (coordonnées, codification, classification, livraison, facturation, personnalisation)

 

Cette fonction permet de créer et de maintenir toutes les informations liées directement au client.

 

Astuce :

Lors de la création de la fiche client, toutes les informations nécessaires et obligatoires peuvent ne pas être connues et donc renseigner. En positionnant le code état du client à la valeur 8 (en cours de création), la saisie peut tout de même être validée ; les contrôles sur zones obligatoires ne seront pas faits.

Ils seront réalisés lors de la finalisation de la fiche client en positionnant le code état à la valeur 0 (Actif) ; état à partir duquel la fiche client peut être utilisée dans l’ensemble de l’application.

N.B. :
on appelle CLIENT l’association client / société.

 

Dans le cas d’une gestion mono-société, la société sera la société du site (paramètre général SOCIETE) et ne sera jamais accessible.

 

Cette fonction se compose d’une page principale, et 6 onglets principaux, et 13 onglets secondaires, dans lesquels il est possible de se déplacer par « page suivante », « page précédente ».

 

 

Numérotation du client

Le code client peut exister sous différentes formes. L’option NUMERO gère 5 possibilités :

Valeur 0 = Le code client est saisi librement par l’utilisateur

Valeur 1 = Le code client est attribué automatiquement et séquentiellement

Valeur 2 = Le code client est attribué semi-automatiquement de la façon suivante :

1. Les 5 premiers caractères doivent être saisis

   => Client français : doit correspondre au code postal,

   => Client export : doit correspondre à 99 + code pays

2. Les 3 derniers caractères sont attribués séquentiellement

 

Valeur 3 = Le code client est attribué semi-automatiquement de la façon suivante :

=> Client français : Saisie de 5 caractères pour le code postal

Les 3 caractères suivants sont attribués séquentiellement

=> Client export : Saisie de 3 caractères pour le code pays.

Les 5 caractères suivant sont attribués séquentiellement

 

Valeur 4 = Codification SPÉCIFIQUE à partir du code ISO (3 alpha) du pays + compteur séquentiel

 

Identification du client

Un client Cegid Orli est identifié par son code dont la détermination est évoquée ci-dessus, par aussi par son nom abrégé.

Le nom abrégé du client est un moyen mnémonique de retrouver le client, surtout dans une codification numérique des fiches clients. Cette information est obligatoire.

Dans toute l’application, la référence à un client se fera soit par son code, soit par son nom abrégé. C'est pourquoi, comme le code client, le nom abrégé doit être unique pour une société donnée.

Pour compléter l’identification d’un client il est nécessaire de renseigner la SOCIETE à laquelle il est rattaché. Cette information est obligatoire car pour rappel, un CLIENT = association client et société.

Dans le cas de la gestion mono-société, la société n'est pas accessible et prend automatiquement la valeur de la société du site. Les paramètres généraux entrant en jeu ici sont respectivement GEST_MULT_SOC et SOCIETE.

La société doit toujours être une société de contexte Client et devra également être définie comme Société juridique si le paramètre SOC_EGAL_DIV=0. Se référer aux paramétrages définis dans la fonction TA009 de gestion des sociétés pour connaître les contextes d’utilisation.

 

Coordonnées 

Cet onglet comprend les informations essentielles du client à commencer par son adresse principale ainsi que ses informations de contact.

Il regroupe également les informations actives, celles relavant de la vie de la fiche client telles que l’état, la surveillance et blocages de client.

 

L’adresse 

Elle est normalisée et répond à une matrice de présentation en fonction du pays du client. C’est donc pour cette raison qu’il est nécessaire de renseigner d’abord le pays ainsi que le type de personne.

 

Attention :

Les types de personne livrés par défaut par Cegid sont Entreprise (valeur 1) et Particulier (valeur 2). Des types de personnes supplémentaires peuvent être créés dans la fonction TA547.

 

Cependant, il y a un lien entre les informations présentes dans l’entité (client, fournisseur, représentant…) et le type de personne.

Pour une fiche client, le type de personne est OBLIGATOIREMENT équivalent à Entreprise car la notion de raison sociale est obligatoire.

 

Pour attribuer le type de personne correspondant à Particulier, il faut que l’entité gère les notions de NOM et PRENOM (correspond dans Cegid Orli au représentant)

Ce qui n’est pas le cas dans une fiche client même si parfois le client peut être une personne physique.

 

La matrice de présentation utilisée pour le guide de saisie de l’adresse est la matrice externe définie pour le pays car théoriquement plus complète.

 

Les informations complémentaires non présentes dans la matrice sont néanmoins saisissables en cliquant sur le bouton […]

 

Les contrôles des données appliqués sont ceux défini dans la matrice d’adresse. Cependant les adresses tiennent compte de l’option GEST_ADR_PGI pour les longueurs de zone et le code postal est obligatoire en fonction du pays.

 

Cette adresse principale peut être considérée comme adresse de livraison du client.
‎D'autres adresses pourront ensuite être indiquées dans l'onglet ADRESSES DIFFÉRENTES et faire varier la notion de client livré, facturé, …

‎ 

Les informations de contact

Elles recensent le nom de la personne à contacter chez le client ainsi que l’ensemble des coordonnées pour joindre le client.

 

Lorsque la fonction d’édition le permet, l’adresse mail pourra être utilisée pour l’envoi de document à destination de client à l’issue de l’édition (routage automatique). C’est le cas notamment des éditions de confirmations de commandes.

 

Une secrétaire commerciale, en charge de la communication avec le client peut être associée au client. Cette notion sera éditée sur les confirmations de commande et les éditions détaillées des commandes clients.

N.B. :
la saisie d’une secrétaire commerciale est obligatoire ou non en fonction de l'option OBL_SEC_COM

Les informations actives

Surveillances et blocages

Que ce soit dans sa phase de création ou bien au fil des commandes, livraisons, règlements, la fiche d’un client peut évoluée voire il peut être nécessaire de bloquer le client (cas d’une information en attente, d’un litige…)

Deux méthodes peuvent être utilisées dans ce cas :

• • Le client est mis en surveillance :

    L’information transitera dans les saisies de commandes, affectations, préparations et expéditions, mais il n’y aura aucun blocage dans les saisies.

     

  • Le client est bloqué :

    La fiche du client peut être bloquée partiellement ou dans sa totalité selon les coches et/ou motifs de blocage.

     

    Les blocages peuvent :

    • Intervenir manuellement et/ou automatiquement
    • Être gérés simplement par les coches par domaine ou bien au travers de motifs de blocages.

       

      Blocage à partir des coches :
      Les coches permettent de bloquer les saisies pour ce client, pour toute nouvelle commande / toute nouvelle affectation / toute nouvelle préparation/ toute nouvelle expédition.

      
       

    • Les blocages s'appliquent aussi bien dans le contexte de vente de produits finis que de composants.
    • Les encours de commandes / affectations / B.P. / B.E. ne sont pas modifiés (contrairement aux coches de suspension disponibles dans l'onglet Informations Variables).
    • Ces coches ne sont pas prises en compte lors de la facturation.
    • S'il existe au moins un motif de blocage associé à la fiche client en cours TA543, la modification de ces coches ne sera pas autorisée.

 

L'accès à ces coches est variable selon les valeurs respectives des options ACCES_BLOC_COM, ACCES_BLOC_AFEC, ACCES_BLOC_PREP et ACCES_BLOC_EXP ; il faut aussi le paramètre GEST_BLOQ_AUTO=0.

 

 Blocage à partir des motifs :

Les motifs doivent donc préalablement être définis dans la fonction de gestion des motifs de blocages TA435. Ils déterminent les coches de blocages en commande, affectation, préparation et/ou expédition. Leurs valeurs ne doivent pas être modifiées.

Selon leurs fonctionnalités, les motifs permettent d’initialiser soit le motif de blocage commercial, financier ou logistique de la fiche client.

 

Il faudra au préalable positionner le paramètre général GEST_BLOQ_AUTO afin de permettre la visualisation du blocage ainsi que la possibilité d’effectuer le déblocage.

 

 

N.B. :
Si le motif de blocage est lié à un type d'action CRM, alors l'affectation d'un motif génèrera une action CRM. L'action CRM sera terminée lorsque le motif sera enlevé.

 

 

Blocages automatisés :

Dans le cas de contrôles des N° de TVA et N° de SIRET, s’il y a des incohérences, la fiche client est bloquée.

Afin de définir les motifs à utiliser pour ce genre de blocage, ceux-ci sont définis et stockés dans des options de CL001W01 : MOT_BLOQ_TVA et MOT_BLOQ_SIRET.

Les motifs saisis peuvent être identiques pour les deux options.

S’ils sont différents et que leurs fonctionnalités sont identiques, le motif appliqué sur la fiche client est le dernier rencontré.

S’ils sont différents et avec des fonctionnalités différentes, les coches des motifs sont cumulées.

En revanche, s’il existe déjà, pour la fiche client, un motif de blocage de même fonctionnalité que celui à appliquer, celui-ci doit être conservé. Le blocage à appliquer en cas de N° de TVA ou de N° de SIRET incorrect se déclenchera une fois le blocage initial enlevé.

 

 Un commentaire peut être associé au blocage ou au déblocage de la fiche client .

 

État

L'état permet de gérer différents niveaux de validité.

Un état à ‘0’ signifie que le client est utilisable dans l'ensemble de l'application, toutes les informations obligatoires doivent être renseignées pour validation.

Cependant, si la fiche client n'est pas renseignée en totalité, il est tout de même possible de la valider en passant le code état à 8 (en cours de création) et dans ce cas-là, certains contrôles sur les zones obligatoires ne se déclencheront pas.

La fiche client est alors en attente ; aucune saisie de commande ne pourra être faite tant que l'état du client n'est pas à « 0 ».

 

Codification 

Identifications externes

Cet onglet regroupe un ensemble d'informations permettant d'identifier le client dans divers organismes officiels tel que le N° SIRET, N° TVA, code NAF, Identification fiscale … ou autre application (Code et référence client externe).

 

Selon les renseignements saisi pour le pays TA019 concernant les numéros de TVA et SIRET (saisie obligatoire et longueur prévue), un contrôle s’effectue à la suite de la saisie et des coches de blocages peuvent se générer en entête de la fiche client.
‎

Blocage sur N° TVA

Ce blocage intervient en fonction de la longueur du N° de TVA saisi.

Lors de la saisie – modification du N° de TVA, la longueur maximum définie pour le pays est recherchée. Si la longueur du N° de TVA saisi est différente de la longueur prévue pour le pays, la fiche client doit être bloquée pour le motif renseigné dans l’option MOT_BLOQ_TVA.

Le N° de TVA saisi est conservé tel quel en base : il ne subit aucune diminution, aucune augmentation.

Le déblocage de la fiche client intervient soit lors de la saisie d’un N° de TVA de longueur correcte, soit par modification manuelle du motif de blocage.

N.B. :
si aucun motif n’est saisi dans l’option MOT_BLOQ_TVA et que la longueur du N° est différente de celle définie pour le pays, l’utilisateur en sera informé par un message d’avertissement non bloquant. La fiche ne pourra pas être bloquée.

 

Blocage sur N° SIRET

Un blocage s’effectue sur une fiche client lorsque le N° de SIRET est incorrect.

Dans ce cas, la fiche client est bloquée pour le motif défini dans l’option MOT_BLOQ_SIRET.

Le même principe d’application du motif de blocage est identique à celui du N° de TVA. Dans ce cas, le blocage se déclenche lorsque le N° de SIRET est incorrect.

Le déblocage de la fiche client intervient soit lors de la saisie d’un N° de SIRET correct, soit par modification manuelle du motif de blocage.

Le déclenchement du contrôle du SIRET s’effectue lorsque l’option CTRL_SIRET est positionnée à 0.

N.B. :
si aucun motif n’est saisi dans l’option MOT_BLOQ_SIRET et que le N° SIRET est incorrect, l’utilisateur en sera informé par un message d’avertissement non bloquant. La fiche ne pourra pas être bloquée.

 

Les N° de TVA et N° de SIRET sont également modifiables par la fonction de modification de masse (CL801), par conséquent ces blocages doivent être effectués de manière similaire.

La zone CODE CLIENT EXTERNE permet d'indiquer le code client mobile, c'est à dire le code client qui a été attribué dans l'application "Prise d'Ordres Mobile".

Ce code permet d'effectuer la correspondance entre les données saisies par le représentant sur son portable et la fiche client complétée par le service commercial lors de la mise à jour des informations sur portables.

La REFERENCE CLIENT EXTERNE permet d'indiquer la référence sous laquelle est connue le client dans une entité externe (autre système informatique, autre société).

Le N° FOURNISSEUR correspond au N° de fournisseur sous lequel la société est référencée chez le client. Ce numéro sera édité sur tous les documents à destination du client.

 

GENCOD

GENCOD distributeur :

Le GENCOD du distributeur (13 chiffres) permet de repérer les clients centrale (magasins) dans les fichiers d'échange EDI; il se compose de 5 zones :

Pays : issu de la table annexe des pays TA019

Nature :

01 = Fournisseur

02 = Distributeur

03 = Transporteur

CNUD : variable de 3 à 6 chiffres selon la taille du distributeur

CID : variable de 2 à 5 chiffres selon la taille du CNUD

Clé : généralement égal à "00"

 

 

GENCOD fournisseur :

Le GENCOD du fournisseur permet de déterminer le CNUF servant à repérer dans les fichiers d'échange EDI les articles codifiés par une centrale; il se compose de 3 zones :

Pays : issu de la table annexe des pays TA019

CNUF : variable de 5 à 8 chiffres selon la taille du fournisseur

CIF : variable de 0 à 3 chiffres selon la taille du CNUF

 

 

Classification 

Critères divers

Cet onglet permet de renseigner les informations de classification du client : catégorie, famille, comportement d’achat, secteur géographique et origine. Ces notions utilisées par la suite en critères de filtre, statistiques et dans certains cas classement ou totalisation.

 

Le secteur de vente permet la liaison entre le client et son représentant.

Lorsqu’il n’existe qu’une seule division commerciale (paramètre GET_MUL_CANA=0), à l’issue de la saisie du secteur de vente, il y a alors création automatique du lien client - division commerciale - secteur de vente. Ce lien permet d'associer un représentant.

Le lien créé est visible dans l’onglet "Réseau de distribution", en revanche il n’est pas accessible.

 

Remarques :

• Pour une gestion des représentants différents par rayon, il ne faut rien saisir dans le secteur de vente. Les liens client - division commerciale - secteur de vente - rayon se feront l’onglet "Réseau de distribution".
• Dans ce cas de GEST_MULT_CANA=1, les liens client – division commerciale – secteur s’effectuent uniquement dans l’onglet des « Réseau de distribution ».

 

Il est également possible de préciser si le client correspond à un dépôt conditionnel pour la société.

La notion de dépôt conditionnel est utilisée lorsque le client a des produits en dépôt ; seuls les produits vendus par le client seront facturés.

exemple :

Le client passe une commande conditionnelle de 1000 pièces. Les 1000 pièces lui sont livrées. Une facture conditionnelle (c.a.d. pas mise à jour en compta) est alors établie ; elle correspond aux 1000 pièces.

Le client informe ensuite qu'il a vendu 200 pièces sur les 1000 pièces de départ alors il recevra une facture ferme correspondant aux 200 pièces.

N.B. :
Cegid Orli dispose d’un module de gestion des dépôts conditionnels.

 

Le client peut également être interne dans ce cas des documents de fonctionnalité "interne" seront établis pour les pièces de facturation. En cas de modification, la nouvelle valeur de cette zone sera prise en compte pour toute nouvelle pièce, pas de rétroaction. Pour les statistiques, tout est pris en compte avec la nouvelle valeur.

 

Données culturelles

Elles regroupent le profil culturel ainsi que les langues d’expression du client.

L'association à un groupe culturel permet de définir un format d'affichage ou d'édition pour des données culturelles telles que les langues et formats de dates. Cette information est obligatoire dans une fiche client.

La langue de taille est également obligatoire. Elle permet d'indiquer la langue dans laquelle les tailles des produits doivent être exprimées sur les documents à destination du client.
‎Elle est par défaut initialisée à partir du profil culturel.

 

exemple :

 

La traduction s’effectue par la fonction JP044W05 Traduction des tailles.

La langue étiquette est facultative. Elle est utilisée dans les fonctions LA013 Edition des étiquettes PF/composition et CA015 Edition des étiquettes consommateurs pour déterminer le code langue d'impression prioritaire.

La langue étiquette s'adresse aux consommateurs (clients finaux), contrairement à la langue standard qui s'adresse aux boutiques.

 

Informations complémentaires

Les notions de surface boutique, montant et année de CA et nombres de personnes sont facultatives. Elles peuvent être utilisées pour effectuer des statistiques et des recherches.

 

Liaisons de filiation

Ces zones permettent de saisir des liaisons d'appartenance.

Ces liaisons permettent d'indiquer que le client est une centrale, un transitaire, un organisme de crédit, une filiale etc...

Les seules liaisons autorisées sont celles dont la fonctionnalité est comprise entre 50 et 99 (= Liaisons "d'appartenance").

Selon la valeur des paramètres GES_FAC_LIV_MUL et GES_EDI_LIV_MUL, un test de compatibilité est réalisé entre le code Regroupement sur facture saisi, et le fait que le client concerné ne soit pas de type EDI (liaison de fonctionnalité 59).

 

Livraison 

Cet onglet permet de renseigner les informations relatives aux expéditions à destination du client : conditions de port, transporteur, mode d’expédition, etc...

Ces informations seront proposées par défaut dans les autres parties de l’application (commande, facturation, livraison…).

La priorité du client (50 par défaut) est obligatoire, et sera prise en compte lors de l’affectation automatique des commandes. A délai de livraison égal, le client qui a la plus forte priorité (1) verra sa commande traitée avant les clients de priorité plus faible (99).

 

Le type de présentation est visible ou non selon la valeur du paramètre général GES_TYP_PRES.

Ceci correspond à la vignette qui doit être apposée lors de la préparation du B.L. produits finis.
‎Elle n'intervient pas dans la gestion de production : la fabrication d'un vêtement étant identique quelle que soit sa présentation. Elle n'intervient que sur le Bon de préparation de la commande du client.
‎Lors de la saisie de commande produits-finis, si le produit admet plusieurs types de présentation possibles, c'est celui de la fiche client qui sera proposé par défaut.

Facturation

Cet onglet permet de renseigner toutes les informations financières du client : mode de règlement, échéances, date valeur, tarif, RIB, IBAN…etc.

Une coche permet de préciser si des prix spéciaux peuvent être accordés au client, dans le cas contraire, c’est le tarif saisi qui sera appliqué.

L’échéance est obligatoire selon la valeur de l’option ECHE_OBL.

La règle des 25 jours est utilisée lors du calcul des échéances. Elle permet de considérer à compter du 25 du mois, on est le 1^er du mois suivant, appliquant alors un report d’échéance jusqu’à 1 mois.

Exemple : échéance 60 jours fin de mois

Les modalités de calcul de la date de valeur de la pièce de facturation lors du transfert livraison-facturation LI019 peuvent être variables au client.

Le principe consiste à comparer la date de valeur éventuelle saisie à la commande, la date de facture et la date début de livraison confirmée du bon, pour déterminer si on livre en avance ou en retard.

Un bon d'expédition peut être multi tranche de livraison. Lors du transfert livraison-facturation, la fonction va tout d'abord calculer la date de début livraison confirmée du bon en prenant la plus petite des dates début livraison confirmée des lignes de commandes concernées par le bon.

 

Puis selon la fonctionnalité :

 

• Nulle : CAS NORMAL AVEC PRIORITE SUR DATE DE VALEUR A LA COMMANDE

  S'il s'agit d'une LIVRAISON EN AVANCE, donc avec date de facture inférieure ou égale à la date début livraison confirmée du bon, la date de valeur sera alors égale à la DATE DEBUT LIVRAISON CONFIRMEE.

  Sinon, s'il s'agit d'une LIVRAISON DANS LES TEMPS OU EN RETARD, donc date de facture supérieure à date de début livraison confirmée du bon, la date de valeur sera alors égale à la DATE DE FACTURE.

  Par contre, si une DATE DE VALEUR a été renseignée à la commande, suite à un arrangement commercial avec le client qui a accepté qu'on lui avance la date de valeur, c'est CETTE DATE qui sera prise en compte dans la facture, quelles que soient les dates début et fin livraison confirmées et quels que soient les incidents de livraison.

   

• 1 : CAS NORMAL AVEC FAVEUR SUR DATE DE VALEUR A LA COMMANDE

  Ce cas est identique au précédent à l'exception près que si une DATE DE VALEUR a été renseignée à la commande, elle ne sera prise en compte que si elle est supérieure à la date de valeur normalement calculée (cas où l'on a fait une faveur à un client en acceptant de retarder une date de valeur).

   

• 2 : CAS DATE DE VALEUR AU PLUS TOT AVEC PRIORITE SUR DATE DE VALEUR A LA COMMANDE

  Dans ce cas, la date de valeur calculée sera toujours égale à la date de facture, quelle que soit la date de livraison confirmée et quels que soient les incidents de livraison.

  De même, si une DATE DE VALEUR a été renseignée à la commande, suite à un arrangement commercial avec le client qui a accepté qu'on lui avance la date de valeur, c'est CETTE DATE qui sera prise en compte dans la facture.

   

• 3 : CAS DATE DE VALEUR AU PLUS TOT AVEC FAVEUR SUR DATE DE VALEUR A LA COMMANDE

  Ce cas est identique au précédent à l'exception près que si une DATE DE VALEUR a été renseignée à la commande, elle ne sera prise en compte que si elle est supérieure à la date de valeur normalement calculée (cas l'on a fait une faveur à un client en acceptant de retarder une date de valeur).

   

  N.B. :
  Dans le contexte des ventes de composants, la date de valeur n'est pas calculée. Elle correspond soit à la date de valeur renseignée lors de la saisie de commande, soit à la date de la facture.

   

  Les tarifs produits-finis et matières indique le tarif à appliquer lors de la saisie des commandes. Leurs saisies dans la fiche client est obligatoire selon les options respectives TARI_OBL et TARI_MAT_OBL.

   

  Les tarifs détail sont utilisés pour l'édition des Étiquettes boutiques.

  C'est le prix de vente pour ce tarif qui sera édité sur les étiquettes article destinées aux boutiques.

   

  Des prix spéciaux peuvent être consentis au client sinon c'est le tarif saisi qui est appliqué. La coche prend par défaut la valeur de l'option PRIX_SPEC. Cette valeur est modifiable.

   

  Le RIB est obligatoire en fonction du paramétrage défini pour le Mode de règlement TA015.

  Dans le cas d’une création de fiche client, si le mode de règlement nécessite la saisie d’un RIB et que ce dernier est vide, l’utilisateur est bloqué.

  Dans le cas d’une modification du mode de règlement d’une fiche client, si celui-ci a la coche « RIB obligatoire » cochée et qu’aucun RIB n’est encore saisi, un message non bloquant attirera l’attention de l’utilisateur en lui indiquant qu’il est obligé de saisir un RIB.

  De même, toute remise à nul d’un RIB doit être interdite si celui-ci est défini comme obligatoire. Il faut dans ce cas d’abord modifier le mode de règlement avant d’effacer le RIB.

  Dans tous les cas, le contrôle d’existence du RIB en fonction du mode de règlement est également effectué en validation de la fiche client. Il est en effet nécessaire de connaître à la fois le mode de règlement et la valeur du RIB pour ce contrôle.

  Si aucun RIB n’est saisi pour un mode de règlement le nécessitant, la validation est bloquée.

N.B. :
Les mêmes principes sont appliqués dans l’onglet «  Informations variables par division et nature » ou bien encore dans les fonctions de maintenances en masses des fiches client CL801 et CL802.

 

 

Personnalisation

Cet onglet donne des précisions en ce qui concerne éditions relatives aux commandes, aux livraisons ou à la facturation : mode de valorisation, nombre d’exemplaires…

‎

 

Commande

• Coche référence commande obligatoire
• Confirmation de commande : indique le moment de la confirmation des commandes du client. 3 valeurs possibles :
  • 1 = La commande doit toujours être confirmée au client.
  • 2 = La commande ne doit jamais être confirmée au client.
  • 3 = Décision de confirmation prise lors de la saisie de commande.

    Une valeur par défaut est définie par l'option CONF_CDE.

     

• Gestion date limite de livraison : permet en saisie de commande de savoir si le client gère les "CANCEL DATE", c'est à dire s'il souhaite annuler sa commande s'il n'est pas livré dans les délais qu'il a demandé. Dans ce cas, les délais demandés deviennent obligatoires dans les commandes saisies pour ce client.

  Cette information n'est pas prise en compte lors de la prise de commandes de composants.

   

• Nombre de jour de tolérance : Ce nombre de jour est lié à la gestion des CANCEL DATE, il permet même si le client gère les CANCEL DATE de tolérer un petit dépassement de la date de livraison demandée.

  Ce nombre de jour est ajouté à la date de fin de livraison demandée lors du traitement d'annulation ou solder les commandes non livrées et dépassées.

  Cette information n'est pas prise en compte lors de la prise de commandes de composants.

   

• Valorisation commande : indique la fonctionnalité de la valorisation des confirmations de commande. En fonction de la valeur de cette zone, les confirmations de commandes seront ou non valorisées.

  IMPORTANT : Pour prendre en compte ce critère, l'option VALORISE pour la fonction d'édition de confirmation de commandes concernée CD005 ou CM005 doit être égale à 4 (option ou critère des matrices de présentation JP518).

   

  Choix de la VALORISATION pour les commandes P.F. CD005 :

  • Nul = Pas de valorisation des Confirmations
  • 1 = Éditions des prix par tailles + Eléments non valorisés
  • 2 = Edition du total HT en fin de commande avec édition des éléments complémentaires de tarifications (Remises ...)
  • 3 = Éditions des prix par tailles + Edition du total HT en fin de commande avec édition des éléments complémentaires de tarifications (Remises ...)
  • 4 = Éditions des prix par tailles sans éléments

    ‎ 

     

    Choix de la VALORISATION pour les commandes de composants CM005 :

  • Nul = Pas de valorisation des Confirmations
  • 1 = Éditions des prix + Éléments non valorisés
  • 2 = Edition du total HT en fin de commande avec édition des éléments complémentaires de tarifications (Remises ...)
  • 3 = Éditions des prix + Edition du total HT en fin de commande avec édition des éléments complémentaires de tarifications (Remises ...)
  • 4 = Éditions des prix sans éléments

     

• Nombre d’exemplaires de la confirmation : indique le nombre d'exemplaires de confirmations à produire pour envoyer au client. La saisie de cette zone est obligatoire et sa valeur par défaut est 1.

   

• Edition composition : permet d’éditer ou non la composition de l'article dans l'édition des confirmations de commandes.

   

   

• Type code barre : permet de préciser le type de GENCOD

  à faire apparaître sur les documents clients (confirmation commandes, BL factures, etc…).

  Uniquement utilisée pour les PF
  ‎Les valeurs possibles sont :

  • Aucun GENCOD ne devra apparaître sur les documents
  • Seuls les GENCOD de type EAN13
  • Seuls les GENCOD de type SKU

     

• Support de marquage
  ‎Cette information est présente dans Cegid Orli à titre d’information ;
  ‎elle est ensuite extraite à destination de certains WMS spécifiques,
  ‎pour indiquer le type d’étiquette qu’ils doivent utiliser pour leurs éditions.

   

  Livraison

• Valorisation B.L. : Cette information agît sur les documents suivants :
  • Les Bons de Préparation P.F. avec mention "BON DE LIVRAISON"
  • Les Bons d'Expédition P.F.
  • Les Bons de Livraison matière issus de LM007 qui ne sont pas valorisés pour les clients
  • Les autorisations de retour P.F. RC002

N.B. :
Pour prendre en compte ce critère (variable au client), l'option VALORISE pour la fonction d'édition des autorisations de retours RC002 doit être égale à 4.

 

Les valeurs possibles pour le choix de la VALORISATION sont :

• Nul = Pas de valorisations
• 1 = Éditions des prix par tailles seulement
• 2 = Edition du total HT en fin du bon avec édition des éléments complémentaires de tarifications (Remises ...)
• 3 = Éditions des prix par tailles + Edition du total HT en fin de bon avec édition des éléments complémentaires de tarifications (Remises ...)
• Edition du prix de vente consommateur : permet d'éditer ou non les prix de vente consommateur (PVC) sur les Bons de livraison produits-finis, ainsi que sur l'état de reste à livrer. Les prix de vente édités correspondent aux prix définis pour les tarifs détails de la fiche client (avec priorité sur le tarif détail 2).

  N.B. :
  si le client possède une liaison de fonctionnalité '50' (= centrale), alors c'est la coche de ce client "centrale" qui est prise en compte.

• Étiquettes sur colis : à cocher pour obtenir l’édition des étiquettes colis lors de la livraison produits-finis.

• Gestion en-cours transport : indique si le client est un client "boutique" à gérer au niveau de la chaîne des en-cours de transport.

  Lorsque cette case est cochée, les lignes de bons de livraison produits-finis seront mis à jour dans le fichier des en-cours de transport lors du transfert LIVRAISON-FACTURATION LI019. Cette mise à jour servira aussi à l'interface MAGESTEL.

  Il sera alors possible de connaître à tout instant la quantité de produits sortie de l'usine mais non encore réceptionnée par la boutique.

  N.B. :
  Il est bien entendu que dans le processus, la boutique doit posséder de son côté la possibilité de recevoir les mises à jour (interface) des quantités liées aux produits réceptionnés, au fur et à mesure de la réception.

  Cette coche permet également de préciser les conditions historisation des BP/BE par LI019 (en combinaison avec l'option OPT_HIST_MAG).

• Accès expédition directe : à cocher pour accéder à l'expédition directe à la validation des données de ce client dans les fonctions suivantes :
  • LI006,
  • LI011 / LM011,
  • LI044
  • LI053

    
    ‎ 

     

    Facturation

     

• Edition facture : permet lors de la validation d'un B.P produits-finis pour le client, de proposer la création et l'édition des factures et des traites inhérentes à ce B.P. (si nécessaire l'édition des récépissés transporteur sera faite aussi).

  ATTENTION : Ces documents étant en règle générale des pré-imprimés, l'utilisation de cette fonctionnalité nécessite la possession au minimum de 3 imprimantes différentes, 4 si on souhaite aussi l'édition du B.P, 5 si on veut aussi l'édition des étiquettes colis.

• Nombre d’exemplaires de la facture : indique le nombre d'exemplaires de la pièce de facturation à produire pour envoi au client. La saisie de cette zone est obligatoire et sa valeur par défaut est 1.
• Nombre d’exemplaires DECLARATION USA : indique le nombre d'exemplaires à produire pour les documents d'origine USA (SINGLE, MULTIPLE COUNTRY DECLARATION, DECLARATION NÉGATIVE)

   

• Edition composition sur facture : utilisée pour éditer ou non la composition de l'article ou bien de la matière dans les éditions des pièces de facturation produits-finis ou matière FA005 ou FM005.

   

• Colisage à part : permet de définir si, pour le client, on édite ou non les données de colisage sur la facture. Les valeurs possibles sont :

   

  • X = Pas de colisage sur la facture et pas d'édition BE/BP
  • 2 = Pas de colisage sur la facture, mais édition des informations BE/BP
  • Nul = Prise en compte du paramètre OPT_ELMT_TARI

Cette information est prioritaire par rapport à la valeur du paramètre général OPT_ELMT_TARI. Elle n'est pas utilisée dans le contexte de la vente de composants.

‎ 

 

Organisme de crédit

CL001W02
Affecter des organismes de financement (organisme de crédit et client juridique) pour le client

 

Cet onglet permet de suivre l’évolution des couvertures par les organismes crédit.

Un client peut être couvert de 2 façons :

• soit directement par un organisme de crédit, dans ce cas on accède aux zones :
  ‎Date effet, Crédit obtenu, Date demande, Crédit demandé et Cote,
• soit par l’intermédiaire d’un client « juridique » qui est porteur global du risque (en général pour plusieurs fiches). Il est donc lui-même rattaché à un organisme de crédit. Dans ce cas, une fois le code client juridique saisi, l’accès aux zones précédemment citées est impossible.

  Les conditions de crédits du client juridique seront reprises pour le client en cours.

  N.B. :
  les clients reliés ont obligatoirement la même société Client.

  Dans les 2 cas de figure, les fiches des clients Juridique, et Organisme de crédit devraient être logiquement associées à une société COMPTABLE, mais nous gardons volontairement la souplesse de ne pas faire le contrôle.

  La référence permet de préciser l’identification du client auprès de l'organisme de crédit.

  En cas de refus de prise en charge par l’organisme de crédit, il est également possible d’en conserver le motif.

  Toutes ces informations sont prises en compte afin de déterminer le risque client CL001W13.

  Rappel des liaisons de filiation nécessaires pour les clients

• Organisme de crédit  liaison de fonctionnalité 53
• Client juridique  liaison de fonctionnalité 57

 

Informations variables

CL001W03
Définir les informations de facturation du client variables par division commerciale et nature de commande.

 

Cette fonction permet de faire varier certaines informations des données administratives et techniques, selon la division commerciale et/ou la nature de commande.

Ce sont ces données qui seront exploitées lors de la saisie ou de la maintenance des commandes.

Par défaut, sont proposées toutes les données saisies dans l’onglet facturation.

 

Exemple :

Un client souhaite différencier son mode de règlement. Pour les commandes réassort, il préfère payer par chèque alors que pour les autres natures de commande, son mode de règlement (définit et renseigné dans l’onglet « Facturation ») lui convient.

Il faudra donc saisir dans cet onglet les informations pour la nature de commande réassort.

 

Suspensions des commandes

Pour la nature de commande et la division commerciale spécifiées, les coches et motifs de suspensions permettent de suspendre ou réactiver toutes les commandes en cours, tous les B.P. en cours.

‎Une commande peut être suspendue aux 4 niveaux Commande, Affectation, Préparation et/ou Expédition. Ces suspensions seront également prises en compte lors de la saisie de toute nouvelle commande, initialisant alors les coches et motifs de blocage.

Un B.P. ne peut être suspendu qu'au seul niveau Expédition. Cette suspension sera également initialisée lors de la saisie de tout nouveau B.P.

‎Les conditions d’accès aux coches et motifs de suspensions sont identiques à celles des blocages de l’onglet principal de la fiche client ; donc en fonction des options ACCES_BLOC_COM, ACCES_BLOC_AFEC, ACCES_BLOC_PREP et ACCES_BLOC_EXP ainsi que de la valeur du paramètre général GEST_BLOQ_AUTO.

Les coches et motifs de blocages agissent aussi bien sur les ventes de produits finis que les ventes de composants.

‎ 

 

Adresses différentes

CL001W03
Définir les différentes adresses et relations entre les clients.

 

Cet onglet permet de définir des données différentes des données de bases pour certaines liaisons mais aussi de définir des liens d’appartenance entre 2 clients.

Vous pouvez déclarer en liaison de type ‘Duplicata’, le client à qui sera systématiquement envoyé un duplicata de la facture.
exemple : adresse de livraison, de facturation… différente de celle de la fiche client.

 

Un client pourra être adhérent d’une centrale, affilié à un organisme de crédit …

N.B. :
les clients reliés ont obligatoirement la même société Client à l’exception de la liaison de fonctionnalité ‘64’ Groupe où il est possible de renseigner une société pour le client de la liaison.

 

Lorsqu'il s'agit d'un lien d'appartenance, il est possible d'indiquer que les textes associés au client d'appartenance renseigné, doivent être édités sur les documents à destination du client en cours de traitement.

L'ordre de recherche de l'adresse est le suivant :

• au niveau des factures
  (FAC_CLI_ADR)
• au niveau des factures historisées
  (HIST_FAC_CLI_ADR)
• au niveau des commandes
  (CDE_CLI_ADR)
• au niveau du dépôt si code dépôt passé en argument
  (Cas de la gestion du stock déporté lié avec Y2, cas ou on doit livrer dans un dépôt au lieu de l’adresse de livraison du client)
  (CLI_ADR)
• au niveau du client
  (CLI_ADR)

 

Dans tous les cas ci-dessus, si on a un client de liaison, on récupère l’adresse dans la fiche client (CLIENT) pour le client de liaison.

 

Lorsque l'option MULTI_ADR définie pour la CL001W04 est non nulle, il est possible de saisir plusieurs adresses de LIVRAISON et de FACTURATION.

Le rayon n'est accessible que pour les liaisons de fonctionnalités 04 - Commande, 06 - Facture, 09 – Livraison, 08 – Règlement et 42 Livraison vente de composant et permet dans ce cas, la saisie de plusieurs adresses pour ces liaisons en fonction d'un rayon du client.

 

Le dépôt permet de renseigner le code du dépôt où devra être acheminé la marchandise en cas de lieu déporté de stockage. Le code dépôt est accessible uniquement pour la liaison de fonctionnalité '49'.
‎Il est alors obligatoire.

‎
‎Le dépôt sera attribué lors de la création des lignes de commandes et a pour but d'être transmis dans les échanges avec Cegid Retail Y2. La saisie du code dépôt est entièrement libre. Cependant, le code dépôt saisi doit correspondre à un établissement dans Cegid Retail Y2.

 

Le dépôt peut être conditionnel.

 

La suppression des liaisons Organisme de crédit (Fonctionnalité 53) et Client juridique (Fonctionnalité 57) ne sont pas possibles ici. Pour ces liaisons, la suppression se fait à partir de l'onglet "Organisme de crédit" où elles ont été créées.

 

Selon la valeur des paramètres GES_FAC_LIV_MUL et GES_EDI_LIV_MUL, un test de compatibilité est réalisé entre le code Regroupement sur facture saisi, et le fait que le client concerné ne soit pas de type EDI (liaison de fonctionnalité 59).

 

Contacts supplémentaires

CL001W05
Définir les différents contacts du client en fonction d’une liaison

 

Cet onglet permet de définir des contacts différents ou supplémentaires par liaison :
‎saisir le correspondant chez le client pour les commandes, pour les livraisons, pour la facturation, etc…

‎ 

 

Textes sur documents

CL001W06
Affecter des textes client à éditer sur les documents en fonction de la liaison.

 

Cet onglet permet de définir des informations de type texte qui devront être éditées sur tous les documents d’une liaison donnée.

Exemple : définition des textes qui s’éditeront sur tous les documents concernant la facturation, les livraisons... etc.

Ces textes sont à saisir librement où à sélectionner par leur code.

Le texte standard de la bibliothèque peut être modifié pour être personnalisé pour le client et la liaison.

Par défaut, les textes sont édités sur les factures et les avoirs. Cependant, cette information peut être modifiée afin de permettre l’édition du texte uniquement sur les factures ou bien uniquement sur les avoirs.

Il est possible de saisir plusieurs textes par liaisons, mais tous doivent avoir un N° d'ordre différent. Les textes seront édités par ordre croissant des N° d'ordre.

 

Textes par origine

CL001W07
Affecter des textes client à éditer sur les documents en fonction de la liaison et du pays.

 

Cet onglet est identique au précédent, excepté qu’il nécessite la saisie du pays du client, afin de définir les textes par origine.

Contrairement aux textes sur documents, les textes par origine ne peuvent être édités que sur des pièces de facturation. C'est pourquoi, il est impossible de saisir une liaison de fonctionnalité autre que "06 - Facturation".

Accès selon valeur du paramètre général : TEXT_ORIG

‎ 

 

Rayons

CL001W08
Définir les rayons d’un client.

 

Cet onglet permet de saisir les différents rayons qui peuvent exister pour le client, avec les responsables correspondants.

Le rayon pourra alors être utilisé lors de la saisie des réseaux de distribution et lors de saisies d’adresses de commande, livraison, facturation ou règlement. Ces adresses par rayon sont ensuite automatiquement prises en compte dans les recherches d'adresses des confirmations de commandes, bons de préparation, édition de factures.

Le CODE INTERNE DISTRIBUTEUR (CID) saisi sera utilisé lors de la création des GENCOD.

 

 

Distribution

CL001W09
Définir les réseaux de distribution du client pour en déterminer le représentant.

 

Ces informations font le lien entre le client et les représentants.

Pour chaque division commerciale, éventuellement aussi par saison d'effet, il faut déclarer l’association « secteur de vente - représentant ».

Le représentant est automatiquement initialisé à partir des paramétrages définit lors des affectations des secteurs de vente RE002W02.

Il est également possible de préciser le rayon dans l’association division commerciale - secteur de vente.

L’accès à l’onglet « Distribution » depuis la fiche client CL001 est fonction du paramètre général GEST_MULT_CANA.

• Positionné à MONO division commerciale :
  • Accès au secteur de vente dans l'onglet « Classification » et insertion automatique à partir de la division commerciale renseignée dans le paramètre général CODE_CANA du lien client – représentant. Cette information n'est pas modifiable.
• Positionné à MULTI division commerciales :
  • secteur de vente non accessible dans l’onglet « Classification », tout doit être inséré manuellement par « Distribution ».

 

La période d’ouverture (date du … au …) permet de mémoriser et donc de conserver les dates d’ouverture et de fermeture des différentes divisions commerciales par client.

 

L’accès aux dates est possible selon la valeur de l’option CL001W01/GEST_PER_CANA, permettant de gérer des périodes d’ouverture de divisions commerciales et donnant ainsi la possibilité de conserver un historique des divisions commerciales.

‎Lorsque les périodes d’ouvertures sont gérées :

• la date de début sera initialisée avec la date du jour,
• la date de fin restera facultative tant que la division commerciale est active,
• la date de fin sera saisie pour fermer la division commerciale (les commandes en cours ne sont pas impactées, seules les nouvelles commandes prendront en compte cette période),
• pour rouvrir une division commerciale, il faut créer un nouvel enregistrement,
• la date de début est obligatoire dans le cas d'une réouverture d'une division commerciale, il n'est pas possible de saisir une commande si la date de commande n'entre pas dans la fourchette saisie.

 

Précisions :

• Ces dates sont soumises au contrôle standard de tolérance de dates.
• Il n'existe pas de contrôle entre la période renseignée et la saison d'effet.
• Les contrôles sont effectués en création de commande PF ou Matière, facture, retour…
• La date prise en compte dans le contrôle est la date de commande.

 

Autres options utiles :

• CTRL_CANA_SECT :
  permet de contrôler ou non l'existence d'enregistrements dans cet onglet.
• TEST_SOC_DISTRI :
  permet de contrôler ou non la cohérence entre la société du client et la société définie pour la division commerciale TA126.

‎ 

 

Statistiques

CL001W10
Affecter des critères statistiques libres relatifs au client.

 

Cet onglet permet de définir les codes statistiques libres attachés au client pour exploitation par les fonctions de statistiques.

 

 

Observations

CL001W11
Renseigner des observations par liaison et division commerciale

 

Cet onglet permet de saisir des remarques, par liaison et division commerciale.

Contrairement aux textes, les observations ne disposent pas de pré-génération depuis un texte existant, car les observations sont destinées à un usage interne.

Les observations sont utiles en saisie de commandes et de factures où elles peuvent être affichées lors de la saisie afin d’alerter sur d’éventuels sujets ; positionner l’option AFF_OBS pour la fonction de saisie (commande ou facture) concernée pour activer l’affichage des observations.

‎ 

 

Risque client 

CL001W13
Consulter le risque client global ou par saison.

 

Cette fonction permet de visualiser l’encours financier du client et donc le risque du client.
‎Aucune modification ne peut être saisie dans cet onglet qui est en mode consultation uniquement.

• Organisme de crédit (coordonnées)
  ‎Le client courant est rattaché à ce client organisme dans l'onglet Organisme de Crédit.
• Client juridique
  ‎Le client courant est rattaché à ce client juridique dans l'onglet Organisme de Crédit. Ce client juridique est lui-même rattaché au même client organisme ; son montant de crédit est global, et couvre l'ensemble des clients qui lui sont rattachés.
• Crédit demandé
  ‎Montant indicatif.
• Crédit obtenu
  ‎Montant de base du calcul.
• Reste à facturer
  ‎Ce montant représente le cumul des montants commandés, non encore facturés; il ne tient pas compte des lignes soldées et/ou annulées.
  ‎Si un client juridique est renseigné, il s'agit du cumul pour l'ensemble des clients qui lui sont rattachés.
• Encours de facturation
  ‎Ce montant représente le cumul des montants facturés (factures en +, avoirs en -).
  ‎Si un client juridique est renseigné, il s'agit du cumul pour l'ensemble des clients qui lui sont rattachés.
• Solde client
• Encours de traite
  ‎Ces 2 montants sont des données comptables, récupérées par transfert quotidien, et stockées dans la fiche du client courant.
• Risque (négatif) / Disponible (positif) =
  ‎[crédit obtenu]
  ‎- [reste à facturer]
  ‎- [encours de facturation]
  ‎- [solde client]
  ‎- [encours traite]

‎ 

Le calcul du risque client peut également être effectué par saison.
‎Il s'agira dans ce cas de calculer un risque en fonction des commandes de la saison du calcul.
‎Toutes les notions intervenant dans le calcul du risque client ne sont pas variables à la saison.

Seuls le reste à facturer et l'encours de facturation sont calculés à la saison.
‎Afin de pouvoir effectuer un comparatif, le risque est également calculé pour la saison antérieure. La saison antérieure est définie comme étant la saison la plus proche dont la date de début est inférieure à la date de début de la saison renseignée.
‎L'activation du calcul du risque par saison s'effectue en fonction du paramètre général CTRL_RISQ_SAIS.
‎Dans le cas d'un appel direct depuis la fiche client, la saison du calcul doit être saisie. En revanche, dans les saisies de commandes, la saison du calcul sera celle de la commande en cours.

 

Gestion de l’exonération de TVA :

Cet onglet peut être appelé par l’intermédiaire du CL001W01 ou directement en tant que programme : CL001W15.

Il permet de saisir et de modifier des exonérations temporaires de TVA pour un client donné.

Pour un même client, chaque référence doit être unique et aucune période ne doit se chevaucher.

Historique des exonérations de TVA :

Cet onglet peut être appelé par l’intermédiaire du CL001W01 ou directement en tant que programme : CL001W16.

Il permet de créer et de consulter la liste des pièces de facturation exonérées pour le client courant avec indication de la date de pièce et son montant HT.

La référence de l’exonération saisie ici doit exister dans le programme CL001W15.

Le numéro de pièce est unique pour un même client et une même référence d’exonération.

La date de la pièce est obligatoire et être comprise dans l’intervalle de date de l’exonération.

 

Blocage au niveau de la fiche client

Deux niveaux de blocage sont prévus au niveau de la fiche client.

Le premier se situe dans la page des informations générales et le second dans la page des informations différentes par division commerciale et nature de commande.

Il est possible de bloquer un client au niveau commande, affectation, préparation et expédition.

Lorsque vous bloquez un client au niveau de la page des informations générales, toutes nouvelles commandes prises tiendront compte de la valeur de ces zones.

Ainsi, si vous cochez la suspension en commande, il est impossible de saisir de nouvelles commandes pour ce client. Lors de la saisie de l’identifiant client (code client et société), un message indique que le client est bloqué et empêche alors toute suite de saisie de commande.

Si vous cochez la suspension en affectation, il est impossible de réaliser de nouvelles affectations pour ce client même pour des commandes qui ont été prises antérieurement.

Si vous cochez la suspension en préparation, il est impossible de réaliser de nouvelles préparations pour ce client même pour des commandes qui ont été affectées antérieurement.

Si vous cochez la suspension en expédition, il est impossible de réaliser de nouvelles expéditions pour ce client même pour des commandes qui ont été préparées antérieurement.

Lorsque vous bloquez un client au niveau de la page des informations variables par division commerciale et natures de commande, il faut tenir compte de l’option IMPACT_MOT_BLOQ.

Cette option peut prendre 2 valeurs :

• • Positionnée à 0 : la répercussion des modifications des coches de suspension dans les commandes se fera sur toutes les commandes du client pour la division commerciale/nature avec remise à nul des codes motifs et des dates de blocage.
  • Positionnée à 1 : la répercussion des modifications des coches de suspension dans les commandes se fera sur toutes les commandes du client pour la division commerciale/nature sans remise à nul des codes motifs et des dates de blocage.

 

Ainsi, quelle que soit la valeur de cette option, toutes les commandes déjà prises ayant la division commerciale et la nature indiquées, seront remises à jour avec la valeur des coches de suspension indiquée.

De plus, les nouvelles commandes ayant la division commerciale et la nature indiquées auront dès la saisie la valeur des coches de suspension indiquée.

De même, les coches de suspension d’expédition pour les bons de préparation dont la commande est pour ce client et dans la division et nature de commande concernée sont mises à jour.

 

Les coches de suspension présentes dans cette page, permettent donc de bloquer ou débloquer les commandes d’une division et d’une nature particulières.

 

Création client à partir d’un client similaire

En création d’une fiche client, la coche Client similaire est accessible et permet de créer le nouveau client depuis un client déjà existant.

‎Cocher la case permet d'accéder aux zones de sélection du client "à dupliquer".

• CODE CLIENT : il s'agit du code du client "à dupliquer".
• NOM ABREGE : il permet également de saisir le client "à dupliquer".
  ‎NB : lorsque le code client est saisi, cette zone est inaccessible.
• GARDER CE CODE CLIENT : cette zone, accessible uniquement lorsque gestion multi-société et lorsque le paramètre général NUMERO n’est pas positionné à "0" permet d'affecter au nouveau client le même code que celui du client sélectionné.
  ‎NB : Si cette zone est cochée, pensez à vérifier les sociétés : elles ne doivent pas être identiques.

 

TA927 : Paramétrage société pour duplication client

TA927W01
Référencer les sociétés d’origine et de destination nécessaires pour la création par duplication de fiches clients dans d’autres sociétés.

 

 

Cette fonction permet pour une société donnée (société d'origine) d'associer les sociétés (société de duplication) pour lesquelles les fiches clients sont à dupliquer.

 

Objectif : avoir une codification centralisée (un code client unique pour toutes les sociétés du groupe).

Attention : pour des raisons de données propres à chaque société, seuls les onglets suivants seront copiés : onglets [Coordonnées], [Codification], [Classification], [Livraison], [Facturation], [Personnalisation] et [Statistiques]. Cette duplication n'intervient également qu'en CREATION de fiche client, aucun impact en modification ou suppression de fiche.

Les fiches clients dupliquées sont créées avec un code état '8' (= en cours de création) afin que celles-ci soient obligatoirement complétées et 'validées' par les autres sociétés si nécessité d'utilisation.
‎
‎D'autre part, cette duplication est gérée en fonction de l’option GEST_DUP_CLI au niveau de la gestion client : la valeur 1 permet en CREATION client de dupliquer la fiche pour les sociétés paramétrées.

 

Notification CRM

Si des actions CRM (Customer Relationship Management) en cours existent, issues de CL101, une alerte visuelle est affichée au niveau de la partie supérieure de l'écran.

Cette alerte affiche le nombre d'actions en cours et est mise en couleur en fonction du degré d'importance.

Les couleurs sont issues du paramétrage des attributs visuels définis dans JP101 et des attributs suivants:

• • importance Faible : N° 3
  • importance Normale : N° 4
  • importance Haute : N° 1
  • importance Critique : N° 2

 

Les actions CRM sont accessibles par circularité standard, mais également en cliquant sur l'alerte visuelle.

‎ 

 

CL080 : Conditions de vente permanentes par client / saison

CL080W01
Consulter les conditions de vente accordées à un client

 

Cette fonction permet de consulter les conditions de vente accordées à un client.

Ces conditions de vente sont d’abord renseignées dans la fiche du client, mais peuvent ensuite être approfondies au travers d’autres fonctions qui sont l’ « Application de tarifs » TA301 et l’« Application des éléments de tarification » PR023.

 

Le besoin est donc de centraliser et visualiser, en fonction de critères, les conditions de ventes applicables dans un domaine prédéfini à un client pour un instant t.

Cette fonction donne l’aperçu des conditions appliquées lors de saisies de commandes.

 

Les critères

Les critères obligatoires sont le code client et la société si le client saisi est multi-société.

Le rayon n’est obligatoire que si pour le client sélectionné il existe des enregistrements.

Les données relatives aux lignes de commande ne doivent être renseignées que si l’on souhaite consulter les conditions applicables ou déjà appliquées concernant les lignes de commande.

 

Tous les critères, exceptés les critères obligatoires peuvent contenir les caractères jokers '_' et '%'. Ils permettent de consulter les conditions de vente accordées au client qui a passé des commandes répondant à des caractéristiques en-têtes et/ou ligne.
‎Exemple : consultation des conditions de vente au client C, lors des commandes de réassort de la saison S, contenant l'article A.

‎ 

 

Conditions à appliquer par défaut à une nouvelle commande

• Conditions générales du client : reprend les conditions tarifaires de la fiche client (partie fixe).
  • Les contextes d’application de ces conditions sont les informations saisies dans l’onglet ‘Informations variables’ de la fiche client CL001.

     

• Conditions tarifaires particulières : reprend les conditions saisies dans la fonction d’application des tarifs TA301. Il est composé de 3 parties : le tarif, les contextes d’application (saison de vente, division commerciale, nature et type de commande, condition de port et monnaie) et les causes d’application (origine, pays, secteur géographique, catégorie, famille du client, liaison et client de regroupement.

   

• Éléments de tarification : reprend les conditions saisies dans la fonction des éléments complémentaires de tarif TA170. Il est également composé de 3 parties : les éléments de tarification, les contextes d’application (renseignés dans la fonction d’application des éléments de tarification PR023. Seuls les enregistrements dont la coche remise en pied est activée sont ramenés) et les causes d’application.

 

Conditions déjà appliquées à une commande

Cet onglet permet de visualiser les commandes du client sélectionné, concerné par les éléments de tarification.

Les commandes sont classées par ordre chronologique décroissant ce qui permet de visualiser en premier les dernières commandes passées.

Les coches pied/ligne permettent de visualiser si les remises accordées l’ont été au niveau du pied ou de la ligne de commande.

Si une seule remise a été accordée alors, les conditions appliquées sont visualisables sur la partie droite de l’écran (ascenseur horizontal).

Si plusieurs éléments sont appliqués, ils ne sont visualisables que si vous cliquez sur l’icône [?] une fenêtre pop-up est alors ouverte indiquant tous les éléments appliqués sur la commande.

Si cette fonction est appelée depuis une autre (ex : Saisie de commandes CD001) alors seules les conditions applicables dans le cadre de la commande saisie (ou en cours de saisie) seront ramenées.

‎ 

 

Deux onglets relatifs aux lignes de commande 

Pour ces deux onglets, il est nécessaire de renseigner au moins un critère relatif aux lignes de commande.
exemple : critères situés en bas de l’écran : marque, forme, code article…

 

Différentes options sont également à prendre en compte pour utiliser ces deux onglets :

 

DIV_CIAL_OBL 

Permet de rendre obligatoire ou non la saisie de la division commerciale dans l’un ou l’autre des deux onglets, ou dans les deux.

0 : la division commerciale devra obligatoirement être renseignée pour aller dans l’onglet « Par défaut pour une ligne ». Pour aller dans l’onglet « déjà appliquées à une ligne », la division commerciale n’est pas obligatoire et peut également être renseignée avec des caractères joker (% ou _)

1 : Valeur par défaut rendant obligatoire la division commerciale pour accéder aux deux onglets.

2 : la division commerciale est facultative pour accéder aux deux onglets.

 

NAT_CDE_OBL et TYP_CDE_OBL

De la même façon que l’option précédente, ces deux options permettent de rendre obligatoire ou non la saisie de la nature de commande et du type de commande dans l’un ou l’autre des deux onglets, ou dans les deux.

0 : la nature et/ou le type de commande devront obligatoirement être renseignés pour aller dans l’onglet « Par défaut pour une ligne ». Pour aller dans l’onglet « déjà appliquées à une ligne », ils ne sont pas obligatoires et peuvent également être renseignés avec des caractères joker (% ou _)

1 : Valeur par défaut rendant obligatoire la nature / le type de commande pour accéder aux deux onglets.

2 : la nature / le type de commande sont facultatifs pour accéder aux deux onglets.

Attention : en positionnant ces trois options à la valeur 2, la recherche sera plus large et facilitée mais si les critères lignes ne sont pas assez précis, le temps de recherche peut être long.

‎ 

SAIS_CDE_REF

Cette option permet de renseigner la saison de vente par défaut.

Conditions à appliquer par défaut pour une ligne

Cet onglet permet de visualiser les conditions qui doivent s’appliquer par défaut pour les lignes correspondant aux critères choisis.

Si des conditions existent dans PR023, ce sont celles-ci qui s’affichent.

Si aucune condition n’est saisie dans PR023, les lignes s’affichent tout de même, mais les colonnes « Conditions applicables » sont vides.

Conditions déjà appliquées à une ligne

Cet onglet permet de visualiser les lignes de commande correspondant aux critères sélectionnés, avec le détail, ligne par ligne, des prix, éléments appliqués, tarif, représentant, taux de commission etc…

 

 

CL002 : Mouvement par liaison

CL002W01
Consulter ou modifier l’appartenance d’un client à un client de regroupement (centrale d’achat...)

 

Cette fonction permet pour chaque type de liaison avec la fonctionnalité « d’appartenance »,
‎de gérer les changements d’appartenance avec les notions de date d’entrée et de date de sortie.

 

Un changement d’appartenance sera conservé de manière historique avec la période d’appartenance.
exemple : pour calculer le taux de ristourne pour les adhérents à une centrale, on vérifiera par rapport à la date de la commande si le client faisait bien partie de la centrale au moment de la commande

 

Cet historique d’appartenance sera pris en compte pour l’édition des états de fin d’année (ristournes aux centrales, déclaration de CA aux organismes de crédit etc.)

N.B. :
on peut aussi bien changer les liaisons d’appartenance par le biais de la fiche client, mais dans ce cas, on perd la notion d’historique. De plus, le mode interrogation est bloqué, cet écran ne devant servir qu’occasionnellement et pour un client spécifique.

 

CL003 : Liste des clients par regroupement

CL003W01
Éditer la liste des clients adhérents par client de regroupement

 

Cette fonction édite la liste des clients par regroupement.

Vous avez la possibilité d’éditer les liaisons d’appartenance avec ou sans historique, de différence ou les deux successivement.

ATTENTION :

• • Le critère fonctionnel "Liaison autre" permet d’éditer les liaisons de fonctionnalité inférieure à 50.
  • On ne peut éditer l’historique uniquement si la liaison appartenance a été cochée.
  • Le critère fonctionnel ‘Liaison client groupe’ permet d’éditer les liaisons de fonctionnalité égale ou supérieure à 80 si cochée « Client groupe » dans TA014.

 

CL021 : Edition de la fiche client

 

Éditer les informations saisies dans les fiches clients

 

Cette fonction édite les informations clients saisies dans les fiches client CL001.

Il est possible d’éditer tout ou partie de la fiche client.

Chaque onglet fait l’objet d’un critère de présentation, permettant ainsi de restreindre le contenu.

 

N.B. :
le critère de présentation Saison du risque à éditer est utilisé uniquement lorsque la gestion du risque client par saison est activée, et de préciser les saisons N et N-1 de calcul du risque (uniquement lorsque le "Risque client" est activé).

‎ 

 

CL022 : Liste et mini fiche client

CL022W01
Éditer les informations essentielles saisies dans les fiches clients sous forme de liste, de mini-fiches, de publipostage

 

Cette fonction permet d’éditer :

• une liste des clients avec : code, nom abrégé, sigle, raison sociale, adresses, pays, origine, secteur géographique, catégorie client, famille client et code état.
• une mini fiche par client avec en plus des informations de la liste : nom contact, téléphone, télécopie, renseignements bancaires, représentants.
• soit une LISTE d'adresses permettant le PUBLIPOSTAGE ; la finalité est ici d’établir une liste des adresses possibles pour les clients concernés par les critères.

 

Particularité du critère Liaison (adresses) :
‎Dans le cas du publipostage (Type d'édition = 3), sans critère particulier, la liste retourne :

• les adresses des fiches client,
  ‎ET
• les adresses de toutes les liaisons définies dans l'onglet "Adresses de la fiche client"
  ‎ET
• les adresses des liaisons Commande (04), Livraison (09), Facturation (06) et Règlement (08) qui lorsqu'elles ne sont pas expressément définies dans l'onglet des adresses correspondent à l'adresse de la fiche client associée.

Ainsi, pour faire varier cette liste résultante, il faut utiliser le critère "Liaison (adresse)" et renseigner :

• "Liaison (adresse)" suivie de l'opérateur "Est Vide" pour n'avoir que les adresses des fiches clients,

  
  ‎OU BIEN

• "Liaison (adresse)" suivie de l'opérateur "Egal" ou "Est Dans" puis la liste des liaisons souhaitées pour avoir les adresses correspondant à la (aux) liaison(s) puis le cas échéant l'adresse de la fiche client.

‎ 

N.B. :
si plusieurs liaisons sont renseignées, la recherche s'effectue indépendamment pour chaque liaison.

‎Cela signifie donc que si un client a une adresse pour une liaison de Livraison mais pas d'adresse particulière pour la liaison de facturation ; sur une demande d'édition des adresses de Livraison ET Facturation, le résultat donnera 2 adresses : celle de Livraison et celle de facturation.
‎
‎De la même manière mais cette fois si le client n'a aucune adresse pour les liaisons Livraison et facturation, le résultat donnera 2 fois l'adresse de la fiche client une fois pour la livraison et une fois pour la facturation.

 

CL801 : Maintenance en série des clients

CL801W01
Modifier en série les données des fiches clients

 

Cette fonction sous forme de liste de données multicritères permet de modifier certaines données pour plusieurs clients en même temps.

Après avoir saisi vos critères, une liste de clients s’affiche.

Vous devez sélectionner une ou plusieurs lignes puis valider pour obtenir la fenêtre ‘Modification par lot’ qui permet de sélectionner les modifications à apporter aux clients sélectionnés.

 

Les modifications portent sur :

• les données principales de la fiche client
• les 20 codes statistiques
• les rayons : création/remplacement ou suppression, par Rayon
• les journées de mise au départ : création/remplacement ou suppression, par Division / Journée
• des données multi-lignes, basées sur un code liaison et un code texte :
  • les textes sur document : création / suppression d'un code texte, par Liaison
    ‎N.B. : plusieurs codes texte pouvant être enchainés, le remplacement n'est pas géré : il faut supprimer l'ancien code, puis recréer le nouveau
  • les textes par origine : création / suppression d'un code texte, par Pays / Liaison
    ‎N.B. : plusieurs codes texte pouvant être enchainés, le remplacement n'est pas géré : il faut supprimer l'ancien code, puis recréer le nouveau
  • les observations client : création/remplacement ou suppression, par Liaison (via un code texte)
    ‎N.B. : pas d'ajout possible de lignes sur des observations déjà existantes
• des données multi-lignes, en création seule : les actions CRM

 

CL802 : Maintenance en série infos variables

CL802W01
Modifier en série les données relatives aux « Informations variables »

 

Cette fonction permet de modifier en série les données de l'onglet «Informations variables» de la fiche client CL001.

Il permet également d'impacter si besoin, simultanément les modifications dans les fiches clients comme le fait la fonction CL801.

Pour tout impact sur les fiches clients, la liste de sélection doit au moins contenir le code client, le code société, la division commerciale et la nature de commande.

 

Attention : vous devez renseigner le critère ‘Impact sur le client’ avant d’avoir demandé l’affichage de votre liste. Dans le cas contraire, la valeur de ce critère ne sera pas prise en compte. Si vous sélectionnez OUI dans ‘Impact’ alors que la liste est déjà affichée, lors de la modification de vos modifications, celles-ci ne seront effectuées que dans l’onglet ‘Infos variables’ et non pas au niveau client comme le fait la fonction CL801.

 

CL804 : Affectation des secteurs de vente par saison

CL804W01
Modification en série des affectations des secteurs de vente à l’association client – division - saison

 

Son but est de permettre la modification en série des affectations de secteur de vente de l’association client – division commerciale créée dans CL001 Onglet « Distribution ».

 

Un ensemble de critères permet de sélectionner les informations à modifier.

Quatre actions sont possibles et doivent être choisies au niveau critère dans le premier onglet.

 

Consultation (0)

Cette liste permet de mettre en évidence les représentants correspondants à chaque affectation créée par RE002W02.

 

Modification (1)

Les données modifiables sont : Division commerciale client, rayon, saison commerciale et secteur de vente, période d’ouverture (date début division et date fin division).

 

Duplication (2)

Ce traitement permet de reporter les affectations d'une division commerciale et/ou saison commerciale sur une division commerciale et/ou saison commerciale ; avec éventuellement attribution d'un nouveau secteur de vente à la nouvelle combinaison client / division / saison.

Pour cela, la duplication s'effectue comme la modification. L'enregistrement de base de duplication sera celui sélectionné dans la liste. Les valeurs à affecter au nouvel enregistrement seront celles saisies dans la liste des modifications à effectuer.

 

Suppression (3)

Par l’intermédiaire d’une liste à cocher, ce traitement tient lieu de purge des affectations.

Cette action ne fait pas intervenir de fenêtre intermédiaire de modifications. Toute ligne sélectionnée dans la liste se verra supprimée lors de la validation.

Un message demande tout de même validation de la suppression.

 

 

CL039 : Journées de mise au départ

CL039W01
Définir les journées de mise au départ des marchandises par client et division commerciale

 

Cette fonction définit les journées de mise au départ par client et division commerciale.

Cette notion est ensuite exploitée dans la fonction d’expédition semi-automatique LI045.

 

 

CL041 : Périodes de fermeture

CL041W01
Renseigner les périodes de fermeture des clients afin de ne pas expédier de marchandises

 

Cette fonction permet de saisir des périodes de fermeture pour un client.

Si le code saison n’est pas saisi, la période de fermeture affectera toutes les saisons. Il en est de même pour la division commerciale.

Les codes blocage permettent de déterminer si on peut quand même préparer les commandes (créer un BP) et expédier les commandes (créer un BE) ou non.

Si Préparation est bloqué, vous ne pourrez pas utiliser les fonctions de préparation LI004 et LI005 pour votre client.

Si Expédition est bloquée, vous ne pourrez pas utiliser les fonctions d’expédition LI011 et LI045.

 

N.B. :
Le délai d’acheminement défini dans TA161 est pris en compte pour calculer la disponibilité d’un client.

exemple :
le client est fermé du 1^er au 10 janvier. Or, il a un délai d’acheminement de 10 jours. Vous pourrez alors sans problème préparer et livrer ses commandes.

‎ 

 

CL005 : Référence article par client

CL005W01
Renseigner les références article / coloris / F.S. / tailles connues par le client

 

Cette fonction permettre la gestion des références articles des clients lorsque ceux-ci nomment différemment les produits qui leur sont vendus.

Ces références articles seront éditées sur les BE / BP, les confirmations de commande de type centrale (option EDITION=0,2 ou 3) ou encore les factures de type centrale (option EDITION=0,3 ou 4).

 

Le principe consiste à saisir ou modifier une donnée de « référence » pour un client et un article donné avec la possibilité de variation au coloris et à la finition spéciale.

L’enregistrement de cette information « référence » est possible à 4 niveaux :

• A l’article seul (ceci suppose alors que le client conserve le référencement au coloris et F.S.)
• A l’article – finition spéciale (il garde le référencement coloris mais « transcrit » la F.S.)
• A l’article – coloris (il garde le référencement finition spéciale mais « transcrit » le coloris)
• A l’article – coloris – finition spéciale (ceci suppose qu’il traduit tout : article, coloris et F.S.)

 

Pour tous ces niveaux, il est possible de traduire les tailles.

 

La référence article et la grille de taille peuvent être modifiées en maintenance.

‎ 

 

CL025 : Edition références articles / client

CL025W01
Cette fonction édite les correspondances entre les références (article / coloris / F.S. / tailles internes) et celles connues par le client dans CL005

 

CL902 : Consultation des clients

CL902W01
Cette fonction permet de consulter les fiches clients

 

C’est une consultation multicritères MUL, avec possibilité d’accéder à la fiche client.

 

CL903 : Consultation des blocages

CL903W01
Cette fonction permet de consulter l'ensemble des blocages au niveau des fiches clients

 

 

CL904 : Consultation des suspensions

CL904W01
Cette fonction permet de consulter l'ensemble des suspensions (blocages au niveau des "Informations variables") des fiches clients

‎ 

Représentant

 

RE001 : Gestion des représentants

RE001W01
Cette fonction gère les représentants et données associées utilisées lors du calcul de leur commission

 

Cette fonction permet de référencer les représentants et les données associées qui seront exploitées par le calcul des commissions ou des statistiques.

 

Les données de bases 

Ce sont les données administratives et la méthode de commissionnement du représentant.

La méthode de commissionnement est obligatoire et modifiable. Elle permet de définir à quel moment ou sur quoi va se faire le calcul des commissions d'un représentant ; 2 valeurs possibles :

• 2 – sur factures
• 3 – sur encaissement (Lien avec la comptabilité, donc non géré en dynamique par le logiciel, même principe que ‘sur factures’ mais état des commissions du représentant à retraiter par le logiciel comptable).

 

Un responsable commercial peut être renseigné. Il s’agit d’un représentant dont le type doit être coché responsable dans TA244.

 

Remarques :

• En maintenance, seuls la date d’effet, le taux de remise et le taux de commission sont modifiables.
• La suppression d’un représentant est impossible.
• En modification, la zone code représentant n’est pas modifiable.
• La zone saison ne peut pas être 00P.

  
  ‎ 

   

  Les taux de commissions 

  Cet onglet permet de gérer les taux de commissions d’un représentant, en fonction de différents critères.

  Un taux est applicable à partir d’une date d’effet.

  Lors du calcul de la commission du représentant pour une commande, le taux attribué sera celui dont les critères se rapprochent le plus des critères de la commande, selon la méthode standard de gestion des données par exception.

   

  Ces critères sont, par ordre de moindre importance :

   

  Données commerciales

  Position du représentant (ordre de priorité dans l'ordre d'affectation des taux de commission dans le cas ou deux représentants sont affectés à un même client)

  Société

  Division commerciale

   

  Données articles

  Société

  Réseau

  Marque

  Activité

  Ligne de produit

  Forme

  Tarif

  Saison

  Article coloris

   

  Données clients

  Catégorie de client

  Famille de client

  Secteur de vente

  Code

  Société

   

  Données commandes

  Nature de commande

  Type de commande

  Saison de commande

   

  Ex : la saison de commande est un critère plus fort que la société.

  Lors de la recherche, le critère saison de commande sera prioritaire par rapport aux autres.

   

  Remarques :

  A un même ensemble de critères, peuvent correspondre plusieurs taux de commission à condition qu’ils aient des dates d’effet différentes.

  La facturation libre se base sur ces paramétrages pour rechercher les taux de commission, avec les critères Article à NULL.

   

Méthode de saisie d’un taux :

Pour le code représentant, auquel s’applique le taux :

• Saisie obligatoire du taux de commission
• Saisie obligatoire de la date d’effet 
• Saisie du taux de remise : facultatif, le taux de remise n’est accessible que si le paramètre général GEST_COMM_REM=1.
• Saisie des critères : chaque critère peut être renseigné ou pas.

 

Le paramètre GEST_COMM_REM=1, permet de faire un calcul en fonction du taux de remise.

S’il est à 0, il n’y a pas de calcul par pourcentage de remise mais une recherche du taux commission avec les autres critères du RE001.

N.B. :
En maintenance, seuls la date d’effet, le taux de remise et le taux de commission sont modifiables.

 

Les observations 

Des observations peuvent être saisies au niveau de la page des données de base du représentant.

 

TYPES DE REPRÉSENTANT

TA244W01
Cette fonction permet de référencer les types de représentant

 

Notion de responsable commercial (hiérarchie).

En mode interrogation, si vous souhaitez afficher à la fois les représentants simples et les responsables commerciaux, nous vous conseillons de cocher les cases "Oui" et "Non".

 

 

RE002 : Affectation des secteurs de vente

RE002W02
Attribuer les représentants à une division commerciale et un secteur de vente, selon une date d’effet éventuelle

 

Cette fonction permet d’affecter un ou deux représentants à la combinaison division commerciale / saison commerciale / secteur de vente deux représentants.

 

Cette association est utilisée en saisie de commandes pour proposer le représentant, ou pour faire des contrôles de cohérence.

 

Chaque combinaison des 3 notions : division commerciale / saison commerciales / secteur de vente doit être unique.

 

La division commerciale, le secteur de vente et le code représentant 1 sont obligatoires.

 

 

Les deux représentants lorsqu’ils sont saisis doivent être différents.

Exemple :

 

Il est impossible de supprimer une affectation pour laquelle il existe des clients admettant la combinaison division commerciale / secteur de vente / saison d‘effet.

 

L’affectation d’une nouvelle saison à une division commerciale / secteur de vente déclenche automatiquement l’affectation de cette saison à tous les clients admettant cette division commerciale / secteur de vente.

 

RE021 : Edition de la fiche représentant

RE021W01
Éditer la fiche détaillée d’un représentant (données de base, commissions, affectations)

 

Cette fonction permet d’éditer les fiches représentants, plus ou moins détaillées selon les critères fonctionnels choisis.

L’édition peut être demandée par code ou bien par nom de représentant.

 

Les critères fonctionnels

 

Données de base : édition de l’adresse complète, le N° de téléphone, N° de téléphone mobile, de télécopie, l’e-mail…

 

Commissions : édition des taux de commissions consentis au représentant avec le détail des critères d’application.

 

Observations : édition des observations du représentant.

 

Distribution : édition des divisions commerciales, secteurs de vente dans lesquels travaille le représentant.

 

Les critères de restriction

 

Ils permettent de restreindre l’édition afin de n’éditer que ce que vous souhaitez.

 

Code du représentant

Type du représentant

Saison commerciale

 

Secrétaire commerciale

TA445 : Affectation secrétaire commerciale

TA445W01
Affecter des secrétaires commerciales à un ensemble de critères

Cette fonction permet l'affectation des secrétaires commerciales en fonction de critères société, client et représentant.

Cette affectation est indispensable si l'utilisateur souhaite éclater les traces d'intégration des commandes en autant de secrétaires commerciales présentes dans les commandes traitées.

L’utilisation de cette fonction est rendue nécessaire par le fait que les secrétaires commerciales qui traitent les commandes peuvent être sur des sites distincts. Il est donc primordial que chacune puisse avoir la liste des commandes (ainsi que les fiches "Nouveau client" qui leur sont associées) la concernant sur l'imprimante de son site.

Remarque :

Ce fonctionnement ne sera pris en compte par le module d'intégration des commandes que si l'utilisateur a demandé l'édition du compte rendu par secrétaire commerciale.

Les secrétaires commerciales doivent être déclarées au préalable dans la fonction de gestion TA455.

Elles peuvent être :

• définies dans l'onglet "Coordonnées" de la fiche client CL001.

  N.B. :
  il ne peut y avoir qu'une et une seule secrétaire commerciale pour un même client. Lors de la saisie de commande du client, la secrétaire commerciale du client est proposée par défaut et elle est modifiable.

• définies selon des critères variables par la présente fonction TA445 d’affectation des secrétaires commerciales.

Lors de la saisie de commande, si aucune secrétaire commerciale n'est définie dans la fiche client, on recherchera la secrétaire commerciale dans cette fonction pour la proposer par défaut. Elle sera malgré tout modifiable.

 

Prise en compte des 20 codes statistiques de la fiche client :

Ainsi la priorité de recherche sera client, codes statistiques 20 à 1, famille, catégorie, pays, société client, division commerciale, secteur de vente et représentant.

 

Rappel : La secrétaire commerciale renseignée au niveau de la fiche client CL001 est prioritaire.

Transporteurs et tarifs transporteurs

TA133W01
Cette fonction permet de gérer les transporteurs, leurs tarifications et modalités de transport.

 

On peut ainsi définir automatiquement les frais de port à partir de barèmes propres à un transporteur.

 

 

Onglet GENERALITES

Adresse, Téléphone, etc...

 

 

Onglets de PARAMÉTRAGE

 

GESTION DES TRANCHES DE POIDS PAR TRANSPORTEUR

GESTION DES FOURCHETTES DE QUANTITES ET DES CATÉGORIES DE PRIX

 

 

Onglets TARIFICATIONS

 

GESTION DES DOMAINES D'APPLICATION DES TARIFS c'est-à-dire définition des lieux de destination

GESTION DES COUTS PAR CATEGORIE DE PRIX ET FOURCHETTES DE QUANTITES

GESTION DES COUTS PAR TRANCHE DE POIDS Ils sont définis par:

 

CODE TRANSPORTEUR

CODE TARIF

CODE LIEU DE DEPART

MODE D'EXPÉDITION

 

 

Onglets DONNÉES SUPPLÉMENTAIRES:

 

GESTION DES PLATEFORMES DES TRANSPORTEURS Les Plateformes (correspondant à des régions) servent ensuite à l'édition des Bordereaux Transporteur.

GESTION DES DONNÉES RÉCÉPISSÉS PAR TRANSPORTEUR / PAYS (Pays, Numéro compte transporteur, code destination et le téléphone associé).

‎ 

 

Dans la partie d’entête, plusieurs zones sont à renseigner :
‎code et libellé transporteur, monnaie du transporteur, mode de transport et mode de calcul.

Ce mode de calcul existe sous deux formes :

Nouvelle méthode :

1. calcul d'une unité globale = somme des poids des colis + somme des pièces dans les housses
2. recherche des coûts de transport pour les colis en utilisant l'unité globale
3. recherche des coûts de transport pour les housses en utilisant l'unité globale
4. Montant du port = coût colis + coût housses + forfait supplémentaire

Ancienne méthode :

1. calcul des frais de transport des colis en fonction du poids
2. calcul des frais de transport des housses suivant le nombre de pièces
3. calcul du montant de port = somme des frais pour les colis + somme des frais pour les housses

 

Suivant la valeur de la fonctionnalité du Mode de transport, la gestion n'est pas la même. Le mode de transport est soit en colis, soit en housse, soit les deux.

Dans le cas de colis, on accède aux onglets A,B1,C1,C2,D1 et D2.

Dans le cas de housses, on accède aux onglets A,B2,C1,C3,D1 et D2.

Dans le dernier cas, on accède à tous les onglets.

 

 

4 onglets composent la fonction.

 

Généralités

Dans cet onglet sont renseignées toutes les coordonnées du transporteur, ainsi que les données nécessaires à l’édition du bordereau et à la remise magnétique de ce bordereau.

Le code ‘Mode expédition’ est obligatoire.

Sont également présentes, plusieurs données relatives au tarif :

• Port / facture non taxable : permet d’indiquer si le montant du port est soumis à la TVA ou non.
• Frais par colis : permet de déterminer si le calcul des frais se fait par colis ou en global.
• Frais pièces sous housses : montant unitaire des frais de transport pour une pièce sous housse.
• Montant fixe : forfait à ajouter en plus de tous les autres calculs.
• Récépissé transporteur : modalités de génération des récépissés pour édition par LI017.
• Remise magnétique : modalités de génération des remises magnétiques générés par XC006 :
  • nom fichier
  • format fichier
  • type format fichier
  • périphérique (répertoire externe)

 

Paramétrage

Cet onglet se divise en deux sous-onglets

Paramétrage colis

Cet onglet n’est accessible que dans le cas où le mode de transport gère les colis.

Il vous permet de saisir les tranches de poids qui seront ensuite utilisées dans l’onglet ‘Tarifications’ pour saisir les prix correspondants.

Poids si pas de forfait : représente l’incrémentation en kg de l’évolution des frais. Voir exemple plus loin.

 

Paramétrage housses

Cet onglet n’est accessible que dans le cas où le mode de transport gère les housses.

Dans la partie gauche, doivent être saisies les tranches de quantités de pièces sous housses.

Dans la partie droite, un premier tableau ‘Catégories de prix’ permet de créer les catégories de prix qui seront renseignées dans l'onglet ‘Tarification’. Il faut ensuite renseigner le second tableau pour déterminer les restrictions d’application de ces catégories de prix.
exemple : Vous pouvez créer une catégorie seulement pour les articles de forme « sur cintre » ou de marque « XXX ».

 

 

Tarifications

Cet onglet se partage en 3 sous-onglets :

 

Domaines d’applications

Permet de déterminer pour quels pays et/ou quel département sont appliqués les codes tarifs. Il faut donc créer un code tarif avec son libellé. Éventuellement, vous pouvez déclarer un montant de taxation minimum qui sera appliqué quel que soit le poids des colis ou le nombre de housses.

Dans la partie en bas d’écran, vous devez ensuite renseigner les pays et/ou codes postaux/départements concernés par ce tarif.

Le tarif saisi sera alors valable pour tous les pays /départements de la liste.

 

Tarifications colis

Cet onglet permet de rentrer les prix correspondant aux tranches de poids précédemment saisies, pour chaque code tarif créé.

Le code postal du lieu de départ est obligatoire, ainsi que la ville. Le code pays est obligatoire.

N.B. : il s’agit du pays d’expédition et non du pays destinataire.

La date d’effet de la mise en vigueur du tarif sera par défaut la date du jour de création.

Pour voir apparaître les tranches de poids dans le tableau du bas, il faut appuyer sur Ctrl et ‘Page suivante’. Vous pouvez alors saisir les prix ou forfaits correspondant aux poids.

 

exemple :
Tarification pour tranches de poids avec ou sans forfait :

Dans l'onglet ‘Paramétrage colis’ a été saisi :

Dans l’onglet ‘Tarification colis’, on saisit les prix suivants :

Nous obtiendrons les prix suivants :

Dans cet exemple, le prix est incrémenté de 10 à chaque tranche supplémentaire de 2 kg, et ce pour un colis allant jusqu’à 10 kg. Ensuite le prix est incrémenté de 50 à chaque tranche supplémentaire de 5 kg, et ce pour un colis allant jusqu’à 20 kg. Ensuite, de 21 à 50 kg, le prix est toujours le même.

 

 

Tarifications housses

Cet onglet permet de rentrer les prix correspondant aux quantités de pièces sous housses précédemment saisies, pour chaque code tarif créé.

Il fonctionne comme l’onglet précédent avec la notion de catégorie de prix en plus. Il faut donc créer autant d’enregistrements pour un tarif qu’il y a de codes catégories (Faire également Ctrl+’Page suivante’ pour faire apparaître les données).

 

exemple :
Tarification pour deux pays différents :

Postulat de départ : le transporteur XXX livre la France et la Belgique.

Les frais de port pour la France sont de 6.80€, et de 13.50€ pour la Belgique.

Il faut créer deux codes tarifs dans l’onglet ‘Domaines d’application’ :

TARF pour la France

TARB pour la Belgique

Pour chaque tarif, renseigner le poids, ou mettre 9999 si les frais de port sont toujours les mêmes quel que soit le poids du colis.

Dans l’onglet ‘Tarification colis’, il faut créer deux enregistrements.

• Pour le tarif TARF, code postal et ville identiques au magasin qui expédie (ainsi que le magasin après BP), Pays = France (si votre magasin d’expédition est en France)

  Saisir le poids 9999 et le montant 6.80€ (ou plusieurs tranches de poids et tarifs, selon besoin)

• Pour le tarif TARB, les données en en-tête sont identiques (même code postal, ville et pays).
  ‎Il faut ensuite saisir le(s) tranche(s) de poids et le montant de 13.50€.

‎ 

 

Données supplémentaires

Cet onglet se partage en deux sous-onglets :

 

Plate-forme

Les plates-formes correspondent à des régions qui centralisent les envois.

Lors de l'édition des bordereaux transporteurs, l'état sera trié par plate-forme, dans le but d'aider le transporteur à dispatcher la marchandise dans chacune des plates-formes.

Vous devez associer à un code plate-forme (précédemment créé dans TA201), les pays, départements ou codes postaux concernés.

 

exemple :
Fonctionnement des plates-formes

Les codes postaux peuvent être plus ou moins remplis comme dans la gestion des destinations transporteurs. Ainsi pour le pays France, on peut avoir :

Code postal
NULL  
la plate-forme correspond à toute la France

Code postal
42  
la plate-forme correspond au département de la Loire

Code postal
42 300  
la plate-forme correspond à la ville de Roanne

Dans ce cas, les destinations de Roanne seront associées à la plate-forme ayant pour code postal 42300 ; ceux de la Loire, sauf Roanne à la plate-forme ayant pour code postal le 42 ; les destinataires de la France exceptés la Loire et Roanne la plate-forme définie pour le pays France.

 

Données récépissé

Ces données seront éditées sur le bordereau du transporteur et peuvent être différentes selon les pays de destination. Les n° comptes et codes destinations sont facultatifs. Ils sont fournis en règle générale par le transporteur et lui permettent de gérer ces bordereaux selon les codes édités.

‎ 

 

TA910 : Fiche et tarif transporteur

TA910W01
Éditer les fiches transporteur et leurs modalités de tarification

 

L’édition peut être demandée par rapport au code transporteur, au code pays ou au code postal.

Le classement est fait soit par code transporteur, soit par libellé transporteur.

 

Vous pouvez choisir d’éditer ou non les informations suivantes :

• Adresse et correspondance
• Domaine d’application des tarifs
• Coûts par tranche de poids
• Plate-forme par transporteurs
• Catégorie de prix

 

Les critères de restriction permettent de restreindre l’édition afin de n’éditer que ce que vous souhaitez. Ils sont au nombre de trois :

1. Le code transporteur
2. Le code du pays
3. L’adresse postale

‎ 

 

TA091 : Modes d’expédition

TA091W01
Définir les modes d’expédition associables au client, modifiables à la commande, à la validation des bons, à la saisie des expéditions

 

Le mode d’expédition indique par quel moyen la marchandise est envoyée au client
‎(ex : messagerie, express, Chronopost, bateau, avion, etc.…)

 

Il peut intervenir dans la détermination du délai d’acheminement pour calculer la date et tranche de départ usine en fonction de la date de livraison demandée par le client.

 

Il peut également intervenir dans la détermination des frais de transport.

 

Les douanes définissent des codes normalisés relatifs aux moyens de transport nécessaire en particulier lors de la déclaration d’échange de biens. Les valeurs définies sont les suivantes :

 

Le régime GTF (Group of Terrestrial Freight Forwarders, abusivement appelé Groupement des Transporteurs Français) sert uniquement à la codification du code-barres des étiquettes colis avec la norme GTF (GS1-128) présentant l’avantage d’être multi-expéditeurs et multi-transporteurs.

Valeurs :

 

La catégorie de trafic n’est utilisée que dans le cadre d’une remise magnétique au transporteur, lorsque le fichier à transmettre au transporteur, concernant les expéditions qui lui sont confiées, doit contenir le code catégorie de trafic, défini chez ce transporteur, correspondant au mode d’expédition considéré.

 

REMARQUES :

• Si, sur un même site, il faut générer un fichier pour plusieurs transporteurs (exemple : un Fedex et un UPS), cela nécessite de renseigner le code catégorie de trafic pour les modes d’expédition utilisés pour ces transporteurs, donc il faudra certainement créer des modes d’expédition avec les codes catégorie de trafic de UPS, car il y a peu de chances que les transporteurs attribuent les mêmes codes aux mêmes catégories de trafic (exemple : un mode d’expédition EXPRESS Fedex et un mode d’expédition EXPRESS UPS).
• Le code domicile dépôt était utilisé pour les remises magnétique à l'ancien transporteur SERNAM (il indiquait si l’envoi devait être livré à domicile, ou tenu à disposition du destinataire dans un bureau du SERNAM).