Centrales d’achat et adhérents
La gestion des centrales s’inscrit totalement dans le principe de la gestion des clients, avec néanmoins quelques particularités qui leurs sont propres.
En effet, une centrale est avant tout un client, et à ce titre, elle doit bénéficier de tous les éléments nécessaires à la gestion des clients.
Ensuite, centrale et adhérents constitue une hiérarchie ou les clients se retrouvent liés entre eux.
Dans toute l’application, il est fait appel à la notion de liaison.
La liaison est un lien entre des informations d’un même type et le client.
exemple : on peut définir des liaisons COM (pour commandes) ; on saisit donc des informations qui concernent uniquement les commandes, ces données seront liées à un client par une liaison de fonctionnalité commande.
La définition des liaisons et leur attribution à une fonctionnalité s’effectue dans la fonction TA014. Il existe plusieurs liaisons de type ‘appartenance’ et leur fonctionnalité est toujours >= 50.
Cependant, une fonctionnalité ne peut être rattachée qu’à une seule liaison.
Ce sont des liaisons particulières, de fonctionnalité > 50 qui lient 2 clients entre eux.
exemple : liaisons centrales, organismes de crédit, factoring…
Un client est défini comme étant une centrale, grâce à une liaison de type ‘appartenance’ dont la fonctionnalité définit le type d’appartenance souhaitée (fonctionnalité 50 dans le cas présent, pour signifier une centrale).
Ces liaisons peuvent être utilisées pour faire des regroupements sur des niveaux supérieurs.
Dans le cas des centrales : les 2 clients sont liés par une liaison « centrale »
Il est possible de créer des liaisons d’appartenance libres (>= 80), mais elles ne sont utilisées que pour les statistiques.
Il serait possible d’avoir :
Liaison sous-centrale fonctionnalité libre (exemple : 80)
Attention, les liaisons d’appartenance libres n’étant pas utilisées dans le logiciel, il faut conserver la liaison Centrale ‘50’ entre le point de vente final et la centrale initiale.
Application des liaisons dans la gestion client CL001
Concrètement, il faut définir LE client « Centrale » en renseignant dans la 1ère page de la fiche client CL001 onglet classification, une liaison de fonctionnalité ‘50’.
Il est possible de renseigner jusqu’à 5 liaisons de filiation (de fonctionnalité > 50), qui désigneront les clients « père ».
Les clients ‘adhérents’ sont liés au client ‘centrale’ dans la page des adresses variables de la fiche client par la liaison de fonctionnalité ‘50’.
Texte du client d’appartenance :
Dans le cadre des liaisons d’appartenance, il existe une possibilité d’éditer les textes du client d’appartenance sur tous les documents du client ‘adhérent’ (facture, commande, livraison,…).
Dans le cas de la gestion des centrales, ceci permet de saisir les textes à éditer qu’une seule fois (au niveau de la fiche client du client ‘centrale’).
Les textes pourront donc être édités sur tous les documents des clients adhérents.
L’édition, ou la non édition, de ces textes est fonction d’une coche écran « Edition texte » accessible dans la page des liaisons de la fiche client CL001 pour toute liaison de type appartenance.
Afin de facilité la saisie, un pré-cochage de cette zone est possible dans CL001, si « TEXTE CLI APP » de TA014 est coché pour la liaison concernée.
La zone reste cependant modifiable.
Gestion des mouvements par type de liaison
La gestion des mouvements par type de liaison, pour les liaisons d’appartenance, peut aussi s’effectuer par la fonction CL002. En effet, cette fonction permet pour chaque type de liaison avec la fonctionnalité d’appartenance, de gérer les changements d’appartenance avec les notions de date d’entrée et de date de sortie.
Elle permet également une consultation des historiques des liaisons d’appartenance.
Edition des clients par regroupement
La liste des clients de regroupement et de leur client adhérents est également disponible sous forme d’édition par la fonction CL003.
TA039 : Catégories de ristourne aux centrales
TA039W01
Gérer les catégories de ristourne aux centrales.
Cette fonction permet la gestion des catégories de ristournes aux centrales.
Une catégorie de ristourne est propre à une centrale.
Lors de l’édition des ristournes aux centrales, les chiffres d’affaires édités sur les états détaillés et semi-détaillés correspondent toujours à une catégorie de ristourne. Sur l’état condensé, ils correspondent à une catégorie de ristourne si l’édition demandée est « par catégorie ».
Chaque pièce de facturation peut comporter des lignes d’une ou plusieurs catégories de ristourne selon l’article, la nature de la commande, etc… selon la façon dont les catégories ont été associées à ces mêmes éléments article, nature de commande, etc…
En effet, l’association d’une catégorie à ces éléments peut être plus ou moins fine.
La catégorie de ristourne peut être associée à :
- un article commercial (saison + article),
- une nature de commande,
- un rayon,
- une division commerciale
- une saison de commande,
- ou bien à une partie seulement de ces éléments.
exemple :
pour une association uniquement à un rayon, toutes les lignes d’une pièce mono-rayon seront incorporées à cette catégorie si le rayon correspond.
Plus l’association est renseignée, plus elle est définie.
Cependant, il existe une hiérarchie de ces éléments qui influe sur le niveau de définition.
exemple : le 1er élément de la hiérarchie définit mieux l’association catégorie-élément que les 3 derniers éléments.
De même, les 3 premiers éléments donnent un niveau de définition plus élevé que le premier élément seul.
Cette hiérarchie est utilisée, pour chaque ligne d’une pièce, pour la recherche de la catégorie qui correspond :
- à l’article commercial (saison + article) en priorité,
- puis dans l’ordre de la hiérarchie, à la nature de commande, au rayon, à la division commerciale et enfin à la saison de commande.
La catégorie retenue sera celle associée aux éléments de la façon qui respecte le plus leur hiérarchie et la plus renseignée.
Il est possible qu’aucune catégorie ne corresponde à une ligne d’une pièce, celle-ci est alors considérée comme étant sans catégorie.
La partie supérieure de cette fonction permet de définir la catégorie de ristourne elle-même :
- saisie des codes client et société de la centrale à laquelle est rattachée la catégorie,
- saisie du code catégorie de ristourne (unique pour une centrale donnée, mais peut être utilisé pour une autre centrale),
- saisie du libellé
Il est ensuite possible d’associer l’entête à diverses combinaisons des éléments article commercial, nature de commande, rayon, division commerciale, et saison de commande.
Aucun n’est obligatoire, cependant vous ne pouvez saisir une saison article sans saisir un code article et inversement.
L’ordre des champs est celui de la hiérarchie des éléments qui est utilisée pour la recherche de la catégorie à attribuer à une ligne d’une pièce.
N.B. :
A la saisie des codes client et société, il est vérifié que ce client est ou a été une centrale, pour le cas où il ne serait déjà plus une centrale au moment de la saisie des catégories de ristourne.
A la saisie du code rayon, il est contrôlé que ce code rayon existe, mais indépendamment de la centrale, pour le cas où ce rayon ne serait pas défini au niveau de la centrale mais seulement au niveau de ses adhérents.
FA011 : Aide aux calculs ristournes centrales
FA011W01
Editer les ristournes aux centrales en fonction des catégories de ristournes.
Cette fonction permet d’éditer les ristournes aux centrales, en fonction des critères choisis.
- Type d’édition : état détaillé, semi-détaillé ou condensé, ou les 3.
- Edition par catégorie de ristourne :
- si coché : édition par catégorie pour le type détaillé et semi-détaillé, et une ligne par catégorie pour le type condensé.
- si non renseigné : édition d’états ou lignes (condensé) toutes catégories confondues.
- Edition par rayon : idem catégorie.
- Monnaie des montants édités : 2 choix possibles pour la valorisation du résultat :
- Utilisation du critère Monnaie d’impression
- Utilisation du critère Monnaie de tenue, prioritaire sur le précédant
Pour l’état condensé, seule la monnaie du site sera utilisée car il totalise par centrale, il lui faut donc une monnaie unique.
- Bornes dates des pièces à prendre en compte : permet une sélection sur les pièces en fonction de leur date. Vous pouvez saisir les 2 bornes de l’intervalle des dates des pièces à prendre en compte ou n’en saisir qu’une ou aucune des 2 (il n’y aura alors pas de sélection sur les dates des pièces).
- Type du chiffre d’affaires à éditer : non ristournable, ristournable ou les deux.
- Tri :
- 1 – tri des centrales par code société, code client
- 2 – tri des centrales par code société, nom abrégé.
- Pièces sans catégories de ristournes : possibilité d’exclure les pièces sans catégorie du résultat final.
Principes de fonctionnement de l’édition :
Ne sont prises en compte que les pièces dont la date est comprise dans la période que vous avez saisie, et dans une période où la centrale éditée est effectivement une centrale : c’est à dire une période où l’on peut recenser au moins un adhérent à cette centrale. Ceci est valable pour les pièces de la centrale comme pour celles de ses adhérents.
Les pièces libres ne sont pas prises en compte et ne concerne pas la vente des composants.
La dernière ligne d’un état détaillé ou semi-détaillé (pourcentage ristourne et montant total ristourne) est complétée manuellement par l’utilisateur, l’édition ne faisant que totaliser les pièces prises en compte pour chaque centrale sans calculer la ristourne elle-même sur la base d’un pourcentage fourni préalablement.
Sur les états détaillé et semi-détaillé, les pièces propres à la centrale elle-même sont éditées en premier, puis celles de ses adhérents qui ne sont pas eux-mêmes centrales, puis celles de ses adhérents qui sont eux-mêmes centrales.
Mais pour chacune de ces sous-centrales (centrale de 2ème niveau), en dessous de ses propres pièces, sont éditées les pièces de ses adhérents qui ne sont pas eux-mêmes centrales, puis celles de ses adhérents qui sont eux-mêmes centrales. Et pour chacune de ces centrales de 3ème niveau, en dessous de ses propres pièces, sont éditées les pièces de ses adhérents (il n’y a pas de gestion d’un 4ème niveau).
Sur l’état condensé ; seules les centrales de 1er niveau apparaissent.