Carve-Out

 

 

Carve-Out / définitions

 

Une procédure de Carve-Out induit des contraintes juridiques :

• Les prix de marchandise pour une société NON SOCS, commandées au titre de SOCS
• La propriété des marchandises stockées,
  ‎via la notion de Société (facultative) dans les Magasins de stock (Matière, Article)
• La notion de Représentant Fiscal, matérialisée par une Société
• Avec le module GMS Groupe Multi-Sociétés actif, plusieurs sociétés peuvent conserver des liens INTERCO (refacturation) ; dans le cas contraire, plusieurs sociétés peuvent quand même cohabiter dans une même base Cegid Orli (mais SANS liens INTERCO).

 

Une procédure de Carve-Out induit des contraintes techniques :

• La volumétrie de la Base Cible représentera un extrait de la Base Initiale.
• Une étape intermédiaire de Copie est nécessaire, de la Base Initiale vers la Base Cible.
• À un instant T, les 2 bases auront donc une volumétrie identique.
• Il convient donc de bénéficier d’une architecture technique suffisante pour cette étape de Copie, qui peut s’envisager de différentes façons :
  • Copie de base sur une machine pré-installée
  • Copie complète de machine 
  • Utilisation d’une machine intermédiaire 

 

Lorsque plusieurs produits informatiques dialoguent entre eux, il est nécessaire de prévoir une procédure de Carve-Out pour chacun d’entre eux ; ces procédures pourront être échelonnées dans le temps (sur plusieurs mois), dans le cadre d’un contrat passé entre le cédant et la société cédée, à compter de la date de vente effective.

Cegid Orli représente souvent le cœur de l’activité informatique d’une entreprise ;
‎par conséquent, son Carve-Out se positionne généralement à la suite de tous les autres.

‎ 

Carve-Out / stratégie

Cegid Orli classe ses données (enregistrements) dans des ENTITÉS.

• AVEC donnée société :
  ‎le Carve-Out ne conserve que ce qui est concerné par SOCS
• SANS donnée société :
  ‎le Carve-Out ne touche pas à ces données (car aucune info de filtre)

 

Les données de Cegid Orli se regroupent également dans plusieurs catégories

• HistoRIQUE : on y enregistre une série de mouvements classés par date
  ‎(au titre d’une donnée de la Période Commerciale)
• HistoRISÉ : on y enregistre une copie unique et figée d’une donnée de la Période Commerciale
• Période Commerciale : c’est la « vie » du logiciel (commandes, livraisons, factures…)
• Entité : notions principales (Articles, Clients, Fournisseurs…) associées à un code État
• Règles de gestion
• Tables annexes
• Tables temporaires

 

Cegid Orli stocke des données TIERS et des données MARCHANDISES

• Les périodes commerciales sont filtrées en entête sur la société TIERS
• Les lignes liées à ces entêtes sont filtrées sur la société MARCHANDISES

 

La procédure de Carve-Out travaille par hiérarchie (axes, type PU901)

1. HistoRIQUE / HistoRISÉ : filtrage sur SOCS
2. Période Commerciale : filtrage sur SOCS
3. Entité : PréContrôle sur Période Commerciale et positionnement état 9
4. Règles de gestion : filtrage sur SOCS

 

La procédure de Carve-Out permet de définir des exceptions :

• par défaut :
  ‎le Carve-Out ne conserve que les enregistrements concernés par SOCS

• pour éliminer des données qui auraient dû être conservées :
  ‎il faut modifier la société avec une valeur NON SOCS
  ‎exemple : entête SOCS avec des lignes NON SOCS
• pour conserver des données qui auraient dû être éliminées :
  ‎il faut référencer ces cas (fonction JP669)
  ‎exemple : entête NON SOCS avec des lignes SOCS

‎ 

Remarques :

 

• Avant de lancer la procédure de Carve-Out sur la base Cible,
  ‎on procède à une Copie de la Base Initiale vers cette Base Cible.

   

• Une autre solution aurait consisté à ne pas copier la Base Initiale, pour rester sur une Base Cible vierge ; elle n’est pas possible dans Cegid Orli, car on ne pourrait pas reprendre dans ce cas des commandes/factures qui seraient multi-sociétés, sans reprendre l’ensemble des fiches article/matière concernées dans d’autres sociétés.

   

• Si la procédure de Carve-Out peut apparaître complexe à réaliser en une seule fois,
  ‎il peut être envisagé un Carve-Out en plusieurs temps :
  1. Carve-Out#1 (avec des résidus NON SOCS
     ‎dûs à des précontrôles sur des données anciennes non purgées)
  2. Purge standard Historique + Période Commerciale à date (sur base Cible)
  3. Carve-Out#2 (pour les résidus non traitables au moment du Carve-Out#1)

      

• Le Carve-Out brasse beaucoup de données.
  ‎Il ne doit donc pas être bloqué ou ralenti, aussi les points suivants sont à respecter :
  1. Pas de GDA pour l’utilisateur qui lance le Carve-Out
     1. On retrouve ces GDA dans la plupart des entités Cegid Orli, avec le critère Société, afin de limiter l’affichage/la maintenance de données associées à SOCS.
     2. Le Carve-Out fonctionne exactement sur la même logique, mais va beaucoup plus loin (en supprimant définitivement les données d’une société dans la base)
        ‎Cas remarquables : Commandes multi-sociétés, Nomenclatures multi-sociétés…
  2. Pas de mode ArchiveLog Oracle

Il est nécessaire de désactiver le mode ArchiveLog pendant le Carve-Out,
‎car il chargerait inutilement des informations de purge
‎(ne pas oublier de repasser en mode ArchiveLog après).

Pour modifier le mode d'archivage de la base, on utilise la commande
‎ALTER DATABASE avec la clause ARCHIVELOG ou NOARCHIVELOG.

Ce mode donne la possibilité d’effectuer des backups OnLine de la base Oracle
‎(c’est-à-dire sans devoir stopper la base de données)

En cas de problème, on restore alors le dernier backup et les derniers logs files.

 

 

Carve-Out / notion « Utilisateur »

L’accès au portail Cegid Orli se fait via la notion d’utilisateur, et chaque utilisateur peut être rattaché à un Groupe d’utilisateurs.

Ces notions n’étant pas rattachées à la notion de Société, il n’est donc pas possible de la traiter automatiquement par le Carve-Out.

Les actions à réaliser manuellement en marge du Carve-Out sont donc :

• Contrôles génériques : fonction AS610
• Filtres & Présentations (MUL et Éditions) : fonction JP621
  ‎lister les Filtres & Présentations enregistrés pour les utilisateurs à ne pas conserver
  ‎èsuppression
  ‎lister les Filtres enregistrés comprenant des critères Société
  èsuppression selon leur valeur (SOCS ou non)
• Fiches Utilisateur à ne pas conserver : fonctions JP940/JP510
  • dégrouper/désactiver les utilisateurs inutiles

 

Cegid Orli / notion « Société »

Données

Société (entité 125)

Périodes commerciales

Structures entête/lignes (commandes, bons de livraison, factures) :

une société Tiers en entête, et une société Marchandises en lignes

des choix sont à arbitrer selon que l’une ou l’autre sont renseignées ou non avec la valeur à traiter

 

Entités

Article (entités 002/003/802/803) :
‎la Société y est obligatoire, et modifiable

Client (entité 006)
‎la Société y est obligatoire (mais NON modifiable car faisant partie de la clé)

Modèle (entités 001) :
‎la Société y est facultative

Matière technique (entités 004/005) :
‎la Société y est facultative

Magasin (entités 019 mat/020 PF) & Atelier (entité 149) :
‎la Société y est facultative

Gestionnaire d’approvisionnement (entité 137) :
‎la Société y est présente, et le gestionnaire est rattaché aux Utilisateurs

Utilisateur (entités 142/810) :
‎la Société n’y est pas présente ; elle peut éventuellement être repérée dans l’adresse mail via le nom de domaine afin d’aider à dégrouper/désactiver les utilisateurs inutiles

Matière commerciale (entité 122) :
‎la Société n’y est pas présente
è la fiche Matière commerciale est donc traitée comme une Table Annexe

Fournisseur (entité 008)
‎la Société n’y est pas présente : ce sont les commandes passées au fournisseur qui portent la notion Société de la marchandise commandée
è la fiche Fournisseur est donc traitée comme une Table Annexe

‎ 

Carve-Out / procédure

La procédure de Carve-Out pour Cegid Orli fait l’objet de la fonction standard PU009 ‎(lancée par un utilisateur non soumis aux restrictions GDA) ‎autour d’un processus chronologique précis :

Outils de contrôle en amont du Carve-Out

• Fonctions MUL sur entités : MO902/AR902/MA902/TC902/CL902/FO902
  • Lister les données en état 9, procéder à une purge s’il y a lieu,
    ‎ou bien les remettre dans un état temporaire, autre que 0=actif
    ‎sauf Articles/Clients (traités selon la valeur obligatoire de SOCS)
    ‎et Matières commerciales/Fournisseurs (non traité car «Table Annexe» sans société)
• Fonctions de purge des Inventaires : IV116(matière)/IV226(article)
  • Les inventaires doivent être vides avant de procéder au Carve-Out
• Fonction AS605 de purge des factures à POINT (OBLIGATOIRE)
• Fonction DB602 :
  • comptage d’enregistrements pour chaque valeur de Code Société
• Fonction DB603 :
  • repérage des tables les plus volumineuses
    ‎(pour envisager d’éventuels traitements de purge temporelle)
• Fonction AS609 de contrôle des données :
  • 4 types de contrôles
    1. Entête « soc=X »
       ‎avec au moins une ligne « soc≠X »
    2. Entête « soc≠X »
       ‎avec au moins une ligne « soc=X »
    3. Entête « soc=VIDE »
       ‎avec au moins une ligne « soc=X » + une autre « soc≠X »
    4. Entête « soc=VIDE » alors que pas normal
• • Ces 4 types sont ensuite déclinés pour chacun des ‎contextes de contrôle sur Période Commerciale multi-sociétés
    • Commandes client PF
    • Factures client PF
    • Retours client PF
    • Commandes client Matière
    • Factures client Matière
    • Commandes fournisseur PF
    • Réservations fournisseur Matière
    • Commandes fournisseur Matière
    • Factures fournisseur PF/Matière
    • Retours fournisseur PF
    • Retours fournisseur Matière
    • Bons mouvement Matière
    • Packing List
  • Contextes de contrôle sur Regroupement PF
  • Contextes de contrôle sur Nomenclature (PF // matières)
• Fonction AS610 de contrôles génériques sur Utilisateurs / Filtres

‎ 

Traitements sur la Base Cible

• SYSTÈME
  • préparation standard d’une nouvelle base Cegid Orli vierge
    ‎avec configuration technique identique à la Base Initiale,
    ‎en termes de volumétrie (une Base Intermédiaire peut aussi être envisagée si la volumétrie Cible ne justifie pas d’une configuration aussi importante).
• SYSTÈME
  • copie de la Base Initiale dans la Base Cible
• Fonction AS608
  è Intégrité base / données ORLIPAP
  è Opérer un TRUNCATE sur les tables résiduelles
• Fonction PU400
  • purger au maximum (selon date butoir)
• Fonction BE901
  • suppression des domaines de besoin
• Fonction JP669
  • cas de conservation des données qui auraient dû être éliminées
  • description par entité/table, avec syntaxe SQL « AND… » :
    • AND 1=2 : filtre TOUS les enregistrements de la table
    • AND <champ> NOT IN (<valeurs>) : filtre selon l’enregistrement
• Fonction PU009
  • Mode CONTRÔLE
  • Mode PURGE :
    ‎suppression des entités faisant référence à des sociétés NON SOCS
    èconservation des entités ne faisant référence à aucune société,
    ‎si Code soc. vide (=toutes sociétés), ou si absence de champ Code soc.
    èsuppression des Règles de Gestion faisant référence à des sociétés NON SOCS
    ‎(N.B. : pas de suppression systématique des règles dont au moins une donnée renseignée n’existe plus)
  • Réactivation des déclencheurs (triggers)
• Fonction PU901
  ‎suppression de toutes données « entités » en état 9 « à annuler » :
  • Articles(Produits)
  • Matières(Composants)
  • Clients

    N.B. :
    en cas de problèmes de performance, ‎il est possible d’envisager par la suite des actions complémentaires, telles que

  • la Ré-indexation des tables
  • le Recalcul mode STAT (optimiseur Oracle / plan d’exécution des requêtes)

 

Outils de contrôle Carve-Out 
‎(après traitement Base Cible, avant traitement Base Initiale) :

• Fonctions de la chaine ST pour comparer les C.A. des 2 bases Cible & Initiale
• Fonctions de la chaine SP pour comparer les quantités des 2 bases Cible & Initiale
• Fonction DB601 : comptage d’enregistrements (pour comparer la volumétrie de SOCS dans la Base Initiale par rapport à la volumétrie de SOCS dans la Base Cible)

 

Traitements sur la Base Initiale

Fonction PU009
‎suppression de toutes les données faisant référence à SOCS

‎Outils de contrôle en aval du Carve-Out

• Fonction DB601 de comptage d’enregistrements
  èDonnées utilisées (et existantes)
  • Base Initiale : la volumétrie de SOCS doit être nulle
  • Base Cible : la volumétrie des sociétés NON SOCS doit être nulle
    ‎(sauf cas d’entités multi-sociétés)

    èPossibilité de relancer PU009 pour traiter les cas résiduels

• Fonction AS601
  è Données utilisées (mais inexistantes)
• Fonction PU601
  è Données inutilisées (mais existantes)

   

• Fonction DB310
  èRéorganisation des index
• Fonction DB104
  èÉtude occupation table/index
• Fonction DB107
  è étude taille estimée des tables (avec régénération possible des statistiques)
• Fonction DB108
  è étude taille estimée des index (avec régénération possible des statistiques)

 

Traitements finaux sur la Base Cible

• Fonctions d’Inventaire IV1xx(matière)/IV2xx(article)
  • Réaliser un inventaire sur les magasins concernés par SOCS
• Fonction TA009
  • Pas de suppression possible des sociétés qui n’ont plus d’utilité
    ‎(fonctionnalité bloquée)

èremplacé par la Fonction PU009
‎(critère dédié pour la suppression société)

‎ 

MCD / Ordre de prise en compte des entités

Classement par ordre de pertinence, selon plusieurs axes :

• Historiques d’archivage
• Périodes commerciales/HistoRIQUE + HistoriSÉ PF/MAT
  ‎(facture > livraison > commande)
• Entités principales

 

 

MCD / Récapitulatif des outils

 

• Pas de vérification du MCD sur coche Valide

   

• Pas de prise en compte de la notion de Famille (valeur indicative)

   

• Fonction PU601 : données inutilisées (mais existantes)
  ègénére les DELETE

   

• Fonction DB602 : données utilisées (et existantes)
  èpour CHAQUE valeur d’une table
  ‎(ex : toutes les sociétés issues de SOCIET)

   

• Fonction DB601 : données utilisées (et existantes)
  èpour 1 valeur d’une table (ex : 1 société issue de SOCIET)
  ècomptage des enregistrements concernés, avec %age sur le nombre total
  èrepérage des tables rattachées à une entité (n° entité en préfixe de la table)

  èrepérage des tables « ORLIPAP » (astérisque * en préfixe de la table)

   

• Fonction AS601 : données utilisées (mais inexistantes)
  ègénère les DELETE

   

• Fonction AS609 : liste des périodes commerciales multi soc (détail des lignes)

   

• Fonction AS610 : contrôles génériques sur Utilisateurs / Filtres

   

• Fonction JP966 : bilan des tables stockant au moins un champ SOC

ècolonne « Nb enreg total »
‎(pour différencier les tables Vide / Non Vide)
‎è colonne « Nb enreg non vide » associé à la colonne « Champ »
‎(pour connaitre la volumétrie des enregistrements dont le champ SOC est renseigné ou non)

N.B. :
en cas de table MCD absente dans la base, il suffit d’enlever la famille Z_XXX du filtre

‎ 

Carve-Out / Fonctions détaillées

PU009 : Carve-Out

PU009W01
Cette fonction permet d’exécuter la procédure de Carve-Out, soit sur une base Cible pour toutes les sociétés à abandonner, soit sur la base initiale pour la société cédée

 

Critères :

Mode de travail

1. Contrôle
2. Purge
3. Purge sans Contrôle (sans tenir compte des USING)

N.B. : quel que soit le mode de travail, PU009 tient compte du contenu de JP669

Suppression TA009

Réactivation des déclencheurs

Tables temporaires

 

Résultats :

• Un fichier général .xlsx (routage principal de la demande)
• Un fichier .log technique pour chaque entité traitée, associé à la demande

‎ 

Explication des rubriques indiquées dans le fichier général .xlsx :
‎èregroupées par entité à traiter,‎ chaque rubrique indique les informations table, champ, compteur
‎ (valeurs d’exemple ci-dessous)

 

 

• Titre (table, entités)

 

• toutes tables vides pour l’entité

 

 

• purge systématique des tables sur famille HIS utilisant l'entité

 

• purge systématique des tables sur famille Z_RDG utilisant l'entité

 

• purge systématique des tables sur famille EDI_ORL utilisant l'entité

 

 

• donnée d’une table/entité utilisée dans une autre table/entité (via lien MCD)

èun Forçage de la purge pourra à terme traiter en plus toutes les tables USING
‎(ex : fournisseur associé à un client à purger)
‎èil peut donc être nécessaire de lancer plusieurs fois PU009
‎(jusqu’à ce que les comptages des sociétés à purger soient à 0)

‎ 

 

• OTHER : tables utilisant l'entité (via lien ENTITÉ) et bloquant la purge de l'entité

 

 

• tables utilisant l'entité
  ‎(dont les enregistrements seront ajoutés à la purge d'une entité suivante)

 

• table (mère) composée d’autres tables (filles)
  ‎èla purge traitera TOUTES les tables COMPOSING

 

• tables fille de l'entité courante à purger
  ‎(car utilisant une entité d'un type précédemment purgé)

 

• passage à l'état 9 des entités répondant aux critères

 

• Le compteur indiqué doit être identique à celui de INIT_ENT
  ‎èsi ce n’est pas le cas, la cause est indiquée dans les rubriques intermédiaires

 

 

PU601 : Données inutilisées (mais existantes)

 

N.B. : # AS601 : Données utilisées (mais inexistantes)

 

PU601W01
Cette fonction permet de rechercher et de purger les données inutiles, et ce table par table.

 

 

Critères :

Action

1. Contrôle
2. Purge

‎ 

JP669 : Clauses spécifiques

 

JP669W01
Cette fonction permet de conserver des données qui auraient dû être éliminées nativement par PU009

 

Critères :

Entité MCD

Table

Clause restrictive

 

 

Cas métier

Certaines tables stockent plusieurs notions de société
‎(exemple : HIST_FAC_ENT dans l’entité 261, FAC_CLI_ENT dans l’entité 011…)

Pour les repérer :

• JP669 è analyser le MCD avec
  • les colonnes suivantes :

    Type entité / Famille objet / Table / Champ (valeur=Comptage Tous)

  • les critères suivants :

    Type entité n’est pas vide / Table entité égal SOCIET
    ‎Nb enrg supérieur 0 / Nb enrg non vide supérieur 0

• Pour chaque table obtenue, il faut analyser le contenu de chaque champ Société :
  • repérer sur quel champ Société doit se faire le filtrage SOCS en priorité
  • traiter les autres champs Société par des exceptions JP669
    exemple :

‎AND ((CODE_SOC_MAG = CODE_SOC AND CODE_SOC_MAG is not NULL) OR CODE_SOC_MAG is NULL)
‎‎

 

AS009 : Carve-Out / Purges complémentaires

AS009W01
Cette fonction permet de traiter des purges pour des cas particuliers

 

Critères :

• mode de travail : Contrôle / Purge
• tables AVANT / APRES Carve-Out
  • AVANT
    permet de libérer des données qui bloqueraient le déroulé du Carve-Out
  • APRES 
    permet de libérer les données restantes malgré le Carve-Out,
    et seulement si elles ne sont plus utilisées ailleurs

 

Exemples de Cas traités :

1. tables de Lignes sans Entête
2. tables d'Historiques sans Entête
3. tables de Calculs de besoin

1.  

 

AS609 : Contrôle des données avant Carve-Out

AS609W01
Cette fonction permet d’analyser les données Entête/Ligne pour les entités Commandes, Bons de Livraison, Factures

 

Critères :

• Code Société
• Type entité

 

‎ 

 

AS610 : Contrôle générique avant Carve-Out

AS610W01
Cette fonction permet d’analyser le contenu des filtres pour guider une gestion manuelle de leur contenu lié à la notion Société

 

Critères :

• Code Société

 

 

Tables typiques des critères spécifiques d’édition non traitées par PU009 :

CD026W01 : CD026W01 (CODE_SOC).......................................

CD026W01 : CD026W01 (CODE_SOC_ART)...................................

LI708W01 : LI708W01_TEMP (CODE_SOC)..................................

LI708W01 : LI708W01_TEMP (CODE_SOC_TRANSIT)..........................

________ : CA015W01_TEMP (CODE_SOC)..................................

________ : FA029_TEMP (CODE_SOC).....................................

________ : LA013W01_TEMP (CODE_SOC)..................................

________ : LA113W01_TEMP (CODE_SOC)..................................

________ : LI008W01_TEMP (CODE_SOC)..................................

________ : LI008W01_TEMP (CODE_SOC_TRANSIT)..........................

________ : LI017W01_TEMP (CODE_SOC)..................................

________ : ST008W01_TEMP02 (CODE_SOC_GG).............................

‎ 

JP503 : Liste des entités