Par défaut, Cegid Orli génère un fichier PDF pour chaque demande d'impression.
Il est possible de générer des PDF unitaires par facture (1 PDF par facture), afin de permettre à partir d'une seule demande :
- des envois de fichiers PDF vers plusieurs destinataires
- l'alimentation d'un portail extranet, pour mettre les factures à disposition des clients.
Ceci est valable pour les factures PF et Matières. Nous nous baserons sur FA005 pour expliquer le cas PF, mais le fonctionnement est le même pour le cas Matières avec FM005.
Le lieu de stockage (serveur/répertoire et sous-répertoire) est paramétrable dans JP117.
Schéma fonctionnel de la génération des PDF unitaires par facture (au niveau PF)
Postulat de base : pour pouvoir être mise à disposition sous forme de PDF unitaire, une facture doit forcément être Ventilée en comptabilité (elle doit donc avoir été traitée par FA007).
Soient des factures PF en position « A éditer » :
- 0 : Dans FA005, créer un filtre auquel on associera un routage unitaire par facture (en se basant sur l’historique).
- 1 : Éditer les factures par FA005 lors d’une demande « standard »
- 2 : Lancer FA007 avec le filtre PF défini au point 0 (le filtre peut avoir été mis par défaut pour FA007 au niveau de JP017). Penser à demander l'enchaînement Edition factures.
- En supposant que vous avez oublié de demander l’enchaînement des factures par FA007 (2’), possibilité de le faire via FA005 (2’’) en saisissant en critère sélectif le numéro de demande précédent de FA007 et en se basant sur l’historique.
- 3 : Résultat : Génération des fichiers au bon endroit.
Dans l’onglet Répertoires de transfert :
- code du répertoire
- nom physique externe :
nom logique, ou adresse TCP-IP, ou nom du lecteur du disque local si Copie - mode de transfert vers un serveur
JP017 Paramétrage environnement
Il est possible de crypter les fichiers PDF générés afin que le destinataire du document ne puisse pas en modifier le contenu avec des outils de design. Pour cela, dans l’onglet Routage, le champ Cryptage des fichiers PDF (par défaut à NON), peut être positionné à OUI.
Vous devez définir le routage à effectuer pour les factures unitaires dans cette fonction : après être entré en mode création, choisir le type d’entité 011 (EN-TÊTE DE FACTURE), et la fonction FA005. Choisir enfin le routage par Répertoire, avec le code du répertoire saisi dans JP015 (onglet Répertoires de Transfert).
Spécificité pour le champ Fichier : règle de dénomination des sous-répertoires…
Une seule règle de dénomination est disponible :
[10,1,4]/INVO_[10]
Les sous-répertoires créés sont ainsi nommés YYYY, où YYYY sont les 4 premiers chiffres du numéro de la pièce
Les fichiers sont ainsi nommés :
INVO_XXXXXXXXXX
où XXXXXXXXXX est le numéro de la facture.
Ainsi, toutes les factures commençant par YYYY sont stockées dans le sous-répertoire YYYY.
Dès qu’un FA005 est lancé en demandant un routage par en-tête de facture, il tient compte de ce paramétrage pour savoir où stocker les fichiers générés.
Remarques :
- Fonctionnement uniquement par répertoire de stockage (mais pas par mail)
- Le paramétrage unitaire par facture n’est pas variable par identifiant comme c’est le cas pour un routage par client.
- Un fichier ne peut pas être écrasé : si un fichier identique est re-généré, il n’est pas stocké et un fichier d’erreur est généré.
FA005 Edition Facture et avoir :
Définition du filtre générique de routage unitaire par facture
Vous devez définir une seule fois un filtre générique en y associant un routage par en-tête de facture. Remarque : Dans le cas où FA005 est lancé directement par FA007,
on se base alors sur l’historique.
Pour cela :
- positionner les critères suivants :
Edition des pièces 1 : Déjà éditées
Edition à partir historique X : Oui
Nombre exemplaire réédition 1
Edition des traites : Non
- Puis créer un filtre sur ces critères, valider pour accéder à la page de routage,
cocher Routage par entité en choisissant EN-TÊTE DE FACTURE (cette possibilité peut être paramétrée par défaut dans JP017 pour FA005 dans l’onglet Multi-routage). - Associer ce routage au filtre précédemment défini, en cliquant sur Filtre et en validant l’application du routage au filtre
FA007 Maj en sortie de facturation
Critères à saisir pour enchaîner à la mise à jour en fin de facturation
l’édition des factures avec un routage unitaire par facture :
- Enchaînement édition factures Non
- Filtre édition factures PF Filtre créé dans FA005 pour le routage unitaire (pas d’obligation de saisie, il suffit de paramétrer sa valeur pour FA007 et de mettre ce filtre par sécurité à accès interdit dans JP017)
FA005 Edition Facture et avoir
Dans le cas où le routage par entité n’a pas été enchaîné directement par FA007,
il est possible de lancer le routage unitaire par FA005, en ayant les mêmes critères de présentation que ceux renseignés pour définir le filtre générique mais en renseignant en critère sélectif le numéro de demande de FA007.